Beratung zur Entwicklung und Umsetzung einer KI-Strategie | Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-11-03	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Helmholtz Munich sucht erfahrene Unterstützung bei der Entwicklung einer zukunftsorientierten KI-Strategie sowie der Begleitung erster Umsetzungsmaßnahmen für den administrativen Geschäftsbereich. Ziel ist es, die Potenziale der Künstlichen Intelligenz gezielt zu nutzen, um KI als strategischen Erfolgsfaktor in unsere Prozesse zu integrieren, betriebliche Prozesse zu optimieren und die Mitarbeitenden zu entlasten.
Die Beratungsleistung spielt dabei eine zentrale Rolle, um klare Ziele zu definieren, datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen und technische sowie organisatorische Grundlagen für einen nachhaltigen Einsatz von KI zu schaffen. Wir legen besonderen Wert auf praxisorientierte Empfehlungen und eine enge Zusammenarbeit, um unsere Unternehmensziele effizient zu erreichen.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber ist bestrebt, das Beschaffungsvolumen über den Auftragnehmer abzuwickeln. Gleichwohl kann der Auftraggeber eine Verpflichtung, eine bestimmte Anzahl abzunehmen, nicht übernehmen. Das dargestellte Beschaffungsvolumen von 1,2 Mio. Euro über die komplette Vertragslaufzeit stellt einen unverbindlichen Orientierungswert dar.

Beschreibung der Optionen

Der Auftraggeber hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag bis zu 3-mal um je ein Jahr zu verlängern. Der Vertrag endet somit spätestens zum 31.01.2030. Die Ausübung des Optionsrechts ist spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende in Textform gegenüber dem Auftragnehmer zu erklären.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Unternehmensdarstellung: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens / (2) Geschäftsführer / (3) Geschäftssitz / (4) alle Niederlassungen / (5) Gesellschaftsform / (6) Gründungsdatum / (7) Geschäftsfokus. Die Unternehmensdarstellung ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen: Es müssen mindestens drei (3) Referenzen über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) in den letzten drei (3) Jahren (Ende der Angebotsfrist minus 3 Jahre) abgegeben werden. Weniger als drei (3) Referenzen führen zum Ausschluss. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich) / (2) Ansprechpartner der Referenz (Telefon, E-Mail, Funktion) / (3) Art der Leistung / (4) Volumen (PT oder Euro) / (5) Zeitraum. Es muss auch bestätigt und nachgewiesen werden, dass sich die Projekte auf Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern im Unternehmen bezogen haben. Die Referenzen sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mitarbeiterprofil - Junior Berater: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Identifikation von KI-Anwendungsfällen, Begleitung der Implementierung von KI-Lösungen, Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit KI, Bewertung der Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit von KI-Projekten. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Junior Berater: min. 1 Jahr Erfahrung im KI-Umfeld, solides Verständnis von KI-Architekturen, Modelltraining und Anwendungsfällen in Unternehmen. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: min. Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mitarbeiterprofil - Senior Berater: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Entwicklung von KI-Strategien für Unternehmen, Einführung von KI-Governance & Compliance-Richtlinien, Steuerung komplexer KI-Projekte und Teams, Beratung auf C-Level zu KI-Transformation, Beratung zu Fairness, Transparenz und Bias-Vermeidung in KI-Systemen. Sicherstellung, dass Lösungen DSGVO-konform und rechtlich abgesichert sind. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Senior Berater: min. 3 Jahre Erfahrung im KI-Umfeld, tiefgehendes Verständnis von KI-Methoden, Architekturen, Ethik, Governance und regulatorischen Anforderungen, Erfahrung in der Entwicklung und Umsetzung einer KI-Strategie im Öffentlichen Dienst bzw. in forschungsnahen Einrichtungen. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: min. Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mitarbeiterprofil - Junior KI-Engineer / KI-Architekt: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Entwicklung von KI-gestützten Anwendungen, Sicherstellung von Performance, Skalierbarkeit und Sicherheit. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Junior KI-Engineer / KI-Architekt: min. 1-3 Jahre Erfahrung im KI-Umfeld, solide Kenntnisse in KI-Technologien, Data Engineering, Cloud-Plattformen, Modell-Deployment. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: mindestens Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mitarbeiterprofil - Senior KI-Engineer / KI-Architekt: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Integration von KI in bestehende IT-Systeme, Evaluierung der bestehenden Systemlandschaft hinsichtlich Readiness für den Einsatz von KI-Tools. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Senior KI-Engineer / KI-Architekt: Mindestens 3 Jahre Erfahrung im KI-Umfeld, tiefgehende Kenntnisse in KI-Technologien, Data Engineering, Cloud-Plattformen, Modell-Deployment. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. Zugang zu einem Netzwerk von Spezialisten oder Anbietern, falls zusätzliche Expertise oder Technologien benötigt werden. Optional: Kooperation mit Universitäten, Start-ups oder etablierten Tech-Unternehmen als Ergänzung zur Beratung. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: mindestens Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung (während der geplanten Vertragslaufzeit) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bei folgendem Versicherungsunternehmen (Bezeichnung, Deckungssumme pro Versicherungsjahr sind zu benennen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.