SAP-Beratung im Rahmen der Digitalisierung der Personalprozesse

Kurze Beschreibung

Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus (UKD, Auftraggeber) beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung / eines Rahmenvertrages über die Beschaffung von Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen / IT-Dienstleistungen bezüglich der Applikationen SAP Success Factors, SAP Business Technology Plattform, SAP Analytics Cloud und weiterer angrenzender Technologien. Die Beschaffung erfolgt im Zusammenhang mit der durch den Auftraggeber angestrebten weiteren Digitalisierung der Personalwirtschaft und dient der Umsetzung von im Rahmenprogramm "HR IT Roadmap" beschlossenen Projekten.

Beschreibung der Beschaffung

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit der Zuschlagserteilung; die Mindestvertragslaufzeit endet am 31.12.2027. Die Vertragslaufzeit verlängert sich sodann automatisch um ein Jahr, wenn der Vertrag vom Auftraggeber nicht spätestens mit einer Frist von drei Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Der Vertrag endet jedoch spätestens zum 31.12.2028. Die innerhalb der Vertragslaufzeit abzurufende Mindestabnahmemenge beträgt 803 Personentage; die abrufbare Höchstabnahmemenge beträgt 1602 Personentage über die gesamte Vertragslaufzeit. Die Höchstabnahmemenge stellt die vertragliche Obergrenze dar, bei deren Erreichung die vertragliche Leistungspflicht des Auftragnehmers erlischt. Die Leistung hat nach Maßgabe des EVB-IT Dienstvertrag VGS # 01/2024 (inkl. Anlagen, insbesondere Anlage 1 - Hinweise zum Vergabeverfahren und Leistungsbeschreibung mit der Anlage 1, Anlage 2 - Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den Anlagen 1 - 4) zu erfolgen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen - in Abhängigkeit von der Aufgabenstellung - vor Ort beim Auftraggeber oder Remote. Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer diesbezügliche Anforderungen im Rahmen des Abrufs der jeweiligen Leistung(en) mitteilen. Sofern eine Leistungserbringung in den Räumen des Auftraggebers nicht erforderlich ist, ist der Auftragnehmer in der Wahl des Leistungsorts frei.

Beschleunigtes Verfahren

Eine Verkürzung der gemäß § 15 Abs. 2 für den Eingang der Angebote im Offenen Verfahren bestehenden Mindestfrist von 35 Tagen auf 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, ist gemäß § 15 Abs. 4 VgV zulässig, da die elektronische Übermittlung der Angebote durch den Auftraggeber zugelassen wird.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Nachweis, dass der Bieter nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem er niedergelassen ist, im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist (für Deutschland zulässige / einschlägige Nachweise nach Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU: Auszüge aus dem Handelsregister, der Handwerksrolle, dem Vereinsregister, dem Partnerschaftsregister oder dem Mitgliederverzeichnis der jeweiligen Berufskammer der Länder). Hierzu ist dem Angebot ein entsprechender, aktueller Registerauszug (bspw. aus Handelsregister) oder Auszug aus dem Mitgliederverzeichnis der jeweiligen Berufskammer der Länder (nicht älter als 6 Monate) beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben zum Bieter (insb. Angaben zur Firmenbezeichnung, zur Rechtsform, zu verbundenen Unternehmen, zur Firmenanschrift, der nationalen Identifikationsnummer, der Nationalität des / der wirtschaftlichen Eigentümer(s), zur Anzahl der während der letzten drei Jahre durchschnittlich beschäftigten Mitarbeitenden und Führungskräfte, zu den Umsätzen der letzten drei Geschäftsjahren (in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags), Angabe der Unternehmensklasse / Unternehmensgröße) gemäß Formblatt F1-A

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erklärung, dass derzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung in marktüblichem Rahmen (Absicherung der auftragsspezifischen Risiken) besteht inkl. Angabe des Versicherungsunternehmens und Angabe des Versicherungsdeckungsumfangs sowie der -summen je Versicherungsfall und Zusicherung, dass die Haftpflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird, gemäß Formblatt F5

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen zu den in den letzten drei Kalenderjahren erbrachten Leistungen, die mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Referenzliste gemäß Formblatt F4-A). - Angaben über die Ausführung von Leistungen in den letzten drei Kalenderjahren (2021 - 2023 oder aktueller), die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (insb. Angabe von Auftraggeber, Anschrift, Telefonnummer und Ansprechpartner*in des Auftraggebers, Durchführungszeitraum, Angabe der ausgeführten Leistungen, (nicht zwingend) Angabe des Auftragsvolumens (Umsatz oder Menge an Personentagen)) gemäß beiliegendem Formblatt F4-A / Referenzliste gemäß Formblatt F4-A. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbes auch einschlägige Referenzen über eine entsprechende Leistungserbringung berücksichtigt werden, die mehr als drei Jahre, jedoch höchstens fünf Jahre (2019 - 2023 oder aktueller) zurückliegt. Der Auftraggeber legt insbesondere Wert auf den Nachweis umfassender Erfahrungen bei der Ausführung der zu beschaffenden bzw. zu erbringenden Leistungen. Dabei wird es für erforderlich gehalten, dass ein geeigneter Bieter bzw. der Auftragnehmer bereits über ausreichende Erfahrungen in der durch den Auftrag vorgegebenen finanziellen und technischen Größenordnung bzw. bei der Beschaffung / Erbringung entsprechender IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen bezüglich SAP verfügt. Dies ist nachzuweisen anhand von Referenzprojekten / Referenzaufträge, deren Inhalt vergleichbar mit den zu beschaffenden Leistungen ist bzw. die die Beschaffung eines vergleichbaren Leistungsgegenstandes zum Gegenstand hatten. Diese Anforderung wird durch die Referenzanforderungen I. und II. wie folgt konkretisiert: Referenzanforderung I. Es sind mindestens insgesamt fünf Referenzprojekte / Referenzaufträge hinsichtlich der Erbringung von IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen zu folgenden Themenbereichen anzugeben: a) Implementierung oder Erweiterung von SAP SuccessFactors - Module Learning und Onboarding b) Implementierung oder Erweiterung von SAP BTP Solution Architektur & SAP Build Work Zone c) Implementierung oder Erweiterung der Workflow-Automatisierung mit SAP Build Process Automation Es müssen demzufolge mindestens IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen zu den genannten Themenbereichen Inhalt von Referenzprojekten / Referenzaufträgen gewesen sein. Es ist hierbei ausreichend, wenn für jeden der genannten Themenbereiche mindestens ein Referenzprojekt / Referenzauftrag nachgewiesen wird. Insgesamt sind mindestens fünf Referenzprojekte / Referenzaufträge nachzuweisen, welche die Erbringung von IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen in einem oder mehreren der angegebenen Themenbereiche zum Gegenstand hatten. (Nachgewiesen werden können somit beispielsweise jeweils ein (1) Referenzprojekt, das die Erbringung von IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen zu den Themenbereichen a) und b) zum Gegenstand hatte und drei Referenzprojekte, welche die Erbringung von IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen zum Themenbereich c) zum Gegenstand hatten.) Des Weiteren müssen diese Referenzprojekte / Referenzaufträge jeweils für einen vergleichbaren Auftraggeber - d.h. für einen Auftraggeber, der die Personalverwaltung für mindestens 2.500 Mitarbeitende (eigene Mitarbeitende oder Mitarbeitende verbundener Unternehmen, deren Daten ebenso durch den Referenz-Auftraggeber verwaltet werden) im Personalmanagementsystem SAP HCM durchführt - erbracht worden sein. Referenzanforderung II. Es sind mindestens zwei Referenzprojekte / Referenzaufträge hinsichtlich der Erbringung von IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen zum Themenbereich SAP Analytics Cloud anzugeben. Es müssen demzufolge mindestens Beratungsleistungen zu dem genannten Themenbereich Inhalt des Referenzprojektes / Referenzauftrags gewesen sein. Des Weiteren müssen diese Referenzprojekte / Referenzaufträge jeweils für einen vergleichbaren Auftraggeber - d.h. für einen Auftraggeber, der die Personalverwaltung für mindestens 1000 Mitarbeitende (eigene Mitarbeitende oder Mitarbeitende verbundener Unternehmen, deren Daten ebenso durch den Referenz-Auftraggeber verwaltet werden) durchführt - erbracht worden sein. Hinweise: Es ist auch möglich, Referenzprojekte / Referenzaufträge nachzuweisen / anzugeben, die alle unter Referenzanforderung I. und II. aufgeführten Anforderungen kumuliert erfüllen. Zu diesem Zweck wurde im Formblatt F4-A unter Pkt. "Referenzanforderung I" in den Tabellen für die Angabe der Referenzprojekte eine Abfrage zum Themenbereich "SAP Analytics Cloud" mit aufgenommen. Zugleich enthält das Formblatt F4-A aber auch separate Tabellen für die Eintragung von Referenzprojekten, welche die unter Referenzanforderung II. aufgeführten Anforderungen separat erfüllen. Es ist unschädlich, wenn die Leistungserbringung über das Kalenderjahr 2023 bzw. das Ende der Angebotsfrist hinaus erfolgt (d.h., die Leistungserbringung / das Projekt noch nicht abgeschlossen ist). In diesem Fall müssen jedoch im nachgewiesenen Referenzprojekt im Zeitraum von 2019 - 2023 bzw. bis zum Ende der Angebotsfrist im vorliegenden Vergabeverfahren die auftragsgegenständlichen IT-Dienstleistungen / IT-Beratungsleistungen über eine Dauer von insgesamt mindestens zwei Jahren erbracht worden sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angabe der Fachkräfte Dem Angebot ist eine Aufstellung über die Personen / Fachkräfte, welche im Rahmen der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, beizulegen. Es ist hierbei unerheblich, ob diese vorgesehen Personen / Fachkräfte dem Unternehmen angehören oder nicht. (Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass hierbei eine namentliche Nennung der Mitarbeiter*innen nicht zwingend erforderlich ist!) Hierbei gelten die folgenden Mindestanforderungen: - Es sind mindestens zehn Personen anzugeben, welche für den Einsatz in den Rollen UX Designer, SAP ABAP Developer und SAP UI5 & Fiori Developer vorgesehen sind. (Es müssen nicht zu jeder der drei Rollen jeweils mindestens zehn Personen zugeordnet werden. Vielmehr ist es ausreichend, wenn zehn Personen angegeben werden, welche jeweils einer oder mehrere der drei Rollen zugeordnet sind. Es müssen zu jeder der drei Rollen jeweils mindestens zwei Personen zugeordnet sein (Beispiel: 6 Personen - UX Designer, 2 Personen - SAP ABAP Developer, 2 Personen - SAP UI5 & Fiori Developer).) - Es sind mindestens fünf Personen anzugeben, welche für den Einsatz in der Rolle Projektmanager*in vorgesehen sind. - Es sind mindestens zehn Personen anzugeben, welche für den Einsatz in der Rolle SuccessFactors Consultant vorgesehen sind. - Es sind mindestens zehn Personen anzugeben, welche für den Einsatz in der Rolle SAP BTP Solution Architect und / oder der Rolle SAP Build Process Automation Developer vorgesehen sind. (Es müssen nicht zu jeder der zwei Rollen jeweils mindestens zehn Personen zugeordnet sein. Vielmehr ist es ausreichend, wenn zehn Personen angegeben werden, welche jeweils einer der beiden oder beiden Rollen zugeordnet sind. Es müssen zu jeder der zwei Rollen jeweils mindestens zwei Personen zugeordnet sein (Beispiel: 8 Personen - SAP BTP Solution Architect, 2 Personen - SAP Build Process Automation Developer).) - Es sind mindestens fünf Personen anzugeben, welche für den Einsatz in der Rolle SAC Analyst und / oder SAC Consultant vorgesehen sind. Hinweis: Eine angegebene Person kann auch für den Einsatz in mehreren Rollen vorgesehen sein bzw. mehreren Rollen zugeordnet werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

gültiger Nachweis (Zertifizierung) über eine aktuell gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig) Es ist nachzuweisen, dass ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach DIN EN ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig) eingeführt, in Verwendung und von einer unabhängigen und akkreditierten Stelle zertifiziert ist. Der Nachweis der DIN EN ISO/IEC 27001-Konformität ist durch Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung einer unabhängigen und akkreditierten Stelle zu erbringen. Der Auftraggeber erkennt hierbei darüber hinaus auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YBWH9K4


1. Der Auftraggeber kann oder muss den Bieter ausschließen, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 123 oder des § 124 GWB vorliegt bzw. gegeben ist oder andere, spezialgesetzliche Ausschlussgründe vorliegen / gegeben sind. Diesbezüglich hat der Bieter mit seinem Angebot eine Erklärung im Formblatt Angebot/gemäß dem Formblatt Angebot einzureichen. Zudem hat der Bieter zu erklären, dass er bei der Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer seinen Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) den gesetzlichen Regelungen entsprechend den jeweilig gültigen Mindestlohn pro Stunde zahlt, gemäß dem beiliegenden Formblatt F7. Um die Übersendung eines Auszuges aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als 3 Monate) wird gebeten. Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister ist demgemäß dem Angebot nicht zwingend beizulegen. Es wird außerdem zur Umsetzung von Art. 5 k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 geprüft, inwieweit Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der genannten Vorschrift aufweisen, unmittelbar als Bieter auftreten oder mittelbar, mit mehr als 10 % gemessen am Auftragswert, als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung der Eignungsnachweise an dem Vergabeverfahren / dem zu vergebenden Auftrag beteiligt sind / sein werden. Dazu hat der Bieter entsprechend des Formblattes "Eigenerklärung zur Beteiligung russischer Unternehmen am Vergabeverfahren / Auftrag" eine Erklärung abzugeben. Sofern die gegenständliche Erklärung - auch nach einer diesbezüglich ggf. erfolgenden Nachforderung - durch einen Bieter nicht abgegeben wird oder durch einen Bieter erklärt wird, dass ein Russland-Bezug im Sinne der genannten Vorschrift besteht, kann der öffentliche Auftrag nicht an diesen Bieter vergeben werden. 2. Die Einreichung/Abgabe der Angebote hat mithilfe elektronischer Mittel über die E-Vergabeplattform "Deutsches Vergabeportal" zu erfolgen (Art der akzeptierten elektronischen Angebote: Elektronisch in Textform, Elektronisch mit fortgeschrittener elektronischer Signatur, Elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur). In diesem Zusammenhang ist das den Vergabeunterlagen beiliegende Dokument "Information nach § 11 Abs. 3 VgV zum Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren" zu beachten. Es wird weiterhin darauf hingewiesen, dass ein elektronisch übermitteltes Angebot alle geforderten Dokumente, Anlagen, Formblätter, Nachweise, Prospekte etc. enthalten muss (siehe u.a. Punkt 3.1.1. der Angebots- und Bewerbungsbedingungen). 3. Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in ihrem Angebot (im Formblatt F2) sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind zudem hinsichtlich der in diesem Fall einzureichenden Eignungsnachweise und sonstigen Erklärungen die Festlegungen unter Punkt B.4 und B.5 der "Hinweise zum Vergabeverfahren und Leistungsbeschreibung" zu beachten. 4. Eine Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer ist nicht ausgeschlossen. Der Bieter hat jedoch mit der Abgabe des Angebotes Art und Umfang der Leistungen bzw. die Teile des Auftrags anzugeben, die er an Unterauftragnehmer zu übertragen beabsichtigt und - sofern für den Bieter im Rahmen der Angebotsabgabe zumutbar, d.h. nicht zwingend - die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen (Formblatt F3-A). Darüber hinaus hat der Bieter erst nach einer vor der Zuschlagserteilung ggf. erfolgenden, diesbezüglichen Aufforderung des Auftraggebers, unter Einhaltung der mitgeteilten Frist zum einen die Unterauftragnehmer verbindlich zu benennen und zum anderen nachzuweisen, dass Ihm die erforderlichen Mittel der benannten Unterauftragnehmer tatsächlich zur Verfügung stehen (beispielsweise durch Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers gegenüber dem Bieter); Vgl. § 36 Abs. 1 S. 2 VgV. Des Weiteren hat der Bieter auf Anforderung des Auftraggebers nachzuweisen, dass keine Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers / der Unterauftragnehmer vorliegen; dazu hat der Bieter für den / die Unterauftragnehmer das Formblatt F6 nachzureichen, mit dem die Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB und weiteren spezialgesetzliche Ausschlussgründen erbracht wird. 5. Weitere Hinweise zum Nachweis der Eignung: Für ausländische Bieter ist der Nachweis der Eignung auch durch amtliche Bescheinigungen gleichwertiger Art möglich. Nachweise in anderer als in deutscher Sprache sind mit einer beglaubigten Übersetzung abzugeben. 5. Bindefrist des Angebots: Das Angebot muss gültig bleiben bis 28.06.2024.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Zur Überprüfung des Vergabeverfahrens kann ein Nachprüfungsantrag bei der benannten Überprüfungsstelle (1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen) gestellt werden, solange ein wirksamer Zuschlag noch nicht erteilt worden ist. Der Antrag ist unzulässig, soweit (1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, (Das Vorstehende gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.) Bezüglich aller verspätet oder überhaupt nicht gerügten Verstöße ist der Bieter präkludiert.