Beschaffung einer softwarebasierten Anwendung zur Ressourcenverwaltung im BALM inkl. notwendiger Hardware zum Kauf

Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM)

Gegenstand der Leistung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer softwarebasierten Anwendung zur Ressourcenverwaltung des BALM zum Kauf inkl. eines Pflegevertrages über die Dauer von bis zu 6 Jahren (inkl. Wartung, Pflege und Updates der kompletten Anwendung). Die Nutzung dieser Software erfolgt on premise beim Auftraggeber (AG). Technisch muss jederzeit der Umzug in eine vom AG bestimmte Cloud möglich sein. D.h. das System muss alle relevanten informationssicherheits- und datenschutzrechtlichen Anforderungen gewährleisten. Die vom Auftragnehmer zu übernehmenden Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, die den Vergabeunterlagen beigefügt ist.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-11.

Wer?

• Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM)

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-12-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-12-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer softwarebasierten Anwendung zur Ressourcenverwaltung im BALM inkl. notwendiger Hardware zum Kauf
Referenznummer: 2025-BALM-VgSt-030
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-BALM-VgSt-030
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Der Auftragnehmer muss die Liefergegenstände jeweils als Neuware – möglichst vorkonfiguriert - innerhalb von acht (8) Wochen nach Erteilung des Auftrags durch den Auftraggeber am Standort des BALM in der Werderstr. 34 in 50672 Köln bzw. den jeweiligen Außenstellen bereitstellen. Im Sinne der Nachhaltigkeit befürworten wir den Verzicht von Umverpackung, bzw. bei zwingend erforderlicher Verpackung (für mögliche Kleinteile oder Elektronik) muss recyclebares Material eingesetzt werden. Die Abgabe einer Eigenerklärung ist an dieser Stelle nötig. Der Auftragnehmer muss spätestens sieben (7) Werktage vor der Lieferung den Zeitpunkt der Lieferung mit einer der benannten BALM-Ansprechpersonen abstimmen. Die Lieferung muss, frei Verwendungsstelle, innerhalb der BALM-Funktionszeiten erfolgen. Diese sind Montag bis Donnerstag jeweils zwischen 9:00 Uhr und 14:45 Uhr und Freitag zwischen 9:00 Uhr und 13:15 Uhr (mögliche Abweichungen ergeben sich ggf. für die benannten Außenstellen und werden im Rahmen der Auslieferung abgestimmt) Andere Zeiten bedürfen der vorherigen Bestätigung durch den Auftraggeber.

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 72 Monate
Maximale Verlängerungen: 2
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

zweimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit von 48 Monaten, sofern seitens des Auftraggebers nicht 6 Monate vor Ablauf des jeweiligen Vertragzeitraumes eine Kündigung erfolgt. Der Vertrag endet unabhängig davon spätestens nach der Maximallaufzeit von 72 Monaten.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität gemäß Bewertungskriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-16 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-16 10:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 75 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:

Nach Etablierung des Systems in technischer Hinsicht sowie der notwendigen Einweisung der Mitarbeiter der Zentrale soll das System auch Zug um Zug in die Außenstellen ausgerollt werden

Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-01-16 10:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-01-08 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Zusätzliche Informationen: Das BALM kann den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Ein Anspruch des Bieters auf Nachforderung besteht grundsätzlich nicht. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien (hierzu Ziffer 4) betreffen, ist grundsätzlich ausgeschlossen und nur innerhalb der engen Grenzen des § 56 Abs. 3 Satz 2 VgV ausnahmsweise möglich.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis: Angabe der entsprechenden Registernummer und -Stelle im Vordruck Unternehmensfragebogen oder anderer Nachweis über die erlaubte Berufsausübung. Hinweis: Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt. Unternehmensprofil Inhalt: Kurze Darstellung des Unternehmens, Historie, Struktur, Geschäftsfelder. Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden. Dort ist anzugeben, ob eine Haftpflichtversicherung besteht oder eine Deckungszusage des Haftpflichtversicherers vorliegt. Zudem sind dort Angaben zu den Deckungssummen zu machen 1 Ergänzend gilt: Das Bestehen der Haftpflichtversicherung ist bereits mit der Angebotsabgabe durch die Vorlage eines Versicherungsnachweises (bspw. Versicherungsbestätigung des Haftpflichtversicherers) oder durch eine verbindliche Deckungszusage des Haftpflichtversicherers nachzuweisen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers Nachweis: Der Vordruck Referenzen ist zu verwenden. 1 Es gelten folgende Mindeststandards: 1 Es sind mindestens drei (3) geeignete Referenzen nachzuweisen.

Eignungskriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden. 1 Es gelten folgende Mindeststandards: Das Bestehen eingerichteter Umweltmanagementmaßnahmen ist durch Vorlage einer Kopie der Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar nachzuweisen.

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden. 1 Es gelten folgende Mindeststandards: 1 Das Bestehen eingerichteter Qualitätssicherungsmaßnahmen ist durch Vorlage einer Kopie der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar nachzuweisen.

Eignungskriterium: Informationssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Das Bestehen eingerichteter Informationssicherheitsmaßnahmen ist durch Vorlage einer Kopie der Zertifizierung nach DIN ISO 27001:2017 oder vergleichbar nachzuweisen.

Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden.

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

+ 4 weitere

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten darüber hinaus insgesamt die in den Vergabeunterlagen ausführlich benannten Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB. Details zu den Ausschlussgründen sind u.a. der Anlage "Bewerbungsbedingungen" zu entnehmen. Mit Angebotsabgabe sind die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Dokumente (siehe Vergabeunterlagen) in Textform gem. § 126 BGB zu übermitteln.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM)
Nationale Registrierungsnummer: 022155760
Postleitzahl: 50672
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: - Vergabestelle -
E-Mail: vergabestelle@balm.bund.de 📧
Telefon: 022157760 📞
Fax: +49 221-57761777 📠
URL: https://www.balm.bund.de/DE/Home/home_node.html 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=823822 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=823822 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Im Anschluss der Prüfung der eingegangenen Angebote gemäß Kapitel E, Nr. 1 - 4a-b der Bewerbungsbedingungen (Formelle Prüfung, Prüfung der Eignung und der Nichtvorlage von Ausschlussgründen, Prüfung der Angemessenheit der Preise und Prüfung der Wirtschaftlichkeit) wird seitens des Auftraggebers eine zu verifizierende Teststellung durchgeführt werden. Zu diesem Zweck wird der - nach Abschluss der Prüfung - führende Bieter aufgefordert eine/n entsprechende Teststellung/Testzugang zuzuliefern/bereitzustellen. Die Testdauer beträgt max. vier Wochen und beginnt vsl. ab der 5. KW 2026. Kommt der Auftraggeber im Rahmen der Teststellung zu dem Ergebnis, dass das Produkt bzw. die Dienstleistung entgegen der getätigten Angaben nicht die Mindestanforderungen des Leistungsverzeichnisses erfüllt, kann das Angebot bereits aus formalen Gründen ausgeschlossen werden. Für den Einsatz im oben beschriebenen Einsatzgebiet muss die Software zusätzlich die im Anhang A „Bewertungsmatrix“ dargestellten Eigenschaften erfüllen.

Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes-
Nationale Registrierungsnummer: 022894990
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: 022894990 📞
Fax: +49 228-9499163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Unternehmen haben gegenüber dem Auftraggeber einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften ins einen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: a) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, d) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vordem Zuschlag gemäß§ 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an. Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 Bonn zu richten. Hinweis: Das BALM ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben gegenüber dem
Auftraggeber einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und
bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung
von Vergabevorschriften ins einen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von
10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1
GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu
wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf
Nachprüfung gestellt werden.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
a) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften
vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der
Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
d) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers,
einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen,
werden vordem Zuschlag gemäß§ 134 GWB darüber informiert.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch
den Auftraggeber geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem
Weg oder per Fax versendet verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist
beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf
den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes
beim Bundeskartellamt,
Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BALM ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die
Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die
Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf
Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns
konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche
Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-11+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 240-827010 (2025-12-11)

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