Vergabe einer Kreativleistung für die Öffentlichkeitsarbeit der JBA Berlin | Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2024-09-24	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Erarbeitung einer strukturierten Kampagne zur Öffentlichkeitsarbeit der Jugendberufsagentur Berlin und deren Umsetzung über den Instagram Kanal der JBA Berlin und im Rahmen dessen die Betreuung der „#JBA-Freunde“ im Zeitraum vom 01.01.2025 (frühestens ab Zuschlagserteilung) bis 31.12.2026.
Die Kampagne wird ergänzt durch die Erstellung von Vorlagen von CLS Postern und Printwerbung.
Der detaillierte Leistungsinhalt ist in der Leistungsbeschreibung beschrieben.
Die Leistungserbringung muss unter Berücksichtigung der aufgezeigten Ausgangssituation und Rahmenbedingungen erfolgen. Das Augenmerk des Auftragnehmers muss auf der Umsetzung der Zielsetzungen der JBA Berlin und der Erreichung ihrer angestrebten Wahrnehmung liegen sowie darauf, den anzusprechenden Zielgruppen die angegebenen Botschaften zu vermitteln.
Die Strategie der Umsetzung der Aufgabe wird – wie unter Ziffer 5 in der Leistungsbeschreibung beschrieben – im Rahmen des Vergabeverfahrens bewertet.

Beschreibung der Beschaffung

Zusätzliche Informationen

1. Mit der Benennung von Referenzen stimmt der Bieter der Kontaktaufnahme zu den jeweiligen Referenzgebern durch den Auftraggeber zu.

2. Datenschutz: Der Bieter hat die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bieter die datenschutzrechtliche Verantwortung. Er hat sicherzustellen, dass die Übermittlung rechtmäßig ist (z.B. durch Einholung der entsprechenden Einwilligungen bei der Angabe von natürlichen Personen).

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Vergabe und Durchführung von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen wird im Übrigen auf die den Vergabeunterlagen beiliegende Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwiesen.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag beginnt frühestens am 01.01.2025 und endet am 31.12.2026, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Es besteht einseitig aufseiten des Auftraggebers eine zweimalige Option zur Verlängerung der Vertragsmodule 2.2, 2.3 sowie 2.4 um jeweils bis zu weiteren 4 vollen Jahren. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer im Laufe des letzten Vertragsjahres (2026) durch einfache schriftliche Erklärung über das Eintreten der Option zur Verlängerung.
Sofern sich die Leistung gemäß Punkt 2.2, 2.3 sowie 2.4 der Leistungsbeschreibung aufgrund von gestiegenen Personalkosten, Sachkosten oder Druckkosten um mehr als 3 % gegenüber den Angaben des Auftraggebers in der Ausschreibung verändert hat, kann der Auftragnehmer eine Anpassung des Nettopauschalpreises verlangen. Voraussetzung für die Preisanpassung ist, dass der Auftragnehmer die Mehr- und Minderkosten gemäß seiner der Ausschreibung zu Grunde liegenden Grobkalkulation nachweist. Kann kein Einvernehmen erzielt werden, besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (Auskunft über Existenz/Rechtsverhältnis des Unternehmens): Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, ver-gleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mind. eine Referenz über ein vergleichbares Projekt. Geeignet sind Referenzen, die in Art und Umfang mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. Vergleichbar sind die Administration eines Instagram Kanals oder Social Media Projekte mit der genannten Zielgruppe. Die Referenzleistungen dürfen nicht älter als 2 Jahre sein.: Für die Angabe der geforderten Referenzen ist der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Referenzbogen zu verwenden.

Die Bildung von Bietergemeinschaften ist zulässig. Bietergemeinschaften müssen sich bereits als solche bewerben. Die nachträgliche Bildung ist grundsätzlich nicht möglich. Die vorgegebene Eigenerklärung Bietergemeinschaft (Wirt-238 P) ist zu verwenden und vollständig auszufüllen. Die Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot die von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft im Original unterzeichnete rechtsverbindliche Erklärung abzugeben. Insbesondere ist in einer kurzen Begründung anzugeben, aus welchen (kaufmännischen oder technischen) Gründen eine Bietergemeinschaft eingegangen wird. Parallele Angebote (eigenes Angebot und als Mitglied einer BieGe) sind grds. unzulässig.

Die Bieter werden auf die Verpflichtungen zur Zahlung bestimmter Mindeststundenentgelte und zur Tariftreue gem. § 9 Abs. 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer - siehe Besondere Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue - hingewiesen. Für die Teilnehmer von Bewerber-/ Bietergemeinschaften sind dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen.
Darüber hinaus haben die Bieter die Eigenerklärung nach § 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung abzugeben. Im Auftragsfall sind neben den Besonderen Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt und Tariftreue auch die Besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung, die Besonderen Vertragsbedingungen zur Verhinderung von Benachteiligungen und die Besonderen Vertragsbedingungen über Kontrollen und Sanktionen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz einzuhalten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).