Rahmenvertrag Büromaterial, Papier, Toner u. Tinte

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages, mit dem die kontinuierliche Versorgung der Hochschuleinrichtungen der Universität Münster ausgenommen das Universitätsklinikum Münster sowie des Fachbereichs 5 (Medizinische Fakultät) (im Folgenden AG), mit Büromaterial (Los 1), Papier (Los 2), Toner/Tinte OEM Produkte (Los 3), Toner/Tinte Rebuilt Produkte (Los 4) im Zeitraum vom 1. Mai 2024 bis 30. April 2026 sichergestellt wird. Der AG hat zweimal die Option, den Vertrag um je ein weiteres Jahr zu verlängern. Die maximale mögliche Vertragsdauer beträgt somit 4 Jahre und endet dann spätestens am 30.04.2028.

Beschreibung der Beschaffung

Die Lieferabrufe (im Folgenden: Bestellungen) erfolgen bedarfs- und verwendungsstellenbezogen. In einem ersten Schritt soll eine Webshopanbindung und Übermittlung von Bestellungen auf elektronischem Wege erfolgen.
Daher muss die Bestellung über einen Katalog mit OCI-Schnittstelle zum ERP-System (SAP) der Universität Münster (im Folgenden: Uni MS) möglich sein.
Bei der Angebotserstellung ist zu beachten, dass die Liegenschaften der Uni MS weiträumig im Gebiet der Stadt Münster auf zirka 219 Gebäude verteilt sind. Die Anlieferung und Abholung von Retouren erfolgt frei Verwendungsstelle (nicht "frei Haus"!), das heißt bis an den Arbeitsplatz des Bestellers. Zur Uni MS gehören zirka 500 Anlieferadressen. Es können jederzeit neue Lieferstellen dazukommen oder alte wegfallen.

Anbindung eines Webshops
Technische Anbindung
Die Uni MS setzt seit dem 01.01.2014 die ERP-Software von SAP ein. Neben den klassischen Modulen (FI/CO, MM...) hat die Uni MS für den elektronischen Einkauf das Zusatzmodul SRM integriert. Das SRM Modul wird aber ab dem 01.01.2025 durch S4/HANA abgelöst.
Der Lieferantenkatalog des zukünftigen Auftragnehmers muss über eine Schnittstelle nach dem Open Catalog Interface (OCI)-Standard an SAP SRM (später S4/HANA) angebunden werden können. [...]

Servicelevel Anforderungen
Die AG erwartet feste, kompetente Ansprechpartner im Innen- und Außendienst zur Produktberatung sowie einer aktiven Zusammenarbeit des Außendienstes zur Geschäftsablaufoptimie-rung und des Bestellverhaltens, der Bewerbung umweltfreundlicher/fair gehandelter Produkte, der Lieferstellenoptimierung, Reklamationsannahme, etc. Dazu muss ein Außendienstmitarbeiter der AG - je nach aktuellem Aufwand - vor Ort zur Verfügung stehen.

Der Anbieter gewährleistet während der üblichen Geschäftszeiten eine Betreuung mit festen Ansprechpartnern im Innen- und im Außendienst zur Produktberatung und Online-Shop-Unterweisung, zur Reklamationsannahme und Auftragsklärung. Die telefonische Kontaktauf-nahme erfolgt zum ortsüblichen Telefontarif (keine Servicenummer mit Aufpreis auf das norma-le Festnetzverbindungsentgelt). Dem(n) Ansprechpartner(n) des Anbieters ist/sind die Konditionen des Rahmenvertrages bekannt. [...]

Logistik Anforderungen
Bei Anlieferung lässt sich der Anbieter den Warenempfang vom berechtigten Empfänger unter-schreiben. Zusätzlich erfasst der AN den Namen des Empfängers in leserlichen Druckbuchstaben.

Teillieferungen sollen möglichst vermieden werden. Sind diese unvermeidbar, müssen sie auf dem Lieferschein als solche gekennzeichnet sein.

Für die Verpackung der Ware sind umweltfreundliche und die stoffliche Verwertung nicht belastende Materialien zu verwenden (z. B. Papier-Kartonagen), die auf Wunsch der AG umgehend mitgenommen und entsorgt werden. Folien und entbehrliche Umverpackungen sind zu vermeiden. [...]

Nebensortiment und Rabattsätze
Es wird für alle Lose über das Kernsortiment hinaus beabsichtigt, weitere erforderliche, dem jeweiligen Los zugehörige Artikel über den neuen Rahmenvertragspartner zu beschaffen (Ne-bensortiment). Aus diesem Grund wird auf seine deutschlandweiten, allgemein gültigen Kata-logpreise (Nettopreisangaben) ein Rabattsatz abgefragt.
Das Nebensortiment besteht aus Artikel, die über die im Kernsortiment des jeweiligen Loses aufgeführten Kategorien hinausgehen. [...]

Die weiteren Anforderungen und Informationen, insbesondere über die Produkte und Mengen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung sowie den weiteren Ausschreibungsunterlagen.

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:startup#


In dem beigefügten jeweiligen Preisblatt (Excel-Datei) sind aus vergaberechtlichen Gründen produktneutrale Beschreibungen und Leitprodukte/Produktbeispiele aufgeführt. Der Bieter ist frei, gleichwertige Alternativprodukte anzubieten. Er ist aber für die Gleichwertigkeit der Produkte, die sich nicht nur auf die Funktion sondern auch auf die Qualität beziehen, verant-wortlich.
Die AG behält sich das Recht vor, Produkte zu testen. Die Bieter werden in dem Falle über das Vergabeportal gebeten, angeforderte Muster innerhalb von 3 Werktagen kostenfrei zur Verfü-gung zu stellen.
Für alle Artikel gilt der Grundsatz: Die Ware soll in der beschriebenen Art und Weise bzw. in gleichwertiger (oder höherer) Qualität angeboten werden.
Die Produktanforderungen müssen zwingend eingehalten werden. Bei der ausgeschriebenen Qualität handelt es sich um Mindestanforderungen, die nicht unterschritten werden dürfen. Der angebotene Qualitätsstandard muss für die Gesamtlaufzeit des Vertrages gewährleistet wer-den. Es werden nur Angebote gewertet, die alle Vorgaben der Leistungsbeschreibung und der Vertragsbedingungen erfüllen.
Erläuterungen zu den einzelnen Artikeln bzw. zusätzliche Angaben sind, falls erforderlich, als gesonderte Anlage beizufügen. Beigefügte Anlagen sind aussagekräftig zu beschriften bzw. zu kennzeichnen.
Für alle aufgeführten Artikel, die mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel" oder Ähnliche zertifi-ziert sind, werden beim Angebot gleichwertiger Artikel auch gleichwertige Umweltzeichen als Nachweis anerkannt. Die Gleichwertigkeit ist auf Verlangen der Vergabestelle durch das ent-sprechende Zertifikat nachzuweisen. Das Umweltzeichen ist an der entsprechenden Stelle im Artikelverzeichnis anzugeben.
Sollte ein Artikel in der im Preisblatt bzw. in der angebotenen Form nicht mehr verfügbar sein, muss ein qualitativ gleichwertiges Nachfolgeprodukt oder eine gleichwertige Alternative an-geboten werden.

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:startup#


Die angebotenen Produkte müssen alle Mindestanforderungen für die Qualität und für die Gesundheitsverträglichkeit erfüllen.
Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bieter, dass diese Mindestanforderungen wie gefordert erfüllt werden.
In den Angebotspreis sind Transportkosten, eine kostenlose Leergutrückführung und die Zuführung der Produkte zu einer umwelt- und fachgerechten Entsorgung oder einem Recycling- bzw. Wiederaufbereitungsverfahren einzukalkulieren.
Stellt sich heraus, dass Produktfälschungen angeboten werden, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen. Weder bei der Angebotserstellung noch während der Vertragslaufzeit im Zusammenhang mit neu aufgenommenen oder Ersatzprodukten dürfen Produktfälschungen angeboten werden!

Diese Angabe dient dem Bieter als Orientierung für seine Angebotskalkulation. Für das Vertragsverhältnis ist sie unverbindlich (siehe Anlage Rahmenvertrag § 1 Abs. 2). Die Bestellungen erfolgen nach dem tatsächlichen Bedarf der einzelnen Verwendungsstellen, die direkt zu beliefern sind.

Reklamationsmanagement

Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bieter, dass die nachfolgenden Anforderungen wie gefor-dert erfüllt werden.

Allgemeine Anforderungen
Garantiert wird grundsätzlich eine 100%ige Funktions- und Gebrauchstauglichkeit. Es liegen im Regelfall keine Material- und Verarbeitungsfehler vor. Bei fachgerechter Anwendung werden weder Schäden noch eine außergewöhnliche Abnutzung oder Verunreinigung der Geräte hervorgerufen.

Mängelansprüche

Die Verjährungszeit für Mängelansprüche beträgt nach § 438 BGB 24 Monate ab Lieferung des Produktes an die Universität Münster.
Reklamationsverfahren (Umtausch, Ersatzlieferung):
Bei vorzeitigem Ausfall oder Beanstandung der gelieferten Produkte erfolgt sofortiger kosten-loser Umtausch bzw. Ersatz.
Es kann sich dabei z.B. um folgende Fallgestaltungen Reklamationen offensichtlicher Mängel handeln:

- abgebrochene Teile bereits in der Verpackung,
- Sicherheitsstreifen lässt sich nicht entfernen,
- Produkt wird nicht vom Gerät erkannt,
- Materialspeicherfehler,
- vermehrter Tonerriesel bereits beim Auspacken,
- Druckbild fleckig, verschmiert, Streifen etc. nach dem Einlegen,
- falsches Produkt im Karton,
- Gerät verursacht produktbezogene Geräusche nach dem Einlegen.

Die Reklamation bzw. der Umtausch darf nur mit wenig Aufwand für die Dienststellen verbunden sein, daher wird folgende Vorgehensweise geregelt:

a) Für die Reklamationsmeldung erfolgt eine unmittelbare Benachrichtigung schriftlich, per Telefon oder E-Mail durch den Auftraggeber, spätestens aber innerhalb von 14 Kalendertagen nach Erhalt der Ware, verborgene Mängel unverzüglich nach deren Entdeckung.

b) Die Reklamation wird auch ohne Nachweis der Fehlerhaftigkeit zunächst akzeptiert und bearbeitet. D.h. seitens des Auftragnehmers erfolgt nicht erst eine Prüfung, ob es sich tatsächlich um ein mangelhaftes Produkt handelt. Der Umtausch wird vielmehr sofort bearbeitet und ein Ersatzprodukt auf den Weg gebracht.
Stellt sich im Nachhinein heraus, dass das reklamierte Produkt nicht fehlerhaft war (z.B. Her-steller stellt bei der Überprüfung fest, dass es lediglich leer war), hat der Auftragnehmer das Recht, das Ersatzprodukt nachträglich der reklamierenden Dienststelle in Rechnung zu stellen.

c) Die Ersatzlieferung erfolgt innerhalb von 3 Werktagen ab Eingang der Reklamationsmeldung
beim Auftragnehmer.

d) Der Auftragnehmer bestätigt den Eingang der Reklamationsmeldung umgehend am selben Tag per Telefon, E-Mail oder Fax.

e) Die reklamierten Produkte werden vom Auftragnehmer an der Verwendungsstelle abgeholt.

f) Die Abholung der reklamierten Produkte erfolgt in der Regel innerhalb von 3 Werktagen ab Eingang der Reklamationsmeldung beim Auftragnehmer.

g) Dem Auftraggeber entstehen sowohl durch die Abholung an der Verwendungsstelle als auch durch die Ersatzlieferung frei Verwendungsstelle keine Kosten.
Abholungskosten dürfen ebenso nicht in Rechnung gestellt werden, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die Reklamation unbegründet war (vgl. Entsorgung, ebenso kostenfrei).

h) Sollten sich die Termine für die Abholung oder Ersatzlieferung hinauszögern, so wird der Auf-traggeber umgehend unter Angabe der Gründe und Bekanntgabe der neuen Termine informiert.


Einsatz von Produkten der Gerätehersteller (sog. Originalprodukte) als Ersatzprodukt beim Gebrauch von mangelhaften kompatiblen Produkten:

Wird ein neues kompatibles Produkt aus dem Rahmenvertrag eingesetzt und kommt es darauf-hin zu Problemen im Druck bzw. Drucker, so sollte der Anwender ein weiteres dieser kompatiblen Produkte ausprobieren.
Sind die Probleme nicht behoben, hat der Auftragnehmer umgehend ein Produkt des Geräte-herstellers (sog. Originalprodukt) zu Testzwecken zur Verfügung zu stellen.
Stellt sich heraus, dass nach dem Einsetzen der Originalprodukte das Gerät einwandfrei funkti-oniert, somit das Problem zuvor eindeutig an den kompatiblen Produkten gelegen hat, so darf der Auftragnehmer das Originalprodukt nicht in Rechnung stellen und der Anwender darf das Originalprodukt aufgebrauchen. Das Originalprodukt ist in diesem Fall als ein Ersatzprodukt für ein defektes kompatibles Produkt anzusehen.
Im Weiteren ist Ersatz für die übrigen defekten Produkte als 100% funktions- und gebrauchs-taugliche kompatible Produkte zu liefern.

Geräteschaden /Technischer Kundendienst:

Falls auch bei fachgerechter Anwendung durch den Einsatz eines oder mehrerer gelieferter Produkte ein Schaden am Gerät verursacht wird, so werden die Kosten, die durch den Schaden entstanden sind, vom Auftragnehmer in der o.g. Zeit der Mängelansprüche übernommen.

Da es für den Anwender nicht immer ad hoc ersichtlich ist, ob der Schaden durch das gelieferte Verbrauchsmaterial entstanden ist, kann es sich bei den Kosten u.a. auch um die Erstattung von Reparaturrechnungen des vom Auftraggeber beauftragten Kundendienstes handeln.

Bei einem Geräteschaden oder einer Geräteverunreinigung, die eine weitere störungsfreie Gerätenutzung nicht zulässt, verursacht durch den Gebrauch der gelieferten Produkte, hat der Auftragnehmer auf Verlangen des Auftraggebers einen technischen Kundendienst zur Schadensbehebung bzw. Säuberung auf Kosten des Auftragnehmers zu beauftragen und zu entsen-den.
Das Gerät muss innerhalb von 48 werktäglichen Stunden (Mo.-Fr., Feiertage nicht mitzurechnen) ab der Meldung gesäubert bzw. repariert sein, so dass eine einwandfreie Betriebsbereitschaft beim Auftraggeber wiederhergestellt ist.

Bei Unwirtschaftlichkeit einer Reparatur kann es sich im Einzelfall auch um die Erstattung der Kosten der Anschaffung eines gleichwertigen neuen Gerätes handeln. Zu erstatten ist der Zeit-wert des Gerätes zum Zeitpunkt des Defektes.

Ansprüche bei erhöhter Reklamations- bzw. Schadensrate beim Einsatz kompatibler Produkte:

Stellt sich aufgrund von Reklamationen (mehr als 3 bei einer Position innerhalb von 3 Monaten) oder/und Druckerschäden (mehr als 3 bei einer Position innerhalb von 3 Monaten) heraus, dass ein kompatibles Produkt nicht 100% gebrauchs- und funktionstüchtig ist bzw. die Mindestanforderungen an die Qualität und/oder Gesundheitsverträglichkeit nicht wie gefordert erfüllt, so ist - spätestens nach Aufforderung durch den Auftraggeber - diese Position im Rahmenvertrag durch ein anderes kompatibles Produkt eines anderen Herstellers, welches sämtliche Mindestanforderungen voll erfüllt, ohne Aufpreis - somit zum selben Preis - zu ersetzen. Es darf dann nur noch dieses Ersatzprodukt geliefert werden, wenn die entsprechende Position bestellt wird. Die Position ist somit gänzlich im Rahmenvertrag für die gesamte Vertragsrestlaufzeit zu ersetzen.

Den Nachweis der Erfüllung der Mindestanforderungen an die Qualität und Gesundheitsverträglichkeit, ebenso wie eine Kopie des aktuellen Sicherheitsdatenblattes hat der Auftragnehmer zu erbringen.
Stellt sich nach o.g. Regeln heraus, dass auch dieses kompatible Ersatzprodukt nicht 100% gebrauchs- und funktionstüchtig ist bzw. die Mindestanforderungen an die Qualität und/ oder Gesundheitsverträglichkeit nicht wie gefordert erfüllt, so ist - ohne Aufpreis - im Rahmenvertrag diese Position zunächst durch das Produkt des Geräteherstellers (sog. Originalprodukt zu er-setzen).
Unter Umständen wird somit für die gesamte Vertragsrestlaufzeit das Originalprodukt zum Preis des kompatiblen Produktes geliefert, wenn die entsprechende Position bestellt wird.
Der Auftragnehmer hat allerdings die Möglichkeit nach 3 Monaten erneut ein Alternativprodukt für diese Position anzubieten. Er muss allerdings stichhaltig nachweisen, dass es sich um ein verbessertes Produkt handelt und die bisherigen Probleme nicht zu erwarten sind. Zudem müssen Nachweise über die Erfüllung der Anforderungen an die Qualität und Gesundheitsverträgichkeit und das aktuelle Sicherheitsdatenblatt vorgelegt werden.

Entsorgungsmanagement

Mit Abgabe des Angebotes erklärt der Bieter, dass die nachfolgenden Anforderungen wie gefordert erfüllt werden.

Allgemeine Anforderungen

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, jedes in den Universitäts-Dienststellen bzw. Einrichtungen verbrauchte Produkte - egal ob Produkte vom Gerätehersteller oder kompatible Produkte (auch von vorherigen Vertragspartnern) kostenfrei zurückzunehmen.
Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, das zurückgenommene Leergut umwelt- und fachge-recht zu entsorgen bzw. einem umwelt- und fachgerechten Recycling oder Wiederaufberei-tungsverfahren zuzuführen.

Abholung

Die verbrauchten Produkte werden in den verschiedenen Dienststellen bzw. Einrichtungen ge-sammelt, so dass nicht einzelne Produkte zur Abholung angefordert werden.
Es gibt keine zentrale Sammelstelle bei der Universität Münster.
Sammelbehälter oder ähnliches werden auf Wunsch der Dienststelle bzw. Einrichtung vom AN kostenlos zur Verfügung gestellt, geliefert und wieder abgeholt.

(Weitere Anforderungen können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.)

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:startup#


Die angebotenen Produkte müssen alle Mindestanforderungen für die Qualität und für die Gesundheitsverträglichkeit erfüllen.
Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bieter, dass diese Mindestanforderungen wie gefordert erfüllt werden.
In den Angebotspreis sind Transportkosten, eine kostenlose Leergutrückführung und die Zuführung der Produkte zu einer umwelt- und fachgerechten Entsorgung oder einem Recycling- bzw. Wiederaufbereitungsverfahren einzukalkulieren.
Stellt sich heraus, dass Produktfälschungen angeboten werden, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen. Weder bei der Angebotserstellung noch während der Vertragslaufzeit im Zusammenhang mit neu aufgenommenen oder Ersatzprodukten dürfen Produktfälschungen angeboten werden!

Diese Angabe dient dem Bieter als Orientierung für seine Angebotskalkulation. Für das Vertragsverhältnis ist sie unverbindlich (siehe Anlage Rahmenvertrag § 1 Abs. 2). Die Bestellungen erfolgen nach dem tatsächlichen Bedarf der einzelnen Verwendungsstellen, die direkt zu beliefern sind.

Reklamationsmanagement

Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bieter, dass die nachfolgenden Anforderungen wie gefordert erfüllt werden.

Allgemeine Anforderungen
Garantiert wird grundsätzlich eine 100%ige Funktions- und Gebrauchstauglichkeit. Es liegen im Regelfall keine Material- und Verarbeitungsfehler vor. Bei fachgerechter Anwendung werden weder Schäden noch eine außergewöhnliche Abnutzung oder Verunreinigung der Geräte hervorgerufen.

Mängelansprüche

Die Verjährungszeit für Mängelansprüche beträgt nach § 438 BGB 24 Monate ab Lieferung des Produktes an die Universität Münster.
Reklamationsverfahren (Umtausch, Ersatzlieferung):
Bei vorzeitigem Ausfall oder Beanstandung der gelieferten Produkte erfolgt sofortiger kosten-loser Umtausch bzw. Ersatz.
Es kann sich dabei z.B. um folgende Fallgestaltungen Reklamationen offensichtlicher Mängel handeln:

- abgebrochene Teile bereits in der Verpackung,
- Sicherheitsstreifen lässt sich nicht entfernen,
- Produkt wird nicht vom Gerät erkannt,
- Materialspeicherfehler,
- vermehrter Tonerriesel bereits beim Auspacken,
- Druckbild fleckig, verschmiert, Streifen etc. nach dem Einlegen,
- falsches Produkt im Karton,
- Gerät verursacht produktbezogene Geräusche nach dem Einlegen.

Die Reklamation bzw. der Umtausch darf nur mit wenig Aufwand für die Dienststellen verbunden sein, daher wird folgende Vorgehensweise geregelt:

a) Für die Reklamationsmeldung erfolgt eine unmittelbare Benachrichtigung schriftlich, per Telefon oder E-Mail durch den Auftraggeber, spätestens aber innerhalb von 14 Kalendertagen nach Erhalt der Ware, verborgene Mängel unverzüglich nach deren Entdeckung.

b) Die Reklamation wird auch ohne Nachweis der Fehlerhaftigkeit zunächst akzeptiert und bearbeitet. D.h. seitens des Auftragnehmers erfolgt nicht erst eine Prüfung, ob es sich tatsächlich um ein mangelhaftes Produkt handelt. Der Umtausch wird vielmehr sofort bearbeitet und ein Ersatzprodukt auf den Weg gebracht.
Stellt sich im Nachhinein heraus, dass das reklamierte Produkt nicht fehlerhaft war (z.B. Her-steller stellt bei der Überprüfung fest, dass es lediglich leer war), hat der Auftragnehmer das Recht, das Ersatzprodukt nachträglich der reklamierenden Dienststelle in Rechnung zu stellen.

c) Die Ersatzlieferung erfolgt innerhalb von 3 Werktagen ab Eingang der Reklamationsmeldung
beim Auftragnehmer.

d) Der Auftragnehmer bestätigt den Eingang der Reklamationsmeldung umgehend am selben Tag per Telefon, E-Mail oder Fax.

e) Die reklamierten Produkte werden vom Auftragnehmer an der Verwendungsstelle abgeholt.

f) Die Abholung der reklamierten Produkte erfolgt in der Regel innerhalb von 3 Werktagen ab Eingang der Reklamationsmeldung beim Auftragnehmer.

g) Dem Auftraggeber entstehen sowohl durch die Abholung an der Verwendungsstelle als auch durch die Ersatzlieferung frei Verwendungsstelle keine Kosten.
Abholungskosten dürfen ebenso nicht in Rechnung gestellt werden, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die Reklamation unbegründet war (vgl. Entsorgung, ebenso kostenfrei).

h) Sollten sich die Termine für die Abholung oder Ersatzlieferung hinauszögern, so wird der Auf-traggeber umgehend unter Angabe der Gründe und Bekanntgabe der neuen Termine informiert.


Einsatz von Produkten der Gerätehersteller (sog. Originalprodukte) als Ersatzprodukt beim Gebrauch von mangelhaften kompatiblen Produkten:

Wird ein neues kompatibles Produkt aus dem Rahmenvertrag eingesetzt und kommt es darauf-hin zu Problemen im Druck bzw. Drucker, so sollte der Anwender ein weiteres dieser kompatiblen Produkte ausprobieren.
Sind die Probleme nicht behoben, hat der Auftragnehmer umgehend ein Produkt des Geräte-herstellers (sog. Originalprodukt) zu Testzwecken zur Verfügung zu stellen.
Stellt sich heraus, dass nach dem Einsetzen der Originalprodukte das Gerät einwandfrei funkti-oniert, somit das Problem zuvor eindeutig an den kompatiblen Produkten gelegen hat, so darf der Auftragnehmer das Originalprodukt nicht in Rechnung stellen und der Anwender darf das Originalprodukt aufgebrauchen. Das Originalprodukt ist in diesem Fall als ein Ersatzprodukt für ein defektes kompatibles Produkt anzusehen.
Im Weiteren ist Ersatz für die übrigen defekten Produkte als 100% funktions- und gebrauchs-taugliche kompatible Produkte zu liefern.

Geräteschaden /Technischer Kundendienst:

Falls auch bei fachgerechter Anwendung durch den Einsatz eines oder mehrerer gelieferter Produkte ein Schaden am Gerät verursacht wird, so werden die Kosten, die durch den Schaden entstanden sind, vom Auftragnehmer in der o.g. Zeit der Mängelansprüche übernommen.

Da es für den Anwender nicht immer ad hoc ersichtlich ist, ob der Schaden durch das gelieferte Verbrauchsmaterial entstanden ist, kann es sich bei den Kosten u.a. auch um die Erstattung von Reparaturrechnungen des vom Auftraggeber beauftragten Kundendienstes handeln.

Bei einem Geräteschaden oder einer Geräteverunreinigung, die eine weitere störungsfreie Gerätenutzung nicht zulässt, verursacht durch den Gebrauch der gelieferten Produkte, hat der Auftragnehmer auf Verlangen des Auftraggebers einen technischen Kundendienst zur Schadensbehebung bzw. Säuberung auf Kosten des Auftragnehmers zu beauftragen und zu entsen-den.
Das Gerät muss innerhalb von 48 werktäglichen Stunden (Mo.-Fr., Feiertage nicht mitzurechnen) ab der Meldung gesäubert bzw. repariert sein, so dass eine einwandfreie Betriebsbereitschaft beim Auftraggeber wiederhergestellt ist.

Bei Unwirtschaftlichkeit einer Reparatur kann es sich im Einzelfall auch um die Erstattung der Kosten der Anschaffung eines gleichwertigen neuen Gerätes handeln. Zu erstatten ist der Zeit-wert des Gerätes zum Zeitpunkt des Defektes.

Ansprüche bei erhöhter Reklamations- bzw. Schadensrate beim Einsatz kompatibler Produkte:

Stellt sich aufgrund von Reklamationen (mehr als 3 bei einer Position innerhalb von 3 Monaten) oder/und Druckerschäden (mehr als 3 bei einer Position innerhalb von 3 Monaten) heraus, dass ein kompatibles Produkt nicht 100% gebrauchs- und funktionstüchtig ist bzw. die Mindestanforderungen an die Qualität und/oder Gesundheitsverträglichkeit nicht wie gefordert erfüllt, so ist - spätestens nach Aufforderung durch den Auftraggeber - diese Position im Rahmenvertrag durch ein anderes kompatibles Produkt eines anderen Herstellers, welches sämtliche Mindestanforderungen voll erfüllt, ohne Aufpreis - somit zum selben Preis - zu ersetzen. Es darf dann nur noch dieses Ersatzprodukt geliefert werden, wenn die entsprechende Position bestellt wird. Die Position ist somit gänzlich im Rahmenvertrag für die gesamte Vertragsrestlaufzeit zu ersetzen.

Den Nachweis der Erfüllung der Mindestanforderungen an die Qualität und Gesundheitsverträglichkeit, ebenso wie eine Kopie des aktuellen Sicherheitsdatenblattes hat der Auftragnehmer zu erbringen.
Stellt sich nach o.g. Regeln heraus, dass auch dieses kompatible Ersatzprodukt nicht 100% gebrauchs- und funktionstüchtig ist bzw. die Mindestanforderungen an die Qualität und/ oder Gesundheitsverträglichkeit nicht wie gefordert erfüllt, so ist - ohne Aufpreis - im Rahmenvertrag diese Position zunächst durch das Produkt des Geräteherstellers (sog. Originalprodukt zu er-setzen).
Unter Umständen wird somit für die gesamte Vertragsrestlaufzeit das Originalprodukt zum Preis des kompatiblen Produktes geliefert, wenn die entsprechende Position bestellt wird.
Der Auftragnehmer hat allerdings die Möglichkeit nach 3 Monaten erneut ein Alternativprodukt für diese Position anzubieten. Er muss allerdings stichhaltig nachweisen, dass es sich um ein verbessertes Produkt handelt und die bisherigen Probleme nicht zu erwarten sind. Zudem müssen Nachweise über die Erfüllung der Anforderungen an die Qualität und Gesundheitsverträgichkeit und das aktuelle Sicherheitsdatenblatt vorgelegt werden.

Entsorgungsmanagement

Mit Abgabe des Angebotes erklärt der Bieter, dass die nachfolgenden Anforderungen wie gefordert erfüllt werden.

Allgemeine Anforderungen

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, jedes in den Universitäts-Dienststellen bzw. Einrichtungen verbrauchte Produkte - egal ob Produkte vom Gerätehersteller oder kompatible Produkte (auch von vorherigen Vertragspartnern) kostenfrei zurückzunehmen.
Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, das zurückgenommene Leergut umwelt- und fachge-recht zu entsorgen bzw. einem umwelt- und fachgerechten Recycling oder Wiederaufberei-tungsverfahren zuzuführen.

Abholung

Die verbrauchten Produkte werden in den verschiedenen Dienststellen bzw. Einrichtungen ge-sammelt, so dass nicht einzelne Produkte zur Abholung angefordert werden.
Es gibt keine zentrale Sammelstelle bei der Universität Münster.
Sammelbehälter oder ähnliches werden auf Wunsch der Dienststelle bzw. Einrichtung vom AN kostenlos zur Verfügung gestellt, geliefert und wieder abgeholt.

(Weitere Anforderungen können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Nachweis Haftpflichtversicherung
Bitte fügen Sie die Bestätigung des Versicherers über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung, die versicherten Schadensarten und die vereinbarte Deckungs-summe bei. Die AG fordert eine Mindestdeckung von 3 Mio. Euro jeweils für Vermögens-, und Sachschäden pro Jahr kumuliert auf alle Schadensfälle. Im Falle einer bestehenden Versicherung mit geringerer Versicherungs-summe ist zusätzlich eine Bestätigung der Versicherungsgesellschaft beizufügen, dass die Summen im Auftragsfall mindestens bis zu den geforderten Summen erhöht werden können. Der Nachweis der bestehenden Haftpflichtversicherung ist jährlich unaufgefordert bei der AG einzureichen.

Auszug Wettbewerbsregister
Die Vergabestelle prüft spätestens vor Zuschlagserteilung, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen, die ggf. zu einem Ausschluss des Anbieters führen können, vorliegen (gem. § 6 WRegG) (auch für bereits bekannte Nachunternehmen und alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft)

Gewerbezentralregisterauszug
Die Vergabestelle behält sich vor, vor Erteilung des Zuschlags gem. § 19 Abs. 4 MiLoG, bezogen auf den Bieter (bei Bietergemeinschaften ggf. mehrere Bieter), der für den Zuschlag vorgesehen ist, beim Bundesjustizamt einen aktuellen Auszug aus dem Gewerbezentralregister anzufordern (ebenso für evtl. Nachunternehmer).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: -Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Ausgefüllte und unterschriebene Erklärung gemäß Vordruck ("521_EU_Eigenerklärung Ausschlussgründe")

-Erklärung zum Lieferkettensorgfaltspflicht-
Gesetz LkSG)
Ausgefüllte und unterschriebene Erklärung gemäß Vordruck (Fragenkatalog_EUAusschreibung)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: -Referenzlisten
Der Anbieter hat ausgewiesene Erfahrungen in den von ihm angebotenen Bereichen durch Vorlage einer Referenzliste darzustellen. Die Tabelle hat mindestens je drei Referenzen der in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen zu enthalten. Vgl. hierzu Anforderungen Kap. 10.2.1 Referenzliste und Kap. 10.2.2 Referenzliste OCI-Schnittstelle

Bedingungen für die Vertragserfüllung

-Testzugangsdaten für Webshop
Angabe von Webadresse, Benutzername und Passwort

-Fragenkatalog zur Webshopanbindung und Funktionalität des Webshops
Vollständig ausgefüllter Fragenkatalog

-Servicelevelanforderungen
Darstellung auf gesonderter Anlage

Bekanntmachungs-ID: CXS0YRDY1SY8WS7U


Für die Nutzung der Vergabeplattform https://www.evergabe.nrw.de gelten die Nutzungsbedingungen VMP NRW (https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/nutzungsbedingungen-vmp-nrw).

Bieter, welche ohne eine vorherige Registrierung auf www.evergabe.nrw.de auf die Vergabeunterlagen zugegriffen haben, müssen sich selbstständig informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob die öffentlichen Auftraggeber Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet haben (Holschuld). Sie tragen das Risiko, einen Teilnahmeantrag, eine Interessensbestätigung oder ein Angebot auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt zu haben und daher im weiteren Verlauf vom Verfahren ausgeschlossen zu werden.

Bieterfragen sind in Textform über das Vergabeportal evergabe.nrw.de zu stellen. Die Fragen und Antworten werden über das Portal allen Bietern durch die ausschreibende Stelle zur Verfügung gestellt.

Im Falle von gleichwertigen Angeboten (gemäß den Wertungskriterien der Ausschreibung) entscheidet in der Wertungsstufe das Los.

Für Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen unter Einbeziehung der VOL/B als Vertragsbedingungen gelten die Vertragsstrafen nach §11 Nr.2 VOL/B für in den Auschreibungsunterlagen enthaltenen Ausführungsfristen als vereinbart.

Geschäftsbedingungen des Bieters in den Angebotsunterlagen werden nicht zum Vertragsbestandteil. Stellt ein Bieter mit seinem Angebot abweichende Bedingungen entfalten diese im Falle der Auftragserteilung keine rechtliche Wirkung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 135 Absatz 2 GWB
Die Unwirksamkeit eines öffentlichen Auftrags kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.
Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
§ 160 Absatz 3 Nummern 1 bis 4 GWB
Der Antrag zur Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.