Betriebsunterstützung POSY Output Factory

Essener Systemhaus

Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "POSY Output Factory" durch das offene Verfahren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-24.

Wer?

• Essener Systemhaus

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-10-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-10-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Betriebsunterstützung POSY Output Factory
Referenznummer: 2025-35
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-35
Beschreibung der Beschaffung:

Geplant ist ein Leistungsumfang von durchschnittlich vier Personentagen pro Monat. Nähere Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Software-Konfiguration 📦

Software-Unterstützung 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die Leistungserbringung erfolgt üblicherweise remote.
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Stadt: Essen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-01 📅
Datum des Endes: 2029-12-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Software-Konfiguration 📦

Software-Unterstützung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-25 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-25 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-11-25 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-17 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Dokumente werden gemäß den Bestimmungen der VgV nachgefordert.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens 2 Mitarbeitende müssen in der Lage sein, sämtliche nachstehend aufgeführten Anforderungen/Leistungen im Rahmen der "Betriebsunterstützung" vollumfänglich zu erfüllen: - Bereitstellung eines technischen Ansprechpartners, der die kundenspezifische Software-Installation und Nutzung der Auftraggeberin kennt und den primären technischen Ansprechpartner für die Auftraggeberin darstellt - Problem Management: Hierbei werden wiederkehrenden Störungen analysiert und Lösungen erarbeitet mit dem Ziel der dauerhaften Problemlösung. Sofern hierzu eine Anpassung der Software notwendig ist, wird durch den Auftragnehmenden beim Softwarehersteller (Fa. SET GmbH) ein Service Request erstellt. - Capacity Management: In Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin werden die aktuell vorhandenen Systemressourcen betrachtet. und auf Basis der aktuellen Softwareentwicklung, Trends und Best-Practise Lösungen unter Beachtung der Nutzung und Ausrichtung der Auftraggeberin Empfehlungen durch den Auftragnehmenden erarbeitet. - Patch Management: Der Auftragnehmende prüft im Rahmen der "Betriebsunterstützung" proaktiv die kundenspezifische Installation der SW auf verfügbare Patches des Softwareherstellers und implementiert diese in Abstimmung mit der Auftraggeberin. - Change Management: Im Leistungsumfang des Auftragnehmenden müssen Kapazitäten für Changes, Patches und Konfigurationsanpassungen enthalten sein. Im Rahmen des Change Management werden Anpassungen nach Möglichkeit zunächst in der Testumgebung durchgeführt. Changes werden zwischen Auftragnehmenden und Auftraggeberin abgestimmt. - Service Meeting: Zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmenden muss einmal pro Jahr ein Service Meeting als Videokonferenz stattfinden, in welchem die Leistungserbringung im vergangenen Zeitraum betrachtet und besprochen wird als auch anstehende Themen für den nächsten Leistungszeitraum betrachtet und geplant werden. Hierzu bringt der Auftragnehmende seine Fachexpertise mit ein. - System Dokumentation: Anpassungen und Änderungen durch den Auftragnehmenden in der SW werden durch den Auftragnehmenden in die Systemdokumentation eingepflegt. - Serviceleistungen in Bezug auf Schnittstelle der POSY-Software zu Drittsystemen o Festlegen von benötigten Parametern/Metadaten für Dateneingang aus Drittsystem (Fachsoftware, Dokumentenmanagementsystem, etc.) o Bereitstellen von benötigten Parametern/Metadaten für Datenausgang (Übergabe an Drittsysteme, wie z.B. Druck- und Kuvertiersysteme, elektronische Ausgangskanäle) - Installation neuer Systeme / Softwarekomponenten - Einspielen von Major-Releases der POSY-Standardsoftware und sich daraus ggfs. ergebende notwendige Anpassungen in der kundenspezifischen Lösung der Auftraggeberin. Darüber hinaus müssen die Mitarbeitenden in Summe in der Lage sein, eigenständig die Leistungen zu erbringen und die deutsche Sprache mindestens auf Niveau C1 beherrschen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens 2 Mitarbeitende müssen in der Lage sein, sämtliche nachstehend aufgeführten Anforderungen/Leistungen im Rahmen der "Betriebsunterstützung" vollumfänglich zu erfüllen:
- Bereitstellung eines technischen Ansprechpartners, der die kundenspezifische Software-Installation und Nutzung der Auftraggeberin kennt und den primären technischen Ansprechpartner für die Auftraggeberin darstellt
- Problem Management: Hierbei werden wiederkehrenden Störungen analysiert und Lösungen erarbeitet mit dem Ziel der dauerhaften Problemlösung. Sofern hierzu eine Anpassung der Software notwendig ist, wird durch den Auftragnehmenden beim Softwarehersteller (Fa. SET GmbH) ein Service Request erstellt.
- Capacity Management: In Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin werden die aktuell vorhandenen Systemressourcen betrachtet. und auf Basis der aktuellen Softwareentwicklung, Trends und Best-Practise Lösungen unter Beachtung der Nutzung und Ausrichtung der Auftraggeberin Empfehlungen durch den Auftragnehmenden erarbeitet.
- Patch Management: Der Auftragnehmende prüft im Rahmen der "Betriebsunterstützung" proaktiv die kundenspezifische Installation der SW auf verfügbare Patches des Softwareherstellers und implementiert diese in Abstimmung mit der Auftraggeberin.
- Change Management: Im Leistungsumfang des Auftragnehmenden müssen Kapazitäten für Changes, Patches und Konfigurationsanpassungen enthalten sein. Im Rahmen des Change Management werden Anpassungen nach Möglichkeit zunächst in der Testumgebung durchgeführt. Changes werden zwischen Auftragnehmenden und Auftraggeberin abgestimmt.
- Service Meeting: Zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmenden muss einmal pro Jahr ein Service Meeting als Videokonferenz stattfinden, in welchem die Leistungserbringung im vergangenen Zeitraum betrachtet und besprochen wird als auch anstehende Themen für den nächsten Leistungszeitraum betrachtet und geplant werden. Hierzu bringt der Auftragnehmende seine Fachexpertise mit ein.
- System Dokumentation: Anpassungen und Änderungen durch den Auftragnehmenden in der SW werden durch den Auftragnehmenden in die Systemdokumentation eingepflegt.
- Serviceleistungen in Bezug auf Schnittstelle der POSY-Software zu Drittsystemen
o Festlegen von benötigten Parametern/Metadaten für Dateneingang aus Drittsystem (Fachsoftware, Dokumentenmanagementsystem, etc.)
o Bereitstellen von benötigten Parametern/Metadaten für Datenausgang (Übergabe an Drittsysteme, wie z.B. Druck- und Kuvertiersysteme, elektronische Ausgangskanäle)
- Installation neuer Systeme / Softwarekomponenten
- Einspielen von Major-Releases der POSY-Standardsoftware und sich daraus ggfs. ergebende notwendige Anpassungen in der kundenspezifischen Lösung der Auftraggeberin.
Darüber hinaus müssen die Mitarbeitenden in Summe in der Lage sein, eigenständig die Leistungen zu erbringen und die deutsche Sprache mindestens auf Niveau C1 beherrschen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens drei, nach Art und Umfang (Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren. Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor. Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale jeweils erfüllt sind: - Betriebsunterstützung im Bereich POSY Output Factory - Leistungserbringung seit mind. 2 Jahren - Umfang von mind. 10 Personentagen

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vorzulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist. Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Keine besonderen Bedingungen.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Siehe Formular 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe und…

… § 123 Abs. 1 Nr. 1 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB

… §123 Abs. 1 Nr. 6, 7 und 8 GWB

… § 123 Abs. 1 Nr. 10 GWB

… § 123 Abs. 4 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 5 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB

… § 124 Abs. 1 Nr. 8 und 9 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Essener Systemhaus
Nationale Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Postort: Essen
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@esh.essen.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://www.esh-essen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTKZQCCKE/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTKZQCCKE 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYTKZQCCKE 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTKZQCCKE# Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 17.11.2025, 10:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221-1473055 📞
Fax: +49 221-1472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-24+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 206-706159 (2025-10-24)

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