Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer Veranstaltungsmanagementsoftware (VMS) für 2 Jahre zusätzlich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate (max. Vertragslaufzeit 4 Jahre)
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-12.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-11-28.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2025-11-28) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: AA - RV zur Beschaffung einer Veranstaltungsmanagementsoftware (VMS)
Reference number: VV-2025-0211
Kurze Beschreibung:
“Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer Veranstaltungsmanagementsoftware (VMS) für 2 Jahre zusätzlich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12...”
Kurze Beschreibung
Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer Veranstaltungsmanagementsoftware (VMS) für 2 Jahre zusätzlich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate (max. Vertragslaufzeit 4 Jahre)
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Art des Vertrags: supplies
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Auftraggeber beabsichtigt die nachfolgenden Leistungsbestandsteile zu beschaffen:
*Lieferung und Verantwortung des Cloudbetrieb der erforderlichen...”
Beschreibung der Beschaffung
Der Auftraggeber beabsichtigt die nachfolgenden Leistungsbestandsteile zu beschaffen:
*Lieferung und Verantwortung des Cloudbetrieb der erforderlichen Veranstaltungsmanagementsoftware (gem. Kapitel 3 der Leistungsbeschreibung)
*Service- und Support (Hotline)
*Softwarenahe Dienstleistungen
*Initiale Konfiguration
*Schulungen
Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung (VV-2025-0211_Anlage 1 zum Vertrag_Leistungsbeschreibung.pdf) zu entnehmen.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in Verbindung mit Software📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Branchenspezifisches Softwarepaket📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Ort der Leistung: Berlin🏙️
Dauer: 24 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Nach Ablauf der Vertragslaufzeit (maximal 4 Jahre ab Zuschlagserteilung - 2 Jahre zusätzlich zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate)...”
Beschreibung der Verlängerungen
Nach Ablauf der Vertragslaufzeit (maximal 4 Jahre ab Zuschlagserteilung - 2 Jahre zusätzlich zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate) wird diese
Leistung, bei weiterhin bestehendem Bedarf, erneut ausgeschrieben.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Zweimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate” Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.00
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-12 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Die Eigenerklärung Umweltmanagement (Anlage 06) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Falls vorhanden, ist ein...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Die Eigenerklärung Umweltmanagement (Anlage 06) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Falls es sich um ein abgeschlossenen Referenzprojekt han-delt, muss das Projektende innerhalb der letzten 3 Jahre liegen (gemessen ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Ausschreibung). Ein Referenzprojekt muss dabei aus dem öffentlichen Sektor oder bei einer politischen Stiftung stammen.
Jede der folgenden Tätigkeiten muss mindestens einmal durch eine Referenz nach-gewiesen werden:
- Installation und initiale Konfiguration des VMS
- Service- und Support-Leistungen des VMS während des laufenden Betriebs
Pro Referenz müssen zwingend folgende Referenzdaten angegeben werden:
- Name des Referenzgebers,
- Kontaktdaten des Referenzgebers (Straße, Nr., PLZ, Ort),
- Ansprechpartner(in) (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse),
- Ausführungszeitraum,
- Auftragsvolumen in Euro (netto)
- welche Tätigkeit durch die Referenz abgedeckt ist und
- vertragliche Bindung (ggf. Anteil des Bieters/Bietergemeinschaft an der Referenz).
Bitte tragen Sie die Angaben zu den Referenzen im Abschnitt 5 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" ein.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bitte geben Sie in die durchschnittliche Gesamtanzahl an fest angestellten Mitarbeitenden als Vollzeitäquivalente in Ihrem Unternehmen in den letzten drei...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bitte geben Sie in die durchschnittliche Gesamtanzahl an fest angestellten Mitarbeitenden als Vollzeitäquivalente in Ihrem Unternehmen in den letzten drei Kalenderjahren (2022, 2023, 2024) an.
Die jeweiligen Mitarbeiterzahlen müssen in Abschnitt 4 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Angabe,
- welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter
Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder
- ob und wie im Hinblick auf die...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Angabe,
- welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter
Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder
- ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche
und finanzielle sowie die technische und berufliche
Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in
Anspruch genommen werden (Eignungsleihe, § 47 VgV) (mit
dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen, "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" - Ziffer 2 sowie ggf. Anlagen 13-18).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des
Umweltmanagements vorzulegen (Anlage 06).”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Erklärung zur IT-Sicherheit (Anlage 10) ist auszufüllen und dem
Angebot unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b
BGB) beizufügen.”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bitte weisen Sie durch eine Kopie des Versicherungsscheins das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bitte weisen Sie durch eine Kopie des Versicherungsscheins das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für jeweils
> Personenschäden,
> Sachschäden und
> Vermögensschäden
nach.
Der Höchstbetrag muss mindestens einmal jährlich zur Verfügung stehen.
(Falls keine entsprechende Berufs- oder Be-triebshaftpflichtversicherung in Höhe der geforderten Deckungssumme existiert, verpflichtet sich der Bieter / die Bietergemeinschaft bei Zuschlag zum Abschluss einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung. In diesem Fall ist der Versicherungsschein erst vor Zuschlagserteilung vorzulegen.)
Bitte machen Sie Ihre Eintragung hierzu in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx".
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bitte bestätigen Sie, dass Ihr allgemeiner Netto-Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde,...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr allgemeiner Netto-Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde, durchschnittlich mindestens 500.000 Euro (netto) beträgt.
Die jeweiligen Umsätze müssen in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Netto-Jahresumsatz im Leistungsbereich der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Netto-Jahresumsatz im Leistungsbereich der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde und der mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar ist (siehe Leistungsbeschreibung), durchschnittlich mindestens 250.000 Euro (netto) beträgt.
Die jeweiligen Umsätze müssen in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters: Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels-/Gewerbe- oder...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters: Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels-/Gewerbe- oder vglb. Register, Registernr. usw. (mit dem
Angebot mittels Eigenerklärung in den Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx", Ziffer 1. vorzulegen).
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Bedingungen für die Ausführung des Auftrags - Die folgenden Unterlagen sind dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags - Die folgenden Unterlagen sind dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen:
- Verschwiegenheitserklärung sowie VS-NfD-Merkblatt (Anlage 05)
- Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bezug zu Russland (Anlage 07)
- Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Anlage 08)
- Eigenerklärung zur Sicherheitsüberprüfung eigener Beschäftigter (Anlage 11)
- Vereinbarung Auftragsverarbeitung nach DSGVO (Anlage 12)
“Die folgenden Unterlagen sind dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen:
- Erklärung zur Ermittlung von...”
Die folgenden Unterlagen sind dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen:
- Erklärung zur Ermittlung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in
EU-weiten Vergabeverfahren (Anlage 04)
- Erklärung Geschäftsgeheimnisse (Anlage 09)
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49 2289499-0📞
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB) Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Teilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 231-794963 (2025-11-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-03-31) Objekt Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Auftraggeber beabsichtigt die nachfolgenden Leistungsbestandsteile zu beschaffen:
*Lieferung und Verantwortung des Cloudbetrieb der erforderlichen...”
Beschreibung der Beschaffung
Der Auftraggeber beabsichtigt die nachfolgenden Leistungsbestandsteile zu beschaffen:
*Lieferung und Verantwortung des Cloudbetrieb der erforderlichen Veranstaltungsmanagementsoftware
*Service- und Support (Hotline)
*Softwarenahe Dienstleistungen
*Initiale Konfiguration
*Schulungen
Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Vertragsnummer: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-03-13 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Matchmeeting AB
Nationale Registrierungsnummer: SE556598663401
Postanschrift: Tysta Gatan 9
Postleitzahl: 115 20
Postort: Stockholm
Region: Stockholms län 🏙️
Land: Schweden 🇸🇪
Ergänzende Informationen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49 2289499-0📞
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Bundesamt für
Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden.
Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
geltend gemacht werden. Teilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung
einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß §134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geschlossen
werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten.
Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht
worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).
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Quelle: OJS 2026/S 064-224183 (2026-03-31)