Um ihre Ziele zu erreichen, entwickelt GTAI jährlich ein Maßnahmenpaket, welches im Ziel- und Maßnahmenplan mündet. In diesem Maßnahmepaket sind alle konkreten Einzelmaßnahmen aufgestellt, die im laufenden Jahr umgesetzt werden sollen. Die Maßnahmen reichen von kleinen sowie komplexen Events im In- und Ausland, über kleine bis große Messebeteiligungen weltweit bis hin zu den unterschiedlichsten Delegationsformaten im In- und Ausland. Die Umsetzung der Einzelmaßnahmen erfolgte bisher durch eigene Personalressourcen und teilweise durch einzeln beauftragte Dienstleistungsunternehmen. Für die kommenden Jahre sollen die Maßnahmen nun verstärkt mit externer Unterstützung umgesetzt werden. Dafür werden entsprechende Rahmenvereinbarungen geschlossen. Um einen möglichst hohen Spezialisierungsgrad der Auftragnehmer in den einzelnen Gewerken und eine damit verbundene höchstmögliche Qualität der Leistungserbringung zu bewirken, werden die Leistungsgegenstände in 3 Fachlosen vergeben. Es werden die folgenden 3 Fachlose gebildet: Los 1: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Events jeglicher Art (Präsenz, Virtuell und/oder Hybrid) und Größenordnung sowie Delegationsformate (Inland) Los 2: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Events jeglicher Art (Präsenz, Virtuell und/oder Hybrid) und Größenordnung (Ausland) Los 3: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Ökosystemreisen, Delegationsreisen und damit zusammenhängender Leistungen (weltweit)
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-06-24.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-05-23.
Auftragsbekanntmachung (2024-05-23) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: RV Agenturleistungen Marketing: Eventmanagement und Delegationsreisen
Referenznummer: GTAI/2024/VMS/Cloud/0022
Kurze Beschreibung:
“Um ihre Ziele zu erreichen, entwickelt GTAI jährlich ein Maßnahmenpaket, welches im Ziel- und Maßnahmenplan mündet. In diesem Maßnahmepaket sind alle...”
Kurze Beschreibung
Um ihre Ziele zu erreichen, entwickelt GTAI jährlich ein Maßnahmenpaket, welches im Ziel- und Maßnahmenplan mündet. In diesem Maßnahmepaket sind alle konkreten Einzelmaßnahmen aufgestellt, die im laufenden Jahr umgesetzt werden sollen.
Die Maßnahmen reichen von kleinen sowie komplexen Events im In- und Ausland, über kleine bis große Messebeteiligungen weltweit bis hin zu den unterschiedlichsten Delegationsformaten im In- und Ausland.
Die Umsetzung der Einzelmaßnahmen erfolgte bisher durch eigene Personalressourcen und teilweise durch einzeln beauftragte Dienstleistungsunternehmen. Für die kommenden Jahre sollen die Maßnahmen nun verstärkt mit externer Unterstützung umgesetzt werden. Dafür werden entsprechende Rahmenvereinbarungen geschlossen.
Um einen möglichst hohen Spezialisierungsgrad der Auftragnehmer in den einzelnen Gewerken und eine damit verbundene höchstmögliche Qualität der Leistungserbringung zu bewirken, werden die Leistungsgegenstände in 3 Fachlosen vergeben.
Es werden die folgenden 3 Fachlose gebildet:
Los 1: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Events jeglicher Art (Präsenz, Virtuell und/oder Hybrid) und Größenordnung sowie Delegationsformate (Inland)
Los 2: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Events jeglicher Art (Präsenz, Virtuell und/oder Hybrid) und Größenordnung (Ausland)
Los 3: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Ökosystemreisen, Delegationsreisen und damit zusammenhängender Leistungen (weltweit)
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation📦 Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 3
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 3
1️⃣
Beschreibung der Beschaffung:
“Los 1: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Events jeglicher Art (Präsenz, Virtuell und/oder Hybrid) und Größenordnung sowie...”
Beschreibung der Beschaffung
Los 1: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Events jeglicher Art (Präsenz, Virtuell und/oder Hybrid) und Größenordnung sowie Delegationsformate (Inland)
Los 2: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Events jeglicher Art (Präsenz, Virtuell und/oder Hybrid) und Größenordnung (Ausland)
Los 3: Rahmenvereinbarung für Planung, Konzeption und Umsetzung von Ökosystemreisen, Delegationsreisen und damit zusammenhängender Leistungen (weltweit)
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-06-24 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-06-24 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 52
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Handelsregisterauszug: a. Bewerbende/bietende Unternehmen mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland Ordnungsge-mäße Anmeldung im Handelsregister für die...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Handelsregisterauszug: a. Bewerbende/bietende Unternehmen mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland Ordnungsge-mäße Anmeldung im Handelsregister für die Ausführung der angebotenen Leistung. Hierüber ist ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 3 Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Teilnahmefrist/Angebotsfrist endet) einzureichen.
b. Bewerbende/bietende Unternehmen ohne Sitz in der Bundesrepublik Deutschland
Unternehmen außerhalb von Deutschland haben die Bescheinigung (Handelsregister) als gleich-wertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes vorzulegen.
Form: Die Vorlage einer Fotokopie reicht insofern aus.
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Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Eigenerklärung zur Eignung”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Eigenerklärung zum Schutz von Verschlusssachen”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Eigenerklärung zum EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine” Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Versicherungen: Betriebshaftpflichtversicherung (Formblatt 5) Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebs-haftpflichtversicherung, mit einer...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Versicherungen: Betriebshaftpflichtversicherung (Formblatt 5) Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebs-haftpflichtversicherung, mit einer Deckungssumme für Vermögensschäden (einfache Vermögens-schäden) von mindestens 250.000,00 EUR für den einzelnen Versicherungsfall bei einer Jahres-höchstleistung von mindestens 1.000.000 EUR. In der abzugebenden Eigenerklärung muss die De-ckungshöhe angegeben sein. Vor Zuschlagserteilung ist der Vergabestelle auf Verlangen der Nachweis über die Betriebshaftpflichtversicherung in den entsprechenden Mindesthöhen vorzule-gen. Im Falle einer Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft ist der Betriebshaftpflichtversicherungs-nachweis für jedes Mitglied der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft vorzulegen (vor Zuschlagser-teilung).
Mehr anzeigen
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Mindestumsätze: Finanzielle Leistungsfähigkeit (Mindestjahresumsatz) - Formblatt 10 Eigenerklärung über den Ge-samtumsatz des Unternehmens (für die Jahre...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Mindestumsätze: Finanzielle Leistungsfähigkeit (Mindestjahresumsatz) - Formblatt 10 Eigenerklärung über den Ge-samtumsatz des Unternehmens (für die Jahre 2017 - 2023) sowie den spezifischen Umsatz (für die Jahre 2017 - 2023) für den Leistungsbereich des hier beschriebenen Auftrags. Der Mindestjah-resumsatz für den Leistungsbereich Eventmanagement (Inland) beträgt durchschnittlich insge-samt 500.000 EUR/netto/Jahr (ermittelt als Durchschnitt der letzten 7 abgeschlossenen Geschäfts-jahre).
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Unternehmensdarstellung: Das bewerbende/bietende Unternehmen beschreibt in vorgegebener Weise ihre Unternehmens-struktur und ihr...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Unternehmensdarstellung: Das bewerbende/bietende Unternehmen beschreibt in vorgegebener Weise ihre Unternehmens-struktur und ihr Leistungsportfolio.
Mindestangaben Unternehmensstruktur:
- Aktuelles Organigramm bzw. Beschreibung der Bereiche mit Anzahl der entsprechenden Mitar-beitenden
- Anzahl Mitarbeitende insgesamt
- Anzahl Mitarbeitende in folgendem Leistungsbereich: Eventmanagement (Inland) mit den in den Leistungsbeschreibung beschriebenen Einzelleistungen (Projektmanagement und Konzeption, Lo-gistik und Dienstleistungsmanagement, Einladungs- und Teilnehmendenmanagement, Programm-planung; Kommunikation und mediale Begleitung)
Mindestanforderung an die Anzahl der Mitarbeitenden
Anzahl Mitarbeitende in dem Leistungsbereich Eventmanagement (Inland): insgesamt 8 fest an-gestellte Mitarbeitenden (Vollzeitäquivalente; Teilzeitstellen können summiert werden) - ermittelt als Durchschnitt der letzten 7 Jahre; Mitarbeitende in befristeten und geringfügig beschäftigten Arbeitsverhältnissen sowie freie Mitarbeitende werden nicht berücksichtigt
Mindestanforderungen an das Leistungsportfolio (Erfahrung und Fachkunde) des Unternehmens:
- Angaben über gesamtes Leistungsportfolio
- Unternehmen Eventmanagementagentur, Eventmanagement (Inland) und Kommunikation
- Kompetenz in der Organisation von Inlandsevents (Präsenz, digital, hybrid) für öffentliche Auf-traggeber (Public Sektor)
- Kompetenz im Umgang mit spezifischer Zielgruppe: Politikern/Politikerinnen, Wirtschaftsent-scheider/innen; Unternehmensvertreter/innen; Vertretern aus Wirtschaft und Industrie sowie Meinungsbildner (Multiplikatoren)
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Bereitsstellung Personalkapazitäten: Bereitstellung der erforderlichen Personalkapazitäten für die Durchführung von mind. 15 Events jeglicher Größenordnung...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Bereitsstellung Personalkapazitäten: Bereitstellung der erforderlichen Personalkapazitäten für die Durchführung von mind. 15 Events jeglicher Größenordnung für die Auftraggeberin GTAI pro Jahr (FB 10)
Mehr anzeigen
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Datenschutzkonformes technisches Event- sowie Teilnehmendenmanagement: Vorhandensein eines datenschutzkonformen technischen Event- sowie...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Datenschutzkonformes technisches Event- sowie Teilnehmendenmanagement: Vorhandensein eines datenschutzkonformen technischen Event- sowie Teilnehmendenmana-gementsystems (Formblatt 10) - beachten Sie hierzu zudem FB 6
Mehr anzeigen
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Sprachkenntnisse: Alle Mitarbeitenden die für den Auftrag in Frage kommen, verfügen über ausreichend englische Sprachkenntnisse (FB 10)”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“TOM AVV: Für die Beurteilung der Eignung erklärt das bewerbende/bietende Unternehmen, dass es - soweit eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
TOM AVV: Für die Beurteilung der Eignung erklärt das bewerbende/bietende Unternehmen, dass es - soweit eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) - einen Datenschutzbeauftragte/n bestellt hat. Die Kontaktdaten der/s Datenschutzbe-auftragte/n fügt der Bieter in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags bei.
Für die Beurteilung der Eignung erklärt das bewerbende/bietende Unternehmen, dass es ein Kon-zept für technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO erstellt hat, welches die in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags genannten Punkte berücksichtigt. Das Konzept für technisch-organisatorische Maßnahmen fügt der Bieter dem Angebot bei (FB 6, Anlage 1, 2 und 3).
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Ziel der Vergabe ist daher der Abschluss von Rahmenvereinbarungen je Los mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern, die die jeweils beschriebene Leistungen nach...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Ziel der Vergabe ist daher der Abschluss von Rahmenvereinbarungen je Los mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern, die die jeweils beschriebene Leistungen nach entsprechender Auswahl übernehmen.
Der Sinn und Zweck dieser Rahmenvereinbarung besteht insbesondere darin, mehrere Einzelaufträge zu bündeln und nicht immer wieder erneut ein Vergabeverfahren starten zu müssen. Dies erlaubt GTAI mehr Flexibilität und Ressourcenschonung. Die Rahmenbedingungen und das Leistungsspektrum der Aufträge werden in der Leistungsbeschreibung beschrieben, die Details der zukünftigen Aufträge sind allerdings noch unklar. Der konkrete Leistungsabruf erfolgt mit dem entsprechenden Einzelabruf (vgl. Abschnitt II, 1 der LB). GTAI erstellt zu jedem Einzelabruf eine individuelle Projektbeschreibung aus dem Leistungsspektrum der hier vorliegenden Leistungsbeschreibung.
Die Auswahl der Auftragnehmer je Projekt richtet sich nach gesonderten Bedingungen (Abschnitt I, Punkt 3.1 der LB).
“Bekanntmachungs-ID: CXVHYDGY1UR4M4QQ” Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: 000 Nicht bekannt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49 228 9499-0📞 Körper überprüfen
Name: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: 000 nicht bekannt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49 228 9499-0📞 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: 000 nicht bekannt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49 228 9499-0📞 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zustellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß §134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Der Auftraggeber ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2024/S 100-307848 (2024-05-23)