Aufstellung und Betreuung von Druck- und Kopiersystemen

Universität Erfurt

Die für die Dienste der universitären Einrichtungen zu nutzenden Multifunktionsgeräte und die damit verknüpfte Druck-, Scan- und Administrationsinfrastruktur ist zu erneuern (Miete in Verbindung mit einer Full-Service-Vereinbarung). Es handelt sich vorwiegend um Geräte in einem sogenannten „Dienstbetrieb“, welche ausschließlich von Mitarbeiter/Innen der Verwaltung genutzt werden. Die Geräte werden über einen Mietvertrag beschafft, der folgende Leistungen umfasst: 1.Beschaffung der Hardware inklusive Service und Wartung der Geräte 2.Beschaffung von Softwarelösungen (z.B. Pull-Print, Gerätemanagementsoftware) 3.Automatisierte Verbrauchsmaterialbeschaffung (ohne Papier und ohne Heftklammern) Daneben wird im Rahmen des Gesamtprojekts für den Öffentlichkeitsbereich der Universitätsbibliothek Erfurt und der Forschungsbibliothek Gotha die Aufstellung und der Betrieb von öffentlich zugänglichen Multifunktionsgeräten zur Nutzung durch Studierende und Gäste erwartet (Gestattungsvertrag).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-15.

Wer?

• Universität Erfurt

Wie?

• Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte › Fotokopiergeräte

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-12-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-12-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Aufstellung und Betreuung von Druck- und Kopiersystemen
Referenznummer: DKS_03_2025
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Fotokopiergeräte 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 380 000 EUR 💰
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Beschreibung
Interne Kennung: DKS_03_2025
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Postanschrift: Nordhäuser Straße 63
Postleitzahl: 99089
Stadt: Erfurt
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-05-01 📅
Datum des Endes: 2031-04-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Möglichkeit der Vertragsverlängerung um weitere 12 Monate
Vergabekriterien
Kriterium:

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-15 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-15 12:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 14 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2026-01-15 12:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-01-05 📅
Zusätzliche Informationen: Nachforderung von Unterlagen richtet sich nach § 56 Abs. 2 bis Abs.5 VgV
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mit dem Angebot vorzulegen: Angaben zu 3 realisierten Referenzprojekten, aus den seit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 36 Monaten, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich „Managed Print Service“ – Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten) durchgeführt wurden oder werden, d.h. Benennung von 3 verschiedenen Referenzprojekten, welche folgende Mindestleistungen haben müssen:Lieferung und Installation von mind. 60 Systemen im schulischen oder hochschulischen Umfeld, Abrechnungsmodell Hardwaremiete und Clickpreis, Einsatz von Softwarelösungen zum Gerätemanagement / Authentifizierung / automatischer Verbrauchsmaterialbestellung, Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal, Betreiben von Geräten per Gestattungsvertrag (gem. Anlage C02) Die Anforderungen an die vorzulegenden Referenzen sind Mindestanforderungen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mit dem Angebot einzureichen - unter Verwendung der Anlage Bieterauskunft zur Eignung - sind folgende Angaben zur Befähigung zur Berufsausübung einschl. Auflagen hinsichtlich der Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister (gilt auch für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft): Bieterauskunft zur Eignung: allgemeine Angaben zum Unternehmen (Name, Sitz, Anschrift, Rechtsform, Unternehmensgegenstand, Nr. der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, ggf. Niederlassung/Standort) Bieterauskunft zur Eignung: zusätzliche Angaben für Einzelunternehmen und Freiberufler (Name, Geburtsname, Geburtsort und - datum, Staatsangehörigkeit) (s. Anlage Bieterauskunft zur Eignung) Sofern das Angebot in die engere Wahl kommt, auf Aufforderung durch die Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist vorzulegen: Nachweis über Eintrag ins Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbar, sofern Eintragungspflicht besteht und zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 12 Monate (Mindestkriterium). Anstelle der Eigenerklärungen wird die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) akzeptiert. Eignungsnachweise, die durch ein Präqualifikationsverfahren erworben wurden, sind zugelassen. In dem Fall ist zwingend die Präqualifikationsnummer anzugeben. Es gilt § 48 Abs. 8 VgV. Bei Einsatz anderer Unternehmen (Unteraufträge/Eignungsleihe) sind auf Verlangen die Unterlagen/Erklärungen auch für diese Unternehmen abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot einzureichen - unter Verwendung der
Anlage Bieterauskunft zur Eignung - sind folgende Angaben zur Befähigung
zur Berufsausübung einschl.
Auflagen hinsichtlich der Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister (gilt
auch für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft):
Bieterauskunft zur Eignung: allgemeine Angaben
zum Unternehmen (Name, Sitz, Anschrift, Rechtsform,
Unternehmensgegenstand, Nr.
der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der
Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde,
gesetzlicher Vertreter, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, ggf.
Niederlassung/Standort) Bieterauskunft zur Eignung:
zusätzliche Angaben für
Einzelunternehmen und Freiberufler (Name, Geburtsname, Geburtsort und -
datum, Staatsangehörigkeit)
(s. Anlage Bieterauskunft zur Eignung)
Sofern das Angebot in die engere Wahl kommt, auf Aufforderung durch die Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist vorzulegen:
Nachweis über Eintrag ins Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbar, sofern Eintragungspflicht besteht und
zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 12 Monate (Mindestkriterium).
Anstelle der Eigenerklärungen wird die Einheitliche Europäische
Eigenerklärung
(EEE) akzeptiert. Eignungsnachweise, die durch ein
Präqualifikationsverfahren erworben wurden, sind zugelassen. In dem Fall
ist zwingend die Präqualifikationsnummer anzugeben.
Es gilt § 48 Abs. 8 VgV.
Bei Einsatz anderer Unternehmen (Unteraufträge/Eignungsleihe) sind auf
Verlangen die Unterlagen/Erklärungen auch für diese Unternehmen
abzugeben.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mit dem Angebot abzugeben - unter Verwendung der Anlage Bieterauskunft zur Eignung - sind folgende Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit: Bieterauskunft zur Eignung (gilt auch für jedes Mitglied einer Bietergemeinsschaft): Eigenerklärung zur bestehenden oder im Auftragsfalls abzuschließenden Betriebs-, Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensfall (Mindeststandard):Personen- und Sachschäden 3 Mio. Euro, Vermögensschäden 500.000 Euro, (Mindestkriterium) Erreicht der bestehende Versicherungsschutz diese Summen nicht oder wurde noch keine Versicherung abgeschlossen, erklärt der Bieter, dass er nach Zuschlag eine entsprechende Anpassung des Versicherungsschutzes vornehmen wird. Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist auf Aufforderung der Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist vorzulegen: Kopie Versicherungsschein einer bestehenden Betriebs-, Berufshaftpflichtversicherung unter Angabe der unter Punkt 5 der Bieterauskunft zur Eignung genannten Deckungssummen oder Erklärung des Versicherers, im Auftragsfall eine entsprechende Anpassung vorzunehmen bzw. einen entsprechenden Vertrag abzuschließen. Anstelle der Eigenerklärungen wird die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) akzeptiert. Eignungsnachweise, die durch ein Präqualifikationsverfahren erworben wurden, sind zugelassen. In dem Fall ist zwingend die Präqualifikationsnummer anzugeben. Es gilt § 48 Abs. 8 VgV. Bei Einsatz anderer Unternehmen (Unteraufträge/Eignungsleihe) sind auf Verlangen die Unterlagen/Erklärungen auch für diese Unternehmen abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot abzugeben - unter Verwendung der
Anlage Bieterauskunft zur Eignung - sind folgende Angaben zur
wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit:
Bieterauskunft zur Eignung (gilt auch für jedes Mitglied
einer Bietergemeinsschaft):
Eigenerklärung zur bestehenden oder im Auftragsfalls abzuschließenden
Betriebs-, Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden
Mindestdeckungssummen pro Schadensfall (Mindeststandard):Personen- und Sachschäden 3 Mio. Euro, Vermögensschäden 500.000 Euro,
(Mindestkriterium)
Erreicht der bestehende Versicherungsschutz diese Summen nicht oder
wurde noch keine
Versicherung abgeschlossen, erklärt der Bieter, dass er nach Zuschlag eine
entsprechende Anpassung des Versicherungsschutzes vornehmen wird.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist auf Aufforderung der
Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist vorzulegen:
Kopie Versicherungsschein einer bestehenden Betriebs-,
Berufshaftpflichtversicherung unter Angabe der unter Punkt 5 der
Bieterauskunft zur Eignung genannten Deckungssummen oder Erklärung
des Versicherers, im Auftragsfall eine entsprechende Anpassung
vorzunehmen bzw.
einen entsprechenden Vertrag abzuschließen.
Anstelle der Eigenerklärungen wird die Einheitliche Europäische
Eigenerklärung (EEE) akzeptiert. Eignungsnachweise, die durch ein
Präqualifikationsverfahren
erworben wurden, sind zugelassen. In dem Fall ist zwingend die
Präqualifikationsnummer anzugeben. Es gilt § 48 Abs. 8 VgV.
Bei Einsatz anderer Unternehmen (Unteraufträge/Eignungsleihe) sind auf
Verlangen die Unterlagen/Erklärungen auch für diese Unternehmen
abzugeben.

Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mit dem Angebot abzugeben - Bieterauskunft der Eignung (bei Bietergemeinschaften genügt die Abgabe durch ihren bevollmächtigten Vertreter): Eigenerklärung zu Nachunternehmerleistungen/ Eignungsleihe und soweit erforderlich Vorlage Formblatt 235 Vergabehandbuch des Bundes (VHB) Verzeichnis der Leistungen /Kapazitäten anderer Unternehmen. Der Bieter, der sich zur Auftragsdurchführung Kapazitäten anderer Unternehmen bedient, ist verpflichtet, auf gesonderte Aufforderung deren Verpflichtungserklärung gemäß Formblatt 236 VHB vorzulegen. Es gilt § 47 VgV.

Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mit dem Angebot vorzulegen: Zertifizierung in mindestens den Geschäftsbereichen, die den Vertrieb von Druckern und Multifunktionsgeräten umfassen gem. ISO 9001 Qualitätsmanagement (Mindestkriterium) Gleichwertige Zertifizierungen / Maßnahmen werden ebenfalls akzeptiert.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bieterauskunft zur Eignung: Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist auf Aufforderung der Vergabestelle innerhalb der gesetzten Frist vorzulegen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, falls das Unternehmen beitragspflichtig ist.(Mindestkriterium) Anstelle der Eigenerklärungen wird die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) akzeptiert. Eignungsnachweise, die durch ein Präqualifikationsverfahren erworben wurden, sind zugelassen. In dem Fall ist zwingend die Präqualifikationsnummer anzugeben. Bei Einsatz anderer Unternehmen (Unteraufträge/Eignungsleihe) sind auf Verlangen die Unterlagen /Erklärungen auch für diese Unternehmen abzugeben. Es gilt § 48 Abs. 8 VgV.

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mit dem Angebot vorzulegen: Eigenerklärung unter Angabe des angebotenen Herstellers, dass eine Herstellerzertifizierung der Servicetechniker vorliegt bzw. dass ein entsprechender Partnerstatus (z.B. Gold, Premium, Titanium o.ä.) beim angebotenen Hersteller besteht. (Mindestkriterium)

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

gesamtschuldnerisch haftend mit einem bevollmächtigten Vertreter

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 18 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (Anlage Bieterauskunft zur Eignung )

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (Anlage Bieterauskunft zur Eignung)

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (Anlage Bieterauskunft zur…

… Eignung )

… Eignung)

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (Anlage Bieterauskunft zur Eignung)

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (Anlage Bieterauskunft zur…

… Eignung )

… Eignung)

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (Anlage Bieterauskunft zur Eignung)

Bieter sind verpflichtet, mit der Abgabe des Angebotes eine Eigenerklärung zur Einhaltung der Bestimmungen des §8 Thüringer Vergabegesetzes unter anderem zur Tariftreue bzw. Einhaltung des vergabespezifischen Mindestlohns vorzulegen (s. Anlage §8 Abs.1 S.1 Thür VgG). Ausschlussgründe nach §21 AEntG, § 98c AufenthG, §19 MiLoG, §21 SchwarzArbG und §22 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Angebotsausschluss erfolgt bei Nichtvorliegen der Eigenerklärung gemäß Artikel 5k) Absatz 1 VO(EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff.23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. Auf Kapitel 5.1.9 dieser Bekanntmachung wird zusätzlich hingewiesen. Angebote, die in der Leistungsbeschreibung geforderte Mindestspezifikationen/ -forderungen nicht erfüllen, werden ebenfalls von der Wertung ausgeschlossen. Es gelten zudem §§ 56, 57 VgV.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität Erfurt
Nationale Registrierungsnummer: USt-Id-Nr: DE 811 627 407
Abteilung: Vergabestelle
Postanschrift: Nordhäuser Straße 68
Postleitzahl: 99089
Postort: Erfurt
Region: Erfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@uni-erfurt.de 📧
Telefon: +493617375072 📞
URL: https://www.uni-erfurt.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://evergabe-online.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=824007 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=624379 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer des Freistaates Thüringen
Nationale Registrierungsnummer: 11111
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Postleitzahl: 99423
Postort: Weimar
Region: Weimar, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Telefon: +49361573321254 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Bewerber und Bieter müssen Vergaberechtsverstöße innerhalb der in § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB genannten Fristen bei der Vergabestelle rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen. Ein Nachprüfungsantrag muss spätestens 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden, § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Die Vergabestelle weist zudem auf die Informations- und Wartepflicht des Auftraggebers gemäß § 134 GWB hin.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-15+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 242-833543 (2025-12-15)

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