Beschreibung der Beschaffung
Die VBG beabsichtigt, die Versorgung ihrer Bedarfsstellen mit Büromöbeln des Herstellers CEKA durch Abschluss eines neuen Vertrags sicher zu stellen. Hierzu soll der Bezug über einen AN erfolgen, bei dem die verantwortlichen Mitarbeiter/Innen der VBG bzw. der BGW die CEKA Büromöbel bestellen.
Diese sollen dann von dem AN an die bestellende Bedarfsstelle geliefert werden. Die Bestellung kann erfolgen:
- elektronisch über das Internet nach Anmeldung bei einem Webshop des AN
- mittels vorgefertigtem für den Kunden angepasstem Bestellformular per E-Mail oder Fax
- im Einzelfall auch auf andere geeignete Art und Weise (z. B. telefonisch)
Perspektivisch beabsichtigt die VBG den Einsatz eines geeigneten ERP-Systems (z. B. SAP ARIBA) für eine Vielzahl von Beschaffungstätigkeiten.
Daher muss der zukünftige AN in der Lage sein, die jeweiligen Artikeldaten in einer zur Weiterverarbeitung geeigneten Form (z. B. elektronischer Katalog, spezifizierte Excel Tabelle etc.) zur Implementierung in ein entsprechendes ERP-System zur Verfügung zu stellen.
Folgende Leistungen sind vom Auftragnehmer zu erbringen:
- Bundesweite Lieferung von CEKA-Büromöbeln frei Haus einschließlich
. Entladung und Transport innerhalb der Gebäude
. Montage und gebrauchsfertige Aufstellung nach Plan bzw. Anweisung
an Ort und Stelle
. Abtransport der Verpackung und Abschlussreinigung
. Produkteinweisung von Multiplikatoren bei Bedarf
- Lieferung von Statistiken (Umsatz gesamt, Umsatz nach Lieferort, Abnahmemengen gesamt, Abnahmemengen nach Lieferort, Reklamationen) in einem zur Weiterverarbeitung geeigneten Format. Vorzugsweise Microsoft Excel. Die jeweilige Bereitstellung von entsprechenden Statistiken erfolgt ausschließlich auf besondere Anforderung durch die VBG.
- Bis zur Implementierung eines eigenen ERP-Systems seitens der VBG ggf. übergangsweise Bereitstellung einer elektronischen Bestellplattform (Webshop, Online-Shop etc.). Siehe hierzu auch weitere Informationen unter "Beschreibung der Leistung". Ob, wann und in welchem Umfang, wird zeitnah zwischen zukünftigem AN und der VBG abgestimmt.
- Auf Anforderung der VBG die Bereitstellung der Artikeldaten in einer zur Weiterverarbeitung geeigneten Form (Excel Tabelle, elektronischer Katalog im Format BME.Cat) nebst Bilddaten und ggf. Sicherheitsdatenblättern (PDF-Format), bzw. in anderen gängigen marktüblichen Formaten (Industriestandard) zur Einbindung in ein ggf. vorhandenes elektronisches Shopsystem (z. B. SAP Ariba).
- Bundesweites einheitliches Servicekonzept für alle Abnahmestellen/Organisationseinheiten VBG. Hierzu gehört auch die Nennung eines Ansprechpartners mit allen erforderlichen Kontaktdaten.
- Zu den Beratungsleistungen gehört auch, Hilfestellungen bei auftretenden Problemen
bzw. Lösungsvorschläge anzubieten. Der daraus resultierende Bedarf ist detailliert und
schriftlich anzubieten und mit einer kostenlos zu erstellenden und maßstabsgerechten
Planskizze zu dokumentieren.
Bei Bedarf muss eine kostenfreie Beratung innerhalb von 5 Werktagen zu bewerkstelligen sein; dies ist vom AN zu gewährleisten.
Eine Benutzerinformation in deutscher Sprache ist bei Anlieferung beizufügen.
Die voraussichtlichen Abnahmemengen ergeben sich aus "Anlage A Preisblatt Büromöbel". Die Angaben basieren auf einer im Vorfeld der Ausschreibung erfolgten bundesweiten Be-darfserhebung.
Die angegebenen Stückzahlen beziehen sich auf den voraussichtlichen Bedarf und dienen lediglich der Information. Es handelt sich um Erfahrungs- bzw. Schätzwerte und begründen in keinem Fall einen Anspruch des AN auf das Erreichen eines bestimmten Umsatzes, einer bestimmten Menge oder einer bestimmten Anzahl und Häufigkeit von Einzelabrufen.
Eine Mindestabnahmemenge wird nicht garantiert.
Alle in Anlage C aufgeführten Bedarfsstellen sind bezugsberechtigt.
Die genauen Lieferanschriften und Ansprechpersonen werden nach Zuschlagserteilung dem AN zur Verfügung gestellt. Alle Leistungsorte sind in der Regel mehrgeschossige Gebäude. Die Gebäude verfügen regelmäßig über mindestens einen Aufzug. Die Lieferung der Produkte erfolgt kostenlos spätestens innerhalb von sechs Wochen ab Absendung der Bestellung innerhalb der Geschäftszeiten Mo - Fr (07:30 Uhr - 17:30 Uhr) an die bestellende Bedarfsstelle, bzw. an die angegebene Lieferanschrift frei Haus.
Die Möbel sind in die Büros zu verbringen, aufzustellen und in Betrieb zu nehmen. Sollten sich im Einzelfall größere zeitlich zusammenhängende Liefermengen ergeben, so wird der erforderliche zeitliche Vorlauf für den Lieferanten rechtzeitig abgestimmt.
Soweit sich der AN mit seiner Lieferung des Büromobiliars in Verzug befindet
oder die Lieferung nicht ausführen kann, ist die VBG berechtigt, ein vergleichbares Produkt bei einem anderen Unternehmen zu beschaffen. Eine separate Anzeige des Verzugs ist dabei nicht notwendig.
Etwaige Mehrkosten der Ersatzbeschaffung kann die VBG beim AN geltend machen.
Die zu liefernden Möbel, Angaben zum Service, zu Verpackungen, zum Transport, zu Innovationen und Serviceverbesserungen, zur Kommunikation und zu den Anlagen sind aus Platzgründen der Leistungsbeschreibung (Vergabeunterlagen) zu entnehmen.