Unterstützungsleistungen für das Zentrale Informationsmanagement- und Analysesystem (ZIMAS)

Beschreibung der Beschaffung

Die Unterstützungsleistungen umfassen insbesondere folgende Aufgaben:

- Beratung für die Anwendung der eingesetzten Oracle-Software, sowohl auf Client-, als auch auf Serverseite
- Beratung bei der Lösung von speziellen Problemen (technisch / fachlich; client- / serverseitig)
- Beratung bei der Anpassung vorhandener Functions / Procedures / Packages
- Beratung über Produktzertifizierungen / Produkteinsatzmöglichkeiten / Modelllösungen / alternative Lösungen, Aufgabenkritik (Art und Workflow)
- Hilfestellungen bei Tests, Installation und Konfiguration der eingesetzten Oracle-Software, sowohl auf Client-, als auch auf Serverseite
- Unterstützung bei Migrationen, insbesondere migrationsstrategische Beratung
- Beratung und Mitarbeit bei der Administration, Datenbankentwicklung, Tuning und Auswertungserstellung
- Mitarbeit bei Problemlösungen
- Mitarbeit bei Teilprojekten zur Erschließung neuer Datenquellen
- Erstellung von Modelllösungen
- Systemberatung
- Dokumentation von fachlichen Entwicklungen
- Coaching von Mitgliedern des städtischen Entwicklungsteams
- Unterstützung bei Systemausfällen und Fehlerbeseitigung
- Beratung hinsichtlich leistungsoptimierter Serverkonfiguration bei Datenbanken und Auswertungswerkzeugen
- Beratung hinsichtlich neuer Marktentwicklungen für performante Datenverarbeitungsprozesse (ETL), sowie Prüfung möglicher Einsatzgebiete vor Ort
- Schulung des städtischen Entwicklungsteams (sowohl generische Standardseminare, als auch individuelle Workshops mit Bezug zur konkreten Entwicklungssituation im Statistischen Amt)

Hierfür soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden. Diese besitzt eine Laufzeit ab Zuschlag (frühestens aber zum 01.02.2025) von 4 Jahren. Der Auftraggeber kann den Vertrag jedoch gemäß Nr. 15.2 des EVB-IT Vertrages bereits und nur zum Ablauf des dritten Vertragsjahres ordentlich kündigen.

Insgesamt umfasst die zukünftige Rahmenvereinbarung geschätzt für die ersten drei Jahre 9.120 Personenstunden (Schätzmenge) und für das optionale vierte Jahr 3.040 Personenstunden (Schätzmenge). Der Höchstwert beträgt maximal 1.840.000,00 € zzgl. USt.

Zusätzliche Informationen

Schätzmenge der zukünftigen Rahmenvereinbarung:
Insgesamt umfasst die zukünftige Rahmenvereinbarung geschätzt für die ersten drei Jahre 9.120 Personenstunden (Schätzmenge) und für das optionale vierte Jahr 3.040 Personenstunden (Schätzmenge).

Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf
realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Die Mindestvertragsdauer beträgt 3 Jahre. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, den Vertrag optional um ein weiteres Jahr zu verlängern, wobei die Verlängerung automatisch erfolgt, sofern der Auftraggeber den Vertrag nicht frühestens ab Ablauf des dritten Vertragsjahres ordentlich kündigt.

Zusätzliche Informationen

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 03.07.2024 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist: https://vergabe.muenchen.de/
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
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Abweichung vom Grundsatz der Losbildung
Gemäß § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB sind Leistungen in Menge (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Unter einem Teillos versteht man dabei die Aufteilung in mengenmäßiger oder räumlicher Hinsicht, während das Fachlos auf die Aufteilung in verschiedene Leistungsarten, Gewerbezweige oder Fachgebiete abzielt. Insofern ist weiter zu beachten, dass die Forderung nach der Bildung von Teil- und Fachlosen selbstständig nebeneinandersteht und damit grundsätzlich sowohl Teil- als auch Fachlose zu bilden sind.
Bei dieser Vergabe erfolgt keine Aufteilung in Lose. Es liegt ein Ausnahmetatbestand gemäß § 97 Abs. 4 GWB vor, welcher eine Gesamtvergabe rechtfertigt.

Die hier zu beschaffenden Leistungen sind fachlich nicht teilbar, da die zu erbringenden Leistungen fließend ineinander übergehen bzw. eng verzahnt sind und nicht losgelöst voneinander betrachtet werden können. Daher bilden die Leistungen eine wirtschaftliche Einheit, welche gem. § 97 Abs. 4 GWB i.V.m. § 30 VgV nicht in Fachlose aufgeteilt werden können.

Darüber hinaus spielt der Abschottungsgrundsatz für das Statistische Amt München als öffentliche Statistikstelle, welche personenbezogene Einzeldaten vorhält bzw. verarbeitet, eine bedeutende Rolle. Es sollen unter diesen Umständen nur so wenige Außenkontakte zu externen Auftragnehmern aufgebaut werden wie möglich. Auf diese Weise werden unter anderem die Datenbankzugriffe durch externe Personen auf ein Minimum reduziert. Den vom Auftragnehmer eingesetzten Beratungspersonen im Statistischen Amt stehen nur eine begrenzte Anzahl von Gebäude- und Zimmerschlüsseln zur Verfügung, welche personalisiert von der Geschäftsstelle ausgegeben werden.

Zudem ist der regelmäßige Zutritt zum Statistischen Amt und die Dienstleistungserbringung nur für einen eng begrenzten, explizit zugelassenen Personenkreis möglich. Es sollte deshalb möglichst gewährleistet sein, dass der Auftragnehmer personell grundsätzlich dieselben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Beratungsleistung vor Ort im Statistischen Amt einsetzt. Für die Arbeit an IT-Systemen der LHM werden individuelle Sonderzugänge eingerichtet. Eine Anmeldung mit Gruppenaccounts ist nicht möglich.

Auch eine Aufteilung in Teillose ist hier nicht sinnvoll, da beispielsweise eine jährliche Abgrenzung in Lose verschiedene Leistungsphasen betreffen könnte. Verzögerungen in der Abwicklung könnten hier darüber hinaus ein großes Delta zwischen ausgeschriebener Menge und tatsächlich in Anspruch genommener Beratungsleistung pro Beratungsjahr hervorrufen. Dies macht aus wirtschaftlicher Sicht keinen Sinn, sondern würde nur eine nicht nachvollziehbare Stückelung hervorrufen, die einen Mehraufwand und keine Kostenersprarnis bedeutet.
Daher spricht man auch hier von einer wirtschaftlichen Einheit, welche gemäß § 97 Abs. 4 GWB i.V.m. § 30 VgV nicht in Teillose aufgeteilt werden kann.

Im Rahmen der Markterkundung hat sich gezeigt, dass ein hinreichender Wettbewerb mit kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) möglich ist; daher ist dem Mittelstandsschutz aus § 97 Abs. 4 GWB Sorge getragen. Mit einer Aufteilung in Lose würde zudem kein anderer, neuer Markt erschlossen werden.
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Der Auftraggeber behält sich vor, weitere als die in den Vergabeunterlagen genannten
Aufgaben-/Leistungskategorien, die in einem unmittelbaren thematischen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen, abzurufen bzw. zu beauftragen. Da die Bedarfserhebung nach dem zum Zeitpunkt der
Angebotsaufforderung aktuellen Stand getroffen wurde, sich dessen ungeachtet die
Anforderungen des Auftraggebers während der Vertragslaufzeit aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen noch ändern können, ist ein Abruf weiterer als der aufgeführten Kategorien möglich. Dies geschieht jeweils nach individueller Absprache und im beiderseitigen Einvernehmen mit dem Auftragnehmer. Es wird keinerlei Verpflichtung für die Vertragsparteien zum Abruf solcher Kategorien
begründet.
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Es soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden. Diese besitzt eine Laufzeit ab Zuschlag (frühestens aber zum 01.02.2025) von 4 Jahren. Der Auftraggeber kann den Vertrag jedoch gemäß Nr. 15.2 des EVB-IT Vertrages bereits und nur zum Ablauf des dritten Vertragsjahres ordentlich kündigen.

Insgesamt umfasst die zukünftige Rahmenvereinbarung geschätzt für die ersten drei Jahre 9.120 Personenstunden (Schätzmenge) und für das optionale vierte Jahr 3.040 Personenstunden (Schätzmenge). Der Höchstwert beträgt maximal 1.840.000,00 € zzgl. USt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).