Auftragsgegenstand sind umfassende Konferenzdienstleistungen, um die Beteiligung der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der jährlichen internationalen Klimaverhandlungen (COPs) organisatorisch, technisch und gestalterisch zu realisieren. Hierzu gehören insbesondere: - die Konzeption, Planung, Umsetzung und Betreuung des deutschen Pavillons auf den COPs (physisch sowie digital), - die Produktion von Veranstaltungen vor Ort und online, - die Bereitstellung einer Eventplattform, Website und von Kommunikationsmitteln, - die technische und organisatorische Leitung sowie Betreuung vor Ort, - die Umsetzung von Nachhaltigkeits- und Sicherheitsvorgaben.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-06-18.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-05-19.
Auftragsbekanntmachung (2025-05-19) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: AA RV KonfDL Pavillon COP
Reference number: VV-2025-0089
Kurze Beschreibung:
“Auftragsgegenstand sind umfassende Konferenzdienstleistungen, um die Beteiligung der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der jährlichen internationalen...”
Kurze Beschreibung
Auftragsgegenstand sind umfassende Konferenzdienstleistungen, um die Beteiligung der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der jährlichen internationalen Klimaverhandlungen (COPs) organisatorisch, technisch und gestalterisch zu realisieren. Hierzu gehören insbesondere:
- die Konzeption, Planung, Umsetzung und Betreuung des deutschen Pavillons auf den COPs (physisch sowie digital),
- die Produktion von Veranstaltungen vor Ort und online,
- die Bereitstellung einer Eventplattform, Website und von Kommunikationsmitteln,
- die technische und organisatorische Leitung sowie Betreuung vor Ort,
- die Umsetzung von Nachhaltigkeits- und Sicherheitsvorgaben.
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Art des Vertrags: services
Produkte/Dienstleistungen: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand des Rahmenvertrages sind Leistungen in folgenden Kernbereichen:
1. Konzeption & Planung: Entwicklung eines Veranstaltungs- und Raumkonzepts,...”
Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand des Rahmenvertrages sind Leistungen in folgenden Kernbereichen:
1. Konzeption & Planung: Entwicklung eines Veranstaltungs- und Raumkonzepts, Visualisierungen (2D/3D), Sicherheitskonzept, technisches Setup, Projektplan, Abstimmung mit Dienstleistern, Kommunikationsdesign.
2. Technische Umsetzung & Ausstattung: Messebau, Livestreaming, Licht-, Ton- und Kameratechnik, IT-Infrastruktur, technischer Support und Aufzeichnung inkl. Dolmetsch- und Konferenztechnik.
3. Plattform & Website: Entwicklung und Betrieb einer webbasierten Eventplattform zur Einreichung und Koordination von Veranstaltungen, Erstellung einer interaktiven, barrierefreien Website mit Event-, Speaker- und Organisationsinformationen.
4. Vor-Ort-Betreuung & Produktion: Koordination, Ablaufregie, Speaker-Betreuung, Cateringkoordination, technische Regie, Betreuung hybrider und virtueller Formate.
5. Remote Services & Nachbereitung: Steuerung von virtuellen Elementen aus einem Studio in Deutschland, Signalübertragung an Onlineplattformen, Archivierung, Rückbau und Nachhaltigkeitsbescheinigung.
Für die Erfüllung der genannten Leistungen besteht ein Personalbedarf von:
- Projektleiter:innen, Architekt:innen, Produzent:innen,
- Technik-Expert:innen (Licht, Ton, Livestream, IT),
- Redakteur:innen und Grafikdesigner:innen,
- Moderator:innen und Videokonferenz-Operator:innen.
Die Conference of Parties (COP) findet jährlich im 4. Quartal für eine Dauer von 14 bis 18 Tagen an wechselnden Veranstaltungsorten statt.
Die Umsetzung erfolgt jährlich in einem Planungszeitraum von ca. 4 Monaten pro COP.
Der Leistungszeitraum erstreckt sich von 01.08.2025 bis 31.07.2029, mit einer Verlängerungsoption bis 31.12.2030.
Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit:
Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden Mittel noch nicht freigegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass aus dieser Rahmenvereinbarung keine Mindestabnahmemenge garantiert wird. Einzelabrufe erfolgen ausschließlich vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.
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Zusätzliche Informationen:
“Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit:
Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung...”
Zusätzliche Informationen
Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit:
Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden Mittel noch nicht freigegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass aus dieser Rahmenvereinbarung keine Mindestabnahmemenge garantiert wird. Einzelabrufe erfolgen ausschließlich vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.
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Ort der Leistung: Berlin🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2025-08-01 📅
Datum des Endes: 2029-07-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Auftragsgegenstand sind umfassende Konferenzdienstleistungen, um die Beteiligung der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der jährlichen internationalen...”
Beschreibung der Verlängerungen
Auftragsgegenstand sind umfassende Konferenzdienstleistungen, um die Beteiligung der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der jährlichen internationalen Klimaverhandlungen (COPs) organisatorisch, technisch und gestalterisch zu realisieren.
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Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Es ist eine Verlängerungsoption bis 31.12.2030 vorgesehen.” Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrung Personal
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70.00
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-06-18 09:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-06-18 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️ Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge: Der Bieter benennt mindestens zwei Referenzen der letzten drei Jahre über...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge: Der Bieter benennt mindestens zwei Referenzen der letzten drei Jahre über vergleichbare, erbrachte - d.h. abgeschlossene - Leistungen/Projekte im Bereich Konferenzdienstleistungen mit folgenden Angaben:
- Bezeichnung der Referenz/Leistungen
- Angaben zum Auftraggeber
- Angabe zum Vertragsverhältnis (Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer)
- Zeitraum der Leistungserbringung (von MM.JJJJ bis MM.JJJJ)
- Auftragsvolumen (in EUR brutto) und geleistete Gesamtstunden
- Land der Auftragsausführung
- Teilnehmerzahl einschließlich Gäste pro Tag
- Beschreibung der erbrachten Leistungen
- Angaben über Bezug zu Klimaschutzrecht, Klimaverhandlungen usw.
Der Gegenstand der Leistungen/Projekte muss in Bezug auf Inhalt, Komplexität und Umfang mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sein. Für eine hinreichende Vergleichbarkeit sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen:
- Die Dienstleistungen wurden im Auftrag oberster Regierungsbehörden erbracht.
- Die Dienstleistungen sind im Rahmen internationaler Klimaverhandlungen außerhalb Deutschlands erfolgt.
- Die Dienstleistungen sind im Rahmen von Veranstaltungen mit mind. 250 Gästen pro Tag erfolgt.
- Das Auftragsvolumen muss für jede Referenz mind. 300 Tsd. EUR betragen
(mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen in Anlage 5 - Firmenbogen, Ziffer 6, Referenz I und Referenz II)
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Der Bieter sichert zu, dass ausreichend Personal zur Durchführung der Leistung im vorgegebenen Zeitraum - min. 5 Fachkräfte im Bereich Veranstaltungstechnik...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Der Bieter sichert zu, dass ausreichend Personal zur Durchführung der Leistung im vorgegebenen Zeitraum - min. 5 Fachkräfte im Bereich Veranstaltungstechnik und 5 weitere Mitarbeitende - zur Verfügung steht und dieses spätestens zu Beginn der Leistungserbringung beim ihm tätig sein wird - zugleich Mindestanforderung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 5. vorzulegen).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022): Benennung der Anzahl und Kategorie (Leitendes Personal,...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022): Benennung der Anzahl und Kategorie (Leitendes Personal, Fachkraft im Bereich Veranstaltungstechnik, Mitarbeiter/-in, Sonstiges Personal) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 5. vorzulegen).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Angabe des leitendes Personals im Rahmen der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022) (mit dem...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Angabe des leitendes Personals im Rahmen der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 5. vorzulegen).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Angabe,
- welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen
als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder
- ob und wie im Hinblick auf die...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Angabe,
- welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen
als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder
- ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und
finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen werden (Eignungsleihe, § 47 VgV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen, Anlage 5 - Firmenbogen, Ziffer 2).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis/Bestätigung der Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 4. vorzulegen) - zugleich Mindestanforderung -...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Nachweis/Bestätigung der Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 4. vorzulegen) - zugleich Mindestanforderung - mit folgenden Deckungssummen:
- 5.000.000,00 EUR für Personenschäden
- 5.000.000,00 EUR für Sachschäden
- 1.000.000,00 EUR für Vermögensschäden
Sofern ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne (noch) nicht besteht, ist eine Eigenerklärung des Bieters ausreichend, wonach im Auftragsfall ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne erfolgen und
entsprechend nachgewiesen wird.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022), wobei dieser mind. 1 Mio. EUR brutto pro Jahr betragen muss -...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022), wobei dieser mind. 1 Mio. EUR brutto pro Jahr betragen muss - zugleich Mindestanforderung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 4. vorzulegen)
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters: Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels- / Gewerbe-...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters: Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels- / Gewerbe- oder vglb. Register, Registernr. usw. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 1. vorzulegen)
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
> Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bezug zu Russland (Anlage 6.2)
> Verschwiegenheits- und...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
> Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bezug zu Russland (Anlage 6.2)
> Verschwiegenheits- und Geheimschutzerklärung (Anlage 6.4)
> Eigenerklärung zur Sicherheitsüberprüfung eigener Beschäftigter (Anlage 6.5)
“Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit:
Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung...”
Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit:
Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden Mittel noch nicht freigegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass aus dieser Rahmenvereinbarung keine Mindestabnahmemenge garantiert wird. Einzelabrufe erfolgen ausschließlich vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Kaiser Friedrich-Str. 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49 2289499-0📞
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB) Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Teilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 097-326639 (2025-05-19)
Auftragsbekanntmachung (2025-06-12) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-06-19 09:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-06-19 10:00:00 📅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge: Der Bieter benennt mindestens zwei Referenzen der letzten drei Jahre über...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge: Der Bieter benennt mindestens zwei Referenzen der letzten drei Jahre über vergleichbare, erbrachte - d.h. abgeschlossene - Leistungen/Projekte im Bereich Konferenzdienstleistungen mit folgenden Angaben:
- Bezeichnung der Referenz/Leistungen
- Angaben zum Auftraggeber
- Angabe zum Vertragsverhältnis (Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer)
- Zeitraum der Leistungserbringung (von MM.JJJJ bis MM.JJJJ)
- Auftragsvolumen (in EUR brutto) und geleistete Gesamtstunden
- Land der Auftragsausführung
- Teilnehmerzahl einschließlich Gäste pro Tag
- Beschreibung der erbrachten Leistungen
- Angaben über Bezug zu Klimaschutzrecht, Klimaverhandlungen usw.
Der Gegenstand der Leistungen/Projekte muss in Bezug auf Inhalt, Komplexität und Umfang mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sein. Für eine hinreichende Vergleichbarkeit sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen:
- Die Dienstleistungen wurden im Auftrag oberster Regierungsbehörden erbracht.
- Die Dienstleistungen sind im Rahmen internationaler Klimaverhandlungen oder anderer Veranstaltungen mit vergleichbarem internationalen Charakter außerhalb Deutschlands erfolgt.
- Die Dienstleistungen sind im Rahmen von Veranstaltungen mit mind. 250 Gästen pro Tag erfolgt.
- Das Auftragsvolumen muss für jede Referenz mind. 300 Tsd. EUR betragen
(mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen in Anlage 5 - Firmenbogen, Ziffer 6, Referenz I und Referenz II)