Beschreibung der Beschaffung
Im Rahmen des ausgeschriebenen Vorhabens sind folgende Arbeitspakete abzudecken:
AP 1: Laufender Betrieb des Sekretariats und Projektkoordination. Die Arbeit des Sekretariats erfolgt nach Beschlüssen in den ICAP-Gremien sowie in enger Abstimmung mit der AG‘in.
Für das Sekretariat ist eine Sekretariatsleitung durch die/den AN zu benennen, die Hauptansprechperson für die AG‘in ist und u.a. folgende Aufgaben wahrnimmt:
Sicherstellung des laufenden Betriebs, Koordinierung der in AP 1, 2 und 3 genannten Tätigkeiten, Betreuung des ICAP-Prozesses als zentrale Ansprechperson für die ICAP-Mitglieder sowie regelmäßiger Kontaktpflege und aktive Kontaktaufnahme zu potentiell interessierten Staaten, Zusammenarbeit mit dem ICAP-Vorstand und der Vollversammlung, Vorbereitung, Erarbeitung, Abstimmung und Umsetzung des ICAP-Arbeitsprogramms, Entwicklung von Szenarien für die zukünftige inhaltliche und organisatorische Weiterentwicklung von ICAP sowie Entwicklung einer Strategie zur Gewinnung zusätzlicher laufender finanzieller Unterstützung für das ICAP-Sekretariat mit der AG‘in und den Leitungsgremien von ICAP und Vertretung von ICAP auf Veranstaltungen und Konferenzen sowie in der Öffentlichkeit zur Steigerung des Bekanntheitsgrads von ICAP.
Den überwiegenden Teil der Kosten der Tätigkeit des ICAP-Sekretariats trägt derzeit die AG‘in. Die ICAP-Mitglieder leisten jedoch weitere Beiträge (in Form von Geldmitteln, Sachmitteln oder auch durch befristet zur Verfügung gestelltes Personal). Die/Der AN hat zur Verwaltung dieser Finanzierung die treuhänderische Verwaltung sicherzustellen.
Die bisherige AN ist verpflichtet, bei einem Aufgabenübergang die Übergabe des Sekretariats vorzubereiten und durchzuführen.
Es besteht ein Übergabekonzept, das u.a. folgende Bestandteile enthält:
• IT-Betriebshandbuch;
• IT-Mitarbeiterleitfaden;
• IT-Richtlinie;
• Datei mit allen relevanten Passwörtern und Registrierungsschlüsseln der IT-Infrastruktur (wird nur elektronisch übergeben);
• Übersicht Bestandsliste IT-Ausstattung, Mobiliar, Inventar (siehe Anlage Liste Mobiliar und IT-Ausstattung);
• Übersicht der Laufwerk- und Serverstruktur;
• Zusammenstellung zum ICAP-Treuhandkonto, bestehend aus einem abschließenden Rechenschaftsbericht und den vergangenen jährlichen Rechenschaftsberichten, die Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben geben;
• Übergabebericht zu den laufenden ICAP-Aktivitäten und Prozessen (wird im Falle einer Übergabe erstellt).
Im Rahmen des zu vergebenden Auftrags muss durch die/den AN durch ein geeignetes Konzept sichergestellt werden, dass die gesamte Infrastruktur des Sekretariats zum Ende der Laufzeit des Projektes an eine mögliche Nachfolgeinstitution übergeben werden kann. Hierzu zählen insbesondere sämtliche Daten, die IT-Struktur, Zugangsberechtigungen und Treuhandkonten.
Darüberhinaus bestehen u. a. folgende weitere Aufgaben zur Sicherung der laufenden Arbeit des Sekretariats:
Hosting und technische Betreuung des ICAP-Internetauftritts, Empfang von Besuchergruppen und Betreuung von hospitierenden Personen aus interessierten Ländern und Regionen, insbesondere unter Nutzung vorhandener Programme/Stipendien und ggf. noch zu entwickelnder Finanzierungsmodelle.
AP 2: Fachliche Unterstützungsleistungen
Die Leistung ergibt sich aus den laufenden Arbeiten von ICAP (u. a. aus den jeweils im Arbeitsprogramm von ICAP festgelegten Schwerpunkten). Die Fragestellungen werden ökonomische, politische, soziale, rechtliche und institutionelle Themen betreffen. Arbeitssprache auf Fachebene ist vorrangig Englisch. Sämtliche Papiere und Ausarbeitungen sind in englischer Sprache zu verfassen. Schwerpunktmäßig sind im AP 2 die englischsprachige Internetseite sowie die Social-Media-Kanäle des Sekretariats kontinuierlich zu pflegen, zu aktualisieren und auszubauen sowie grundlegende Informationen zum EHS bereitzustellen und als Vorbereitung auf das ICAP-Jahresmeeting aufzubereiten.
AP 3: optionale Beauftragung eines ICAP-Statusberichts