Agentur für die Unterstützung bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer

Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH

Der Auftraggeber sucht mit dem vorliegenden Vergabeverfahren eine Agentur, welche ihn bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer unterstützt. Zum Leistungsumfang des Auftragnehmers gehören die Unterstützung bei der Weiterentwicklung bzw. Ausarbeitung eines Detailkonzeptes auf Basis des durch RR2025 erstellten kreativen Grobkonzeptes, die Unterstützung und Beratung bei der Gesamtprojektleitung sowie die Unterstützung bei der operativen Leitung der Opening- und Closing Events der Veranstaltung. Folgende Einzelleistungsbereiche sind umfasst: Projektmanagement, Zeitmanagement, CAD-Leistungen, Delegations-Management, Volunteer-Koordination, Stage- und Floormanagement, Koordination von Künstler:innen und Darsteller:innen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-05-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-04-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• fulfil eventconsulting GmbH

Wer?

• Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH

Wie?

• Event-Organisation › Organisation von Kulturveranstaltungen

Wo?

• Düsseldorf › Duisburg, Kreisfreie Stadt
• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt
• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-04-16	Auftragsbekanntmachung
2025-06-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-04-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Agentur für die Unterstützung bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer
Referenznummer: P075
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 250 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: P075
Titel: Agentur für die Unterstützung bei der Gesamtproduktionsleitung der Eröffnungs- und Abschlussfeier der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Summer – OCE + CCE Agentur
Zusätzliche Informationen:

Die maximal für die Leistungen zur Verfügung stehenden Finanzmittel betragen 250.000 Euro (zweihundertfünfzigtausend) netto. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Ausschreibung wegen Unwirtschaftlichkeit aufzuheben, wenn keine Angebote eingehen, die innerhalb dieses Budgets liegen.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Organisation von Kulturveranstaltungen 📦
Dauer
Datum des Beginns: 2025-06-01 📅
Datum des Endes: 2025-09-30 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrung des Projektteams
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Beschreibung
Ort der Leistung: Duisburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Postanschrift: Schauinsland-Reisen-Arena, Margaretenstraße 5-7
Postleitzahl: 47055
Stadt: Duisburg
Postanschrift: Landschaftspark Duisburg-Nord, Emscherstraße 71
Postleitzahl: 47137
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Beschleunigtes Verfahren:

Besondere Dringlichkeit aufgrund der sehr kurzen, verbleibenden Zeit hat sich der Auftraggeber dazu entschieden, die Angebotsfrist auf 18 Tage zu verkürzen. Er hat dabei auch berücksichtigt, dass innerhalb der Angebtsfrist zwei Feiertage rund um Ostern liegen.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-05 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-05 13:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 61 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-05-05 13:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-28 15:00:00 📅
Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich ✅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor, die Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren (§ 56 Abs. 2 VgV). Er kann außerdem fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachreichen oder vervollständigen lassen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist jedoch ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (§ 56 Abs. 3 VgV).

Beschreibung:

Das Personal des Auftragnehmers muss für den Zugang zur Venue während des Vertragszeitraums durch den Auftraggeber akkreditiert sein. Er wird dem Auftragnehmer die erforderliche Zahl von Akkreditierungen für das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal sowie Lieferanten zur Verfügung stellen. Der Auftragnehmer wird die Datenerhebung und die Datenpflege des in seinem Bereich zu akkreditierenden Personals sicherstellen. Der Auftragnehmer wird durch ggf. notwendige und mit dem Auftraggeber abgestimmte Maßnahmen sicherstellen, dass Personal sich nur in den festgelegten Räumen/Bereichen aufhalten.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Versicherungsnachweis bzw. Nachweis der Versicherbarkeit: Die Bieter haben das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmen mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall nachzuweisen: 2.000.000 EUR pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden; die Deckungssumme muss mindestens 2-fach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres zur Verfügung stehen. Der Nachweis hat durch eine Eigenerklärung im Formblatt Anlage 6 oder alternativ durch Vorlage einer entsprechenden Versicherungsbestätigung zu erfolgen. Die Bestätigung darf bei Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe nicht älter als 12 Monate sein. Alternativ genügt für den Fall, dass der Bieter zum Zeitpunkt seines Angebots keine Versicherung in der verlangten Höhe abgeschlossen hat, eine Eigenerklärung gemäß Anlage 6 oder alternativ eine für das konkrete Verfahren ausgestellte Bestätigung eines in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmens (nicht Versicherungsmaklers) über eine entsprechende Versicherbarkeit oder das Bestehen einer Versicherungsoption nach oben genannten Bedingungen im Fall der Erteilung des Auftrags. Hinweis: Der Nachweis über das Vorhandensein bzw. die Versicherbarkeit in Höhe der vorgenannten Mindestdeckungssummen stellt eine Mindestanforderung dar. Der Versicherungsnachweis bzw. der Nachweis der Versicherbarkeit kann bei einer Bietergemeinschaft auch nur für ein Mitglied oder die Bietergemeinschaft insgesamt geführt werden und muss nicht für jedes Mitglied gesondert eingereicht werden. Auch für Drittunternehmen, die für eine Eignungsleihe benannt werden, ist kein gesonderter Versicherungsnachweis bzw. Nachweis der Versicherbarkeit vorzulegen. Im Falle einer Eigenerklärung hat der für den Zuschlag vorgesehene Bieter spätestens vor Zuschlagserteilung eine entsprechende Versicherungsbestätigung auf Anforderung des Auftraggebers vorzulegen.

Umsatz: Die Bieter haben mit ihrem Angebot eine Erklärung über den Jahresumsatz (netto, ohne Umsatzsteuer) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022, 2023, 2024) vorzulegen. Als Mindestvoraussetzung ist ein durchschnittlicher Jahresumsatz von 300.000 EUR im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre nachzuweisen. Hinweis: Der Nachweis von 300.000 EUR Jahresumsatz im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre stellt eine Mindestanforderung dar. Im Fall der Bewerbung einer Bietergemeinschaft können die Umsätze für die Mitglieder insgesamt nachgewiesen werden. Jedes Mitglied hat jedoch seine Umsätze gesondert mit eigener Anlage zu erklären. Die Berücksichtigung der Umsätze von Konzernunternehmen, Muttergesellschaften oder Nachunternehmern ist nur zulässig, wenn diese im Rahmen der Eignungsleihe herangezogen werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Referenzen: Zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit hat jeder Bieter aussagekräftige Angaben zu mindestens drei Referenzen zu nach Art und Umfang vergleichbaren Aufträgen in den letzten sechs Jahren (Stichtag: Ende der Angebotsfrist) zu machen. Die Angaben sind anhand des als Anlage 5 beigefügten Formblattes zu machen. Die Vergleichbarkeit der Referenzen wird anhand folgender Kriterien beurteilt: Referenzen werden als vergleichbar angesehen, wenn deren Leistungen gleiche oder zumindest ähnliche Leistungsinhalte aufweisen und einen vergleichbaren Leistungsumfang (anhand Auftragswert zu ermitteln) aufweisen. Hinweis: Folgende Mindestanforderungen gelten: Vorlage von mindestens drei nach Art und Umfang vergleichbaren Referenzen,die nicht älter als sechs Jahre sind (Stichtag: Ende der Angebotsfrist). Für jede Referenz sind Angaben insbesondere zu folgenden Punkten jeweils anhand des Formblatts in Anlage 5 zu machen: Bezeichnung der Referenz, Name des Referenzinhabers, Beschreibung der Leistungsinhalte des Referenzprojekts, Angaben zu den beinhalteten/einschlägigen Leistungsbereichen der Referenz , Angaben zum Referenzgeber mit Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Angabe zum Leistungszeitraum, Angaben zum Auftragswert der Referenz. Ergänzend können zur Beschreibung des Referenzprojekts auch weitere Anlagen beigefügt werden. Die Benennung des Referenzgebers ist erforderlich, um die Eignung des Bieters zu prüfen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben zu den Referenzen durch Rückfragen bei dem benannten Referenzgeber nachzuprüfen. Es besteht ein sachliches, vergaberechtlich allgemein anerkanntes berechtigtes Interesse an der Benennung eines Referenz-Ansprechpartners . Es wird vorsorglich darauf hingewiesen, dass die Bieter selbst dafür verantwortlich sind, die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Weitergabe der Kontaktdaten einzuhalten. Referenzen können für den Bieter, für einzelne Mitglieder der Bietergemeinschaft oder für Drittunternehmen benannt werden.

Verfahren
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: n.a.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe: §§ 123, 124 GWB §§ 56, 57 VgV Nichterfüllen von Eignungsanforderungen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE349373831
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9-11
Postleitzahl: 40470
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: procurement@rhineruhr2025.com 📧
Telefon: +49 151 60665004 📞
Adresse des Käuferprofils: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av236809-eu 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av236809-eu 🌏
Teilnahme-URL: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av236809-eu 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av236809-eu 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 5667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473055 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn/soweit (1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen und in der Regel vor Anrufung der Vergabekammer gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt davon unberührt, (2) der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe bzw. zur Abgabe der Teilnahmeanträge gerügt hat, (3) mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist weiter in der Regel unzulässig, sofern der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung in elektronischer Form oder per Fax (§ 134 Abs. 2 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-16+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 076-251898 (2025-04-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-06-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 250 000 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 250 000 EUR 💰
Beschreibung
Ort der Leistung: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: n.a.
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-06-06 📅
Titel: OCE und CCE Agentur RR2025
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 250 000 EUR 💰
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Kennung des Angebots: Nr. 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: fulfil eventconsulting GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE246986463
Postanschrift: Werner Straße 47
Postleitzahl: 44388
Postort: Dortmund
Region: Dortmund, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@fulfil.de 📧
Telefon: +492319976760 📞
Fax: +4923199767629 📠
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Verfahren
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: unpublished

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-11+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 112-383984 (2025-06-11)

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