Bereitstellung von Carsharing-Dienstleistungen für die betreibliche Mobilität der Stadtverwaltung Karlsuhe

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung von Carsharing-Dienstleistungen für die betriebliche Mobilität der Stadtverwaltung Karlsruhe
Der Auftragnehmer (im Folgenden mit AN bezeichnet) hält ein verlässliches, leistungsfähiges System vor, welches mindestens aus eigenen Fahrzeugen, eigene bzw. angemieteten Stellplätzen, eine Buchungssoftware bzw. Zugangstechnologie und Support durch die Mitarbeitenden des AN besteht.

Beschreibung der Beschaffung

Leistungsumfang (Auszüge aus der Leistungsbeschreibung):
Der AN gewährleistet, dass montags bis freitags in der Zeit von
7:00 bis 17:00 Uhr, im Innenstadtbereich, im Umkreis von 4 km um das Rathaus am Marktplatz, ausreichend Fahrzeuge für mindestens 30 Buchungen pro Arbeitstag zur Abdeckung der Dienstfahrten der Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.
Der AN bietet ein standortbasiertes Carsharing-System an, bei welchem es festgelegte Standorte gibt, an denen die Fahrzeuge abgeholt und abgestellt werden können (siehe auch Punkt 4.6. Standorte).
Ein ergänzendes „Free-Floating“-System ist darüber hinaus zusätzlich mit mindestens 50 Fahrzeugen bereitzustellen.
Der AN stellt während der Vertragslaufzeit im Stadtgebiet Karlsruhe dauerhaft eine Verfügbarkeit von mindestens 250 Fahrzeugen sicher.
Auf Grund der unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer muss der AN verschiedene Fahrzeug-Arten von Kleinwagen bis obere Mittelklasse und Transporter/Van bereithalten.
Der AN bietet sowohl Fahrzeuge mit Schalt-, als auch mit automatisierten Getrieben an.
Es müssen jedoch mindestens 5% der Fahrzeuge aus dem Fuhrpark des AN im Stadtgebiet Karlsruhe ein automatisiertes Getriebe besitzen.
Im Fuhrpark des AN steht ein Mix aller derzeit üblichen Antriebsarten zur Verfügung. Da die Stadt Karlsruhe bestrebt ist, Emissionen zu reduzieren, müssen jedoch mindestens 5 % des Fuhrparks aus batterieelektrischen Fahrzeugen (E-Fahrzeuge) oder Plug-In-Hybriden bestehen (näheres siehe auch Wertungskriterien in Teil-B der Vergabeunterlagen)
Die Stadt Karlsruhe hat als öffentlicher Auftraggeber eine Vorbildfunktion hinsichtlich umweltbewusster Mobilität. Daher müssen alle durch den AN bereitgestellten Fahrzeuge mindestens die Schadstoffklasse EURO 6 einhalten.
Das Rathaus der Stadt Karlsruhe, auch mit Sitz des Oberbürgermeisters, befindet sich am Marktplatz in der Innenstadt (76133). In dessen Nähe befinden sich weitere wichtige Dienststellen.
Daher muss der AN in einem 4 km-Radius um das Rathaus am Marktplatz mindestens 60 Standorte anbieten bzw. zusichern.

Von diesen weiteren Standorten müssen jedoch zwingend mindestens fünf in der Nähe folgender Adressen sein:

• Zähringerstraße 76, 76133 Karlsruhe – Station im Umkreis von 100 m
• Friedrichsplatz, 76133 Karlsruhe - Station im Umkreis von 300 m
• Helmholzstraße 9, 76133 Karlsruhe - Station im Umkreis von 200 m
• Marktplatz, 76133 Karlsruhe - Station im Umkreis von 250 m
• Weiherhof-Center, 76227 Karlsruhe – Station im Umkreis von 500 m

Auf Grundlage der Auswertungen der Buchungen bei einem Carsharing-Anbieter in den letzten beiden Jahren, hat sich ergeben, dass die Stationen des Carsharing-Anbieters an den oben genannten Orten am häufigsten genutzt wurden. Der Grund dafür ist, dass sich in deren Umkreise wichtige und große Dienststellen befinden.

Daher ist zwingend erforderlich, dass der AN innerhalb der vorgegebenen Umkreise der genannten Adressen ebenfalls Stationen anbietet, um ein schnelles Erreichen der Fahrzeuge für die Mitarbeitenden der Stadt Karlsruhe zu gewährleisten.
Der AN muss mindestens in folgenden Städten Standorte oder Partner mit Quernutzungsmöglichkeit vorweisen können:

• Berlin
• Düsseldorf
• Frankfurt
• Hamburg
• Mannheim
• München
• Stuttgart

Es muss eine Verbund- bzw. Quernutzung möglich sein, sodass von Mitarbeitenden des AG auch Carsharing-Fahrzeuge in mindestens den oben genannten Städten genutzt werden können.

Da die Mitarbeitenden des AG auch außerhalb Deutschlands Termine wahrnehmen und Veranstaltungen besuchen müssen, ist es zwingend erforderlich, dass Fahrten mit den Fahrzeugen des AN ins europäische Ausland ohne besondere Genehmigung zulässig sind.

Der AN stellt dem AG eine digitale Online-Buchungssoftware zur Verfügung und pflegt und wartet dieses regelmäßig. Es darf sich um kein ausschließlich „App-basiertes System“ handeln. Zusätzlich kann ein „App-basiertes“ Buchungssystem als Ergänzung zur Verfügung gestellt werden.

Daneben sind auch Buchungen per Telefon über eine deutschsprachige 24-Stunden-Hotline möglich.

Die Hotline kann auch für sonstige Meldungen genutzt werden, z.B. Schadens- und Mängelmeldungen, Nachfragen, Probleme, etc.
• der AN stellt ein (nummeriertes und eindeutig identifizierbares) Zugangsmedium für die Organisationseinheiten bzw. Mitarbeitenden zur Erfassung von Buchung und Nutzung zur Verfügung
• Die Fahrzeuge des AN müssen ohne weiteren Personeneinsatz zugänglich sein bzw. übernommen werden können.
• kein ausschließliches Öffnen des Fahrzeuges per Smartphone
• der AN gewährleistet die jeweils aktuell geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen und Bestimmungen

Anträge auf Neubeantragungen und Beantragung eines Ersatzes für defekte Zugangsmedien müssen innerhalb von drei Werktagen vom AN bearbeitet werden.

Der AN stellt eine ausreichende Anzahl an Zugangsmedien zur Verfügung.
Er gewährleistet auch, dass er die komplette Neuausstattung der Stadtverwaltung mit Zugangsmedien im Zuge einer möglichen Organisationsänderung bewältigen kann.
Alle Stellplätze sind zwingend komplett vom AN bereitzustellen.
Bei E-Fahrzeugen und Plug-In-Hybriden gilt, dass die zugehörige Ladeinfrastruktur am Stellplatz durch den AN bereitgestellt wird.
Dem AG dürfen hierfür keine separaten Kosten in Rechnung gestellt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.
Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass,
- nachweislich keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen, d.h. keine Person, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat (auch Überwachung der Geschäftsführung oder sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung) aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig verurteilt wurde und gegen das Unternehmen auch keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig festgesetzt wurde,
- der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt,
- nachweislich keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen.
- eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit hierzu eine Eintragungspflicht besteht) vorliegt,
- der Bieter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet ist; Begründung soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht
- der Bieter nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen gehört, die eine Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen
- der Bieter im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung abgegeben hat.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.

Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass,
- über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand dieser Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, jedoch nur sofern entsprechende Angaben verfügbar sind (ansonsten Gründungsdatum des Unternehmens)
- eine Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen vorliegt.
Soweit keine Versicherung mit den Deckungssummen vorliegt ist eine Erklärung, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen wird, abzugeben. Dem Angebot ist eine Bestätigung eines Versicherers beizufügen, dass im Auftragsfall das Risiko abgesichert wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit,
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt (§ 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB),
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 2 GWB),
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 3 GWB),
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Absatz 3 Nummer 4 GWB).