Rahmenvertrag Druckersysteme über zwei Jahre

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-04-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-03-05.

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-03-05	Auftragsbekanntmachung
2024-03-22	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-03-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Druckersysteme über zwei Jahre
Referenznummer: KVBW_2024/02-0011_IT
Kurze Beschreibung: Rahmenvertrag Druckersysteme über zwei Jahre
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Laserdrucker 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 243 192 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: KVBW_2024/02-0011_IT
Beschreibung der Beschaffung:

Das Beschaffungsvorhaben umfasst die Ausschreibung der Druckerumgebung der Etagen- und Arbeitsplatzdrucker für 2 Jahre. Der bestehende Vertrag läuft zum 31.01.2025 aus. Die Vertragslaufzeit auf 2 Jahre zu begrenzen, wurde aus folgenden Gründen bewusst gewählt: - Wirtschaftlich: Die KVBW arbeitet aktuell sehr intensiv in den Geschäftsbereichen an der Digitalisierung der Verwaltung. Die Veränderungen sind hierbei sehr umfangreich und die Auswirkungen werden im aktuellen Jahr 2024 spürbar sein. Der Transformationsprozess verläuft in einer hohen Intensität und es ist aktuell noch nicht absehbar, welchen Bedarf innerhalb der KVBW noch an "Druckerkapazitäten" benötigt wird. Es ist aus strategischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten daher aktuell nicht zielführend eine Vertragslaufzeit > 2 Jahre einzugehen, da die Bedarfe noch nicht klar definiert werden können. Ende des Jahres 2024 sind wir aus Sicht der KVBW deutlich weiter, um dies bewerten zu können und auch entsprechende Analysen aufzusetzen. Aus diesem Grunde ist eine Vertragslaufzeit mit 2 Jahren als Basis für eine wirtschaftliche und zukunftsorientiere Lösung erforderlich. - Technisch: Aktuell sind neue Anforderungen durch organisatorische Veränderungen sowie Veränderungen der IT-Infrastruktur durch die voranschreitende Digitalisierung an die Drucker noch nicht abzusehen. Daher ist es sinnvoll, dies in einem Jahr neu zu bewerten und für die folgende Ausschreibung einzubeziehen. Sollte zum aktuellen Zeitpunkt eine längere Vertragslaufzeit gewählt werden, könnten zukünftig technisch relevante Funktionen fehlen. - Organisatorisch: Um eine bestmögliche Lösung - wirtschaftlich wie technisch - zu erhalten, ist eine umfassende Vorbereitung einer neuen Ausschreibung notwendig. Es wird mit einer Dauer von ca. 1 Jahr bis zum Zuschlag gerechnet, da im Rahmen der Ausschreibung eine grundlegende Überarbeitung des Druckerkonzeptes erfolgen sollte. Die Überarbeitung des Druckerkonzeptes ist notwendig, um auch in Zeiten hybriden Arbeitens, wirtschaftlich arbeitsfähig zu sein. Zu beachten ist zudem, dass aufgrund von Implementierungs- und Testzeiten der Zuschlag ca. 6 Monate vor Realisation erfolgen muss. Neben Neugeräten sollen im Rahmen der Ausschreibung aufgrund der kurzen Vertragslaufzeit auch Gebrauchtgeräte zugelassen werden, da die genannten wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Gründe hierdurch nicht eingeschränkt werden. Weitere Vorteile einer Zulassung von Gebrauchtgeräten ergibt sich zudem aus folgenden Punkten: - Technisch: Gebrauchtgeräte erfüllen zum aktuellen Zeitpunkt und auch auf mindestens zwei weitere Jahre alle unsere Anforderungen. Risiken aus der Zulassung von Gebrauchtgeräten bestehen nicht, da dieselben Service-Level-Agreements (SLA) mit denselben Wiederherstellungszeiten gelten wie bei Neugeräten. - Wirtschaftlich; Durch auf dem Weltmarkt deutlich gestiegene Produkt- und Lieferpreise durch Rohstoff- und Warenverknappung werden mit deutlich höheren Gesamtkosten von mind. 20% bei Neuprodukten gerechnet. - Nachhaltig: Eine frühere Verschrottung genutzter Geräte wird umgangen.

Beschreibung der Beschaffung

Das Beschaffungsvorhaben umfasst die Ausschreibung der Druckerumgebung der Etagen- und Arbeitsplatzdrucker für 2 Jahre.

Der bestehende Vertrag läuft zum 31.01.2025 aus.

Die Vertragslaufzeit auf 2 Jahre zu begrenzen, wurde aus folgenden Gründen bewusst gewählt:
- Wirtschaftlich: Die KVBW arbeitet aktuell sehr intensiv in den Geschäftsbereichen an der Digitalisierung der Verwaltung. Die Veränderungen sind hierbei sehr umfangreich und die Auswirkungen werden im aktuellen Jahr 2024 spürbar sein. Der Transformationsprozess verläuft in einer hohen Intensität und es ist aktuell noch nicht absehbar, welchen Bedarf innerhalb der KVBW noch an "Druckerkapazitäten" benötigt wird. Es ist aus strategischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten daher aktuell nicht zielführend eine Vertragslaufzeit > 2 Jahre einzugehen, da die Bedarfe noch nicht klar definiert werden können. Ende des Jahres 2024 sind wir aus Sicht der KVBW deutlich weiter, um dies bewerten zu können und auch entsprechende Analysen aufzusetzen. Aus diesem Grunde ist eine Vertragslaufzeit mit 2 Jahren als Basis für eine wirtschaftliche und zukunftsorientiere Lösung erforderlich.
- Technisch: Aktuell sind neue Anforderungen durch organisatorische Veränderungen sowie Veränderungen der IT-Infrastruktur durch die voranschreitende Digitalisierung an die Drucker noch nicht abzusehen. Daher ist es sinnvoll, dies in einem Jahr neu zu bewerten und für die folgende Ausschreibung einzubeziehen. Sollte zum aktuellen Zeitpunkt eine längere Vertragslaufzeit gewählt werden, könnten zukünftig technisch relevante Funktionen fehlen.
- Organisatorisch: Um eine bestmögliche Lösung - wirtschaftlich wie technisch - zu erhalten, ist eine umfassende Vorbereitung einer neuen Ausschreibung notwendig. Es wird mit einer Dauer von ca. 1 Jahr bis zum Zuschlag gerechnet, da im Rahmen der Ausschreibung eine grundlegende Überarbeitung des Druckerkonzeptes erfolgen sollte. Die Überarbeitung des Druckerkonzeptes ist notwendig, um auch in Zeiten hybriden Arbeitens, wirtschaftlich arbeitsfähig zu sein. Zu beachten ist zudem, dass aufgrund von Implementierungs- und Testzeiten der Zuschlag ca. 6 Monate vor Realisation erfolgen muss.

Neben Neugeräten sollen im Rahmen der Ausschreibung aufgrund der kurzen Vertragslaufzeit auch Gebrauchtgeräte zugelassen werden, da die genannten wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Gründe hierdurch nicht eingeschränkt werden. Weitere Vorteile einer Zulassung von Gebrauchtgeräten ergibt sich zudem aus folgenden Punkten:
- Technisch: Gebrauchtgeräte erfüllen zum aktuellen Zeitpunkt und auch auf mindestens zwei weitere Jahre alle unsere Anforderungen. Risiken aus der Zulassung von Gebrauchtgeräten bestehen nicht, da dieselben Service-Level-Agreements (SLA) mit denselben Wiederherstellungszeiten gelten wie bei Neugeräten.
- Wirtschaftlich; Durch auf dem Weltmarkt deutlich gestiegene Produkt- und Lieferpreise durch Rohstoff- und Warenverknappung werden mit deutlich höheren Gesamtkosten von mind. 20% bei Neuprodukten gerechnet.
- Nachhaltig: Eine frühere Verschrottung genutzter Geräte wird umgangen.

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket mit Druckdienstprogrammen 📦
Postanschrift: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Albstadtweg 11
Postleitzahl: 70567
Stadt: Stuttgart
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Maximale Verlängerungen: 0
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 20240304 Wertung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0000
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-04-10 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-04-10 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 30
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-04-10 10:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-04-02 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen: In der Regel werden die Unterlagen nachgefordert.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 1. Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Deckungssumme 5.000.000 EUR je Kalenderjahr 2-fach maximiert für jeden Bereich insbesondere Personen- Sach- und Vermögensschäden 2. Umsatz (mit dem Angebot vorzulegen): Mindestumsatz Los 1 von jeweils EUR 500.000 in den letzten drei abgeschlossenen Wirtschaftsjahren (anzugeben auf dem Formular 20180620_Eigenerklärung zur Eignung.pdf)

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eignung zur Berufsausübung: Handelsregisterauszug (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Reichen Sie eine Kopie Ihres Handelsregisterauszuges - nicht älter als 1 Jahr - ein.

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 1. Referenzen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nennen Sie mindestens 3 vergleichbare Referenzkunden mit folgenden Rahmendaten - Einsatz von mindestens 100 Druckergeräte beim Referenzkunden - Referenzkunde hat mindestens 2 verschiedene Standorte (Druckerbetrieb über Standorte hinweg)^ Es ist hierbei jeweils die Firma, der entsprechende Ansprechpartner, Kontaktdaten und eine kurze Beschreibung des Projekts anzugeben. Hinweis: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c und e DSGVO i.V.m. §§ 46 Abs. 3 Nr. 2, 6; 58 Abs. 2 VgV sowie §§ 123 ff. GWB. 2. Zentraler HelpDesk (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Betreuung und Support von Unternehmen/Kunden mit zentralem HelpDesk Weisen Sie mindestens 5 Unternehmen nach, die Sie mit Ihrem zentralen Helpdesk betreuen (Doppelnennungen mit den Referenzen sind möglich). 3. Mitarbeiter (mit dem Angebot vorzulegen): Benennen Sie die Anzahl der im Bereich Drucksysteme eingesetzen Mitarbeiter/Consultants (Mindestanzahl 100 festangestellte MitarbeiterInnen) (anzugeben auf dem Formular 20180620_Eigenerklärung zur Eignung.pdf)

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: 20240305 Eignung: 20240305 Eignung
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: keine besonderen Bedingungen.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Nationale Registrierungsnummer: DE 245-191275
Postanschrift: Albstadtweg 4
Postleitzahl: 70567
Postort: Stuttgart
Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: IT-Beschaffung
E-Mail: it-beschaffung@kvbawue.de 📧
Telefon: +49 7117875 3306 📞
URL: https://www.kvbawue.de/ueber-uns/ausschreibungen/laufende-ausschreibungen/ 🌏
Federführendes Mitglied ✅
Adresse des Käuferprofils: https://www.kvbawue.de/ueber-uns/ausschreibungen/laufende-ausschreibungen/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag umfasst die gemeinsame Beschaffung ✅
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5Y1KHZAW1G/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5Y1KHZAW1G 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5Y1KHZAW1G 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 30
Maximale Verlängerungen: 0

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5Y1KHZAW1G Zur Abgabe eines Angebots sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Diese können über den Download (vgl. Ziffer I.3) abgerufen werden.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: DE811469974
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219268730 📞
Fax: +49 7219263985 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-03-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 047-137915 (2024-03-05)

Auftragsbekanntmachung (2024-03-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 243 192 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-04-29 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-04-29 10:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 29
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2024-04-29 10:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-04-16 23:59:00 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 137915-2024
Gültigkeitsdauer des Angebots: 29

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-03-22+01:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:

Verzicht auf ein Eigungskriterium - 100 Mitarbeiter. Korrektur von Fehlern in der Leistungsbeschreibung - 24 Monate statt 60.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2024-03-22 📅
Andere zusätzliche Informationen

Anpassungsbedarf bei Eignung und Korrektur von unterlassenen Anpassungen in der Leistungsbeschreibung.

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 8721fa1d-f2ff-4f0f-a1ce-3de4e7b8eb12-01
Quelle: OJS 2024/S 061-179447 (2024-03-22)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen (>20 neue Beschaffungen)

Computeranlagen und Zubehör (>20)

Computerbezogene Geräte (>20)

Peripheriegeräte (12)

Drucker und Plotter (12)