Rahmenvertrag E-Mail-Adressen für Lehrkräfte und weiteres Schulpersonal

Kurze Beschreibung

Der Auftraggebr schreibt eine SaaS-Software für E-Mail-Postfächer für Schulpersonal sowie weitere zugehörige Leistungen (Einführung, Migration, Schulungen etc.) als Rahmenvertrag aus.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der kontinuierlichen Modernisierung und Digitalisierung des Bildungswesens in Mecklenburg-Vorpommern beabsichtigt das Ministerium für Bildung und Kindertagesförderung Mecklenburg-Vorpommern (BM) flächendeckend einheitliche Lehrerpostfächer einzuführen. Im Projekt ISY-MV (Integriertes Schulmanagement System des Landes MV) entsteht eine komplexe IT-Infrastruktur aus mehreren Komponenten, bestehend aus verschiedenen Softwarelösungen mit unterschiedlichen Aufgaben. Die Funktionen der einheitlichen Lehrerpostfächer sollen in das bestehende Portfolio integriert werden.

Das elektronische Postfach soll als Kommunikationslösung für alle Lehrerinnen und Lehrer an öffentlichen Schulen im Land Mecklenburg-Vorpommern (MV) dienen, um den internen und externen Austausch von Nachrichten und Informationen zu ermöglichen und zu beschleunigen.

Des Weiteren sollen persönliche Postfächer für weiteres Schulpersonal und Funktionspostfächer für Schulen bereitgestellt werden, damit auch die Kommunikationskanäle der schulischen Verwaltung und Organisation über eine Lösung ermöglicht wird.

Ziel ist, dem schulischen Personal eine sichere, integrierte, einfache und intuitiv zu bedienende Kommunikationslösung zur Verfügung zu stellen, welche zu Effizienz- und Synergiegewinne im schulischen Alltag führt.

Die Anwender/innen sollen zukünftig in der Lage sein:
• Dienstliche E-Mails zu versenden und zu empfangen
• Datenschutzkonform Kommunikation an intern und extern richten zu können
• Elektronische Nachrichten mit Datei-Anhängen zu versenden und zu empfangen
• Interne und externe Termine zu organisieren
• Kontakte zu verwalten
• Dokumente im Rahmen der Schulorganisation intern und extern zu teilen

Die Bereitstellung von Postfächern für Schüler/innen ist nicht vorgesehen. Für die Lehrkräfte der Schulen in freier Trägerschaft werden keine persönlichen Postfächer bereitgestellt. Die Schulen in freier Trägerschaft erhalten zur Absicherung der sicheren internen Kommunikation jeweils ein schulspezifisches Funktionspostfach.

Der Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung umfasst ein umfassendes SaaS-Angebot, das verschiedene Funktionen und Leistungen umfasst. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung einer modernen Lösung für die digitale Kommunikation von Lehrkräften und Schulen. Darüberhinausgehende Leistungen (Einführung/Rollout, Customizing, Schulungen etc.) ergeben sich aus den Vertragsanlagen und insbesondere aus der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung).
Der konkrete Leistungsgegenstand und -umfang wird initial mit Zuschlagserteilung sowie anschließend während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung im jeweiligen Einzelabruf festgelegt.

Vor diesem Hintergrund schließen die Vertragsparteien eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von 24 Monaten (Mindestvertragslaufzeit). Die Rahmenvereinbarung verlängert sich automatisch (maximal jedoch zweimal) um 12 Monate, soweit der Auftraggeber die Rahmenvereinbarung nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit bzw. des Folgevertragsjahres kündigt. Die maximal mögliche Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt somit 48 Monate.

Dabei sind während der Dauer der Rahmenvereinbarung die folgenden Mindest- und Höchstabnahmemengen vorgesehen:

- Minimale Abnahmemenge:

-- Schulungen: 5 Anwenderschulungen und 2 Administratorenschulungen
-- Beratungs- und Unterstützungsleistungen: 0
-- Persönliche Postfächer: 17.500
-- Funktionspostfächer: 2.700
-- Postfachspeicherkontingent: 20 TB
-- Funktion für Cloudspeicher: 0
-- Cloudspeicherkontingent: 0

- Höchstabnahmemengen:

-- Schulungen: Jährlich 5 Personentage für Anwenderschulungen und 1 Personentag für Administratorenschulungen
-- Beratungs- und Unterstützungsleistungen: 30 Personentage jährlich
-- Persönliche Postfächer: 20.000
-- Funktionspostfächer: 5.500
-- Postfachspeicherkontingent: 125 TB
-- Funktion für Cloudspeicher: 20.000
-- Cloudspeicherkontingent: 125TB

Nach Ablauf der Rahmenvertragslaufzeit gelten die Maximalwerte gem. Nr. 9.7 des EVB-IT Cloudvertrages.

Beschreibung der Optionen

Der Rahmenvertrag wird eine Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten haben und sich automatisch (maximal jedoch zweimal) um 12 Monate verlängern, soweit der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit bzw. des Folgevertragsjahres kündigt. Die maximal mögliche Rahmenvertragslaufzeit beträgt somit 48 Monate.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Kopie eines aktuellen Handelsregisterauszuges oder einer gleichwertigen Urkunde oder Bescheinigung einer zuständigen Verwaltungsbehörde oder eines Gerichts des Herkunftslandes des Bieters soweit aufgrund der Unternehmensform eine Eintragung vorgesehen ist, die nicht älter als 6 Monate seit dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung ist,
— zum Nachweis der Bevollmächtigung des Unterzeichnenden (Anhang 1 Punkt 6) ein Handelsregisterauszug oder eine Handlungsvollmacht.

Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Nachweise von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert abzugeben, vgl. im Übrigen Anhang 1 Punkt 2 und 4 (nach Formblatt) und Punkt 2.8 der Bewerbungsbedingungen.

Die Vergabestelle behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung von Unterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Der Bieter übergibt eine Unternehmensdarstellung (insbesondere Rechtsform, Standorte und Niederlassungen, Leistungsportfolio bezogen auf den Auftragsgegenstand, Struktur und Entwicklung der Belegschaft sowie prozentuale Verteilung der Auftraggeber nach Privatwirtschaft und öffentliche Auftraggeber. Umfang: maximal 3 DIN A4 Seiten) Anhang 3 Punkt 1 (Formblatt),
— Der Bieter übergibt eine Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens und dem Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages - Anhang 3 Punkt 2 (Formblatt)
— Aktueller (d. h. nicht älter als sechs Monate seit dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung) Nachweis einer Betriebs- bzw. Industriehaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU einschließlich aktueller Deckungsbestätigung für Vermögens, Sach- und Personenschäden in Höhe von jeweils 1,0 Millionen je Schadensfall Anhang 3 Punkt 3 (Formblatt)
— Kopie einer aktuellen Bankerklärung (nicht älter als 1 Jahr seit Absendung der Bekanntmachung) der Hausbank des Bieters mit folgendem Inhalt: Auskunft zum Zahlungsverhalten des Bieters, Dauer der Geschäftsbeziehung, gegenwärtige Finanzund Liquiditätslage,
— Kopie des Jahresabschlusses, soweit die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen aus dem Jahr 2022 nach dem Gesellschaftsrecht des Heimatstaates des Unternehmens vorgeschrieben ist. Für den Fall, dass die Veröffentlichung nicht vorgesehen ist, hat der Bieter die Kopie der letzten betriebswirtschaftlichen Auswertung oder Bilanz vorzulegen.

Soweit der Bieter zum Nachweis der Leistungsfähigkeit Ressourcen von Dritten/ Nachunternehmen zurückgreifen will (Eignungsleihe), ist Punkt 2.10 der Bewerbungsbedingungen zu beachten. Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis desjenigen Mietglieds der Bietergemeinschaft ausreichend, welches für den jeweiligen Leistungsteil verantwortlich sein soll, vgl. im Übrigen Anhang 1 Punkt 2 und 4 (nach Formblatt) und Punkt 2.8 der Bewerbungsbedingungen.

Mit dem Angebot ist anzugeben, in welchem Umfang und für welche Teile des Auftrags der Einsatz von Dritten vorgesehen ist bzw. Kapazitäten Dritter in Anspruch genommen werden sollen. Dabei ist sicherzustellen, dass dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen (Pkt. 2.9 und 2.10). Die Vergabestelle behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung von Unterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Mind. einen geeigneten Referenzauftrag des Unternehmens aus den letzten drei Jahren bzgl. des Leistungsgegenstandes Eine Referenz gilt dann als geeignet, wenn sie bezogen auf das in den Wettbewerb gestellte Auftragsvolumen sowie auf die Leistungserbringung vergleichbar ist. Die Leistungserbringung muss dabei alle wesentlichen Aspekte des Ausschreibungsgegenstandes umfasst haben. Erwartet werden Aufträge mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten (jeweils bezogen auf den Zeitpunkt der Angebotsabgabe). Die Projekte müssen noch nicht abgeschlossen sein. Der Bieter hat bei noch nicht abgeschlossenen Projekten anzugeben, welche Leistungen er innerhalb des laufenden Projekts bereits erbracht hat. Erklärung nach Anhang 4 Punkt 1 (nach Formblatt).
— Gesamtzahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren Anhang 4 Punkt 2 (nach Formblatt).
— Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeiter und Führungskräfte in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren Anhang 4 Punkt 3 (nach Formblatt).
— Gesamtzahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigten technischen Fachkräfte des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei Jahren. Anhang 4 Punkt 4 (nach Formblatt).
— Der Bieter hat eine rechtsverbindlich ausgefüllte Eigenerklärung zur Projektkommunikation vorzulegen Anhang 4 Punkt 5 (nach Formblatt).
— Der Bieter setzt zur Leistungserbringung Fachspezialisten ein, die über einen entsprechenden Qualifizierungsnachweis für die angebotene Software verfügen.
— Der Bieter gibt das Lieferkettenmanagement und Lieferkettenüberwachungssystem an, welches ihm zur Vertragserfüllung zur Verfügung steht.

Soweit der Bieter zum Nachweis der Leistungsfähigkeit Ressourcen von Dritten/ Nachunternehmen zurückgreifen will (Eignungsleihe), ist Punkt 2.10 der Bewerbungsbedingungen zu beachten. Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis desjenigen Mietglieds der Bietergemeinschaft ausreichend, welches für den jeweiligen Leistungsteil verantwortlich sein soll, vgl. im Übrigen Anhang 1 Punkt 2 und 4 (nach Formblatt) und Punkt 2.8 der Bewerbungsbedingungen. Mit dem Angebot ist anzugeben, in welchem Umfang und für welche Teile des Auftrags der Einsatz von Dritten vorgesehen ist bzw. Kapazitäten Dritter in Anspruch genommen werden sollen. Dabei ist sicherzustellen, dass dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen (Pkt. 2.9 und 2.10). Die Vergabestelle behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung von Unterlagen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zu Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.