Stundenplanungs-Software

Universität Bielefeld

Die Medizinische Fakultät OWL an der Universität Bielefeld befindet sich seit Ihrer Gründung im Oktober 2018 in einer Phase des ambitionierten Aufbaus und der Expansion. Mit einem geplanten Anstieg der Studierendenzahlen von 60 auf 300 pro Jahr ab dem Wintersemester 2025 und der Integration von drei führenden Kliniken - dem Klinikum Bielefeld, dem Evangelischen Klinikum Bethel (EvKB) und dem Klinikum Lippe (Detmold/Lemgo) - in den Verbund, stehen wir vor bedeutenden Herausforderungen und Chancen. In Bielefeld wird mit Blick auf die neue Approbationsordnung, die derzeit im Referentenentwurf vorliegt, und die damit einhergehenden Herausforderungen vorausschauend ein themen-zentriertes Z-Curriculum in Modulen unterrichtet. Diese themen-zentrierte Ausrichtung ermöglicht eine frühzeitige Einführung der klinischen Fächer, einschließlich des Unterrichts am Krankenbett, und fördert eine tiefgreifende interprofessionelle Zusammenarbeit. Die Fächer tauchen in mehreren Modulen auf, was eine thematische Verzahnung auf der Ebene einzelner Veranstaltungen erforderlich macht, um den Studierenden einen roten Faden über die Lehrveranstaltungen zu bieten. Diese Struktur wird durch die inhaltliche "Grobgliederung" eines Moduls erleichtert, die thematisch Veranstaltungen in Blöcken zusammenfassen und so Engpässe in Personal- und Raumressourcen effizient adressieren. In diesem Kontext suchen wir nach einem Softwareanbieter, der eine innovative, flexible und intuitive Stundenplanungslösung, die bereits im Einsatz ist, anbieten kann. Diese Lösung sollte nicht nur die logistischen und organisatorischen Herausforderungen einer wachsenden Fakultät bewältigen, sondern auch die Integration und Kooperation mit unseren Klinikpartnern unterstützen, die eine kleingruppenbasierte Abwicklung des Unterrichts optimiert. Ziel ist es, eine Plattform zu schaffen, die eine nahtlose Planung und Durchführung von Lehrveranstaltungen ermöglicht, die Zugänglichkeit und den Austausch von Lehrmaterialien vereinfacht und eine Umgebung fördert, die der individuellen Entwicklung und dem Wohlbefinden der Studierenden dient. Im Rahmen dieses Auftrags muss die Software bestimmte Anforderungen erfüllen und Funktionen abbilden, um die Verwaltung der akademischen Verfahren zu unterstützen. Die nachfolgenden Abschnitte erläutern die wichtigsten Anforderungen, differenziert nach Pflicht und optionalen Funktionen und legen den gewünschten Leistungsumfang in Form einer strukturierten tabellarischen Übersicht dar. Dabei sind die Anforderungen in die beiden Kategorien "Pflicht" und "Option" unterteilt. Die optionalen Punkte sind nach einer Skala von 1 bis 10 (aufsteigende Wichtigkeit) bewertet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-12-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-11-05.

Wer?

• Universität Bielefeld

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Detmold › Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-11-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Stundenplanungs-Software
Referenznummer: 702-2024-30
Kurze Beschreibung:
“Die Medizinische Fakultät OWL an der Universität Bielefeld befindet sich seit Ihrer Gründung im Oktober 2018 in einer Phase des ambitionierten Aufbaus und...”

Kurze Beschreibung

Die Medizinische Fakultät OWL an der Universität Bielefeld befindet sich seit Ihrer Gründung im Oktober 2018 in einer Phase des ambitionierten Aufbaus und der Expansion. Mit einem geplanten Anstieg der Studierendenzahlen von 60 auf 300 pro Jahr ab dem Wintersemester 2025 und der Integration von drei führenden Kliniken - dem Klinikum Bielefeld, dem Evangelischen Klinikum Bethel (EvKB) und dem Klinikum Lippe (Detmold/Lemgo) - in den Verbund, stehen wir vor bedeutenden Herausforderungen und Chancen.
In Bielefeld wird mit Blick auf die neue Approbationsordnung, die derzeit im Referentenentwurf vorliegt, und die damit einhergehenden Herausforderungen vorausschauend ein themen-zentriertes Z-Curriculum in Modulen unterrichtet. Diese themen-zentrierte Ausrichtung ermöglicht eine frühzeitige Einführung der klinischen Fächer, einschließlich des Unterrichts am Krankenbett, und fördert eine tiefgreifende interprofessionelle Zusammenarbeit. Die Fächer tauchen in mehreren Modulen auf, was eine thematische Verzahnung auf der Ebene einzelner Veranstaltungen erforderlich macht, um den Studierenden einen roten Faden über die Lehrveranstaltungen zu bieten. Diese Struktur wird durch die inhaltliche "Grobgliederung" eines Moduls erleichtert, die thematisch Veranstaltungen in Blöcken zusammenfassen und so Engpässe in Personal- und Raumressourcen effizient adressieren.
In diesem Kontext suchen wir nach einem Softwareanbieter, der eine innovative, flexible und intuitive Stundenplanungslösung, die bereits im Einsatz ist, anbieten kann. Diese Lösung sollte nicht nur die logistischen und organisatorischen Herausforderungen einer wachsenden Fakultät bewältigen, sondern auch die Integration und Kooperation mit unseren Klinikpartnern unterstützen, die eine kleingruppenbasierte Abwicklung des Unterrichts optimiert. Ziel ist es, eine Plattform zu schaffen, die eine nahtlose Planung und Durchführung von Lehrveranstaltungen ermöglicht, die Zugänglichkeit und den Austausch von Lehrmaterialien vereinfacht und eine Umgebung fördert, die der individuellen Entwicklung und dem Wohlbefinden der Studierenden dient.
Im Rahmen dieses Auftrags muss die Software bestimmte Anforderungen erfüllen und Funktionen abbilden, um die Verwaltung der akademischen Verfahren zu unterstützen. Die nachfolgenden Abschnitte erläutern die wichtigsten Anforderungen, differenziert nach Pflicht und optionalen Funktionen und legen den gewünschten Leistungsumfang in Form einer strukturierten tabellarischen Übersicht dar. Dabei sind die Anforderungen in die beiden Kategorien "Pflicht" und "Option" unterteilt. Die optionalen Punkte sind nach einer Skala von 1 bis 10 (aufsteigende Wichtigkeit) bewertet.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 702-2024-30
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Software zur Stundenplanung für den Studiengang Humanmedizin in Deutschland muss die aktuellen Anforderungen der Approbationsordnung 2002 und die...”

Beschreibung der Beschaffung

Die Software zur Stundenplanung für den Studiengang Humanmedizin in Deutschland muss die aktuellen Anforderungen der Approbationsordnung 2002 und die erwarteten Änderungen der Studienordnung 2024 erfüllen. Sie sollte bereits an medizinischen Fakultäten erprobt sein und mindestens drei Referenzen von Institutionen vorweisen, die Informationen über den Einsatz, die Dauer und die Studierendenzahlen liefern.

Die Software muss verschiedene Veranstaltungsformate und Gruppengrößen unterstützen, darunter Kleinstgruppenunterricht, Seminare und Vorlesungen, ohne zeitliche Überschneidungen. Überbuchungen sollen manuell möglich sein. Zudem muss sie in der Lage sein, unterschiedliche Studienordnungen gleichzeitig zu verarbeiten und curriculare Anpassungen darzustellen.

Ein wichtiges Merkmal ist die Verwaltung von Modulen, die sich über mehrere Semester erstrecken können. Die Software soll Modulrotationen ermöglichen, um eine optimale Ressourcennutzung in Kliniken zu erreichen. Die Stundenplanung muss auf Basis vorgegebener Parameter wie Kapazitäten, Zeitverfügbarkeit und Sperrzeiten optimiert werden. Besondere Anforderungen gelten für den Unterricht am Krankenbett, der mit einer begrenzten Anzahl an Studierenden stattfinden muss.

In der Planungsphase müssen Konfliktwarnungen ausgegeben werden, und die Software sollte eine automatisierte Raum- und Terminzuweisung unterstützen. Die Stundenpläne müssen ohne Überschneidungen erstellt werden, wobei auch die Verfügbarkeit von Lehrenden und Räumen berücksichtigt werden muss. Zudem sollten Studierende in der Lage sein, sich selbst für Kurse anzumelden und ihre Stundenpläne individuell zu gestalten.

Die Software sollte sowohl digitale als auch hybride Veranstaltungen verwalten können und den Import bewährter Planungsdaten aus früheren Semestern ermöglichen. Des Weiteren ist es wichtig, dass Lehrkoordinator*innen Lehrende und Räume nachträglich erfassen können. Für Studierende mit Betreuungsaufgaben sollen spezielle Einstellungen zur Anpassung des Stundenplans bereitgestellt werden.

Die Benutzeroberfläche muss benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet sein, mit kontextbezogenen Hilfetexten für verschiedene Nutzergruppen. Eine effektive Zugriffssteuerung ist erforderlich, um sensible Daten zu schützen. Regelmäßige Updates und technischer Support sind notwendig, um die Software aktuell zu halten. Die Sicherheit der Datenübertragung ist durch TSL/SSL-Verschlüsselung zu gewährleisten, und alle Daten sollen in einem hochsicheren Rechenzentrum gespeichert werden.

Die Anwendung muss barrierefrei sein und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine umfassende Schulung für die Nutzer ist vorgesehen, um den Umgang mit der Software zu erleichtern. Der Anbieter soll während der Test- und Einführungsphase Support bieten, und ein Ticket-System für Störungsmeldungen ist vorgesehen.

Zusammengefasst soll die Software eine flexible, effiziente und benutzerfreundliche Lösung zur Stundenplanung für den Studiengang Humanmedizin bieten, die alle relevanten Anforderungen erfüllt und eine hohe Daten- und Betriebssicherheit gewährleistet.

Zusätzliche Informationen:
“#Besonders geeignet für:freelance#”
Ort der Leistung: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer des Qualifizierungssystems
Unbestimmte Dauer ✅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 0
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Für etwaige Softwarenapassungen wie einer weiteren Schnittstelle wird ein Kontingent von 7 Tagen vereinbart. Die Leistung erfolgt auf Abruf. Der...”
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Beschreibung
Postanschrift: Universität Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Stadt: Bielefeld
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-06 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-12-06 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): nur elektronisch
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 35
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-12-06 11:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:
“nur elektronisch”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-11-25 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen vor, gemäß § 56 Abs. 2 bis 5 VgV vorzugehen. Danach können...”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Sonstiges: Die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. Hinweis 1: Die Universität Bielefeld ist als öffentliche...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Eignung zur Berufsausübung: - Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB: Eigenerklärung Ausschlussgründe. Das Formular im Anhang 521 EU ist zu verwenden”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Bei Bietergemeinschaften: - unterschriebene Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung Formular 531 Bei...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Einzureichende Unterlagen: - ausgefüllte und unterschriebene Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO inkls. TOMs (mit dem Angebot vorzulegen) - ausgefüllter und...”
Bedingungen für die Teilnahme
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität Bielefeld
Nationale Registrierungsnummer: 1df479d0-81c4-4448-8be6-e799c5d6c0ee
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Postleitzahl: 33615
Postort: Bielefeld
Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung
E-Mail: it-bedarfe@uni-bielefeld.de 📧
Telefon: +49 5211062437 📞
Fax: +49 5211064079 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4RY1V3EZNEV/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4RY1V3EZNEV 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4RY1V3EZNEV 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4RY1V3EZNEV Soweit Unklarheiten bestehen, können entsprechende Bieterfragen gestellt werden. Das gilt auch für sonstige Fragen,...”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 6d713963-7b13-43ac-bcc6-cc6a241dfec7
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 2514111604 📞
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 216-675006 (2024-11-05)

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