RV Einsatz SD LVR-Verbund HPH

Beschreibung der Beschaffung

Der LVR-Fachbereich Zentraler Einkauf und Dienstleistungen schreibt für den LVR-Verbund Heilpädagogischer Hilfen (LVR-Verbund HPH) eine Rahmenvereinbarung über den Einsatz von vier Sicherheitsdiensten im Gebiet des LVR in einem europaweiten Offenen Verfahren aus.

Der Sicherheitsdienst soll Übergriffe durch eine/n Kundin/Kunden mit geistiger Behinderung, herausforderndem, übergriffigen Verhalten grundsätzlich präventiv, aber auch reaktiv, verhindern. Die konkreten Anforderungen an die Leistungserbringung sind in der Leistungsbeschreibung zu den Vergabeunterlagen unter Punkt 3 "Anforderungen des LVR" genauer definiert.

Aufgrund der besonderen Herausforderungen sowie der großen räumlichen Ausdehnung, soll eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Vertragspartnern geschlossen werden. Die konkrete Auftragsvergabe richtet sich im Einzelfall nach der räumlichen und zeitlichen Verfügbarkeit von Mitarbeitenden der Auftragnehmenden in der Rahmenvereinbarung.

Es wird mit Einsätzen eines Sicherheitsdienstes an verschiedenen Standorten im gesamten Rheinland gerechnet. Dies ergibt sich aus dem besonderen Klientel mit herausforderndem Verhalten und der Bereitschaft zu Gewaltübergriffen, derzeit an ca. fünf Standorten (Burscheid, Niederkassel-Ranzel, Monheim, Neukirchen-Seelscheid, Wegberg).

Aus dieser Vereinbarung soll u.a. zum 01.12.2024 der Einsatz des Sicherheitsdienstes an folgenden Standorten abgedeckt werden:
• Bürgermeister-Schmidt-Str. 7d, 51399 Burscheid
• Arndstraße 6, 53819 Neunkirchen-Seelscheid

Der/die Auftragnehmer*in erbringt hierfür die erforderlichen Sicherheitsdienstleistungen entsprechend dieser Leistungsbeschreibung. Dazu gehören insbesondere:

• Durch seine Präsenz stellt der Sicherheitsdienst einen gewaltpräventiven Rahmen sicher und ermöglicht den Mitarbeitenden des Auftraggebers eine angst-freie Arbeitsumgebung
• Unterstützung bei der Ausübung des Hausrechts
• Schutz der weiteren Bewohner*innen des Hauses sowie der Mitarbeitenden vor und bei Übergriffen und Abwehr von Gefahren (Gewaltprävention)
• Erste Hilfe-Maßnahmen im Bedarfsfall.
• Dauerhafter Aufenthalt in der Nähe der/des potentiell gewaltbereiten Kunden*innen für die/den der Einsatz initiiert wurde. Dies gilt auch für Außenaktivitäten (z.B. auf dem Weg zur Arbeit (Besuch der Werkstatt für behinderte Menschen (WfBM), bei Spaziergängen, Einkäufen...usw.), Arztbesuche, Krankenhausaufenthalte etc.
• Die Zimmer der Kund*innen sollen nur in Begleitung durch Mitarbeitende des LVR-Verbund HPH betreten werden. Dies gilt nicht, wenn das sofortige Betreten eines Zimmers erforderlich ist, um den Einsatzauftrag nachzukommen.
• Ggf. Abstimmung weiterer Maßnahmen in Abstimmung mit der Team- und/oder Einrichtungsleitung des Einsatzortes
• Im Bedarfsfall: Einleitung geeigneter Erstmaßnahmen (Präsenz, verbale Deeskalation bis hin zur Anwendung geeigneter Selbstverteidigungstechniken) zum Schutz der/des Kundin/Kunden, der weiteren Kund*innen, der Mitarbeitenden sowie Dritten.
• Regelmäßiger Austausch mit den Mitarbeitenden des LVR-Verbund HPH, z.B. durch die Teilnahme an Teamgesprächen.

Die konkreten Anforderungen an den Auftragnehmer*in sowie das einzusetzende Personal, die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Der Zuschlag wird auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt.

Zentrale Elemente des Verfahrens

Der LVR-Fachbereich Zentraler Einkauf und Dienstleistungen schreibt für den LVR-Verbund Heilpädagogischer Hilfen (LVR-Verbund HPH) eine Rahmenvereinbarung über den Einsatz von 4 Sicherheitsdiensten im Gebiet des LVR in einem europaweiten Offenen Verfahren aus. Der Sicherheitsdienst soll Übergriffe durch eine/n Kundin/Kunden mit geistiger Behinderung, herausforderndem, übergriffigen Verhalten grundsätzlich präventiv, aber auch reaktiv, verhindern. Die konkreten Anforderungen an die Leistungserbringung ist unter Punkt 3 "Anforderungen des LVR" in der Leistungsbeschreibung zu dieser Vergabe genauer definiert.

Aufgrund der besonderen Herausforderungen sowie der großen räumlichen Ausdehnung, soll eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Vertragspartnern geschlossen werden. Die konkrete Auftragsvergabe richtet sich im Einzelfall nach der räumlichen und zeitlichen Verfügbarkeit von Mitarbeitenden der Auftragnehmenden in der Rahmenvereinbarung.

Die konkreten Anforderungen an die Leistungserbringen, die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der/die zukünftige Auftragnehmer*in verfügt über die Gewerbeerlaubnis als Wach- und Sicherheitsdienst. Der/die Bietende*in erbringt die Sicherheitsdienstleistungen nach den folgenden Normen:
• DIN 77200-1:2022-10 (Sicherungsdienstleistungen) oder ausführliche Eigenerklärung
• DIN EN ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement) oder ausführliche Eigenerklärung
Zum Nachweis hierüber fügt der/die Bietende die entsprechenden gültigen Zertifizierungen oder alternativ eine Eigenerklärung über die Umsetzung der Anforderungen entsprechend den Vorgaben der genannten DIN zur Eignungsprüfung seinem Angebot bei, vgl. Nachweisliste (Anlage 3).

Für ausländische Bewerber:
Der Nachweis einer gleichwertigen Zertifizierung eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union (EU) oder eines Vertragsstaats des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum, alternativ eine Eigenerklärung über die Umsetzung der Anforderungen entsprechend den Vorgaben der DIN 77200-1:2022-10.

• Nachweis zur Erlaubnis für die Ausübung des Bewachungsgewerbes gemäß § 34a Gewerbeordnung (GewO)

• Anlage 1 - Bietereignung
(1) mit Angabe von Referenzen (Sicherheitsdienstleistung in caritativen Einrichtungen bzw. Einrichtungen der Eingliederungshilfe für Menschen mit Beeinträchtigungen)
Als vergleichbar gilt eine Referenz aus dem Gesundheitsbereich/Gesundheitsversorgung im psychiatrischen Bereich (z.B. LVR-Kliniken, oder andere Kliniken).
und
(2) den geforderten Zertifikaten/Eigenerklärungen sowie Nachweisen zu den Führungskräften des Bietenden, die den Auftrag ausführen sollen und im Fragenkatalog des Leistungsverzeichnisses genannt wurden:
¿ Auszug aus dem Bewacherregister mit Angabe der Bewacher ID
¿ die entsprechenden Qualifikationen z.B. Sicherheitsfachwirt/ IHK-Geprüfte/r Meister/in für Schutz und Sicherheit, Fachkraft für Schutz und Sicherheit/ Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft (IHK)
¿ Nachweis Ersthelfer
Nachweis über die Teilnahme an einer Ersthelferausbildung gemäß DGUV Vorschrift 1 inklusive der gesetzlich geforderten Auffrischungen oder einem Kursus über Soforthilfemaßnahmen am Unfallort oder eine gleichwertige Qualifikation inkl. der gesetzlich geforderten Auffrischungen
¿ Nachweis Brandschutz
Nachweis über eine Fortbildung/Weiterbildung als Brandschutzhelfer*in gem. DGUV-Information 205-023 (vorbeugender/abwehrender Brandschutz) inkl. der gesetzlich geforderten Auffrischungen
¿ Nachweis Deeskalation
Nachweis über eine praktische Fortbildung/Weiterbildung im Bereich Deeskalation (Deeskalationstraining); im Rahmen des zu erstellenden aufgabenbezogenen Weiterbildungskonzepts ist jährlich ein praktisches Handlungstraining in Deeskalationstechniken durchzuführen
¿ zusätzlich je Mitarbeiter*in mindestens ein Zertifikat über eine der folgenden durchgeführten Lehrgänge/Weiterbildungen
- Selbstverteidigungstechniken
- Interkulturelle Kompetenzen
- Personenschutzgrundlagen
- Druckpunkttechniken z.B. nach Kyusho Jitsu

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

• Anlage 1 - Bietereignung mit Angabe
- Gesamtumsatz in den letzten (drei) abgeschlossenen Geschäftsjahren
- Gesamtumsatz im Geschäftsbereich der zu vergebenen Leistungen in den letzten (drei) abgeschlossenen Geschäftsjahren
- Angabe zur Betriebshaftpflichtversicherung mit den Mindestdeckungssummen entsprechend der Anlage Bietereignung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Anlage 1 - Bietereignung (vollständig ausgefüllt)

Die für den jeweiligen Einsatz vorgesehenen Sicherheitsmitarbeiter*in müssen nachstehende Anforderungen erfüllen:
1. Anforderungen an festangestellte Mitarbeitende gem. DIN 77200-1
- ständiger Wohnsitz in den Staaten der EU bzw. EFTA,
- gepflegtes und korrektes Erscheinungsbild,
- freundliche und korrekte Umgangsformen,
2. geistige und körperliche Eignung, auch im Sinne des § 3 DGUV 23 und des § 34a GewO,
3. Belastbarkeit in Stresssituationen,
4. Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift:
Vorhandensein eines Sprachniveaus, welches eine uneingeschränkte Kommunikation beim Empfang von Anweisungen und bei der Durchführung der anfallenden Tätigkeiten ermöglicht, (Mindestanforderung: Stufe B 1 des Gemein-samen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen gem. § 6 Abs. 1 BewachV)
5. Nachweis über die IHK-Prüfung
• als geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft
• als IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft
• als Servicekraft für Schutz und Sicherheit
6. Nachweis über die Freigabe der Mitarbeitenden im Bewacherregister mit Angabe der Bewacher-ID in geeigneter Weise, z.B. durch Vorlage eines Auszugs aus dem Bewacherregister (BWR),
7. Nachweis über die Teilnahme an einer Ersthelferausbildung gemäß DGUV Vorschrift 1 inklusive der gesetzlich geforderten Auffrischungen oder einem Kursus über Soforthilfemaßnahmen am Unfallort oder eine gleichwertige Qualifikation inkl. der gesetzlich geforderten Auffrischungen
8. Nachweis über eine Fortbildung/Weiterbildung als Brandschutzhelfer*in gem. DGUV-Information 205-023 (vorbeugender/abwehrender Brandschutz) inkl. der gesetzlich geforderten Auffrischungen
9. Nachweis über eine praktische Fortbildung/Weiterbildung im Bereich Deeskalation (Deeskalationstraining); im Rahmen des zu erstellenden aufgabenbezogenen Weiterbildungskonzepts ist jährlich ein praktisches Handlungstraining in Deeskalationstechniken durchzuführen
10. Zusätzlich je Mitarbeiter*in mindestens ein Zertifikat über eine der folgenden durchgeführten Lehrgänge/Weiterbildungen
- Selbstverteidigungstechniken
- Interkulturelle Kompetenzen
- Personenschutzgrundlagen
- Druckpunkttechniken z.B. nach Kyusho Jitsu
11. keine familiären Kontakte des/der Mitarbeitenden zu Kunden*innen des LVR-Verbund HPH

Zusätzliche Informationen

Mit dem Angebot sind zwingend folgende Unterlagen bis zum Ende der Angebotsfrist zwingend einzureichen:
• Vollständig ausgefülltes Angebotsschreiben
(Das Schreiben ist in das Bietercockpit der Vergabeplattform des LVR inkludiert und muss hier ausgefüllt werden. Seitens des*der Bietenden muss kein separates Schreiben beigefügt werden.)
• vollständig ausgefülltes und bepreistes Leistungsverzeichnis "RV Einsatz SD LVR-Verbund HPH"
(Fragenkatalog und Preisangebot - max. 2 Stellen hinter dem Komma) ggfls. mit Beiblatt sofern zusätzliche Angaben zu einzelnen Positionen erforderlich sind, inklusive Gesamtsumme und Zahlungsbedingungen
(Das Leistungsverzeichnis ist ohne Unterschrift gültig! Bitte drucken Sie es nicht aus und fügen Sie es nicht anschließend den Angebotsunterlagen unterschrieben wieder bei. Ab der 3. Nachkommastelle angegebene Preise werden gestrichen. Es erfolgt keine mathematische Auf- oder Abrundung.)

• Konzept über die Planung sowie Erbringung der ausgeschriebenen Sicherheitsdienstleistung, bezogen auf den vorliegenden Auftrag. Insgesamt darf das Konzept die maximale Seitenzahl von 30 Seiten - incl. Anlagen - nicht überschreiten. In dem Konzept ist auf folgende Punkte in der genannten Reihenfolge einzugehen (Bitte gestalten sie Ihr Konzept entsprechend der Gliederungspunkte):
1. Eine allgemeine Darstellung Ihres Unternehmens, einschl. Informationen zu den Tätigkeitsfeldern
• Stellen Sie die Organisation Ihres Unternehmens bzw. der Niederlassung vor, die für die Auftragsumsetzung vorgesehen ist (z.B. durch ein Organigramm)
• Beschreiben Sie zudem, wie sichergestellt ist, dass außerhalb betriebsüblicher Zeiten die im Angebot genannten Ansprechpersonen für den Auftraggeber erreichbar sind
2. Auskünfte zur Unternehmensstruktur sowie Darstellungen hinsichtlich der organisatorischen, personellen und technischen Ausstattung,
• Melde- und Berichtswesen
¿ Beschreiben Sie die Methodik Ihres Berichts-, Dokumentations- und Meldewesen und wie Sie diese im Hinblick auf den möglichen Auftrag anwenden werden, insbesondere im Hinblick auf Regelungen hinsichtlich sicherheitsrelevanter Vorkommnisse.
¿ Beschreiben Sie das von Ihnen für den Einsatz vorgesehene elektronische Wachbuch, insbesondere hinsichtlich der IT-Sicherheit und des Datenschutzes.
¿ Wie gehen Sie mit Beschwerden während der Leistungserbringung um? (kurze Prozessbeschreibung bei dem Umfang mit Beschwerden)
3. Darstellung der beruflichen Qualifikation der Führungskräfte des Bietenden die für die Durchführung des Auftrages vorgesehen sind (im Fragenkatalog des des Leistungsverzeichnisses genannten Einsatzleiter*in sowie der Vertretung)
4. Separatwachdienst
Aus dem beigefügten Konzept ist die Durchführung des Separatwachdienstes sowie der geplante Personaleinsatz - auch im Vertretungsfall bei Krankheit, Urlaub oder sonstigem Ausfall der eingeplanten Kräfte - ersichtlich.
5. Notfallmanagement
• Darstellung/Beschreibung aller Prozesse im Falle einer Alarmauslösung für die ausgeschriebene Sicherheitsdienstleistung
6. Darstellung Ihres auftragsbezogenen Personalkonzepts
• Welche Methoden nutzen bzw. werden Sie zur Personalgewinnung nutzen?
• Beschreiben Sie den Prozess/die Prozesse, mit denen Sie sicherstellen, dass nur geeignetes Personal für den LVR-Verbund HPH zum Einsatz kommt. Berücksichtigen Sie in Ihrem Konzept die Besonderheiten des vor-liegenden Auftrags.
• Wie erfolgt die Einweisung Ihrer Mitarbeitenden in das jeweilige Objekt/Wohngruppe?
• Wie stellen Sie die Einhaltung der vorgeschriebenen Pausen sicher?
• Beschreiben Sie Ihr auftragsbezogenes Fortbildungskonzept?
¿ Welche über die Mindestanforderungen des LVR hinausgehende freiwilligen Fortbildungsmöglichkeiten bieten Sie Ihrem Personal?
¿ Welche jährlichen Pflichtfortbildungen führen Ihre Mitarbeitenden durch?
¿ Welche Pflichtfortbildungen müssen Ihre Mitarbeitenden darüber hinaus in welchem Rhythmus absolvieren?
• Welche Maßnahmen haben Sie zur Mitarbeitenden Findung und Bindung in Ihrem Unternehmen implementiert?
7. Personalausfall (auftragsbezogen)
• Bitte gehen Sie in Ihrem Konzept ein, wie Sie mit kurzfristigen Personalausfall in Ihrem Unternehmen umgehen?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Position schnellstmöglich wiederbesetzt wird?
• In welchem Zeitraum kann Ersatzpersonal für die beauftragten Dienste vor Ort sein?
• Wie stellen Sie sicher, dass Sie auf kurzfristige zusätzliche Anforderungen des Auftraggebers mit qualifiziertem Personal und in das Objekt eingewiesem Personal reagieren können?
8. Schlüssel und Notfallanschriften
• Stellen Sie dar, wie die Schüsselverwaltung, einschließlich der Vorgehensweise eines evtl. Schlüsselverlust geregelt ist.

• Vordruck "Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit EU" (Vordruck 111144)

• Vordruck "Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022"

• Nachweis zur Erlaubnis für die Ausübung des Bewachungsgewerbes gemäß § 34a Gewerbeordnung (GewO)

• Anlage 1 - Bietereignung
(1) mit Angabe von Referenzen (Sicherheitsdienstleistung in caritativen Einrichtungen bzw. Einrichtungen der Eingliederungshilfe für Menschen mit Beeinträchtigungen)
Als vergleichbar gilt eine Referenz aus dem Gesundheitsbereich/Gesundheitsversorgung im psychiatrischen Bereich (z.B. LVR-Kliniken, oder andere Kliniken).
und
(2) den geforderten Zertifikaten/Eigenerklärungen sowie Nachweisen zu den Führungskräften des Bietenden, die den Auftrag ausführen sollen und im Fragenkatalog des Leistungsverzeichnisses genannt wurden:
¿ Auszug aus dem Bewacherregister mit Angabe der Bewacher ID
¿ die entsprechenden Qualifikationen z.B. Sicherheitsfachwirt/ IHK-Geprüfte/r Meister/in für Schutz und Sicherheit, Fachkraft für Schutz und Sicherheit/ Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft (IHK)
¿ Nachweis Ersthelfer
Nachweis über die Teilnahme an einer Ersthelferausbildung gemäß DGUV Vorschrift 1 inklusive der gesetzlich geforderten Auffrischungen oder einem Kursus über Soforthilfemaßnahmen am Unfallort oder eine gleichwertige Qualifikation inkl. der gesetzlich geforderten Auffrischungen
¿ Nachweis Brandschutz
Nachweis über eine Fortbildung/Weiterbildung als Brandschutzhelfer*in gem. DGUV-Information 205-023 (vorbeugender/abwehrender Brandschutz) inkl. der gesetzlich geforderten Auffrischungen
¿ Nachweis Deeskalation
Nachweis über eine praktische Fortbildung/Weiterbildung im Bereich Deeskalation (Deeskalationstraining); im Rahmen des zu erstellenden aufgabenbezogenen Weiterbildungskonzepts ist jährlich ein praktisches Handlungstraining in Deeskalationstechniken durchzuführen
¿ zusätzlich je Mitarbeiter*in mindestens ein Zertifikat über eine der folgenden durchgeführten Lehrgänge/Weiterbildungen
- Selbstverteidigungstechniken
- Interkulturelle Kompetenzen
- Personenschutzgrundlagen
- Druckpunkttechniken z.B. nach Kyusho Jitsu

• Anlage 2 - "Kalkulation Stundenverrechnungssatz" zum Leistungsverzeichnis, ggfls. mit den erforderlichen Erläuterungen für die jeweils aufgeführte Tarifstufe
(Bitte beachten Sie, die Datei besteht aus mehreren Reitern!)

•Bei Bietergemeinschaften
Die Bietergemeinschaft wird durch den Auftraggeber geprüft. Auf Punkt 4 der Bewerbungsbedingungen des LVR wird verwiesen.
Unterlagen Kooperationsvertrag, Darstellung Art und Umfang der vorgesehenen Leistungsbereiche, "Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit", "Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022" und ein aktuell gültiger "Nachweis zur Haftpflichtversicherung" von allen Parteien unterzeichnet. Das gilt auch, wenn in den betreffenden Erklärungen keine Unterschriftenzeile vorgesehen ist. Die Erklärungen sind in elektronischer Form dem Angebot beizufügen.

• Bei Unterauftragnehmern/Nachunternehmern
Unterlagen Kooperationsvertrag, Darstellung Art und Umfang der vorgesehenen Leistungsbereiche, "Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit", "Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022" und ein aktuell gültiger "Nachweis zur Haftpflichtversicherung" sowie die Anlage "Bietereignung" ausgefüllt, unterschrieben und mit Firmenstempel versehen. Das gilt auch, wenn in den betreffenden Erklärungen keine Unterschriftenzeile vorgesehen ist. Die Erklärungen sind in elektronischer Form dem Angebot beizufügen.

• Nachweis über den Abschluss einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung entsprechend der Anlage "Bietereignung"

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Nach § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.