Beschaffung einer Chatbot-Lösung, ECA-2025-068

Bundesdruckerei GmbH

Beschaffung einer Chatbot-Lösung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-17.

Wer?

• Bundesdruckerei GmbH

Wie?

• Kommunikations- und Multimedia-Softwarepaket › Kommunikationssoftwarepaket

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-10-17	Auftragsbekanntmachung
2025-11-11	Auftragsbekanntmachung
2025-11-25	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-10-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer Chatbot-Lösung, ECA-2025-068
Referenznummer: ECA-2025-068
Kurze Beschreibung: Beschaffung einer Chatbot-Lösung
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 080 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: ECA-2025-068
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Überlassung und der cloudbasierte Betrieb einer Chatbot-Softwarelösung inklusive den entsprechend zugehörigen Pflege- und Supportleistungen. Nähere Informationen zum Leistungsgegenstand können der den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung (Anlage 1) entnommen werden.

Zusätzliche Informationen:

Das maximale Auftragsvolumen des Rahmenvertrages beträgt 1.296.000 EUR; bei Erreichen dieses Höchstwertes endet der Vertrag automatisch. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, eine bestimmte Menge oder Anzahl von Leistungen (Transaktionen) aus dem Rahmenvertrag abzurufen (keine Mindestabnahmeverpflichtung).

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Kommunikationssoftwarepaket 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

gemäß Anlage 5 des Vertrages "Exportkontrolle und Zoll": Die Lieferwaren sind DAP (geliefert benannter Ort) (Incoterms(R) 2020) an den in dem Auftrag angegebenen, in der BR Deutschland gelegenen und zum Zollgebiet der EU gehörenden Ort zu liefern. Ist in dem Auftrag kein Ort angegeben, erfolgt die Lieferung an: Bundesdruckerei, Alte Jakobstr. 109, 10969 Berlin. Der jeweilige Bestimmungsort ist auch der Erfüllungsort für die Lieferung und eine etwaige Nacherfüllung.

Postanschrift: Kommandantenstraße 18
Postleitzahl: 10969
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 2 Jahre
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und hat eine Grundlaufzeit von 2 Jahren. Die Vertragslaufzeit verlängert sich nach der Grundlaufzeit automatisch um 1 weiteres Jahr ("Vertragsverlängerung"), sofern der Auftraggeber der Vertragsverlängerung nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit widerspricht. Insgesamt sind 2 Vertragsverlängerungen nach Ablauf der Grundlaufzeit möglich, sodass die Gesamtvertragslaufzeit maximal 4 Jahre beträgt.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der angebotenen Chatbot-Lösung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-20 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-20 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 10969 Berlin
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Bieter sind gemäß § 55 VgV Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-11-20 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: 10969 Berlin
Zusätzliche Informationen:

Bieter sind gemäß § 55 VgV Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-10 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Ablauf einer von ihm gesetzten angemessenen Nachfrist Erklärungen und Nachweise nachzufordern.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Angebotsfrist aktuellen Stand wiedergibt und nicht älter als drei Monate (bezogen auf den Zeitpunkt der Angebotsfrist) ist.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben zum Netto-Gesamtumsatz (in EUR) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.

Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben zum Netto-Gesamtumsatz (in EUR) hinsichtlich mit zum Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen. Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf den Betrieb und die Überlassung von cloudbasierten Chatbot-Softwarelösungen beziehen. Mindestanforderung: Der Netto-Gesamtumsatz des Bieters mit zum Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen muss in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Durchschnitt mindestens 500.000 EUR betragen haben.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Ausgefüllte "Bieterselbstauskunft", unter zwingenden Angaben insbesondere zu a) Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer; b) Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer, welche zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen erbringen. Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf den Betrieb und die Überlassung von cloudbasierten Chatbot-Softwarelösungen beziehen. Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis gemäß "Referenzerklärung" von mind. zwei (2) Referenzprojekten aus den letzten drei (3) Jahren ausgehend vom Zeitpunkt der Angebotsfrist , welche mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, unter Angabe: - der Bezeichnung und Beschreibung der erbrachten Leistung(en) (Aufgabenstellung, Leistungsinhalte und Tätigkeiten), - des Auftraggebers der Referenz (nebst den geforderten Angaben im Dokument "Formblatt Referenzerklärung"), - des ungefähren Auftragsvolumens (Umsatz), - des Leistungszeitraums und - des Leistungserbringers. Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf den Betrieb und die Überlassung von cloudbasierten Chatbot-Softwarelösungen beziehen. Referenzerklärungen sind grundsätzlich unter Nutzung des Formblattes "Referenzerklärung" und unter Benennung der geforderten Angaben zum Auftraggeber (Name und Anschrift, Branche/Bereich des Auftraggebers und Ansprechpartner nebst Kontaktdaten) nebst den weiteren geforderten Angaben zur erbrachten Leistung einzureichen. Auf die konkrete Benennung des Auftraggebers sowie des Ansprechpartners kann ausnahmsweise verzichtet werden, wenn diesen Angaben eine Vertraulichkeitsverpflichtung des Bieters gegenüber dem Referenzauftraggeber entgegensteht. Mindestanforderungen: - Es sind mindestens zwei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten drei (3) Jahren ausgehend vom Zeitpunkt der Angebotsfrist einzureichen. - Mindestens eine Referenz muss die eines öffentlichen Auftraggebers sein. Die Nichterfüllung bereits einer der benannten Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des betroffenen Angebots vom weiteren Vergabeverfahren

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Bieter verpflichten sich, die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens über die Verhältnisse des Auftraggebers bekannt werden, vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen. Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen: - Bewertungsmatrix zur Qualität der Leistung, Tabellenblatt "Wertungsmatrix qualitative Produktkriterien" (vom Bieter ausgefüllt) - Konzepte (vom Bieter selbst zu erstellen): Informationssicherheitskonzept sowie Architektur & Schnittstellendokumentation, Betriebskonzept (Konfigurationsmanagement inkl. SBOM, Berechtigungskonzept, Incidentmanagement, Datensicherheit), Datenschutzkonzept inklusive Löschkonzept; - Barrierefreiheitstest (nicht älter als 6 Monate; vgl. Pkt. 7.1 der Leistungsbeschreibung) - gültige ISO/IEC 27001 Zertifizierung (vgl. Pkt. 7.6.1 der Leistungsbeschreibung) - Auftragsverarbeitungsvereinbarung (vom Bieter ausgefüllter Anhang B und Anhang C)

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB Hierzu legen die Bieter mit dem Angebot a) das vollständig ausgefüllte Formblatt "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" und b) das vollständig ausgefüllte Formblatt "Bieterselbstauskunft" unter zwingenden Angaben insbesondere zu Unternehmenssitz, Steuernummer und Umsatz-Steuer-Ident-Nummer, gesetzliche Vertreter, Gesellschafter und Höhe der Gesellschafteranteile, wirtschaftlich Berechtigte und Konzernstruktur vor. Stellt der Auftraggeber das Vorliegen zwingender Ausschlussgründe fest, wird der betroffene Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Stellt der Auftraggeber das Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe fest, wird der Auftraggeber unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes über den Ausschluss des bietenden Unternehmens entscheiden. Der Auftraggeber ist außerdem verpflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu demjenigen Bieter vorliegen, an den der Auftrag vergeben werden soll, um zu prüfen, inwiefern für diesen Bieter Gründe für den Ausschluss vom Vergabeverfahren bestehen. Der Auftraggeber wird deshalb hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister abfordern. Hierbei handelt es sich mithin nicht um einen durch die Bieter einzureichenden Nachweis. Ebenso behält sich der Auftraggeber vor, hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO abzufordern und zu prüfen, inwiefern Gründe zum Ausschluss des Bieters vorliegen. Diese Nachweise sind nicht durch die Bieter vorzulegen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesdruckerei GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 992-80152-82
Postanschrift: Kommandantenstraße 18
Postleitzahl: 10969
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: FP ECA - Office for EU-Contract awarding (Vergabestelle)
E-Mail: vergabestelle@bdr.de 📧
Telefon: +49 302598-0 📞
Fax: +49 302598-6074 📠
URL: http://www.bundesdruckerei.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YVW5115/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YVW5115 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YVW5115 🌏
Name: Fragen zum Verfahren sind rechtzeitig und ausschließlich über die Funktion "Kommunikation" des Online-Portals Deutsches Vergabeportal (DTVP) in deutscher Sprache an die Vergabestelle zu richten.
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YVW5115# Die Angebote sind grundsätzlich ausschließlich elektronisch in Textform über das Online-Vergabeportal DTVP einzureichen. Die Vergabeunterlagen werden kostenfrei ausschließlich über den oben genannten Link zur Verfügung gestellt. Für den Abruf der Unterlagen ist keine Registrierung notwendig; eine solche wird aber insbesondere im Hinblick auf die Versendung zusätzlicher Bewerberinformationen dringend empfohlen. Bitte beachten Sie, dass eine Registrierung jedoch keine vollumfängliche Gewähr für eine durchgängige Benachrichtigung bei neuen Informationen bieten kann. Die Bieter werden daher gebeten, den Posteingang des Online-Vergabeportals DTVP eigenständig in regelmäßigen Abständen auf etwaige Änderungen oder neue Informationen zum Vergabeverfahren zu prüfen. Für die Abgabe eines Angebotes ist eine Registrierung zwingend. Diese ist kostenfrei. Hinweise zum weiteren Angebotsinhalt: Zur Prüfung des Nichtvorliegens eines Russland-Bezugs wird von dem Bieter, dessen Angebot für den Zuschlag vorgesehen ist, die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs (Formblatt) gefordert. Diese Eigenerklärung kann bereits mit dem Angebot eingereicht werden. Wird das Vorliegen eines Russland-Bezugs i.S.d. Art. 5k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 festgestellt, wird der Zuschlag auf das betroffene Angebot nicht erteilt. Der Auftragnehmer versichert, dass er bei Ausführung der unter diesem Vertrag geschuldeten Tätigkeiten die geltenden Exportkontroll- und Zollbestimmungen beachtet.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Informationen über die Überprüfungsfristen: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-17+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 202-693322 (2025-10-17)

Auftragsbekanntmachung (2025-11-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 080 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-27 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-27 10:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-11-27 10:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-17 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-11+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) wurde wegen noch offener Bieterfragen verlängert. Die Angebotsfrist endet nunmehr am 27.11.2025 um 10:00 Uhr. Die Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der neu festgelegten Angebotsfrist.

Andere zusätzliche Informationen

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 9dfed19b-5325-43a5-ad8b-4cd7fc986bbe-01
Quelle: OJS 2025/S 218-751266 (2025-11-11)

Auftragsbekanntmachung (2025-11-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 080 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-04 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-04 10:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-12-04 10:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-25+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) wurde wegen noch offener Bieterfragen verlängert. Die Angebotsfrist endet nunmehr am 04.12.2025 um 10:00 Uhr. Die Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der neu festgelegten Angebotsfrist.

Andere zusätzliche Informationen

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 83528d03-5763-4d5e-b468-21b5c9d7a084-01
Quelle: OJS 2025/S 228-785556 (2025-11-25)

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