SAP EHS 2024

Kurze Beschreibung

Beschaffung von SAP Beratungs- und Unterstützungsleistung im Umfeld ARBEITSSICHERHEIT für die IT-Organisationseinheit der GV der MPG in Form eines EVB-IT Dienstvertrages.

Beschreibung der Beschaffung

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Gegenstand des Vergabeverfahrens sind der Aufbau und die Anpassung eines SAP EHS on S/4HANA Systems Kapitel 5.3) und der Umstieg (Migration) von einem bestehenden SAP EHS Classic System auf ein neues SAP EHS on S/4HANA System.
Dies beinhaltet den Aufbau, die Konfiguration, und die Anpassung eines EHS on S/4HANA On-Premises und eines SAP-Instandhaltung (Plant Maintenance - PM on S/4HANA On-Premises Systems. Weitere Inhalte sind Softwareerstellung/Programmierung sowie Beraterleistung, um die Systeme an die Bedürfnisse der MPG anzupassen (siehe dazu Kapitel 5).

Mit dem hier gegenständlichen Verfahren zum Aufbau und zur Anpassung 5.3 der EHS und EAM/PM on S/4HANA Systeme, sowie BTP (im Umfeld "Arbeitssicherheit"), sucht die MPG qualifizierte, erfahrene Berater für die Bewältigung. Die Einrichtung und Anpassung der EHS und EAM/PM on S/4HANA Systeme, sowie die benötigten Dienstleistungen hierzu sollen nach Zuschlag beginnen und bis zur geplanten Fertigstellung zur Verfügung gestellt werden.

Die Leistung ist dabei je Rolle zu erbringen wie folgt:
9 unterschiedliche Rollen, insgesamt 20 Mitarbeiterprofile, die von insgesamt 5 bis 9 Mitarbeitern ausgeführt werden sollen.
• Projektmanager
• Schnittstellenexperte
• Berater "EHS on S/4HANA"
• Berater "SuccessFactors, OM, und HCM"
• Berater "SAP Instandhaltung (EAM/PM)"
• Berater "SAP Launchpad"
• Applikationsentwickler "SAP EHS on S/4HANA"
• Applikationsentwickler "SAP SuccessFactors, OM, und HCM"
• Applikationsentwickler "SAP Instandhaltung (EAM/PM)"
Es können Rollen in Personalunion ausgeführt werden. Bei der Vertretung muss jedoch be-achtet werden, dass eine Person, die bereits mehrere Rollen in Personalunion ausübt, nicht zusätzlich mehrere Rollen parallel vertritt. Keine Person darf mehr als drei Rollen besetzen.
Für die Rollen muss es eine klare Stellvertreterregelung innerhalb dieses Teams geben.

Für die Leistungserbringung sind die in Kapitel 4.3.3 beschriebenen Kompetenzen und Qualifikationen erforderlich und anzubieten. Hierzu wird ein EVB-IT Dienstvertrag mit dem Auftragnehmer geschlossen.

Transition: Transition-Out von ca. drei (3) Monaten v. 01.07.2028 bis 30.09.2028 (s. auch Kap. 5.8).

Zusätzliche Informationen

Vertraulichkeit der VU/NDA - Teile der Vergabeunterlage werden den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 09) übersendet. Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig. Nach Erhalt und Prüfung der Erklärung werden die o. g. vertraulichen Informationen (Anlage 10 a-u sowie Anlage 11 a,b) elektronisch über das Vergabeportal übermittelt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote, die diese Selbstverpflichtungserklärung nicht abgegeben haben und denen dadurch die vertraulichen Anlagen (Nr. 10 und 11) nicht vorlagen, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden!
Siehe dazu Vergabeunterlage - Selbstverpflichtung Vertraulichkeit (Kapitel 1.5.2)

Selbstausführungsgebot - Aufgrund der unter anderem in Kapitel 4.3.3.1 der Vergabeunterlagen beschriebenen Wichtigkeit (dies zeigt sich nicht zuletzt schon an der - im Vergleich zu den anderen Rollen - mit deutlich höheren Anzahl der in den Wettbewerb gestellten Personentage der Tätigkeit des/der Applikations-entwickler*in SAP EHS on S/4HANA sowie des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA, macht der Auftraggeber im Hinblick auf eben diese Tätigkeitsfelder und damit auf das gesamte Aufgabenspektrum des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA und des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA von der MÖGLICHKEIT DES § 47 Abs. 5 VgV Gebrauch. Somit schreibt der Auftraggeber vor, dass die Rollen des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA und des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA stets vom Bieter selbst oder im Falle einer Bieter-gemeinschaft von einem Teilnehmenden der Bietergemeinschaft ausgeführt werden muss (s. dazu VU KAp. 2.2.3).

Beschreibung der Optionen

Die Vertragslaufzeit beträgt mindestens zwei (2) Jahre (Basisvertragslaufzeit) ab Leistungsbeginn abgeschlossen (01.10.2024 bis 30.09.2026). Die Maximallaufzeit beträgt vier (4) Jahre (Maximal-laufzeit). Der Vertrag endet damit spätestens mit Ablauf 30.09.2028.
Die Parteien verzichten 24 Monate ab Leistungsbeginn bis zum 30.09.2026 auf ordentliche Kündi-gungsrechte gem. Ziffer 15.2 EVB-IT Dienstleistungs-AGB (Mindestvertragslaufzeit).
Zum bzw. nach Ablauf der Mindestvertragsdauer steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von 3 Monaten zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber von seinem Kündi-gungsrecht keinen Gebrauch, verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Mona-te bis hin zur Maximallaufzeit. Mit Erreichen der Maximallaufzeit endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Details zur Kündigung ergeben sich aus Anlage 1.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!

Kap. 3.4.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [EK-01]
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 1 "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt.

Die Angaben müssen vollständig erfolgen und die Fragen vollständig beantwortet werden. Auf die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB wird hingewiesen. Hat der Bieter entsprechende Selbstreinigungsmaßnahmen ergriffen, sind diese ebenfalls auf gesondertem Dokument darzustellen.
Die Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sind zwingend von jedem Unternehmen (d.h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft sowie von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft) mit dem Angebot einzureichen (vgl. bei BLOSSEM SUBunternehmer allerdings Kapitel 3.2.2).

Hinweis auf Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Bei einem Auftragswert von 30.000 Euro oder höher ist der Auftraggeber ver-pflichtet, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister einzuholen.
Im Falle einer Selbstreinigung bitte formlos die Nachweise nach § 125 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, Nr. 2 und Nr. 3 GWB darstellen.


Folgende in Kapitel 3.4.2 geforderten Angaben und Nachweise zum Wirtschaftsteilnehmer und über die Befähigung zur Berufsausübung sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.

Kap. 3.4.2.1 Unternehmensdarstellung [EK-02-A]
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungs-jahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, ei-nes kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
• sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; An-gaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.

Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.

Kap. 3.4.2.2 Berufs- und Handelsregistereintragung [EK-03-A]
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bieter die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot einzureichen.
Soweit nichts Anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Kap. 3.4.3.1 Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung [EK-04-A]
Gefordert wird das Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:
• für Personenschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
• für Sach- und Vermögensschäden mindestens 1 Mio. EUR (einfach maximiert)
Der Auftraggeber akzeptiert hierfür eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen und Maximierungen oder eine spezifische Projektdeckung (bei Projektversicherung/Excedentendeckung genügt eine 1-fache Maximierung für alle Schäden).

Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 "Haftpflichtversicherung" erklären, dass er über eine entsprechende Haftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt bzw. eine diesen Anforderungen entsprechende Deckung im Zuschlagsfall vor Leistungsbeginn abschließen wird.

Hinweise:
Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.

Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.

Kap. 3.4.3.2 Umsatzdarstellung [EK-05-A]
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklä-rung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
• den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich "SAP EHS-Beratung, Implementierung und Entwicklungsservices" (EK-06-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021 - 2023) abzuge-ben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Wenn für das letzte Jahr noch keine ab-schließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzuge-ben und entsprechend zu kennzeichnen.

Mindestanforderung:
Hinsichtlich der geforderten Umsatzzahlen (für jedes einzelne Jahr) gelten folgende Mindestan-forderungen, bei deren Nichterfüllung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden:

• Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A): 6 Millionen EUR (6.000.000,00 €)
• spezifischer Jahresumsatz im Bereich "SAP-EHS Beratung, Implementierung und Entwick-lungsservices" (EK-06-A): 3 Millionen EUR (3.000.000,00 €)

Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!

Der Bieter hat hierzu entsprechend jeweils mindestens eine Referenz in Bezug auf die nachfol-gend genannten Leistungsbereiche anzugeben.

Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
• Leistungsempfangende inklusive Kontaktdaten;
• Angaben zum Auftragszeitraum;
• aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter selbst erbracht hat,
• Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert und zeitlicher Umfang).

Es werden dabei insgesamt mind. zwei (2) Referenzen über folgende Leistung gefordert (= Min-destanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
a) Mind. eine (1) Referenz "SAP PROJEKT" abgeschlossenes Projekt oder abgeschlos-sener Auftrag im Bereich von SAP Beratung, Implementierung und Entwicklungsser-vices im SAP S/4HANA Umfeld

Das Referenzprojekt (Mindestbedingungen für die Wertbarkeit der Referenz) darf:
o mit dem Projekt-/Auftragsstart nicht länger als fünf Jahre vor der Auftrags-bekanntmachung für dieses Verfahren zurückliegen
o nicht weniger als 3.000 PT Gesamtvolumen gehabt haben
o Referenzprojekt muss sich im produktiven Betrieb (mindestens 6 Monate) bewährt haben

b) Mind. eine (1) Referenz "SAP EHS PROJEKT" abgeschlossenes Projekt oder abge-schlossener Auftrag im Bereich von SAP EHS Beratung, Implementierung und Ent-wicklungsservices im SAP S/4HANA Umfeld

Das Referenzprojekt (Mindestbedingungen für die Wertbarkeit der Referenz) muss:
o mit dem Projekt-/Auftragsstart nicht länger als vier Jahre vor der Auftragsbe-kanntmachung für dieses Verfahren zurückliegen
o nicht weniger als 1.000 PT Gesamtvolumen gehabt haben
o Referenzprojekt muss sich im produktiven Betrieb (mindestens 6 Monate) be-währt haben

Dabei ist es nicht möglich, eine Referenz zum Nachweis verschiedener erbrachter Leistungen ge-mäß der vorgenannten Punkte a) und b) zu benennen, sondern die Projekte müssen verschieden voneinander sein.

Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen und auf dem Formblatt entspr. anzuge-ben, welcher Nachweis damit erbracht werden soll. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat - neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 6 "Unterneh-mensreferenzen" - unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5) ergänzend auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen (die jeweils erbrachten Leistungen sind darzustel-len).

Im Falle einer Bietergemeinschaft werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zu-sammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Re-ferenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgeleg-ten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die Mindestanforderung erfüllen.
Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen.

Vertraulichkeit der VU/NDA - Teile der Vergabeunterlage werden den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 09) übersendet. Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig. Nach Erhalt und Prüfung der Erklärung werden die o. g. vertraulichen Informationen (Anlage 10 a-u sowie Anlage 11 a,b) elektronisch über das Vergabeportal übermittelt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote, die diese Selbstverpflichtungserklärung nicht abgegeben haben und denen dadurch die vertraulichen Anlagen (Nr. 10 und 11) nicht vorlagen, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden!
Siehe dazu Vergabeunterlage - Selbstverpflichtung Vertraulichkeit (Kapitel 1.5.2)

Selbstausführungsgebot - Aufgrund der unter anderem in Kapitel 4.3.3.1 der Vergabeunterlagen beschriebenen Wichtigkeit (dies zeigt sich nicht zuletzt schon an der - im Vergleich zu den anderen Rollen - mit deutlich höheren Anzahl der in den Wettbewerb gestellten Personentage der Tätigkeit des/der Applikations-entwickler*in SAP EHS on S/4HANA sowie des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA, macht der Auftraggeber im Hinblick auf eben diese Tätigkeitsfelder und damit auf das gesamte Aufgabenspektrum des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA und des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA von der MÖGLICHKEIT DES § 47 Abs. 5 VgV Gebrauch. Somit schreibt der Auftraggeber vor, dass die Rollen des/der Applikationsentwickler*in SAP EHS on S/4HANA und des/der Berater*in SAP EHS on S/4HANA stets vom Bieter selbst oder im Falle einer Bieter-gemeinschaft von einem Teilnehmenden der Bietergemeinschaft ausgeführt werden muss (s. dazu VU KAp. 2.2.3).

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des
ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.