Rahmenvertrag Klassenbuch- und Stundenplansoftware als Landeslösung für M-V

Kurze Beschreibung

Der Auftraggebr schreibt eine SaaS-Software für Klassenbuch/Stundenplaner sowie weitere zugehörige Leistungen (Einführung, Anpassung, Schulungen etc.) als Rahmenvertrag aus.

Beschreibung der Beschaffung

Das Bundesland Mecklenburg-Vorpommern wird mit seinen Schulträgern eine übergreifende Klassenbuch- und Stundenplansoftware für alle öffentlichen Schulen einführen. Allen Schulen in freier Trägerschaft wird die Nutzung des Systems ebenfalls angeboten. Die Nutzung durch die Schulen ist zum Veröffentlichungszeitpunkt der Ausschreibung freiwillig.

Die zu beschaffenden Lizenzen der SaaS-Lösung sollen von allen allgemeinbildenden und beruflichen Schulen sowie vom Ministerium für Bildung und Kindertagesförderung M-V (BM) und seinen nachgeordneten Behörden per Webbrowser und ggf. per App nutzbar sein. Sowohl Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, schulisches Personal, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BMs als auch Personensorgeberechtigte gehören zu den zukünftigen Anwendern (Nutzungsberechtigte). Datenschutz und IT-Sicherheit haben entsprechend einen hohen Stellenwert und sind bei der Umsetzung zu berücksichtigen. Insbesondere die Anforderungen seitens der EU-DSGVO, SchulDSVO M-V und die Vorgaben für IT-Sicherheit durch den BSI IT-Grundschutz sind anzuwenden. Gleichzeitig finden auch andere gesetzliche Regelungen wie die Verwaltungsvorschrift zum Umgang mit Klassenbüchern Beachtung. Über Schnittstellen werden zwischen den Funktionen des digitalen Klassenbuchs und des digitalen Stundenplans wichtige Daten, wie der Stundenplan inkl. tagesaktueller Vertretungen, ausgetauscht. Der zeitliche Ablauf der Einführung ergibt sich aus dem Projektplan gem. Pkt. 13.8 [N-PP-AE-01 ff.]. Nutzende des zu beschaffenden Systems authentifizieren sich über das Landes-Identitätenmanagement-System (IDM) so, wie es in der SchulDSVO § 5a vorgesehen ist. Eine entsprechende Schnittstelle ist zu schaffen, die zusätzlich die Provisionierung durchführen kann. Der Aufruf des digitalen Klassenbuchs und der Stundenplansoftware erfolgen zudem über das Schulportal https://cloud.schule-mv.de. Vor dem Hintergrund der geplanten flächendeckenden Nutzung bedarf es für schulisches Personal verschiedener Schulungsangebote, um die Einführung fristgerecht umsetzen zu können. Der Betrieb des Systems sowie der 3rd-Level-Support finden beim Auftragnehmer statt. Der 1st-Level-Support wird kommunal durch die Schulträger organisiert, der 2nd-Level-Support findet im BM (Auftraggeber) statt.

Der Gegenstand dieser Ausschreibung umfasst somit ein umfassendes SaaS-Angebot, das verschiedene Funktionen und Leistungen umfasst. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung einer modernen Klassenbuch- und Stundenplansoftware. Darüber hinausgehende Leistungen (Einführung/Rollout, Customizing, Schulungen etc.) ergeben sich aus den Vergabeunterla-gen, insbesondere aus der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung) und den Anlagen 3a und 3b (Kriterienkataloge).
Der konkrete Leistungsgegenstand und -umfang wird initial mit Zuschlagserteilung sowie anschließend während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung im jeweiligen Einzelabruf festgelegt.

Vor diesem Hintergrund wird beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Dauer von 24 Monaten zu schließen, der sich automatisch (maximal jedoch zweimal) um 12 Monate verlängert, soweit der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit bzw. des Folgevertragsjahres kündigt. Die maximal mögliche Rah-menvertragslaufzeit beträgt somit 48 Monate.

Dabei sind während der Dauer der Rahmenvereinbarung die
folgenden Höchstabnahmemengen vorgesehen:

-- Schulungen:
- 2 PT bzw. Einheiten FG1-Schulungen KB
- 45 PT bzw. Einheiten Admin-Schulungen KB
- 25 PT bzw. Einheiten Anwender-Schulungen KB
- 10 PT bzw. Einheiten Support-Schulungen KB

- 2 PT bzw. Einheiten FG1-Schulung SP+Module
- 50 PT bzw. Einheiten Anwender-Schulungen SP+Module
- 15 PT bzw. Einheiten Support-Schulungen SP+Module
- 10 PT bzw. Einheiten Externen-Schulung SP+Module
-- Beratung- und Unterstützungsleistungen: 10 PT jährlich
-- Weiterentwicklungsbedarfe und Customizing: 20 PT jährlich
-- Lizenzen: 250.000 SuS + LK (Die Personensorgeberechtigte werden in der genannten Lizenzmenge nicht berücksichtigt (kostenfreies Nutzungsrecht)).

Nach Ablauf der Rahmenvertragslaufzeit gelten die Maximalwerte gem. Nr. 9.7 des EVB-IT Cloudvertrages.

Beschreibung der Optionen

Der Rahmenvertrag wird eine Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten haben und sich automatisch (maximal jedoch zweimal) um 12 Monate verlängern, soweit der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit bzw. des Folgevertragsjahres kündigt. Die maximal mögliche Rahmenvertragslaufzeit beträgt somit 48 Monate.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Kopie eines aktuellen Handelsregisterauszuges oder einer gleichwertigen Urkunde oder Bescheinigung einer zuständigen Verwaltungsbehörde oder eines Gerichts des Herkunftslandes des Bieters soweit aufgrund der Unternehmensform eine Eintragung vorgesehen ist, die nicht älter als 6 Monate seit dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung ist,
— zum Nachweis der Bevollmächtigung des Unterzeichnenden (Anhang 1 Punkt 6) ein Handelsregisterauszug oder eine Handlungsvollmacht.
Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Nachweise von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert abzugeben, vgl. im Übrigen Anhang 1 Punkt 2 und 4 (nach Formblatt) und Punkt 2.8 der Bewerbungsbedingungen.
Die Vergabestelle behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung /Nachreichung von Unterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Der Bieter übergibt eine Unternehmensdarstellung (insbesondere Rechtsform, Standorte und Niederlassungen, Leistungsportfolio bezogen auf den Auftragsgegenstand, Struktur und Entwicklung der Belegschaft sowie prozentuale Verteilung der Auftraggeber nach Privatwirtschaft und öffentliche Auftraggeber. Umfang: maximal 3 DIN A4 Seiten) Anhang 3 Punkt 1 (Formblatt),
— Der Bieter übergibt eine Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens und dem Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages - Anhang 3 Punkt 2 (Formblatt)
— Aktueller (d. h. nicht älter als sechs Monate seit dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung) Nachweis einer Betriebs- bzw. Industriehaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU einschließlich aktueller Deckungsbestätigung für Vermögens, Sach- und Personenschäden in Höhe von jeweils 1,0 Millionen je Schadensfall Anhang 3 Punkt 3 (Formblatt)
— Kopie einer aktuellen Bankerklärung (nicht älter als 3 Monate seit Absendung der Bekanntmachung) der Hausbank des Bieters mit folgendem Inhalt: Auskunft zum Zahlungsverhalten des Bieters, Dauer der Geschäftsbeziehung, gegenwärtige Finanzund Liquiditätslage,
— Kopie des Jahresabschlusses, soweit die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen aus dem Jahr 2022 nach dem Gesellschaftsrecht des Heimatstaates des Unternehmens
vorgeschrieben ist. Für den Fall, dass die Veröffentlichung nicht vorgesehen ist, hat der Bieter die Kopie der letzten betriebswirtschaftlichen Auswertung oder Bilanz vorzulegen.

Soweit der Bieter zum Nachweis der Leistungsfähigkeit Ressourcen von Dritten/Nachunternehmen zurückgreifen will (Eignungsleihe), ist Punkt 2.10 der Bewerbungsbedingungen zu beachten. Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis desjenigen Mietglieds der Bietergemeinschaft ausreichend, welches für den jeweiligen Leistungsteil verantwortlich sein soll, vgl. im Übrigen Anhang 1 Punkt 2 und 4 (nach Formblatt) und Punkt 2.8 der Bewerbungsbedingungen. Mit dem Angebot ist anzugeben, in welchem Umfang und für welche Teile des Auftrags der Einsatz von Dritten vorgesehen ist bzw. Kapazitäten Dritter in Anspruch genommen werden sollen. Dabei ist sicherzustellen, dass dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen (Pkt. 2.9 und 2.10). Die Vergabestelle behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung /Nachreichung von Unterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Mind. drei geeignete Referenzaufträge des Unternehmens aus den letzten drei Jahren bzgl. des Leistungsgegenstandes. Anforderungen an die Vergleichbarkeit: Die Referenzaufträge müssen je Referenzauftrag mindestens 10 Schulen oder mindestens 5000 Nutzende ohne Personensorgeberechtigte beinhalten. Aus den Referenzaufträgen muss ersichtlich sein, dass zu allen Schularten (Primarstufe, Sekundarstufe 1, Sekundarstufe 2, Berufsschule) Aufträge vorliegen.
Eine Referenz gilt im Übrigen dann als geeignet, wenn sie bezogen auf das in den Wettbewerb gestellte Auftragsvolumen sowie auf die Leistungserbringung vergleichbar ist. Die Leistungserbringung muss dabei alle wesentlichen Aspekte des Ausschreibungsgegenstandes umfasst haben. Erwartet werden Aufträge mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten (jeweils bezogen auf den Zeitpunkt der Angebotsabgabe). Die Projekte müssen noch nicht abgeschlossen sein. Der Bieter hat bei noch nicht abgeschlossenen Projekten anzugeben, welche Leistungen er innerhalb des laufenden Projekts bereits erbracht hat. Erklärung nach Anhang 4 Punkt 1 (nach Formblatt).
— Gesamtzahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren, Anhang 4 Punkt 2 (nach Formblatt).
— Gesamtzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeiter und Führungskräfte in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, Anhang 4 Punkt 3 (nach Formblatt).
— Gesamtzahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigten technischen Fachkräfte des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei Jahren, Anhang 4 Punkt 4 (nach Formblatt).
— Der Bieter hat eine rechtsverbindlich ausgefüllte Eigenerklärung zur Projektkommunikation vorzulegen Anhang 4 Punkt 5 (nach Formblatt).
— Der Bieter setzt zur Leistungserbringung Fachspezialisten ein, die über einen entsprechenden Qualifizierungsnachweis für die angebotene Software verfügen.
— Der Bieter gibt das Lieferkettenmanagement und Lieferkettenüberwachungssystem an, welches ihm zur Vertragserfüllung zur Verfügung steht.

Soweit der Bieter zum Nachweis der Leistungsfähigkeit Ressourcen von Dritten/Nachunternehmen zurückgreifen will (Eignungsleihe), ist Punkt 2.10 der Bewerbungsbedingungen zu beachten. Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis desjenigen Mietglieds der Bietergemeinschaft ausreichend, welches für den jeweiligen Leistungsteil verantwortlich sein soll, vgl. im Übrigen Anhang 1 Punkt 2 und 4 (nach Formblatt) und Punkt 2.8 der Bewerbungsbedingungen. Mit dem Angebot ist anzugeben, in welchem Umfang und für welche Teile des Auftrags der Einsatz von Dritten vorgesehen ist bzw. Kapazitäten Dritter in Anspruch genommen werden sollen. Dabei ist sicherzustellen, dass dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen (Pkt. 2.9 und 2.10). Die Vergabestelle behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung von Unterlagen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zu Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.