Alarmierungssoftware und digitale Notfallkommunikation (07/PE-ITSt/2025)

Kurze Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist es, eine den Anforderungen der Auftraggeberin entsprechende Alarmierungslösung zu beschaffen und diese sukzessive in die interne Notfallkommunikation einzubinden.
Eine digital gestützte Notfallkommunikation soll die Sicherheit und Reaktionsfähigkeit in Notfällen erheblich verbessern, sowie schnelle direkte Hilfeleistung ermöglichen.
Diesen Anspruch erhebt die Auftraggeberin unternehmensweit für alle Beschäftigten.
Notsituationen vor Ort sind aufgrund der unterschiedlichen Rahmenbedingungen nie gleichgelagert und entsprechende Notfallsysteme müssen daher verschiedene Alarmierungsmöglichkeiten und verschiedene Notfallsysteme situationsabhängig anbieten. Zur Sicherstellung dieser Anforderungen bedarf es einer digitalen Alarmierungs- und Kommunikationsplattform, die schnell und effizient Informationen verbreitet, Hilfeleistung anfordern kann und die Beschäftigten warnt.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der zu erbringenden Leistungen ist
• Bereitstellung einer am Markt eingeführten Softwarelösung zur Alarmierung und Notfallkommunikation (Miete) als Unternehmenslizenz für folgende vier Szenarien:
1. Stiller Alarm in der Kundenberatung/ Innendienst,
2. Stiller Alarm im Außendienst,
3. Alarmierung von Ersthelfenden und
4. Alarmierung im Evakuierungsfall;
• Bereitstellung passender Alarm- und Notfallknöpfe inkl. Wartung und Service, für Innen- und Außendiensttätigkeit, optional für Beratungs-, Besprechungs- und Sitzungszimmer;
• Hosting inkl. Speicherplatz der integrierten Softwarelösung beim Auftragnehmer;
• Implementierung und Konfiguration der integrierten Softwarelösung;
• Projektmanagement;
• Beratung und Unterstützung der Administratoren und Anwender des Auftraggebers im Rahmen des Einführungsprojekts;
• Übernahme von Daten und andere Migrationsleistungen;
• Schulungen für Administratoren und Anwender;
• Systemservice;
• Softwarepflege und
• Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems.

Hierzu schließt die Auftraggeberin mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Systemvertrag.
Die technische Einbettung in die Infrastruktur der Auftraggeberin wird durch die BITMARCK GmbH umgesetzt. Die BITMARCK GmbH und der Auftragnehmer stimmen sich hinsichtlich technischer Fragen untereinander ab.

Die Leistungserbringung beginnt nach Zuschlagserteilung. Zu den Meilensteinplanung zur Projektumsetzung siehe Ziffer 8 in der Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) des Bieter aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).

Mindestanforderung:
Es müssen mindestens drei Referenzen angegeben werden, die mit den zu vergebenden Leistungen übereinstimmen oder vergleichbar sind.
Vergleichbar sind Referenzen mit den zu vergebenden Leistungen dann, wenn die erbrachten Leistungen folgende Anforderungen erfüllen:
1. Es sind drei Referenzaufträge aus der öffentlichen Verwaltung für die Dienstleistung einer digitale Notallkommunikation mittels Alarmierungssoftware mit einer Nutzung von mindestens 1.000 Lizenzen anzugeben, die an eine Erreichbarkeit einer zertifizierten Leitstelle angeknüpft sind oder waren.
2. Die Referenzen stammen aus den Geschäftsjahren 2022, 2023 und 2024. Diese können sowohl aktuell noch bestehen (aktive Verträge) als auch in den benannten Zeitraum abgeschlossen sein.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro,
- Sachschäden 3.000.000 Euro,
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sicherheitskonzept und Löschkonzept.

Dem Angebot ist nach den Vorgaben der Auftraggeberin (siehe Anlage 1 Sicherheitskonzept des Auftragnehmers (60.1)) das vom Bieter selbst erstellte Sicherheitskonzept beizufügen. Dieses beinhaltet die allgemein bei dem Bieter geltenden Sicherheitsanforderung, welche u.a. in den internen technischen und organisatorischen Maßnahmen des Bieters verankert sind. Sollte ein leistungsbezogenes Sicherheitskonzept verlangt werden, welches integrierte Sicherheitsmaßnahmen bei der Dienstleistung wiedergibt, so wird dies in der Leistungsbeschreibung mit aufgeführt. Das Sicherheitskonzept dient zur Verifizierung.

Im Weiteren hat der Bieter ein Löschkonzept beizufügen (siehe § 9 der AVV (60)). Ausreichend ist hierbei ein Auszug aus dem allgemeinen Löschkonzept des Bieters über die Löschungs- und Aufbewahrungsfristen der erhaltenen Datenbestände der IKK classic (u.a. Löschung von Verträgen, Unterlagen zur Vertragsanbahnung, Rechnung, etc.). Sollte das Löschkonzept nicht herausgegeben werden können, so ist eine Erklärung hierzu abzugeben, welche eine Zusicherung der Löschung mit Angabe der Lösch- und Aufbewahrungsfrist enthält.

Der Auftragnehmer teilt die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Auftraggeberin vorgesehenen Standorte und Geschäftsräume bereits mit Abgabe des Angebots mit und benennt diese im Formblatt Anlage 2 „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (60.2).

Die „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ sind in jedem Fall einzureichen – gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass keine Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses eingesetzt werden und dass keine Wartungsverträge im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis bestehen. Dies dient der Klarstellung aus den Anforderungen des Datenschutzes heraus (siehe Formblatt Anlage 3 „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (60.3)).

Der vom Auftragnehmer nach § 10 der AVV zu bestellende Ansprechpartner ist der Auftraggeberin bereits mit Abgabe des Angebots zu benennen (siehe Formblatt Anlage 4 „Ansprechpartner“ (60.4)).

>> Vertraulichkeitsvereinbarung Externe (62)
>> Merkblatt zum Datenschutz Externe (63)

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.

>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.

>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen

>> Jedem Angebot sind als Qualitätsmuster je zwei Exemplare eines Alarm-/Notrufknopf für den Gebrauch im Innendienst, für den Gebrauch in Besprechungs-, Beratungs- und Sitzungszimmern (wenn abweichende Geräte zu den Produkten für den Innendienst) sowie für den Gebrauch im Außendienst beizufügen (siehe Ziffer 5 i. V. m. Ziffer 2.4 der BWB).

>> Mit dem Angebot sind zudem eigens generierte Zugangsdaten zur Demoversion der angebotenen Softwarelösung zur Teststellung zur Verfügung zu stellen (siehe Ziffer 6.1 der BWB).
>> Der Bieter hat im Weiteren mit dem Angebot eine Installationsanleitung und Systembeschreibung der angebotenen Softwarelösung zur Verfügung zu stellen (siehe ebenfalls Ziffer 6.1 der BWB).
>> Dem Angebot ist ein vom Bieter selbst zu erstellendes Kurzkonzept „Projektplan“ zur Implementierung (max. 15 DIN A4 Seiten, pdf) beizufügen (siehe Ziffer 7 der BWB).
>> Dem Angebot ist darüber hinaus eine Unternehmensdarstellung beizufügen (siehe Ziffer 8 der BWB).
>> Mit dem Angebot sind weitere Erklärungen zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung personenbezogene Daten (60) vorzulegen (siehe Ziffer 9 der BWB).

>> Im Übrigen sind vom Bieter folgende weitere Eigenerklärungen vorzulegen:
> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro,
- Sachschäden 3.000.000 Euro,
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.
> Eigenerklärung zu vorgesehener Projektleitung und Stellvertretung mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (41) und
> Eigenerklärung zur zertifizierten Leitstelle nach VdS 3138 (42)
> Eigenerklärung zur IT- und Informationssicherheit (61)

>>Präsentation von Use Cases (siehe Ziffer 6.2 der BWB)
Der Bieter hat zudem die grundsätzlichen Systemfunktionen der angebotenen Softwarelösung anhand von Use Cases vorzubereiten und in einer Präsentation einem Gremium der Auftraggeberin vorzustellen. Für Use Cases hat der Bieter eigene Beispieldaten zu verwenden und diese Beispieldaten in dem Testsystem zu nutzen.
Es sind folgende Funktionen vorzustellen und auf Nachfragen durch einen fachlich versierten Mitarbeitenden des Bieters zu erläutern:
Use Case Darstellung der vier Szenarien im System: Stiller Alarm in der Kundenberatung, Stiller Alarm im Außendienst inklusive Schnittstelle zur Leitstelle und Darstellung des Prozessablaufes, Alarmierung “Ersthelfende”, Alarmierung “Evakuierung” und Umgang mit Fehlalarmen.
Use Case Administratoren und Anwender: Administration von Daten (Self-Service durch Mitarbeitende, Datenpflege), Darstellung eines Reportings.
Der Bieter hat in einer Live-Online-Präsentation zu einem von der Auftraggeberin festzulegenden Termin nach dem Angebotseingang diese vorzuführen. Die Auftraggeberin plant die Live-Online-Präsentation für den Zeitraum 03.02. bis 06.02.2026.
Für die Angebotserstellung, die Teststellung, Erstellung der Use Cases und Präsentation erfolgt keine Zahlung von Aufwandsersatz
Angebote, bei denen der Bieter nicht bereit ist, die Präsentation der Use Cases durchzuführen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.