Bereitstellung von Multifunktionsgeräten inkl. Full- Service im Mietmodell

HAW Hamburg, ITSC-Vergabestelle

Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg) führt als Auftraggeberin (= AG) und Konsortialführerin (= KF) diese Vergabeleistung für sich selbst und weitere Konsortialpartner (= KP), die HafenCity Universität Hamburg (HCU Hamburg) durch. Die HAW Hamburg ist als Konsortialführerin somit auch selbst Konsortialpartner. Die Auftraggeber haben aktuell noch bestehende Full-Serviceverträge über die installierten Druck- und Multifunktionssysteme. Ziel dieser Ausschreibung ist die Ablösung dieser durch neue Verträge, welche die Miete von Outputsysteme inkl. Software, den Vor Ort Service und Support sowie die Abrechnung auf Seitenpreisbasis umfassen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-19.

Wer?

• HAW Hamburg, ITSC-Vergabestelle

Wie?

Wo?

• Hamburg › Hamburg
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-06-19	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-06-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Multifunktionsgeräten inkl. Full- Service im Mietmodell
Referenznummer: 2025-04-EU-ITSC
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 500 000 EUR 💰
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Fachlos 1 HAW
Geschätzter Wert ohne MwSt: 900 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:

Die beteiligten Parteien verfolgen mit der Realisierung dieser Vergabeleistung nachfolgende Zielsetzungen: Optimierung des Druck- und Kopieroutputs, - Austausch / Modernisierung aller Druck- und Multifunktionssysteme, - Reduzierung der Anzahl der Druckertreiber auf ein Minimum, - Sicherung eines hochwertigen Farbdrucks, - Einbindung aller Verwaltungssysteme in die vorhandene Netzwerkinfrastruktur, - Dienstleistung in Form von Tonertausch und Nachfüllen von Papier - Abrechnung der Dienstleistung auf Basis von Grundmietpreisen zzgl. eines Serviceklickpreises, - Realisierung eines individuellen Abrechnungsmodells. Die KP erwarten eine hohe Verfügbarkeit der Systeme und eine verlässliche, gleichbleibende Servicequalität. Die Verträge werden zwischen den KP und dem AN geschlossen. Die Vertragslaufzeit beginnt nach Zuschlagserteilung für die KP unterschiedlich. Aufgrund der unterschiedlichen Endedaten der Bestandsverträge der KP gilt daher im Hinblick auf ein einheitliches Endedatum der neuen Verträge mit dem AN im Detail Folgendes: Fachlos 1: - HAW Hamburg: Leistungsbeginn (Start Rollout) Januar 2026 Beginn der Vertragslaufzeit am 01.02.2026 mit einer Laufzeit von 60 Monaten Fachlos 2: - HCU Hamburg: Leistungsbeginn (Start Rollout) Mitte September 2025 Beginn der Vertragslaufzeit am 01.11.2025 mit einer Laufzeit von 63 Monaten Der September/Oktober 2025 (für die HCU Hamburg) und der Monat Januar 2026 (für die HAW Hamburg) wird als sog. Transitionsphase für den Gerätewechsel und weitere Installationsarbeiten, Aufstellungsarbeiten etc. bezeichnet, bei der ein möglicher Bieter-/Auftragnehmerwechsel stattzufinden hat. Der Rollout neuer Systeme muss der AN an der HCU Hamburg bis zum 31.10.2025 und an der HAW Hamburg bis zum 31.01.2026 vollständig abgeschlossen werden.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Teile und Zubehör für Fotokopiergeräte 📦
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Gemäß Vergabedokument Eignung zu Los 1 und Los 2 gilt als vertragliche Nebenpflicht vereinbart, dass die Leistung ausschließlich mit Waren auszuführen ist, die nachweislich unter Beachtung oder nach meiner/unserer Zusicherung unter der bestmöglichen Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (https://www.ilo.org/international-labour-standards) gewonnen oder hergestellt worden sind (§ 3a Abs. 2 HmbVgG). Als Nachweis ist diese Erklärung den Angebotsunterlagen beigefügt (z.B. unabhängige Zertifizierung, Selbstverpflichtung, Verhaltenskodex o.ä.):

Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
Hauptstandort oder Erfüllungsort: An allen Standorten der bezugsberechtigten Einrichtungen in Hamburg.
Postanschrift: Berliner Tor 5
Postleitzahl: 20099
Stadt: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Dauer: 60 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Fachlos 2 HCU
Geschätzter Wert ohne MwSt: 600 000 EUR 💰
Dauer: 63 Monate
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-21 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-21 10:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-07-21 10:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-07-15 23:59:59 📅
Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich ✅
Beschreibung:

Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass das beim Auftraggeber eingesetzte Personal - je nach Art, Durchführung und Auftrag des Personals - auf Verlangen des Auftraggebers vor dem Personal-Einsatz einer Sicherheitsüberprüfung (Ü2) nach dem HmbSÜGG unterzogen wird, gemäß (§7 Abs (1) Nr.2 in Verbindung mit §9 Abs (1) Nr. 3a) HmbSÜGG). Die Sicherheitsüberprüfung darf vor dem ersten Einsatz beim Auftraggeber nicht älter als 3 Monate sein. Anfallende Kosten für die Überprüfungsmaßnahme werden vom Auftraggeber nicht erstattet. Sollte über den Vertragszeitraum dasselbe Personal mehrfach eingesetzt werden, kann der Auftraggeber nach HmbSÜGG eine Wiederholung der Sicherheitsüberprüfung verlangen. Der Auftragnehmer hat proaktiv in einer Regelmäßigkeit, zyklisch alle sechs Monate eine Liste mit dem beim Auftraggeber eingesetzten Personal vorzulegen. Mit Vorlage dieser Aufstellung bestätigt der Auftragnehmer die oben genannte und durchgeführte Sicherheitsüberprüfung seines beim Auftraggeber eingesetzten Personals.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Vergabestelle ist jederzeit berechtigt, die Angaben des Bieters durch Registerabfrage beim Wettbewerbsregisters gem. WRegG zu verifizieren und/oder im Rahmen der Präqualifizierungsangaben des Bieters nach §122 Abs.3 GWB im Amtlichen Verzeichnis der IHK (https://amtliches-verzeichnis.ihk.de). Folgende Angaben sind daher zu machen (Hinweis: Bietergemeinschaften müssen die Angaben für jedes Mitgliedsunternehmen einzeln machen.): - Unternehmen (Firma/Name, Sitz und Rechtsform), - Geschäftsführung bzw. verantwortlich handelnde Personen (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Geburtsname der Mutter, Staatsangehörigkeit), - Registergericht oder Genehmigungsbehörde, - Handelsregisternummer oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, - Sofern der Bieter nicht zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet ist, hat er zur Bestätigung auf Verlangen folgende Unterlagen vorzulegen: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in Berufsregister/Handwerksrolle/Industrie- und Handelskammer, - Steuernummer: Steuer-IdNr. oder USt-IdNr. oder W-IdNr.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

gemäß Vergabeunterlage Eignung, Ziffer 2. Der Umsatz des Bieters in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren; 2022, 2023, 2024.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

gemäß Vergabeunterlage Eignung, Ziffer 2. Der Bieter hat in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt. Zur Bestätigung werden mindestens 1 geeigneter Referenznachweis aus den letzten drei Jahren vorgelegt bei dem der Nettoumsatz des Unternehmens im Tätigkeitsbereich Tätigkeitsbereich Multifunktionsgerätgestellung mit öffentlichen Auftraggebern mindestens 700.000 Euro netto im Jahresmittel der letzten drei Geschäftsjahre betrug. Bei der Referenzangabe ist mindestens der Institutionsname, sowie der Nettoumsatz anzugeben.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Bieter können jeweils nur für ein Fachlos oder für beide Fachlose bieten. Die Auftraggeberin hofft auf die Angebotsabgabe eines Bieters für beide Fachlose.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 16 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: HAW Hamburg, ITSC-Vergabestelle
Nationale Registrierungsnummer: DE 246571598
Postanschrift: Berliner Tor 5
Postleitzahl: 20099
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: IT-Vergabestelle, Informationstechnik Service Center
E-Mail: vergaben-itsc@haw-hamburg.de 📧
Telefon: 040-428750 📞
URL: https://www.haw-hamburg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y7J5JVL/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y7J5JVL 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y7J5JVL 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y7J5JVL
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Hamburg
Nationale Registrierungsnummer: t:040428231690
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Postleitzahl: 20354
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Telefon: 040 428231690 📞
URL: https://www.hamburg.de/behoerdenfinder/hamburg/11725152/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Es wird auf die Rechtsfolgefristen des § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen hingewiesen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-19+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 117-400717 (2025-06-19)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen (>20 neue Beschaffungen)

Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln (>20)

Fotokopier- und Offsetdruckgeräte (12)

Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte (5)