Beschaffung eines Learning Management Systems für die Hessische Finanzverwaltung

Kurze Beschreibung

Für die Hessische Finanzverwaltung soll ein cloudbasiertes Learning Management System (LMS) beschafft werden, dessen Nutzung sich nahtlos an das bisherige LMS anschließen soll.
Das LMS soll für insgesamt ca. 17.000 Beschäftigte zur Verfügung stehen.

Beschreibung der Beschaffung

Für die Hessische Finanzverwaltung soll ein cloudbasiertes Learning Management System (LMS) beschafft werden, dessen Nutzung sich nahtlos an das bisherige LMS anschließen soll. Diese Lösung soll unter anderem die folgenden, im weiteren Verlauf näher beschriebenen, Funktionen bereitstellen:
Rechte- und Rollenkonzept des Auftraggebers, Workflowautomatisierung, individuelle Übersicht für die Nutzenden (Front End Dashboard), Contentmanagement (Fortbildungserstellung und -verwaltung), Analytics und Controlling.

Das LMS soll für insgesamt ca. 17.000 Beschäftigte des Finanzressorts zur Verfügung stehen (HMdF, OFD, HCC, LBIH, Studienzentrum Rotenburg, Finanzämter) und unter anderem die folgenden Funktionen bereitstellen:
•Verwaltung von Fortbildungsveranstaltungen: Anmeldungsmanagement, Teilnehmendenverwaltung, Zuordnung in verschiedene Kompetenzen und Fähigkeiten
•Content Management: Integrierte Erstellung sowie Einbindung von Lernmaterialien; Ablage und Kompilierung von Lerninhalten
•Usability: Front End Dashboard; Abruf von Learning on Demand-Videos; Workflow-Automatisierung
•Dokumentation: Fortschrittsanzeige; Feedbackfunktion; Prüfungs- und Zertifikatserstellung
•Analytics: Auswertung relevanter Daten; Reporting und Controlling
•Rechte- und Rollenkonzept: Einrichtung und Administrierung verschiedener Rechte und Rollen sowie Verwaltung unterschiedlicher Mitarbeitendengruppen
•Weitere Funktionen: z.B. Mandantentrennung, Lernpfadintegration
Von der Leistung umfasst ist die zeitlich befristete Überlassung von bis zu ca. 17.000 Userlizenzen für die Beschäftigten der Finanzverwaltung sowie der zeitlich befristete Zugang zu Content-Paketen, Wartungs-, Support- und Schulungsleistungen. An das System sind spezifische Anforderungen zu stellen, z.B. hinsichtlich der Barrierefreiheit und des Datenschutzes. Die Einzelheiten können der Leistungsbeschreibung (u.a. Ziffer 3.1.11 und 3.2.1) entnommen werden. Vorausgesetzt werden auch unterschiedliche Schnittstellen (Ziffer 3.1.5 f. der Leistungsbeschreibung) sowie die Datenmigration (Ziffer 3.1.6 f. der Leistungsbeschreibung).
Bei den zuvor genannten Anforderungen handelt es sich um exemplarische Auflistung der gestellten Anforderungen an das Learning Management System; die Auflistung ist nicht abschließend. Sämtliche Anforderungen an das System sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen (Datei "Leistungsbeschreibung").

Es wird ein Bedarf in Höhe von anfangs ca. 16.000 Nutzenden erwartet, der ggf. auf ca. 17.000 Nutzende erweitert wird. Für diese Anzahl soll auch ein Content Paket bestehen. Zusätzlich wird von benötigten Schulungen im Umfang von 30 Schulungstagen ausgegangen. Für sonstige Dienstleistungen (Migration, Customizing, Konfiguration) wird ein Umfang von ca. 320 Personenstunden geschätzt.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 3.336.400,00 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestanforderung: Darstellung von mindestens drei (3) geeigneten Referenzen (Datei "Referenzen") aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
•Art: Betrieb eines "Learning Management Systems (LMS)"* zur Administration des gesamten Fortbildungsangebotes (Seminar-, eLearning-, Abschlussverwaltung) des Referenzgebers.
•Umfang: Bei mindestens einer (1) Referenz muss es sich um den Betrieb eines LMS für mindestens 10.000 Nutzer handeln.

*Hinweis: eLearning-Plattformen werden als nicht gleichwertig zu einem vollumfänglichen Learning Management Systemen angesehen. Diesbezügliche Referenzaufträge werden zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bieter nicht akzeptiert.

Die Mindestanforderungen an die Eignung der Unternehmen sind zwingend zu erfüllen. Unternehmen, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, sind zur Auftragsausführung nicht geeignet und werden von dem weiteren Vergabeverfahren zwingend ausgeschlossen. Die verlangten Mindestanforderungen stehen mit dem Auftragsgegenstand im sachlichen Zusammenhang und sind durch ihn gerechtfertigt.
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Ein Bewerber kann den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen.

Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zu Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:

(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.

(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.

(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.

(4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").

(5) Der Auftragnehmer wird personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten. Hierzu wird eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung geschlossen (Datei "Vereinbarung_Auftragsverarbeitung "). Der Bieter füllt die mit den Vergabeunterlagen veröffentlichte Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung an den vorgesehenen Stellen aus (gelb markiert); insbesondere fügt der Bieter die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen seinem Angebot bei. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass für diesen Auftrag keine besonderen Anforderungen an die technisch-organisatorischen Maßnahmen gestellt werden.

(6) Hinweis der Vergabestelle zu dem Kriterienkatalog:
Der Kriterienkatalog (Datei "Kriterienkatalog") besteht - neben dem Titelblatt und den Erläuterungen - aus zwei Tabellenblättern. Das Tabellenblatt "Ausschlusskriterien" enthält alle Mindestanforderungen, die das System zwingend erfüllen muss. Eine Ausnahme stellt das Kriterium Nr. 211 (Feld E242) dar. Sofern dieses Kriterium mit "Nein" beantwortet wird, führt dies nicht zu einem Angebotsausschluss; dies setzt jedoch voraus, dass der Bieter ein Authoring Tool/einen eLearning Editor als externes Produkt zur Verfügung stellt (vgl. Ziffer 3.3.5.2.1.3.2 der Leistungsbeschreibung und Ausschlusskriterium Nr. 337).
Die einzelnen Ausschlusskriterien finden sich ebenfalls in der zugrundeliegenden Leistungsbeschreibung (Datei "Leistungsbeschreibung"); der Kriterienkatalog enthält jeweils Verweise auf die entsprechende Ziffer. Sofern ein Ausschlusskriterium mit "Nein" beantwortet wird (Ausnahme Kriterium Nr. 211, siehe oben), führt dies zum Angebotsausschluss.

Die in dem Tabellenblatt "Bewertungskriterien" aufgeführten Kriterien sind nicht zwingend vom LMS zu erfüllen. Es handelt sich dabei um Kriterien wertender Art, welche die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote betreffen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. 2Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.