Rahmenvertrag Travel-Management | Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2024-04-23	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin führt im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Reisen im Inland, europäischen und außereuropäischen Ausland durch. Bei den Reisenden handelt es sich um ca. 50 regelmäßig und ca. 70 wenig Reisende. Die Buchungen, Änderungen und Stornierung werden mittels eines Reisebüros ausgeführt. Dieses hat für die Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Reisen Zugriff auf die Reisebuchungssoftware Atlatos. Für die Reisekostenbeantragung, -buchung und -abrechnung nutzt die Auftraggeberin die browserbasierte Software Atlatos. Die Abrechnung von Flug, Hotel und Bahn erfolgt mit einer virtuellen Firmenkreditkarte via airplus und einer Schnittstelle in Atlatos.

Beschreibung der Beschaffung

Um die Reisetätigkeit aller Mitarbeitenden (zurzeit rund 220) im Rahmen eines kompletten Workflows beginnend bei der Planung über die Buchung weiter zur Erstellung der Reisekostenabrechnung bis zur Übergabe der Reisekostenabrechnung in die Buchhaltung darzustellen, beabsichtigt die Auftraggeberin ein Reisebüro für persönliche Rückfragen oder notwendige Unterstützungsleistungen für Reisen, die über die übliche Dienstreise hinausgeht, auszuschreiben. Beispiele für anspruchsvolle Reisen sind z. B. Reisen des regierenden Bürgermeisters oder von Wirtschaftsdelegationen ins Ausland. Hier wird eine über das übliche Maß hinausgehende Flexibilität seitens des Auftragnehmers erwartet. Das bezugschlagte Unternehmen muss zwingend mit der Software Atlatos (www.atlatos.de) arbeiten und auch Zugriff herstellen können, da die Auftraggeberin weiterhin diese Software nutzen möchte. Die Software selbst wird separat beauftragt.

Zusätzliche Informationen

1. Anlagen, die beim Bieter verbleiben und Vertragsbestandteil werden - Im Auftragsfall gelten nacheinander die folgenden Vertragsbestandteile: - Leistungsbeschreibung, - Bieterfragenbeantwortung, - Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH, - Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), - Auftragsverarbeitungsvereinbarung, - Angebot, Aufforderung und Auftragserteilung. **** 2. Anlagen, die soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen sind - Bestandteile der Vergabeunterlagen: - Bietererklärungen - Erklärung zur Eignung - Erklärung gemäß der Frauenförderverordnung (notwendig ab 25.000 EUR netto) - Unternehmensreferenz(en) - Angaben zum Schüsselpersonal - Preisblatt - Nachunternehmerklärung und Nachunternehmerverzeichnis - Bietergemeinschaftserklärung - Patronatserklärung **** 3. Zusätzlich durch den Bieter beizubringende Unterlagen: - Unternehmensprofil - Betriebshaftpflichtversicherung - Angaben zum Gesamtumsatz **** 4. Anlagen, die nur auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle in Fotokopie vorzulegen sind: - Handelsregisterauszug - Steueranmeldung - Bescheinigung des Finanzamtes über die Entrichtung von Steuern - Bescheinigung der Krankenkassen über die rückstandlose Beitragsentrichtung - Bonitätsauskunft

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Betriebshaftpflicht: Der Bieter hat nachzuweisen, dass eine - zum Zeitpunkt des Fristendes - für den Eingang des Angebots - aufrechte Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen besteht, bzw. dass eine solche Betriebshaftpflichtversicherung durch eine Versicherung in Deckung genommen wird: (1) für Personen- und Sachschäden: mindestens EUR 1.000.000,-- (2) für Vermögensschäden: mindestens EUR 100.000,--, sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind. Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Gesamtumsatz: Der Bieter hat zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit folgende Mindesterfordernisse zu erfüllen: Gesamtumsätze des Unternehmens von mindestens EUR 3.600.000,00 EUR über jedes der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2022,2023). Bei Bietergemeinschaften gilt der kumulierte Umsatz. Im Fall von verbundenen Unternehmen sind die Umsätze zu konsolidieren. Sofern das Unternehmen eines Bieters weniger als drei Jahre besteht, gilt das 12-fache des durchschnittlichen Monatsumsatzes seit Bestand des Unternehmens. Für den Fall, dass sich ein Bieter (ein Mitglied der Bietergemeinschaft) auf ein verbundenes Unternehmen oder auf einen Dritten beruft, hat er zusätzlich die von dem betreffenden verbundenen Unternehmen bzw. vom Dritten die unterschriebene Patronatserklärung vorzulegen bzw. im Fall der Berufung auf einen Nachunternehmer die unterschriebene Nachunternehmererklärung vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen: Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung drei Unternehmensreferenzen im Bereich "Reisebüro", die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind: (1) Entsprechende Buchungsvorgänge (Flug, Hotel, Bahn) durchgeführt wurden, (2) Eine Hotline 24/7/365 eingerichtet war und (3) Die Software Atlatos beim Referenzunternehmen eingesetzt wurde, (4) Die Referenzen stammen aus den folgenden Jahren: 2019, 2022,2023

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mindestanforderung Schlüsselpersonal: 1. Projektleiter Die Auftraggeberin legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für die Auftraggeberin bereit zu stellen. Der Projektleiter ist für die operative Planung und Steuerung des Gesamtprojekts verantwortlich, einschließlich der Koordination aller Teilleistungen. In diesem Zusammenhang trägt er die Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin- und Kostenzielen im Rahmen der Projektdurchführung. Im Bereich der Planung legt er Ziele sowie benötigte Ressourcen für deren Erreichung fest. Dazu muss er hinreichend befähigt sein, sämtliche das Projekt betreffende Entscheidungen für den Bieter vorzunehmen. Der Projektleiter übernimmt alle Abstimmungen mit der Auftraggeberin sowie die Abwicklungsmodalitäten. Der Projektleiter muss: (1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift (Sprachniveaustufe C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen) so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist; (2) zumindest zehn Jahre Berufserfahrung im Bereich Reisemanagement aufweisen; (3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat. **** 2. Projektleiter-Stellvertreter Der Bieter hat einen Projektleiter-Stellvertreter zu benennen, der den Projektleiter im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann. Der Projektleiter-Stellvertreter muss: (1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift (Sprachniveaustufe C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen)so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist; (2) zumindest fünf Jahre Berufserfahrung im Bereich Reisemanagement aufweisen; (3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Unternehmensprofil: Zusätzlich hat der Bieter ein aussagekräftiges Unternehmensprofil einzureichen. Das Unternehmen muss Informationen zu den folgenden Mindestinhalten geben: (1) Informationen über die (geforderte) Hotline, (2) Anzahl Mitarbeiter und (3) Standorte

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Angaben, dass zwingende Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB nicht vorliegen 2. Angaben, dass fakultative Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB nicht vorliegen 3. Angaben zur Selbstreinigung gemäß § 125 GWB 4. Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation 5. Angaben zur Einhaltung der Beitragspflicht zu den Berufsgenossenschaften und Krankenversicherungen 6. Angaben zur Einhaltung der staatlichen Sicherheitsvorschriften 7. Angaben zum Arbeitnehmer-Entsendegesetz und Mindestlohngesetz 8. Angaben zu den Bestimmung gegen Schwarzarbeit 9. Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträge gem. BrlAVG 10. Bevorzugte Vergabe bei gleichwertigen Angeboten gemäß § 10 BerlAVG 11. Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen gemäß § 8 BerlA

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen. Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.