Unterstützende Dienstleistung bei dem Projekt- und Finanzmanagement des Interreg B Ostseeprojektes H2-Derivatives@BalticSeaPorts

Kurze Beschreibung

Gemeinsam mit Mitgliedsunternehmen sowie Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung beteiligt sich HHM mittels der Projektabteilung an Ausschreibungen für EU- und national geförderte Projekte, in denen aktuelle Themen der Verkehrspolitik sowie Optimierungsmöglichkeiten bei Transport- und Umschlagprozessen erarbeitet werden.
Hierbei involviert HHM seine Mitgliedsunternehmen in Förderanträgen und tritt als Konsortialführer in Projekten z.B. innerhalb des Interreg B Nordsee- und Ostsee Programms sowie im Interreg C Europa Programm auf.
Anlass der Ausschreibung ist der Bedarf an Unterstützungsleistung für das Projekt- und Finanzmanagement im Interreg B Ostseeprogramm Projekt „H2-Derivatives@BalticSeaPorts“ (H2Deri@BSP).
Gemeinsam mit Mitgliedsunternehmen sowie Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung beteiligt sich HHM mittels der Projektabteilung an Ausschreibungen für EU- und national geförderte Projekte, in denen aktuelle Themen der Verkehrspolitik sowie Optimierungsmöglichkeiten bei Transport- und Umschlagprozessen erarbeitet werden.
Hierbei involviert HHM seine Mitgliedsunternehmen in Förderanträgen und tritt als Konsortialführer in Projekten z.B. innerhalb des Interreg B Nordsee- und Ostsee Programms sowie im Interreg C Europa Programm auf.
Anlass der Ausschreibung ist der Bedarf an Unterstützungsleistung für das Projekt- und Finanzmanagement im Interreg B Ostseeprogramm Projekt „H2-Derivatives@BalticSeaPorts“ (H2Deri@BSP). Entsprechend wird vom zukünftigen Auftragnehmer fachkundige Leistung für das Projekt- und Finanzmanagement des Interreg B Ostseeprogramm Projekts „H2Deri@BSP“ erwartet.
Im Einzelnen sollen die folgenden Leistungen erbracht werden:
1. Projektkoordination, darunter:
1.1 Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber (wöchentlicher Jour-Fix, physisch oder digitale Online-Meetings nach einvernehmlicher Abstimmung)
1.2 Erstellung eines detaillierten Work Plan, inkl. Gantt-Diagramm für alle Projektpartner zum Projektbeginn sowie Fortschrittskontrolle und ggf. Anpassung des Work-Plans.
1.3 Durchführungsplanung für das Projekt und die stetige Projektfortschrittskontrolle in enger Abstimmung mit dem WP-Leadern
1.4 Projektsekretariat für den Auftraggeber (Lead Partner), insb. mit folgenden Aufgaben (Unterpunkte a) - d):
1.4-a) Schnittstelle zwischen dem Lead Partner, den Partnern und dem Fördermittelgeber (INTERREG B Baltic Sea Region Programme Joint Secretariat)
1.4-b) Abwicklung der „Clarifications“ des Fördermittelgebers in der Vertragsschließungs-, Implementierungs- und Projektabschlussphase
1.4-c) Koordination, Aufbereitung und Zurverfügungstellung weiterer Informationen an den Fördermittelgeber auf dessen Nachfrage (z.B. zu „Beneficial Owners“ der Projektpartner, „State-Aid“-Fragen oder „BAMOS+“ Meldungen)
1.4-d) Laufende Information und Beratung der Partner
1.5 Steuerung der Arbeitsgruppen in Zusammenarbeit mit den inhaltlichen Verantwortlichen für die einzelnen Arbeitspaketen und Aktivitäten
1.6 Dienstleistungsfunktion für die internationale Projektlenkungsgruppe („project steering group“), insbesondere: Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Dokumentation der halbjährlichen Besprechungen
1.7 Dienstleistungsfunktion für das internationale Project Advisory Board (representing client’s perspective)
1.8 Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Dokumentation von internationalen Partnertreffen
1.9 Erstellung der halbjährlichen Fortschrittsberichte für den Fördermittelgeber
2. Finanzmanagement, darunter:
2.1 Aufbau und Kontrolle der projektinternen Buchführung
2.2 Entwicklung und Bereitstellung von projektspezifischen Abrechnungsvorlagen
2.3 Erstellen der Finanzberichte auf Projektebene
2.4 Kontinuierliche Dokumentation der Finanzen entsprechend dem Ausgabenplan
2.5 Eröffnung und Betreuung eines Treuhandkontos für die Projektbezogenen Ausgaben und Einnahmen
2.6 Regelmäßige, mindestens vierteljährliche Abstimmung der finanziellen Abwicklung mit dem Auftraggeber auf Basis des im Projekt entwickelten Finanzabwicklungssystems
2.7 Detaillierte Budget- und Finanzplanung für das Projekt inkl. Budgetüberwachung und -anpassung
2.8 Informationsaufbereitung und –bereitstellung über zu berücksichtigende Rahmenbedingungen im Bereich der Finanzabwicklung (so genannte „Programme Rules“).
2.9 Beratung und Begleitung der Projektpartner in projektbezogenen Finanzfragen, einschließlich der First-Level-Controls
2.10 Informationsblöcke und individuelle Beratungen in Verbindung mit den Partnertreffen
2.11 Budgetüberwachung und –anpassung, ggf. Bearbeitung von Rückforderungen durch das Förderprogramm oder den Projektleiter auch über die Vertragslaufzeit hinaus
2.12 Unterstützung bei Second-Level-Prüfungen (diese können auch lange nach Projektabschluss auftreten)
3. Weitere Bedingungen an den zukünftigen Auftragnehmer:
Mitunter sind schnelle Reaktionen erforderlich, die wiederum die kurzfristige Verfügbarkeit relevanter Aussagen und Daten erfordern.
Die Projektsprache ist Englisch und muss somit zwingend in der Kommunikation und Dokumentation beachtet werden. Der Auftraggeber sitzt in Hamburg (Deutschland), insofern sind zusätzlich gute deutsche Sprachkenntnisse erwünscht.
Das Projekt wird über einen Zeitraum von mehr als drei Jahren umgesetzt, für die ein höchstmögliches Maß an Kontinuität für das Projektmanagement erforderlich ist. Vor diesem Hintergrund spielt die kommerzielle Stabilität, die Unternehmensgröße, die Marktpräsenz und die Mitarbeiteranzahl des zukünftigen Auftragnehmers bei der abschließenden Bewertung der Leistungsangebote eine Rolle.
Die Leistungserbringung ist unverzüglich nach Vertragsunterzeichnung aufzunehmen und endet mit der letzten finanziellen Transaktion. Dies kann weit nach dem Projektende der Fall sein. Der Auftragnehmer steht bei evtl. angesetzten Second- oder Third- Level Prüfungen zur Verfügung (Audits).

Zusätzliche Informationen

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
https://www.hafen-hamburg.de/de/ausschreibungen/unterstuetzende-dienstleistung-bei-dem-projekt-und-finanzmanagement-des-interreg-ostseeprojektes-h2-derivatives-balticseaports

Zusätzliche Informationen

Es sind die im INTERREG B Baltic Sea Region Programme geforderten Fortschrittsberichte auf Projektebene (finanz- und aktivitätsbezogen) mit dem Auftraggeber abzustimmen und termingerecht beim Fördermittelgeber Joint Secretariat (JS) des Baltic Sea Region Programmes einzureichen. Folgende Termine für insgesamt sechs Fortschrittsberichte sind unbedingt einzuhalten:
Periode 1 - 01.10.2025 |
Periode 2 - 01.04.2026 |
Periode 3 - 01.10.2026 |
Periode 4 - 01.04.2027 |
Periode 5 - 01.10.2027 |
Periode 6 - 01.06.2028 |
Auszüge des genehmigten Projektantrags können unter Wahrung der Vertraulichkeit bei der Ausschreibungsstelle (Hafen Hamburg Marketing e.V, Stefan Breitenbach) angefordert werden.
Sie dürfen nur für die Angebotsausarbeitung und bei Auftragsvergabe auch für die Auftragsabwicklung verwendet werden. Sämtliche Unterlagen dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt. Diese sind unter folgendem Link abrufbar:
https://www.hafen-hamburg.de/de/ausschreibungen/unterstuetzende-dienstleistung-bei-dem-projekt-und-finanzmanagement-des-interreg-ostseeprojektes-h2-derivatives-balticseaports
Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird darauf hingewiesen, dass die Möglichkeit besteht, bei der zuständigen Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren gemäß den §§ 107 f. GWB einzuleiten.
Zuständige Vergabekammer:
Vergabekammer bei der Finanzbehörde, Interner Service und Steuerung Vergabekammer (Abt. 14),
Postanschrift: Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg, Deutschland.
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de | Telefon: +49 40428231690 | Fax: +49 40427923080.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn erkannte oder erkennbare Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht binnen 10 Kalendertagen gegenüber Hafen Hamburg Marketing e.V. gerügt werden. Ohne Rüge kann ein Bieter oder Bewerber sich auf diesen Verstoß nicht mehr berufen. Ebenfalls ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 10 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung von Hafen Hamburg Marketing e.V., einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird darauf hingewiesen, dass die Möglichkeit besteht, bei der bezeichneten Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren gemäß den §§ 107 f. GWB einzuleiten.
Es wird ausdrücklichdarauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn erkannte oder erkennbare Verstößegegen Vergabevorschriften nicht binnen 10 Kalendertagen gegenüber Hafen Hamburg Marketing e.V. gerügt werden.
Ohne Rüge kann ein Bieter oder Bewerber sich auf diesen Verstoß nicht mehr berufen. Ebenfalls ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 10 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung von Hafen Hamburg Marketing e.V., einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.