Beschreibung der Beschaffung
Gemeinsam mit Mitgliedsunternehmen sowie Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung beteiligt sich HHM mittels der Projektabteilung an Ausschreibungen für EU- und national geförderte Projekte, in denen aktuelle Themen der Verkehrspolitik sowie Optimierungsmöglichkeiten bei Transport- und Umschlagprozessen erarbeitet werden.
Hierbei involviert HHM seine Mitgliedsunternehmen in Förderanträgen und tritt als Konsortialführer in Projekten z.B. innerhalb des Interreg B Nordsee- und Ostsee Programms sowie im Interreg C Europa Programm auf.
Anlass der Ausschreibung ist der Bedarf an Unterstützungsleistung für das Projekt- und Finanzmanagement im Interreg B Ostseeprogramm Projekt „H2-Derivatives@BalticSeaPorts“ (H2Deri@BSP).
Gemeinsam mit Mitgliedsunternehmen sowie Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung beteiligt sich HHM mittels der Projektabteilung an Ausschreibungen für EU- und national geförderte Projekte, in denen aktuelle Themen der Verkehrspolitik sowie Optimierungsmöglichkeiten bei Transport- und Umschlagprozessen erarbeitet werden.
Hierbei involviert HHM seine Mitgliedsunternehmen in Förderanträgen und tritt als Konsortialführer in Projekten z.B. innerhalb des Interreg B Nordsee- und Ostsee Programms sowie im Interreg C Europa Programm auf.
Anlass der Ausschreibung ist der Bedarf an Unterstützungsleistung für das Projekt- und Finanzmanagement im Interreg B Ostseeprogramm Projekt „H2-Derivatives@BalticSeaPorts“ (H2Deri@BSP). Entsprechend wird vom zukünftigen Auftragnehmer fachkundige Leistung für das Projekt- und Finanzmanagement des Interreg B Ostseeprogramm Projekts „H2Deri@BSP“ erwartet.
Im Einzelnen sollen die folgenden Leistungen erbracht werden:
1. Projektkoordination, darunter:
1.1 Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber (wöchentlicher Jour-Fix, physisch oder digitale Online-Meetings nach einvernehmlicher Abstimmung)
1.2 Erstellung eines detaillierten Work Plan, inkl. Gantt-Diagramm für alle Projektpartner zum Projektbeginn sowie Fortschrittskontrolle und ggf. Anpassung des Work-Plans.
1.3 Durchführungsplanung für das Projekt und die stetige Projektfortschrittskontrolle in enger Abstimmung mit dem WP-Leadern
1.4 Projektsekretariat für den Auftraggeber (Lead Partner), insb. mit folgenden Aufgaben (Unterpunkte a) - d):
1.4-a) Schnittstelle zwischen dem Lead Partner, den Partnern und dem Fördermittelgeber (INTERREG B Baltic Sea Region Programme Joint Secretariat)
1.4-b) Abwicklung der „Clarifications“ des Fördermittelgebers in der Vertragsschließungs-, Implementierungs- und Projektabschlussphase
1.4-c) Koordination, Aufbereitung und Zurverfügungstellung weiterer Informationen an den Fördermittelgeber auf dessen Nachfrage (z.B. zu „Beneficial Owners“ der Projektpartner, „State-Aid“-Fragen oder „BAMOS+“ Meldungen)
1.4-d) Laufende Information und Beratung der Partner
1.5 Steuerung der Arbeitsgruppen in Zusammenarbeit mit den inhaltlichen Verantwortlichen für die einzelnen Arbeitspaketen und Aktivitäten
1.6 Dienstleistungsfunktion für die internationale Projektlenkungsgruppe („project steering group“), insbesondere: Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Dokumentation der halbjährlichen Besprechungen
1.7 Dienstleistungsfunktion für das internationale Project Advisory Board (representing client’s perspective)
1.8 Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Dokumentation von internationalen Partnertreffen
1.9 Erstellung der halbjährlichen Fortschrittsberichte für den Fördermittelgeber
2. Finanzmanagement, darunter:
2.1 Aufbau und Kontrolle der projektinternen Buchführung
2.2 Entwicklung und Bereitstellung von projektspezifischen Abrechnungsvorlagen
2.3 Erstellen der Finanzberichte auf Projektebene
2.4 Kontinuierliche Dokumentation der Finanzen entsprechend dem Ausgabenplan
2.5 Eröffnung und Betreuung eines Treuhandkontos für die Projektbezogenen Ausgaben und Einnahmen
2.6 Regelmäßige, mindestens vierteljährliche Abstimmung der finanziellen Abwicklung mit dem Auftraggeber auf Basis des im Projekt entwickelten Finanzabwicklungssystems
2.7 Detaillierte Budget- und Finanzplanung für das Projekt inkl. Budgetüberwachung und -anpassung
2.8 Informationsaufbereitung und –bereitstellung über zu berücksichtigende Rahmenbedingungen im Bereich der Finanzabwicklung (so genannte „Programme Rules“).
2.9 Beratung und Begleitung der Projektpartner in projektbezogenen Finanzfragen, einschließlich der First-Level-Controls
2.10 Informationsblöcke und individuelle Beratungen in Verbindung mit den Partnertreffen
2.11 Budgetüberwachung und –anpassung, ggf. Bearbeitung von Rückforderungen durch das Förderprogramm oder den Projektleiter auch über die Vertragslaufzeit hinaus
2.12 Unterstützung bei Second-Level-Prüfungen (diese können auch lange nach Projektabschluss auftreten)
3. Weitere Bedingungen an den zukünftigen Auftragnehmer:
Mitunter sind schnelle Reaktionen erforderlich, die wiederum die kurzfristige Verfügbarkeit relevanter Aussagen und Daten erfordern.
Die Projektsprache ist Englisch und muss somit zwingend in der Kommunikation und Dokumentation beachtet werden. Der Auftraggeber sitzt in Hamburg (Deutschland), insofern sind zusätzlich gute deutsche Sprachkenntnisse erwünscht.
Das Projekt wird über einen Zeitraum von mehr als drei Jahren umgesetzt, für die ein höchstmögliches Maß an Kontinuität für das Projektmanagement erforderlich ist. Vor diesem Hintergrund spielt die kommerzielle Stabilität, die Unternehmensgröße, die Marktpräsenz und die Mitarbeiteranzahl des zukünftigen Auftragnehmers bei der abschließenden Bewertung der Leistungsangebote eine Rolle.
Die Leistungserbringung ist unverzüglich nach Vertragsunterzeichnung aufzunehmen und endet mit der letzten finanziellen Transaktion. Dies kann weit nach dem Projektende der Fall sein. Der Auftragnehmer steht bei evtl. angesetzten Second- oder Third- Level Prüfungen zur Verfügung (Audits).