Beauftragung einer Kreativagentur zur Unterstützung der Image-Kampagne und Nachwuchsgewinnung für die Thüringer Polizei

Kurze Beschreibung

Der Ausschreibungsgegenstand umfasst ein langfristig angelegtes Nachwuchsgewinnungsmanagement, welches auf eine zielgruppenorientierte Kommunikation ausgerichtet ist, dabei auch das Standortmarketing mit Campuscharakter ebenso in den Blick nimmt wie die interne Kommunikation und das Image der Thüringer Polizei. Mittel- und langfristig wird die Darstellung einer modernen, jungen und leistungsstarken Bildungsstätte angestrebt, die auch von außen als solche wahrgenommen wird.
Der Freistaat Thüringen beabsichtigt daher die Beauftragung einer Kreativagentur bzw. einer Bietergemeinschaft mit folgendem Ablauf:
1. Stufe:
Beginnend ab 01.01.2026 soll die bestehende Imagekampagne weiterentwickelt werden, welche bis Ende des Jahres 2028 betrieben wird. Bestandteil dieser Imagekampagne soll sein:
die Fortführung einer nachhaltigen Leitmarke und Kernidee für die Thüringer Polizei
weitere Implementierung in die vorhandene Webplattform und Social-Media-Design
vorrangig webbasierte Imagekampagne (zielgruppenorientiert), um die Arbeit der Thüringer Polizei positiv in den öffentlichen Fokus zu bringen.
2. Stufe:
Ebenfalls ab 01.01.2026 Fortführung der Nachwuchsgewinnungskampagne. Dieser Kampagne wohnt zugleich ein Standortmarketing inne. Die Kampagne beinhaltet:
die Erarbeitung eines basierend auf der Leitmarke abgestimmten Kommunikations-/ Kampagnenkonzeptes zur Nachwuchsgewinnung, Kreation und Implementierung,
die gleichzeitige Konzeption zur Stärkung der Darstellung der Bildungseinrichtungen als moderner Ausbildungsstandort unter Einbeziehung der Stadt Meiningen sowie
Koordination, Durchführung, Budgetkalkulation, Evaluation und strategische Ausrich-tung durch Weiterentwicklung von Maßnahmen nebst Wettbewerbsbeobach-tung gemeinsam mit den Bildungseinrichtungen.

Zusätzliche Informationen

Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 VgV:
Die zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients und Webanwendung AnA-Web sowie die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menüpunkte auf www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören für Unternehmen der Signatur-Client für Bieter für elektronische Signaturen, die e-VergabeApp (Crypto-Client) zur Verschlüsselung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen verwendeten elektronischen Mittel sind durch die Webanwendung AnA-Web und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestandteil der Webanwendung AnA-Web bzw. Clients der e-Vergabe-Plattform sowie der Plattform selber und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Weitergehende Informationen stehen auf https://www.evergabe-online.info bereit.

Beschreibung der Optionen

Der Vertragszeitraum läuft vom 01.01.2026 – 31.12.2028 (3 Jahre).
Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag einmalig für einen Zeitraum von 12 Monaten zu verlängern. Hierzu genügt die Benachrichtigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer in schriftlicher Form bis zu sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit (Verlängerungsoption).

Zusätzliche Informationen

Nicht nachgefordert wird das Kampagnenkonzept als Tischvorlage sowie das ausgefüllte und gezeichnete Preisblatt als Hauptbestandteil des eingereichten Angebotes und Grundlage der Angebotsauswertung.
Im Weiteren gelten die Bestimmungen des § 56 VgV:
Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Bieter haben mindestens drei Referenzen einzureichen, wobei mindestens zwei Referenzen jeweils eine Gesamtauftragssumme von 500.000,00 EUR oder mehr aufweisen. Alle Referenzen müssen in Ländern des europäischen Raums erbracht worden sein. Zu den Referenzauftraggebern sind folgende Angaben zu machen:
o der Auftragsgegenstand (Projektbeschreibung),
o der Auftraggeber,
o der Auftragszeitraum,
o die Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Bieter wird dem Auftraggeber innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung einen Projektleiter (Ansprechpartner) und einen Vertreter für die gesamte Vertragszeit benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag bis Freitag von 10 bis 18 Uhr) für den Auftraggeber kontaktierbar ist und Auskunft zu den durchge-führten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann.
Der Bieter gewährleistet die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners oder seines Vertreters in den Räumlichkeiten des Auftraggebers auf Anforderung des Auftraggebers in der Regel innerhalb zweier Werktage.
Der Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse des Ansprechpartners und seines Vertreters sind dem Auftraggeber innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen.
Aus den einzureichenden Mitarbeiterprofilen muss ersichtlich sein, über welche fachspezifischen Kenntnisse diese verfügen. Es ist zu bestätigen, dass im Ausführungszeitraum sichergestellt werden kann, dass dem Bedarf entsprechend über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg nur entsprechend den o. g. Vorgaben qualifiziertes Personal zur Verfügung steht.
Das für die Leistungserbringung eingesetzte Personal muss sein Einverständnis mit einer Abfrage aus dem polizeilichen Datenbestand erklären. Eine Mitarbeit in jeglicher Form ist nur bei positiven Ausgang der Abfrage möglich.
Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können, wird vorausgesetzt. Die Agentur muss in der Lage sein, die benötigten Kapazitäten bereitzustellen, um unsere Kampagnen und Projekte (teilweise auch mehrere Kampagnen und Projekte parallel) erfolgreich umsetzen zu können.

Beschreibung der Ausschlussgründe

I. Angabe mittels Eigenerklärung (Formblatt "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" - Bestandteil der Vergabeunterlagen).
Zwingende Ausschlussgründe gem. § 123 Abs. 1 GWB:
1. § 129 des Strafgesetzbuchs (StGB) (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a StGB (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b StGB (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),
2. § 89c StGB (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 StGB zu begehen,
3. § 261 StGB (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),
4. § 263 StGB (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
5. § 264 StGB (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
6. § 299 StGB (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b StGB (Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen),
7. § 108e StGB (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern sowie unzulässige Interessenwahrnehmung),
8. den §§ 333 und 334 StGB (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a StGB (Ausländische und internationale Bedienstete),
9. Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder
10. den §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a StGB (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung)
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Fakultative Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 GWB:
1. das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat,
2. das Unternehmen zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat,
3. das Unternehmen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird; § 123 Absatz 3 ist entsprechend anzuwenden,
4. der öffentliche Auftraggeber über hinreichende Anhaltspunkte dafür verfügt, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken,
5. ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann,
6. eine Wettbewerbsverzerrung daraus resultiert, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann,
7. das Unternehmen eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat,
8. das Unternehmen in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder
9. das Unternehmen
a) versucht hat, die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen,
b) versucht hat, vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die es unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte, oder
c) fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt hat, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten, oder versucht hat, solche Informationen zu übermitteln.
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II. Angabe mittels Eigenerklärung (Formblatt "Eigenerklärung zu Artikel 5k EU 2022/576" - Bestandteil der Vergabeunterlagen): Für dieses Vergabeverfahren gilt die EU-Sanktionsregelung1269 mit Bezug zu Russland. Ausschlussgründe nach Artikel 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022, https://eurlex.europa.eu/eli/reg/2024/3192/deu.
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III. Angabe mittels Eigenerklärung (Formblatt "Eigenerklärung zum ThürVgG" - Bestandteil der Vergabeunterlagen): Für dieses Vergabeverfahren gelten die Bestimmungen des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG).
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IV. Angabe mittels Eigenerklärung (Formblatt "Eigenerklärung Haftpflichtversicherung" - Bestandteil der Vergabeunterlagen): Das Bestehen einer Haftpflichtversicherung in Höhe des Auftrages ist Voraussetzung.
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V. Angabe mittels Eigenerklärung (Formblatt "Eigenerklärung Anerkennung AGB" - Bestandteil der Vergabeunterlagen): Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Thüringer Polizei (Bestandteil der Vergabeunterlagen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.