Rahmenverträge Öffentlichkeitsarbeit MKW 2024 ff.

Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen

Die Öffentlichkeitsarbeit des Ministeriums hat die Aufgabe, der Informationspflicht der Landesregierung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern nachzukommen und über die Maßnahmen in den Themenbereichen Kultur und Wissenschaft zu informieren. Hierbei sollen alle der modernen Kommunikation zur Verfügung stehenden Instrumente zum Einsatz kommen, um die verschiedenen Empfängergruppen (Allgemeine Öffentlichkeit, Studentinnen und Studenten, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Künstlerinnen und Künstler, Multiplikatoren, u.v.m.) zielgruppengerecht anzusprechen. Ziel ist es, einheitlich und mit starken visuellen Elementen für die Themenschwerpunkte des Ministeriums zu kommunizieren. Aufgrund der quantitativ und qualitativ gestiegenen Nachfrage an das öffentliche Informationsangebot des Ministeriums in den vergangenen Jahren sollen Rahmenverträge zur Unterstützung der von den Referaten MB4 und MB5 koordinierten Öffentlichkeitsarbeit ausgeschrieben werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-02-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-25.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-01-25 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-01-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenverträge Öffentlichkeitsarbeit MKW 2024 ff.
Kurze Beschreibung:
Die Öffentlichkeitsarbeit des Ministeriums hat die Aufgabe, der Informationspflicht der Landesregierung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern nachzukommen und über die Maßnahmen in den Themenbereichen Kultur und Wissenschaft zu informieren. Hierbei sollen alle der modernen Kommunikation zur Verfügung stehenden Instrumente zum Einsatz kommen, um die verschiedenen Empfängergruppen (Allgemeine Öffentlichkeit, Studentinnen und Studenten, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Künstlerinnen und Künstler, Multiplikatoren, u.v.m.) zielgruppengerecht anzusprechen. Ziel ist es, einheitlich und mit starken visuellen Elementen für die Themenschwerpunkte des Ministeriums zu kommunizieren. Aufgrund der quantitativ und qualitativ gestiegenen Nachfrage an das öffentliche Informationsangebot des Ministeriums in den vergangenen Jahren sollen Rahmenverträge zur Unterstützung der von den Referaten MB4 und MB5 koordinierten Öffentlichkeitsarbeit ausgeschrieben werden.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Öffentlichkeitsarbeit 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 3
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 3

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen)
Beschreibung der Beschaffung:
Fachlos 1: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen) Beratung und Agenturleistungen für die (auch kurzfristige) Erstellung von Videos (z.B. Videogrußworte mit Promptertechnik, Kurzfilme/Trailer/Aftermovie, Video(podcasts), Livestreaming und Durchführung von Hybrid-Veranstaltungen) Finanzieller Rahmenumfang: 200.505 EUR (netto) für 2024, 126.050 EUR (netto) pro Folgejahr Dies stellt nur eine Schätzung dar und begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf ein bestimmtes Auftragsvolumen. Dazu sollen im Einzelnen gehören: 1. Konzeption und Umsetzung von Bewegtbildformaten, Video- und Filmproduktionen, insbesondere für die Sozialen Medien des Ministeriums (inkl. YouTube-Kanal) und die Website sowie für Veranstaltungen, 2. filmische Begleitung von Terminen des Ministeriums (u.a. der Ministerin und der Staatssekretärin) und kurzfristige Umsetzung von Videoformaten (z.B. Aftermovies/Trailer/Kurzfilme etc.) inkl. Schnitt, Musik, Vertonung mit Sprecherin oder Sprecher, Untertitelung, Texttafeln, Gebärdendolmetscher, etc., 3. Aufzeichnung von Videogrußworten mit Promptertechnik, 4. Planung und Durchführung hybrider Veranstaltungen (inkl. technischer Tests vorab, Auf- und Abbau, technischer Betreuung am Veranstaltungstag, Recording und Nachbearbeitung), 5. Planung und Durchführung von Livestreams (inkl. technischer Tests vorab, Auf- und Abbau, technischer Betreuung am Veranstaltungstag, Recording und Nachbearbeitung), 6. Umsetzung von Kampagnen-Videos.
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Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Die Berücksichtigung der Energieeffizienz und daran gekoppelte Maßnahmen sind zwar nicht für alle drei Fachlose in gleichem Maße umsetzbar, da es sich verstärkt um Dienstleistungen handelt, dennoch werden von den Agenturen herausgestellte Umweltaspekte und - zeichen als zusätzlicher Pluspunkt gewertet. So sollten zukünftige fertige Druckerzeugnisse im Bestfall die Anforderungen des Blauen Engels erfüllen. Zudem sollte auf umweltfreundlichen Versand geachtet werden. Ein entsprechender Passus wird insbe-sondere im Vertrag von Fachlos 2 ergänzt.
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Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Erfüllungsort ist Deutschland, da sich die Vertragsparteien zur kurzfristigen engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit verpflichten, die nicht nur eine inhaltliche Nähe zu den Themen des Ministeriums, sondern auch eine geografische Nähe voraussetzt. Für Wegstrecken zwischen Firmensitz der Auftragnehmerin und des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft, Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf, werden beispielsweise keine Fahrtkosten erstattet.
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Postanschrift: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Völklinger Straße 49
Postleitzahl: 40221
Stadt: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2024-04-15 📅
Datum des Endes: 2025-04-14 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Es ist beabsichtigt, die Verträge zunächst mit einer Laufzeit vom 15.04.2024 bis 14.04.2025 zu schließen und sie mit einer jeweils jährlichen Verlängerungsoption, also vom 15.04.2025 bis zum 14.04.2026 und vom 15.04.2026 bis zum 14.04.2027, zu versehen. Die Verlängerungsoptionen stehen jeweils unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Haushaltsgesetzgebers.
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Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienstleistungen)
Beschreibung der Beschaffung:
Fachlos 2: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienstleistungen) Beratung und Agenturleistungen für Ideenentwicklung, Konzeption und Durchführung, Gestaltung und Layout, Lektorat und Redaktion sowie digitale Produktion von Online-Kommunikations-Grafiken und Kampagnen sowie Druckabwicklung und Druck von Präsentationsprodukten und Werbemitteln Finanzieller Rahmenumfang: 159.800 EUR (netto) für 2024, 126.050 EUR (netto) pro Folgejahr Dies stellt nur eine Schätzung dar und begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf ein bestimmtes Auftragsvolumen. Dazu sollen im Einzelnen gehören: 1. Weiterentwicklung des Corporate Design (CD) des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen passend zum CD des Landes Nordrhein-Westfalen unter strenger Berücksichtigung des durch das Land vorgegebenen Rahmens, 2. Strategische Beratung, Planung, Konzeption und kurzfristige Realisierung von Maßnahmen für die interne und externe Kommunikation (Social Media, Website, E-Mail-Newsletter, etc.), 3. Kampagnen: Entwicklung von Ideen und Konzepten crossmedialer Kommunikations-maßnahmen (Print und Online), 4. Erarbeitung von (barrierefreien) Vorlagen für die Online-Kommunikation (Social Media, Website, Intranet etc.), 5. Ideenentwicklung, Beratung, Gestaltung, Konzeption und kurzfristige Produktion von (barrierefreien) Präsentations- und Werbemitteln, in gedruckter Form und digital (wie bspw. Weihnachtskarten, Einladungen, Grußkarten, Autogrammkarten, Plakate, Roll-Ups, Messewände, Flyer, Giveaways, etc.), 6. Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Sonderformaten wie digitale Veröffentlichungen, E-Paper, Online-Präsentationen oder Apps, Paid Social-Anzeigen, Online-Banner, animierte Karten, Animationen, Grafiken oder Illustrationen für Social Media (soweit wie möglich barrierefrei), 7. Beratung, Recherche, Redaktion und Lektorat, 8. Bildrecherchen nach Vorgaben und Erstellung von Bildlisten mit Quellenangaben.
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Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

3️⃣
Interne Kennung: 3
Titel: Veranstaltungsmanagement (physisch)
Beschreibung der Beschaffung:
Fachlos 3: Veranstaltungsmanagement (physisch) Beratung und Agenturleistungen für die Planung, Organisation und Durchführung von physischen Veranstaltungen Die Veranstaltungen des MKW sind so unterschiedlich, wie die Zielgruppen, für die sie durchgeführt werden. Daher unterscheiden sich die Formate erheblich. Inhaltliche Ausrichtung und Vorgaben werden durch das Ministerium vorgenommen. Finanzieller Rahmenumfang: 84.034 EUR (netto) pro Jahr Dies stellt nur eine Schätzung dar und begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf ein bestimmtes Auftragsvolumen. Dazu sollen im Einzelnen gehören: 1. Beratung, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen zu Kommunikationsmaßnahmen und Pressearbeit, 2. Vorbereitung: Organisatorische Planung (z. B. Recherche für Veranstaltungsorte, Akquise von speziellen Räumlichkeiten, Technik, Catering, Dekoration, Ausschilderung, Abstimmungen mit allen Beteiligten, Vorort-Begehungen), 3. Bewerbung und Begleitung der Veranstaltung (z. B. digitales oder analoges Einladungsmanagement, Bau und Betreuung von Landing Pages, Plakate, Dekorationselemente, Erstellung von Informations-/Tagungsunterlagen, Gestaltung von Grafikflächen, etc.), ggf. Konzeption/Produktion von Ausstellungssystemen und -elementen, logistische Organisation von Transport- und Aufbauleistungen (An- und Abtransport), 4. Durchführung der Veranstaltung: Teilnehmermanagement, organisatorische und ggf. technische Betreuung vor Ort, Ansprechpartner für Unterauftragnehmer (z.B. Catering, Garderobe, usw.), 5. Nachbereitung inkl. Dokumentation von Veranstaltungsformaten.
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Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0004

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-02-27 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-02-27 12:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 42
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-02-27 12:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Eignung zur Berufsausübung: - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 (Formular 523 EU, Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU)
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt: a) Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung b) Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags c) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 1: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen) d) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 2: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-(Print-Dienstleistungen) e) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 3: Veranstaltungsmanagement (physisch)
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Einzureichende Unterlagen: - Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung - EU - Formular 531 EU - Erklärung Ausschlussgründe EU - Formular 521 EU - Erklärung Eignungsleihe - EU - Formular 532 EU - ausgefülltes Dokument Preisblatt - Verpflichtungserklärung Nachunternehmer EU - Formular 533 EU - zu Fachlos 1 - Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 2 - Online-Kommunikation und Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienst-leistungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 3 - Veranstaltungsmanagement (physisch): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
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Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 20 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Vergleichsverfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05111-06001-89
Postanschrift: Völklinger Straße 49
Postleitzahl: 40221
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de 📧
Telefon: +49 21189604 📞
Fax: +49 2118964555 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYPY1A2QMSRK/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYPY1A2QMSRK 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYPY1A2QMSRK 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 42
Datum des Beginns: 2024-04-15 📅
Datum des Endes: 2025-04-14 📅
Maximale Verlängerungen: 2

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPY1A2QMSRK I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Frau Johanna Hauptmann Referat Z.14 40190 Düsseldorf E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de II. Informationen und Kommunikation Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften. Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum: 29.01.2024 Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 14.11.2023 zur Kenntnis gegeben. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 06.02.2024 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen. Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 13.02.2024 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.
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Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Geschäftsstelle
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473055 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-01-25+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 019-054265 (2024-01-25)