Beschaffung einer SaaS-Lösung im Rahmen des Projekts "Papilo"

Bayerische Versorgungskammer

Nutzung einer SaaS-Lösung, in der alle von der BVK benötigten und definierten Formulararten umgesetzt und als versendbarer Link bzw. Link auf Website verfügbar sind.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-06-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-05-26.

Wer?

• Bayerische Versorgungskammer

Wie?

• Strategische Prüfung und Planung im Bereich Informationssysteme oder -technologie › Informationstechnologiedienste

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Småland med öarna › Kronobergs län

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-05-26	Auftragsbekanntmachung
2025-06-24	Auftragsbekanntmachung
2025-07-01	Auftragsbekanntmachung
2025-07-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-05-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer SaaS-Lösung im Rahmen des Projekts "Papilo"
Referenznummer: 004 972_000
Kurze Beschreibung:

Nutzung einer SaaS-Lösung, in der alle von der BVK benötigten und definierten Formulararten umgesetzt und als versendbarer Link bzw. Link auf Website verfügbar sind.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Informationstechnologiedienste 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 004 972_000
Postanschrift: Arabellastraße 33
Postleitzahl: 81925
Stadt: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Kronobergs län 🏙️
Dauer des Qualifizierungssystems
Unbestimmte Dauer ✅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 35.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Eignung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Wertende Teststellung für Angebote
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-06-30 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-06-30 12:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 7 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-06-30 12:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-06-20 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Sollten essenzielle Unterlagen fehlen, wird die Vergabestelle auf Sie zukommen und diese einfordern.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK Die Bewertung Eignung erfolgt anhand einer Punkteskala mit Gewichtung, z. B.: Kriterium Gewichtung Referenzen 100 % (100 Punkte) Zu Referenzen: 100 Punkte - mindestens eine von zwei Referenzen im öffentlichen Sektor 50 Punkte - mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK 0 Punkte - sonst

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung zur Deckung von: Personenschäden (für die einzelne Person) in Höhe von mindestens 1 000 000 EUR je Schadensereignis, Sachschäden in Höhe von mindestens 500 000 EUR je Schadensereignis, Vermögensschäden in Höhe von mind. 100 000 EUR je Schadensereignis.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Anbieter muss die Mindestanforderungen im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Vorgaben der ISO 27001 und des BSI IT-Grundschutz, sowie der speziellen Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten nach dem RentÜG. Zudem muss eine jährliche Mitarbeit des Auftragnehmers am Risikomanagementprozess der BVK zugesagt werden. Für die Infrastrukturkomponenten der Lösung ist mindestens eine C5 (Typ 2)-Testierung oder SOC 2 (Type 2)-Zertifizierung erforderlich. Ein Löschkonzept aller Daten muss beschrieben werden. Die über die REST API abrufbaren Daten und Dokumente sind Anbieter-seitig Viren- und Schadsoftware-geprüft.

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bayerische Versorgungskammer
Nationale Registrierungsnummer: DE240986226
Postanschrift: Arabellastraße 33
Postleitzahl: 81925
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: S 311 IT Einkauf
E-Mail: einkauf@versorgungskammer.de 📧
Telefon: +49 899235-6 📞
Fax: +49 899235-8995 📠
URL: http://www.versorgungskammer.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y4K5Z61/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y4K5Z61 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y4K5Z61 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y4K5Z61
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: DE811335517
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 89-2176-2411 📞
Fax: +49 89-2176-2847 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-26+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 102-345698 (2025-05-26)

Auftragsbekanntmachung (2025-06-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-14 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-14 12:05:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-07-14 12:05:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-07-04 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-24+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Informationen und Bewertungsansätze zur Teststellung werden am 24.06.2025 zur Verfügung gestellt (004972_000_Teststellung_Beschreibung und 004972_000_Teststellung_Anforderungskatalog_Papilo) Detaillierte Informationen zur Teststellung wurden am 24.06.2025 Ihnen in Form einer Beschreibung und eines Anforderungskataloges (004972_000_Teststellung_Anforderungskatalog_Papilo und 004972_000_Teststellung_Beschreibung) zur Verfügung gestellt. In beiden Dateien wird die Bewertung der Teststellung beschrieben: Für die Wertung Anzahl der Arbeitsschritte erhält der Anbieter max. 200 Punkte. Die maximale Punktzahl (200 Pkte, 100%) erhält der Anbieter mit den wenigsten Arbeitsschritten. Die Bewertung der Anbieter mit mehr Arbeitsschritten (>100%) erhalten einen Punktabzug zur max. Punktzahl 200. Der Abzug beträgt pro 1%-Punkt über der Bestmarke 2 Punkte. Beispiel: Anbieter 1 = 50 Arbeitsschritte => 147% => 47%-Punkte => Abzug 94 Punkte => 106 Punkte Anbieter 2 = 34 Arbeitsschritte => 100% = 200 Punkte Anbieter 3 = 47 Arbeitsschritte => 138% => 38%-Punkte => Abzug 76 Punkte => 124 Punkte Für die Wertung Dauer aller Testfälle erhält der Anbieter max. 200 Punkte). Die maximale Punktzahl (200 Pkte, 100%) erhält der Anbieter, für den die Durchführung aller Testfälle die geringste Dauer aufweist. Die Bewertung der Anbieter mit mehr Arbeitsschritten (>100%) erhalten einen Punktabzug zur max. Punktzahl 200. Der Abzug beträgt pro 1%-Punkt über der Bestmarke 2 Punkte. Alle nega-tiven Ergebnisse werden mit 0 Punkten bewertet. Beispiel: Anbieter 1 = 30 Minuten => 150% => 50%-Punkte => Abzug 100 Punkte => 100 Punkte Anbieter 2 = 20 Minuten => 100% = 200 Punkte Anbieter 3 = 50 Minuten => 250% => 150%-Punkte => Abzug 300 Punkte => 0 Punkte In der Datei 004972_000_1.1.2_Bewerbungsbedingungen_Version_4_24.06.2025 wurde die Änderungen grün markiert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-06-24 📅
Andere zusätzliche Informationen

Informationen und Bewertungsansätze zur Teststellung werden zur Verfügung gestellt (004972_000_Teststellung_Beschreibung und 004972_000_Teststellung_Anforderungskatalog_Papilo)

Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: b80f155b-34e7-4ead-8c8b-cd4682cead73-01
Quelle: OJS 2025/S 120-413999 (2025-06-24)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer SaaS-Lösung im Rahmen des Projekts "Papilo" (für Online-Formulare)
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 EUR 💰

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK Die Bewertung Eignung erfolgt anhand einer Punkteskala mit Gewichtung, z. B.: Kriterium Gewichtung Referenzen 100 % (100 Punkte) Zu Referenzen: Punktzahl (100 Punkte - mindestens eine von zwei Referenzen im öffentlichen Sektor; 50 Punkte - mindestens zwei Referenzen vergleichbar in Größe, Komplexität und zum Vorhaben der BVK; 0 Punkte - sonst)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-01+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Veröffentlichung wurde aktualisiert. 1) "Für Online-Formulare" wurde im Titelnahme in Klammern mit aufgenommen. 2) Die Beschreibung des Eignungskriteriums "Referenzen zu bestimmten Arbeiten" wurde aktualisiert. Dabei wurde der folgende Absatz gelöscht (stand falsch drin): Die Bewertung Eignung erfolgt anhand einer Punkteskala mit Gewichtung, z. B.: Kriterium Gewichtung Referenzen 50 % (100 Punkte) Technisches Know-How und Nachweise 50 % (100 Punkte) 3) Die Beschreibung des Zuschlagskriteriums (Qualität) "Wertende Teststellung für Angebote" wurde aktualisiert (Beschreibung). 4) Die Beschreibung des Zuschlagskriteriums (Leistung) wurde optisch angepasst (durch Klammern). 5) Die Beschreibung des Zuschlagskriteriums (Preis) wurde optisch angepasst (durch Abstände). 6) Das Eignungskriterium "Zertifierung von unabhängigen Stellen über Qualitätsstandards" wurde als Ausschlusskriterium gekennzeichnet (siehe Text).

Andere zusätzliche Informationen
Die Veröffentlichung wurde aktualisiert.
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: ffa3eda4-a3fe-42ec-9e21-637518643fdc-01
Quelle: OJS 2025/S 125-431665 (2025-07-01)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 EUR 💰

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-11+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Auf Seite 10 der Datei 004972_000_1.1.2_Bewerbungsbedingungen_Version_5_11.07.2025 wurde Eignung durch Preis ersetzt (türkis markiert). Dies stellte ein Fehler dar. Dieselbe Änderung wurde in der Datei 004972_000_Aufforderung Angebot_Version_3_11.07.2025 durchgeführt (Seite 10; gelb markiert). Dazu wurden auch die Detaillierte Informationen zur Teststellung in diese Datei integriert (grün markiert). Die Unterlage 004972_000_Aufforderung Angebot_Version_3_11.07.2025 wurde in der Datei 004972_000_1.1.2_Bewerbungsbedingungen_Version_5_11.07.2025 aufgeführt (Seite 12; dunkelgrün markiert. Dieser Fehler wurde im Zuschlagskriterium Wertende Teststellung für Angebote korrigiert. Siehe Satz: An dieser nehmen die zwei Bieter mit der höchsten Punktzahl (Bewertung von Preis (44 %), Leistung (44 %) und Referenzen (12 %)) teil. Es werden auch hier bis zu 400 Punkte vergeben.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-07-11 📅
Andere zusätzliche Informationen

Auf Seite 10 der Datei 004972_000_1.1.2_Bewerbungsbedingungen_Version_5_11.07.2025 wurde Eignung durch Preis ersetzt (türkis markiert). Dies stellte ein Fehler dar. Dieselbe Änderung wurde in der Datei 004972_000_Aufforderung Angebot_Version_3_11.07.2025 durchgeführt (Seite 10; gelb markiert). Dazu wurden auch die Detaillierte Informationen zur Teststellung in diese Datei integriert (grün markiert). Die Unterlage 004972_000_Aufforderung Angebot_Version_3_11.07.2025 wurde in der Datei 004972_000_1.1.2_Bewerbungsbedingungen_Version_5_11.07.2025 aufgeführt (Seite 12; dunkelgrün markiert). Dieser Fehler wurde im Zuschlagskriterium Wertende Teststellung für Angebote korrigiert. Siehe Satz: An dieser nehmen die zwei Bieter mit der höchsten Punktzahl (Bewertung von Preis (44 %), Leistung (44 %) und Referenzen (12 %)) teil. Es werden auch hier bis zu 400 Punkte vergeben.

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 93edb89e-8de7-4c07-96ef-216aabeb1526-01
Quelle: OJS 2025/S 133-462418 (2025-07-11)

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