Rahmenvertrag Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023 - ELOenterprise ECM Suite

Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)

Die KID beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer auszuschreiben, der mit der KID geschlossen wird und dazu dient, den Bedarf der Mitglieder der KITU über die projektspezifische Lieferung, Installation und Einführung sowie kundenspezifische Anpassung des Dokumentenmanagementsystems ELOenterprise ECM Suite inkl. Einbindung des Systems in die Infrastruktur und Systemlandschaft sowie den Erwerb und die Lieferung von Lizenzen zu decken. Der Rahmenvertrag soll dem regelmäßigen Wandel der Anforderungen, die an die KID und ihre Kunden gestellt werden, Rechnung tragen. Ziel ist eine Partnerschaft zwischen der KID und dem Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit, um die mit dem Wandel einhergehenden Herausforderungen zu bewältigen. In der vorausgegangenen europaweiten Ausschreibung eines Dokumentenmanagementsystems setzte sich das DMS ELOenterprise ECM Suite des Herstellers ELO Digital Office GmbH durch und erhielt den Zuschlag. Das System dieses Herstellers wurde auf Basis der durchgeführten Ausschreibung bei 25 KITU-Mitgliedern eingeführt und unterstützt diese bei der Digitalisierung ihrer Prozesse und Leistungen, insbesondere durch die elektronische Akte. Auf Basis dieses Ergebnis erfolgte eine Weiterentwicklung von Schnittstellen und Anforderungen sowie der eingeführten Systeme, sodass die bestehende Struktur in den Kommunen, die ein Dokumentenmanagementsystem angeschafft haben, fortgeführt wird. Zudem wurde mit dem Hersteller der ELO ECM Suite, der ELO Digital Office GmbH, eine Kooperationspartnerschaft geschlossen. Im Rahmen dieser Partnerschaft haben die Mitarbeiter der KID Zugang zu Schulungen zur ELO ECM Suite zu vertrieblichen, technologischen und fachspezifischen Themen. Die KID ist aufgrund ihrer personellen und organisatorischen Struktur nicht in der Lage, zwei Systeme zu betreuen, sodass eine produktbezogene Ausschreibung stattfindet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-02-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-17.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-01-17 Auftragsbekanntmachung
2024-02-14 Auftragsbekanntmachung
2024-02-22 Auftragsbekanntmachung
2024-03-01 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-01-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023 - ELOenterprise ECM Suite
Referenznummer: KID_DMS_01/2023
Kurze Beschreibung:
“Die KID beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer auszuschreiben, der mit der KID geschlossen wird und dazu dient, den Bedarf der...”    Mehr anzeigen
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 6 000 000 EUR 💰
Informationen über Lose
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 1
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 1
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die KID beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer auszuschreiben, der mit der KID geschlossen wird und dazu dient, den Bedarf der...”    Mehr anzeigen
Zusätzliche Informationen:
“Die Vergabestelle schreibt den Bedarf an der Lieferung von Lizenzen, Projektunterstüt-zung bei Einführung und Anpassung der ELO ECM Suite, Support,...”    Mehr anzeigen
Dauer: 48 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Der Rahmenvertrag kann durch den Auftraggeber einmalig um weitere zwölf (12) Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption kann bis zum Ablauf der...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Preis
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog Die technischen und fachlichen Spezifikationen werden im elektronischen Leistungsverzeichnis durch die aufgezeigten Leistungspositionen (siehe Bietercockpit/Vergabemanager), der die Bewertungskriterien zu entnehmen sind, konkretisiert.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-02-19 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Submission/Angebotsöffnung nicht zugelassen.”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 41
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:
“Die umfangreiche Einführungs-, Betreuungs-, Projektierungs-, Support- und Weiterentwicklungsdienstleistung sowie die Qualitätssicherung und Testung des zu...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i. V. m. § 44 VgV): - Einheitliche Europäische Eigenerklärung Die Abgabe einer...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i. V. m. § 45 VgV): - Einheitliche Europäische Eigenerklärung Die Abgabe einer...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Einheitliche Europäische Eigenerklärung Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Erklärung (EEE) wird mit...”    Mehr anzeigen
Bedingungen für die Teilnahme
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Die Vergabestelle behält sich vor, die Leistungen und Lieferungen der aus dieser Ausschreibung resultierenden Einzelabrufe über ein Leasingunternehmen zu...”    Mehr anzeigen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID)
Nationale Registrierungsnummer: c4405fd8-2932-4a8d-b35c-94cff65567ce
Postanschrift: Alter Markt 15
Postleitzahl: 39104
Postort: Magdeburg
Region: Magdeburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: ausschreibung@kid-magdeburg.de 📧
Telefon: +49 24464444 📞
Fax: +49 24464400 📠
URL: http://www.kid-magdeburg.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/4b509400-4871-4e5a-b6c0-5caecea5ccee 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/4b509400-4871-4e5a-b6c0-5caecea5ccee 🌏

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Die Kommunikation für das Vergabeverfahren mit ausschließlicher elektronischer Angebotsabgabe erfolgt nur über die Plattform www.deutsche-evergabe.de!...”    Mehr anzeigen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Nationale Registrierungsnummer: 242444b0-228e-4704-83f9-aab308e7a319
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postleitzahl: 06112
Postort: Halle/Saale
Region: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de 📧
Telefon: +49 3455141529 📞
Fax: +49 3455141115 📠
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Nationale Registrierungsnummer: 242444b0-228e-4704-83f9-aab308e7a319
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postleitzahl: 06112
Postort: Halle/Saale
Region: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de 📧
Telefon: +49 3455141529 📞
Fax: +49 3455141115 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Nationale Registrierungsnummer: 242444b0-228e-4704-83f9-aab308e7a319
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postleitzahl: 06112
Postort: Halle/Saale
Region: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de 📧
Telefon: +49 3455141529 📞
Fax: +49 3455141115 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“§ 160 GWB (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem...”    Mehr anzeigen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2024/S 013-035800 (2024-01-17)
Auftragsbekanntmachung (2024-02-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 6 000 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-03-04 23:59:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 35

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/9ec27ca1-d7b8-4f92-8eb1-fd5869083af5 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/9ec27ca1-d7b8-4f92-8eb1-fd5869083af5 🌏

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Fristverlängerung für Bieterfragen und zur Angebotserstellung Aufgrund von Bieterfragen die Streichung und Anpassung von Preispositionen und...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2024/S 033-097145 (2024-02-14)
Auftragsbekanntmachung (2024-02-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 6 000 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-03-11 23:59:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 28

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/53044bf8-138f-4139-b362-df3318f8aceb 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/53044bf8-138f-4139-b362-df3318f8aceb 🌏

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Fristverlängerung für Bieterfragen und zur Angebotserstellung. Aufgrund von Bieterfragen die Streichung der Preispositionen 1.3.1, 1.4.1, 1.5.1, 1.5.2.,...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2024/S 039-113882 (2024-02-22)
Auftragsbekanntmachung (2024-03-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 6 000 000 EUR 💰

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/97970881-25f4-4a53-b2d5-f110e04bb14d 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/97970881-25f4-4a53-b2d5-f110e04bb14d 🌏

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Aufgrund von Bieterfragen die Streichung der Preispositionen 5.7, Wartung für 3 und 5 Jahre sowie Anpassung der Preispositionen 2.1.3, 7.1.2.3, 5.9,...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2024/S 045-130518 (2024-03-01)