Beschaffung einer TK- und UCC-Lösung für den Kreis Steinfurt

Kreis Steinfurt

Beschaffung und Migration einer neuen leistungsfähigeren TK- und UCC-Lösung. Die Migration muss parallel zur alten Lösung erfolgen. Die Umgebung ist für mehr als 2.000 User aufzubauen. Die Lösung muss mandantenfähig aufgebaut werden, da neben der Kreisverwaltung auch Tochtergesellschaften, Schulen und Kommunen in die Lösung integriert werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Unify Communications and Collaboration GmbH & Co. KG

Wer?

• Kreis Steinfurt

Wie?

• Kommunikations- und Multimedia-Softwarepaket › Kommunikationssoftwarepaket

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Münster › Steinfurt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-06-26	Auftragsbekanntmachung
2025-12-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-06-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer TK- und UCC-Lösung für den Kreis Steinfurt
Referenznummer: 30-01.59.05-16-126-EU
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 30-01.59.05-16-126-EU
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:selbst# ___________________________________________________________________________ Zeitplan: - Kickoff und erste Vorbesprechungen im September 2025; - Aufbau der Umgebung und Funktionstests im Oktober 2025; - Testbetrieb und Abnahme Testkatalog November 2025; - ab Dezember 2025 Umstellung/Migration auf die neue Lösung. Falls der Testbetrieb nicht erfolgreich verläuft, wird der nächst günstigere Bieter zum Aufbau der Testumgebung aufgefordert. Hierdurch wird eine längere Bindefrist für das Vergabeverfahren erforderlich.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Kommunikations- und Multimedia-Softwarepaket 📦

Kommunikationssoftwarepaket 📦

Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Postleitzahl: 48565
Stadt: Steinfurt
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Steinfurt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-09-15 📅
Datum des Endes: 2029-01-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-29 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-29 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B692
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 187 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-07-29 10:30:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B692
Zusätzliche Informationen: Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-07-22 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen können nach Maßgabe der VgV nachgefordert werden.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Informationssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) 2023/2878 des Rates vom 18. Dezember 2023 (Russlandsanktionen)

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzen: Zeitraum 2023 bis 2025, Vergleichbare Leistung mind. 2000 Softphone-User, die in einer Citrix-Umgebung umgesetzt sind

Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zu Fachkräften für die angebotene Lösung: Anzahl 5

Zertifikat ISO 27001 oder gleichwertig

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

direkter Herstellersupport für die Lösung (deutschsprachig)

die Arbeitsstätte (Serviceleistungen) muss innerhalb der EU liegen

deutschsprachige Support-Hotline und Service-Einheit

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Zahlungsbedingungen: - 10% der Auftragssumme nach Aufbau der Umgebung; - 40% der Auftragssumme nach Abnahmeprüfung Testkatalog; - 20% der Auftragssummer nach dem Probebetrieb (30 Tage); - 30% der Auftragssummer 60 Tage nach Abnahme. Die Rechnungen werden jeweils innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der prüfbaren Rechnung gezahlt. - Software-Wartung und Dienstleistungen während des Betriebes (Laufzeit nach Abnahme): nach Absprache jährlich zum 01.01. oder im Voraus

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular VHB NRW 521 EU

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Steinfurt
Nationale Registrierungsnummer: 055660084084-31002-70
Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Postleitzahl: 48565
Postort: Steinfurt
Region: Steinfurt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@kreis-steinfurt.de 📧
Telefon: +49 2551691290 📞
Fax: +49 25516991290 📠
URL: http://www.kreis-steinfurt.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2L99T/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2L99T 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2L99T 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2L99T
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de 📧
Telefon: +49 251411-1697 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-26+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 121-415097 (2025-06-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-12-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 446617.84 EUR 💰

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 30-01.59.05-16-126-EU
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-12-22 📅
Titel: TK- und UCC-Lösung für den Kreis Steinfurt
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 446617.84 EUR 💰
Kennung des Angebots: 30-01.59.05-16-126-EU
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Unify Communications and Collaboration GmbH & Co. KG
Nationale Registrierungsnummer: HRA 106067
Postanschrift: Otto-Hahn-Ring 6
Postleitzahl: 81739
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: torsten.strobel@mitel.com 📧
Telefon: +49 89700720877 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 415097-2025

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LFN3#
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Unwirksamkeit des Vertrages ist innerhalb von 30 Tagen ab Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bei der Vergabekammer Westfalen zu stellen.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-22+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 247-856587 (2025-12-22)

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