Rahmenvertrag (Flottenvertrag) Kfz-Haftpflicht- und Fahrzeugversicherung mit Schutzbriefleistungen sowie Dienstreise-Kaskoversicherung

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag (Flottenvertrag) zur Kfz-Haftpflicht- und Fahrzeugversicherung (einschließlich Schutzbriefleistung) für die Fahrzeuge der KBS sowie der ARGE für Krebsbekämpfung sowie über die Dienstreise-Kaskoversicherung für die Bediensteten der KBS und die ehrenamtlichen Mitglieder der Selbstverwaltungsorgane der DRV KBS. Ab 01.01.2025 gehören zur Fahrzeugflotte der KBS auch die Fahrzeuge der Künstlersozialkasse. Es wird ein Rahmenvertrag mit einem Unternehmen geschlossen.

Zusätzliche Informationen

Die verlängerte Angebotsfrist gemäß § 7 Abs. 2 VgV endet am 17.10.2024 , 11:00 Uhr.

Vertragsgrundlage ist der durch einen Makler erstellte und beigefügte Kraftfahrt-Rahmenvertrag (Anlage 1).

Bei den nachfolgenden Merkmalen handelt es sich um Musskriterien.

- Der Bieter hat neben dem Angebot zur Kfz-Haftpflicht einschließlich Schutzbriefleistungen und Fahrzeugversicherung ein Angebot zur Dienstreisekaskoversicherung abzugeben.

- Der Bieter hat eine effiziente Vertragsbetreuung und Schadenabwicklung zu gewährleisten. Es wird eine Reaktionszeit nach der Schadenmeldung von 24 Stunden unter Bekanntgabe der Schadennummer erwartet.

Für die Vertragsbetreuung und Schadenabwicklung gelten folgende Musskriterien:

a) Vertragsbetreuung:

- Eine feste Ansprechperson für das Vertragswesen; dieser ist vom Bieter namentlich unter Angabe der Telefonnummer zu benennen.

- Zwingend erforderlicher telefonischer Support während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag in der Zeit von 08.00 Uhr - 17.00 Uhr für den Bereich der Vertragsverwaltung.

- Bei Versichererwechsel Versand der elektronischen Versicherungsbestätigung an die zuständigen Straßenverkehrsämter durch Versicherer.

- Die An- und Abmeldung der Fahrzeuge erfolgt auf dem üblichen Wege über die Zulassungsstellen. Der Umfang des Versicherungsschutzes wird von der KBS per E-Mail angezeigt und ist von dem Versicherer entsprechend vertraglich zu dokumentieren.

- Jahresrechnung zum Hauptfälligkeitstermin 01.01. eines Jahres

- Die Prämienabwicklung erfolgt auf Stückprämienbasis, mit gleichzeitigem hintergründigen Lauf der Schadenfreiheitsrabatte.

- Es werden Einzelpolicen erstellt, jedoch per Sammelabrechnung zur Abrechnung gebracht.

- Zum Zwecke eines einfach strukturierten Beitragsabrechnungsverfahrens sind vom Bieter die Jahresrechnungen als Sammelrechnung in Form einer Excel-Datei zu erstellen. Hierbei sind die jeweiligen Fahrzeuge nach Fahrzeugtyp unter Angabe des jeweiligen Jahresbeitrags zu gliedern.

- Für Veränderungen der Fahrzeugflotte (Neu-, An- bzw. Ummeldungen) im laufenden Jahr erfolgt eine quartalsmäßige Abrechnung per Sammelüberweisung. Nach Ablauf eines Quartals wird uns eine Liste hinsichtlich der Flottenveränderungen innerhalb des jeweiligen Quartals übersandt. In dieser Liste sind die Beträge hinsichtlich Beitragserhebung bzw. -erstattung für das jeweilige Fahrzeug auszuweisen.

b) Schadenabwicklung:

- Kleiner Kreis (max. fünf Personen) von festen qualifizierten Ansprechpersonen für den Bereich Schadenservice, wobei hier auch eine feste Hauptansprechperson zur Verfügung steht

- Telefonischer Support während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag in der Zeit von 08.00 Uhr - 17.00 Uhr für den Bereich Schadenservice

- Vorab Schadenmeldung per Telefon oder per E-Mail

- Im Einzelfall erforderliche schriftliche Schadenmeldungen sind vom Versicherungsnehmer formularmäßig zu übermitteln.

- Verzicht von nachträglichen schriftlichen Schadensmeldungen bei Glasbruchschäden.

- Jährliche Übermittlung einer ergebnisorientierten Schadenauswertung.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein Jahr, soweit nicht der Versicherer oder die Versicherungsnehmerin den Vertrag drei Monate vor Ablauf des Vertragsjahres schriftlich kündigt. Der Vertrag kann höchstens zweimal verlängert werden und endet daher spätestens am 31.12.2028.

Zusätzliche Informationen

Falls Bieter Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorlegen, kann die KBS diese gemäß § 56 Abs. 2 VgV unter Beachtung des Gleichbehandlungs- und Transparenzgrundsatzes bis zum Ablauf der im Nachforderungsschreiben bestimmten Nachfrist nachfordern. Gemäß § 56 Absatz 3 VgV gilt dies grundsätzlich nicht für wesentliche Preisangaben und andere leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Ein Anspruch seitens der Bieter auf Nachforderung von Unterlagen durch die Auftraggeberin besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- die den Vergabeunterlagen beifügte Eigenerklärung zur Erlaubnis nach dem VAG (Anlage 4)
- die den Vergabeunterlagen beigefügte Referenzliste (Anlage 11): - Anlage 4:
Der Bieter erklärt, dass er zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über eine Erlaubnis nach dem Gesetz über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen (VAG) oder vergleichbarer Rechtsvorschriften anderer EU-Mitgliedsstaaten verfügt.
- Anlage 11:
Nachweis von mindestens drei Referenzen vergleichbarer Aufträge (im Hinblick auf Art und Umfang) ab 2021 mit Ansprechperson und Telefonnummer.

Zusätzliche Informationen

Die verlängerte Angebotsfrist gemäß § 7 Abs. 2 VgV endet am 17.10.2024 , 11:00 Uhr.

Vertragsgrundlage ist der durch einen Makler erstellte und beigefügte Kraftfahrt-Rahmenvertrag (Anlage 1).

Bei den nachfolgenden Merkmalen handelt es sich um Musskriterien.

- Der Bieter hat neben dem Angebot zur Kfz-Haftpflicht einschließlich Schutzbriefleistungen und Fahrzeugversicherung ein Angebot zur Dienstreisekaskoversicherung abzugeben.

- Der Bieter hat eine effiziente Vertragsbetreuung und Schadenabwicklung zu gewährleisten. Es wird eine Reaktionszeit nach der Schadenmeldung von 24 Stunden unter Bekanntgabe der Schadennummer erwartet.

Für die Vertragsbetreuung und Schadenabwicklung gelten folgende Musskriterien:

a) Vertragsbetreuung:

- Eine feste Ansprechperson für das Vertragswesen; dieser ist vom Bieter namentlich unter Angabe der Telefonnummer zu benennen.

- Zwingend erforderlicher telefonischer Support während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag in der Zeit von 08.00 Uhr - 17.00 Uhr für den Bereich der Vertragsverwaltung.

- Bei Versichererwechsel Versand der elektronischen Versicherungsbestätigung an die zuständigen Straßenverkehrsämter durch Versicherer.

- Die An- und Abmeldung der Fahrzeuge erfolgt auf dem üblichen Wege über die Zulassungsstellen. Der Umfang des Versicherungsschutzes wird von der KBS per E-Mail angezeigt und ist von dem Versicherer entsprechend vertraglich zu dokumentieren.

- Jahresrechnung zum Hauptfälligkeitstermin 01.01. eines Jahres

- Die Prämienabwicklung erfolgt auf Stückprämienbasis, mit gleichzeitigem hintergründigen Lauf der Schadenfreiheitsrabatte.

- Es werden Einzelpolicen erstellt, jedoch per Sammelabrechnung zur Abrechnung gebracht.

- Zum Zwecke eines einfach strukturierten Beitragsabrechnungsverfahrens sind vom Bieter die Jahresrechnungen als Sammelrechnung in Form einer Excel-Datei zu erstellen. Hierbei sind die jeweiligen Fahrzeuge nach Fahrzeugtyp unter Angabe des jeweiligen Jahresbeitrags zu gliedern.

- Für Veränderungen der Fahrzeugflotte (Neu-, An- bzw. Ummeldungen) im laufenden Jahr erfolgt eine quartalsmäßige Abrechnung per Sammelüberweisung. Nach Ablauf eines Quartals wird uns eine Liste hinsichtlich der Flottenveränderungen innerhalb des jeweiligen Quartals übersandt. In dieser Liste sind die Beträge hinsichtlich Beitragserhebung bzw. -erstattung für das jeweilige Fahrzeug auszuweisen.

b) Schadenabwicklung:

- Kleiner Kreis (max. fünf Personen) von festen qualifizierten Ansprechpersonen für den Bereich Schadenservice, wobei hier auch eine feste Hauptansprechperson zur Verfügung steht

- Telefonischer Support während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag in der Zeit von 08.00 Uhr - 17.00 Uhr für den Bereich Schadenservice

- Vorab Schadenmeldung per Telefon oder per E-Mail

- Im Einzelfall erforderliche schriftliche Schadenmeldungen sind vom Versicherungsnehmer formularmäßig zu übermitteln.

- Verzicht von nachträglichen schriftlichen Schadensmeldungen bei Glasbruchschäden.

- Jährliche Übermittlung einer ergebnisorientierten Schadenauswertung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.