Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "POSY Output Factory" durch das offene Verfahren.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-25.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-24.
Auftragsbekanntmachung (2025-10-24) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Betriebsunterstützung POSY Output Factory
Referenznummer: 2025-35
Kurze Beschreibung:
“Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer...”
Kurze Beschreibung
Das Essener Systemhaus (ESH), als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen, beabsichtigt die Beschaffung einer Betriebsunterstützung "POSY Output Factory" durch das offene Verfahren.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Geplant ist ein Leistungsumfang von durchschnittlich vier Personentagen pro Monat. Nähere Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.”
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Unterstützung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Konfiguration📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Die Leistungserbringung erfolgt üblicherweise remote.”
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-01 📅
Datum des Endes: 2029-12-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-25 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-25 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens 2 Mitarbeitende müssen in der Lage sein, sämtliche nachstehend aufgeführten...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Formular Projektteam (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens 2 Mitarbeitende müssen in der Lage sein, sämtliche nachstehend aufgeführten Anforderungen/Leistungen im Rahmen der "Betriebsunterstützung" vollumfänglich zu erfüllen:
- Bereitstellung eines technischen Ansprechpartners, der die kundenspezifische Software-Installation und Nutzung der Auftraggeberin kennt und den primären technischen Ansprechpartner für die Auftraggeberin darstellt
- Problem Management: Hierbei werden wiederkehrenden Störungen analysiert und Lösungen erarbeitet mit dem Ziel der dauerhaften Problemlösung. Sofern hierzu eine Anpassung der Software notwendig ist, wird durch den Auftragnehmenden beim Softwarehersteller (Fa. SET GmbH) ein Service Request erstellt.
- Capacity Management: In Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin werden die aktuell vorhandenen Systemressourcen betrachtet. und auf Basis der aktuellen Softwareentwicklung, Trends und Best-Practise Lösungen unter Beachtung der Nutzung und Ausrichtung der Auftraggeberin Empfehlungen durch den Auftragnehmenden erarbeitet.
- Patch Management: Der Auftragnehmende prüft im Rahmen der "Betriebsunterstützung" proaktiv die kundenspezifische Installation der SW auf verfügbare Patches des Softwareherstellers und implementiert diese in Abstimmung mit der Auftraggeberin.
- Change Management: Im Leistungsumfang des Auftragnehmenden müssen Kapazitäten für Changes, Patches und Konfigurationsanpassungen enthalten sein. Im Rahmen des Change Management werden Anpassungen nach Möglichkeit zunächst in der Testumgebung durchgeführt. Changes werden zwischen Auftragnehmenden und Auftraggeberin abgestimmt.
- Service Meeting: Zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmenden muss einmal pro Jahr ein Service Meeting als Videokonferenz stattfinden, in welchem die Leistungserbringung im vergangenen Zeitraum betrachtet und besprochen wird als auch anstehende Themen für den nächsten Leistungszeitraum betrachtet und geplant werden. Hierzu bringt der Auftragnehmende seine Fachexpertise mit ein.
- System Dokumentation: Anpassungen und Änderungen durch den Auftragnehmenden in der SW werden durch den Auftragnehmenden in die Systemdokumentation eingepflegt.
- Serviceleistungen in Bezug auf Schnittstelle der POSY-Software zu Drittsystemen
o Festlegen von benötigten Parametern/Metadaten für Dateneingang aus Drittsystem (Fachsoftware, Dokumentenmanagementsystem, etc.)
o Bereitstellen von benötigten Parametern/Metadaten für Datenausgang (Übergabe an Drittsysteme, wie z.B. Druck- und Kuvertiersysteme, elektronische Ausgangskanäle)
- Installation neuer Systeme / Softwarekomponenten
- Einspielen von Major-Releases der POSY-Standardsoftware und sich daraus ggfs. ergebende notwendige Anpassungen in der kundenspezifischen Lösung der Auftraggeberin.
Darüber hinaus müssen die Mitarbeitenden in Summe in der Lage sein, eigenständig die Leistungen zu erbringen und die deutsche Sprache mindestens auf Niveau C1 beherrschen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens drei, nach Art und Umfang (Technologie,...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Formular Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gefordert ist die Nennung von mindestens drei, nach Art und Umfang (Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzleistungen in den letzten drei Jahren.
Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular ´Referenzen´ zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.
Referenzen sind nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar, wenn die im Folgenden genannten Merkmale jeweils erfüllt sind:
- Betriebsunterstützung im Bereich POSY Output Factory
- Leistungserbringung seit mind. 2 Jahren
- Umfang von mind. 10 Personentagen
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Nachweis Betriebshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vorzulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.
Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Keine besonderen Bedingungen.”
“#Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTKZQCCKE#
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum...”
#Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTKZQCCKE#
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 17.11.2025, 10:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de📧
Telefon: +49 221-1473055📞
Fax: +49 221-1472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 206-706159 (2025-10-24)