Beschaffung von Software, Pflege, Betriebsunterstützung und Consulting für die DMS-Services | Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-06-13	Auftragsbekanntmachung

Beschreibung der Beschaffung

Die Software Tungsten Capture und VirtualRescan (Hersteller: Tungsten Automation) wird in der hessischen Landesverwaltung auf Enterprise-Niveau seit 2005 im laufenden zentralen Produktionsbetrieb im Rahmen einer Client-Server-Lösung (innerhalb des Landesintranets) eingesetzt, um die eingescannten Dokumente der hessischen Dienststellen hauptsächlich an das Zielsystem DMS (HeDok bzw. DMS 4.0) sowie an SAP und an Microsoft Shares zu übergeben. Die gescannten Dokumente werden für das DMS des Landes Hessen nach PDF/A konvertiert. Eine Konvertierung von elektronischen Dokumenten wie z.B. Word-Dateien, E-Mails mit Anhängen/Signatur oder ZIP-Dateien wird zur Langzeitarchivierung ebenfalls nach PDF/A vorgenommen. Die Clients befinden sich dezentral bei den Landeskunden und werden für die Scanerstellung und -weiterleitung an die HZD benötigt, der produktive Serverbetrieb mit weiterer Verarbeitung der Stapel wird zentral in der HZD gewährleistet. Die Konvertierung zur Langzeitarchivierung kann zentral für die einzelnen Verfahren konfiguriert werden (z.B. verschiedene Zielformate). Parallel wird bereits mit dem erworbenen Produkt Tungsten TotalAgility (Hersteller: Tungsten Automation) eine zentrale Umgebung in der HZD in eingeschränktem Betrieb verprobt, auf welcher ausgewählte Scan- sowie Konvertierungsservices stattfinden. Voraussichtlich innerhalb der nächsten drei Jahre wird eine Systemtransition für die DMS-Services stattfinden, indem diese Umgebung analysiert und erhöhten (Sicherheits-)Anforderungen entsprechend um-/aus-/ggfs. neu aufgebaut und in einen dauerhaften zentralen Betrieb überführt wird. Sämtliche bisherigen produktiven Services des Systems Tungsten Capture sollen anschließend abgelöst werden.
Das Volumen der Ausschreibung wird basierend auf bisherigen Aufwänden sowie den zu erwartenden Veränderungsprozessen (siehe Kapitel 4 der Leistungsbeschreibung) geschätzt. Der Auftraggeber geht von nachfolgenden unverbindlichen Schätzmengen aus.
1. Wartung, erweiterter Support
Der Umfang der bereits vorhandenen Lizenzen von Tungsten Capture, VRS sowie dem Lizenzpool zu Tungsten TotalAgility, Output Manager, RPA und PowerPDF ist dem Kapitel 4 zu entnehmen.
2. Volumenlizenzen
Bei den Volumenlizenzen wird während der Laufzeit des Vertrages mit einer Steigerung von aktuell 6 Mio. auf voraussichtlich 12 Mio. Seiten p.a. für das Scannen und Konvertieren gerechnet.
3. Lizenz-Neubeschaffungen
Im Zuge des Übergangs von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility wird mit einer Beschaffung von ca. 250 TotalAgility-Benutzerlizenzen sowie weiteren funktionalen Lizenzen für unterstützende Nebenprodukte wie z. B. Textextraktion, Outputoptimierung oder Prozessautomation gerechnet. Ggf. werden für Tungsten Capture bis zum Zeitpunkt des System-Shifts noch Lizenzen für weitere ca. 5 Concurrent Stationen und 5 VRS geschätzt.
4. Projektleitung und -management, Konzepterstellung, Analyse, Beratung, Schulung, Dienstleistung, Einführung zur Inbetriebnahme
Für die Transition von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility benötigt die HZD auf höchste Produktkenntnis, langjährige einschlägige Erfahrungen und einem Höchstmaß an Expertenkompetenz und -verfügbarkeit sowie Innovationsfreudigkeit beruhende IT-Dienstleistungen und Projektleistungen. Hinzu kommen - abhängig von der Beauftragung spezieller, kundenspezifischer Lösungen - weitere Bedarfe für Analyse, Beratung, Schulung und Inbetriebnahme. Für die Gesamtlaufzeit von vier Jahren wird von voraussichtlich 5.400 Stunden ausgegangen (unverbindliche Schätzmenge).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestanforderung: Darstellung von mindestens einer (1) geeigneten Referenz (Datei" A 08a Referenz Projekt") über ein Transitionsprojekt von einer Scan-Software (z.B. Tungsten Capture) zu Tungsten TotalAgility im Enterpriseumfeld. Das Transitionsprojekt muss innerhalb der letzten drei (3) Jahre (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") begonnen und bereits abgeschlossen sein. Ab der lfdn. Nummer 4 des Referenzformulars werden insgesamt 9 Fragen zum Referenzprojekt sowie zu Tätigkeiten im Rahmen des Referenzprojekts gestellt. Sämtliche Fragen zum Referenzprojekt und zu den Tätigkeiten (lfd. Nrn. 4 bis 12) müssen in dem Referenzprojekt erfüllt worden sein. Wird eine der Fragen in der lfdn. Nr. 4 bis 12 nicht erfüllt, führt dies zur Nichtwertung der betreffenden Referenz.
(4) Die Transition von einer Scan-Software (z.B. Tungsten Capture) zu Tungsten TotalAgility im Enterpriseumfeld wurde innerhalb der letzten drei (3) Jahre (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") begonnen und ist bereits abgeschlossen. (5) Wurde die Integration des Systems TotalAgility in Hinblick auf Quell- und Folgesystem(e) auf Basis von Webservices (z.B. RESTful) umgesetzt? (6) Wurden strukturierte Datenformate dokumentiert? (7) Wurde das Zielsysystem mit mindestens 80 TotalAgility Concurrent Usern mit mindestens 10 Mio Seitenvolumen PDF-Erstellung eingerichtet? (8) Wurde das TotalAgility System zentral betrieben und die Concurrent User dezentral lokalisiert? (9) Wurden sämtliche Prozesse auf einen harmonisierten Standard modelliert? (10) Wurden bei Scanprozessen die An-forderungen der BSI-TR 03138 (Ersetzendes Scannen) erfolgreich umgesetzt? (11) Wurden bei den Prozessen auslesbare /durchsuchbare OCR-Schichten bei PDF-Erstellung generiert? (12) Erfolgte bei den Prozessen die Metadatenerkennung aus der hergestellten OCR-Schicht?
UND
Mindestanforderung: Darstellung von mindestens einer (1) geeigneten Referenz (Datei "A 08b Referenz Betrieb") über die Erbringung von Unterstützungsleistungen im Betrieb von Tungsten TotalAgility Scan- und/oder Konvertierungslösungen im Umfang von mindestens 50 Tagen im Jahr. Die Referenz muss aus den letzten drei Jahren stammen (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"). Ab der lfdn. Nummer 4 des Referenzformulars werden insgesamt 6 Fragen zum Referenzprojekts sowie zu Tätigkeiten im Rahmen des Referenzprojekts gestellt. Sämtliche Fragen zum Referenzprojekt und zu den Tätigkeiten (lfd. Nrn. 4 bis 9) müssen in dem
Referenzprojekt erfüllt worden sein. Wird eine der Fragen in der lfdn. Nr. 4 bis 9 nicht erfüllt, führt dies zur Nichtwertung der betreffenden Referenz.
(4) Stammt die Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist")? (5) Betrug der Umfang der in der Refe-renz erbrachten Unterstützungsleis-tungen mindestens 50 Tage im Jahr? (6) Wurde der Referenzgeber bei der fortlaufenden Kalibrierung der Infrastruktur, um dauerhaft performante Laufzeiten bei langfristig wachsendem Nutzungsgrad sicherzustellen, unterstützt? (7) Wurde der Referenzgeber bei der Entwicklung von wiederholbaren, aussagekräftigen produktspezifischen Last- und Performancetests der zentralen System- und Programmkomponenten, beispielsweise anhand Seitenver- und/oder -bearbeitungsdauer bei hohem Aufkommen unterstützt? (8) Wurden (Online-)Schulungen und Workshops für die Mitarbeiter des Re-ferenzgebers durchgeführt? (9) Wurden für den Referenzgeber Dokumentationen zu Software-Anpassungen an Tungsten-Standardmodulen oder -komponenten vorgenommen und an ihn übergeben?
Die aufgestellten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend zu erfüllen. Unternehmen, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, sind zur Auftragsausführung nicht geeignet und werden aus dem Vergabeverfahren
ausgeschlossen. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern. In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestanforderung: Darstellung von mindestens einer (1) geeigneten Referenz (Datei "A 08c Referenz Lizenzen") über die Lieferung von mindestens 100 Benutzerlizenzen von Tungsten TotalAgility sowie Erbringung von Pflege und Support für die gelieferte Software (insbesondere Updateservice, Störungsbeseitigung). Die Referenz muss aus den letzten drei Jahren stammen (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist").
Ab der lfdn. Nummer 4 des Referenzformulars werden insgesamt 2 Fragen zum Referenzprojekts sowie zu Tätigkeiten im Rahmen des Referenzprojekts gestellt. Sämtliche Fragen zum Referenzprojekt und zu den Tätigkeiten (lfd. Nrn. 4 bis 6) müssen in dem Referenzprojekt erfüllt worden sein. Wird eine der Fragen in der lfdn. Nr. 4 bis 6 nicht erfüllt, führt dies zur Nichtwertung der betreffenden Referenz.
(4) Stammt die Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist")? (5) Wurden in der Referenz mindestens 100 Benutzerlizenzen von Tungsten TotalAgility an den Referenzgeber geliefert? (6) Wurde Pflegeleistungen und Support (insbesondere Updateservice, Störungsbeseitigung) für das gelieferte Tungsten- TotalAgility System erbracht?
Die aufgestellten Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend zu erfüllen. Unternehmen, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, sind zur Auftragsausführung nicht geeignet und werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern. In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.

Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zu Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:
(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "A 05 Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "A 06 Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.
(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "A 09 Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "A 04 Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.
(4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "A 02 Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").
(5) Zutreffend und vollständig ausgefülltes Preisblatt (Datei "A 03 Preisblatt"). Zutreffend und vollständig ausgefüllter Kriterienkatalog für das für die Auftragsausführung vorgesehene Personal (Datei "A 10 Qualifikationskatalog Personal").

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.