Rahmenvertrag externe Vergabebetreuung

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmern zur Unterstützung des Einkaufs bei der Vorbereitung und Durchführung von Standard-Vergabeverfahren (Liefer- und Dienstleistungen). Die Leistung wird nur bei Bedarf abgerufen. Es besteht kein Anspruch auf Beauftragung einer Mindestzahl von Vergabeverfahren bzw. eines Mindestauftragswertes.
Der Rahmenvertragspartner (im Folgenden AN genannt) übernimmt die Vorbereitung und praktische Durchführung von Vergabeverfahren über Lieferungen und Dienstleistungen unter Beachtung der Vergabevorschriften (GWB, VgV, UVgO).
Wichtige Rahmenbedingung: Helmholtz Munich wickelt grundsätzlich alle Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen vollständig über das Portal von www.evergabe.de ab.
Bauleistungen sind nicht Teil dieses Rahmenvertrages.

Beschreibung der Beschaffung

Eine verbindliche Mindestbestellmenge wird nicht festgelegt. Bei den Mengenangaben handelt es sich um die Schätzmengen von ca. 10 Ausschreibungen pro Jahr. Die Höchstmenge insgesamt über die Vertragslaufzeit beläuft sich auf 60 Verfahren.
Diese geschätzte Abnahmemenge wurde unter Beachtung der Bedarfsmengen der letzten Jahre sowie den voraussichtlichen Bedarfsmengen festgelegt. Eine Abnahmeverpflichtung besteht nicht. Vergütet wird nur die tatsächliche Beauftragung.

Der Vertrag tritt mit beginnt ab 01.05.2024 und läuft zunächst bis zum 30.04.2025.
Helmholtz Munich hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag bis zu 3-mal um je ein Jahr zu verlängern. Der Vertrag endet somit spätestens zum 30.04.2028.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Unternehmensdarstellung
Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen:
(1) Name des Unternehmens
(2) Geschäftsführer
(3) Geschäftssitz
(4) alle Niederlassungen
(5) Gesellschaftsform
(6) Gründungsdatum
(7) Anzahl Mitarbeiter, davon Berater für Vergaberecht
(8) Nennung aller Vergabemanagementsysteme mit denen bisher gearbeitet wurde
Die Unternehmensdarstellung ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Mitarbeiterprofile
Mindestens drei (3) Mitarbeiter.
Die Angaben müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen:
(1) Name
(2) Ausbildung
(3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Projektleiterrolle
(4) Zertifizierungen:
(5) Weiterbildungen
(6) Fremdsprachen
HINWEIS ZU AUSBILDUNG: die Ausbildung muss die folgenden Bereiche je Mitarbeiter abdecken:
- Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in Betriebswirtschaften, Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften oder einem vergleichbaren Studiengang
- Kenntnisse des Vergaberechts (GWB, VgV, VOB) sowie einschlägige Berufserfahrung in der Durchführung von Vergabeverfahren
- Berufserfahrung in der Durchführung von Ausschreibungen: min. 5 Jahre
HINWEIS ZU WEITERBILDUNG: die Weiterbildung muss auf die Erfahrung der genutzten Vergabemanagementsysteme eingehen und die Jahre nennen.
Die Mitarbeiterprofile sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Referenzen zu den Mitarbeiterprofilen
Es müssen mindestens zwei (2) Referenzen je genannten Mitarbeiter über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) in den letzten drei (3) Jahren abgegeben werden. Es muss in den Referenzen auch auf das eigesetzte Vergabemanagementsystem eingegangen werden.
Weniger als zwei (2) Referenzen je genannten Mitarbeiter führen zum Ausschluss.
In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden:
(1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich)
(2) Ansprechpartner der Referenz (Telefon, E-Mail, Funktion)
(3) Art der Leistung
(4) Auftragswert oder Verfahren
(5) Zeitraum
Die Referenzen sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Haftpflichtversicherung: Eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bei folgendem Versicherungsunternehmen (Bezeichnung, Deckungssumme pro Versicherungsjahr sind zu benennen).

Formblatt AVV und TOM
Formblatt Eignung
Formblatt Scientology
Formblatt Artikel 5k

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.