Client Hardware (PC, Laptop, Tablet)

Kurze Beschreibung

Die Vattenfall Wärme Berlin Aktiengesellschaft hat zum 22.04.2024 in BEW Berliner Energie und Wärme AG umfirmiert. Anschließend hat zum 06.01.2025 ein Form-wechsel in BEW Berliner Energie und Wärme GmbH (BEW) stattgefunden. In diesem Zusammenhang baut die BEW eine eigene IT-Infrastruktur auf. Teil dieses Aufbaus soll die Ausstattung der BEW-Mitarbeiter mit IT-Geräten sein.

Zu diesem Zweck werden unter anderem neue Client Hardware (Desktop PCs, Laptops, Tablets, Monitore jeweils mit Zubehör) nebst zugehörigem Lifecycle Management benötigt, die mit dem vorliegenden Vergabeverfahren beschafft werden sollen.

Während der Vertragslaufzeit soll folgende Mengen beschafft werden: Mindestmengen (Höchstmengen)
Laptop Standard 2637 Stück (3.086 Stück)
Laptop Workstation 137 Stück (158 Stück)
Desktop Standard 133 Stück (154 Stück)
Desktop Workstation 22 Stück (30 Stück)
Tablet Windows 260 Stück (319 Stück)
Monitor Standard 20 Stück (95 Stück)
Monitor Standard Cam 20 Stück (95 Stück)
Monitor Premium 15 Stück (65 Stück)
Monitor Premium Cam 15 Stück (65 Stück)
Die Anforderungen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Vattenfall Wärme Berlin Aktiengesellschaft hat zum 22.04.2024 in BEW Berliner Energie und Wärme AG umfirmiert. Anschließend hat zum 06.01.2025 ein Form-wechsel in BEW Berliner Energie und Wärme GmbH (BEW) stattgefunden. In diesem Zusammenhang baut die BEW eine eigene IT-Infrastruktur auf. Teil dieses Aufbaus soll die Ausstattung der BEW-Mitarbeiter mit IT-Geräten sein.

Zu diesem Zweck werden unter anderem neue Client Hardware (Desktop PCs, Laptops, Tablets, Monitore jeweils mit Zubehör) nebst zugehörigem Lifecycle Management benötigt, die mit dem vorliegenden Vergabeverfahren beschafft werden sollen.

Während der Vertragslaufzeit soll folgende Mengen beschafft werden: Mindestmengen (Höchstmengen)
Laptop Standard 2637 Stück (3.086 Stück)
Laptop Workstation 137 Stück (158 Stück)
Desktop Standard 133 Stück (154 Stück)
Desktop Workstation 22 Stück (30 Stück)
Tablet Windows 260 Stück (319 Stück)
Monitor Standard 20 Stück (95 Stück)
Monitor Standard Cam 20 Stück (95 Stück)
Monitor Premium 15 Stück (65 Stück)
Monitor Premium Cam 15 Stück (65 Stück)
Die Anforderungen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen 5.1.16

A. Formale Vorgaben an das Angebot

1. Das Angebot ist in beschriebener Form und in deutscher Sprache elektronisch unter: https://root.deutsche-evergabe.de/portal/ einzureichen.
Die Nutzung des Portals deutsche-evergabe.de ist für Bieter der BEW-Projekte kostenfrei.
Angebote per Post, Fax oder E-Mail werden nicht akzeptiert.

2. Alle Nachweise zur Einhaltung der Eignungsbedingungen sind zur leichteren Prüfung an der entsprechenden Stelle (Abschnitt "Eigene Anlagen") und bezeichnendem Dateinamen hochzuladen. Die entsprechenden Dateinamen sollten mit „Reg_“ (Reg_ = jeweiliges Register) beginnen, Abkürzungen zum Inhalt und Firma enthalten, eine Länge von 60 Zeichen und eine Größe von 20 MB nicht übersteigen.
(Beispiel: „Reg_A_UN-Praesent_Fa_XXXXXXXXXX_2021_XX_XX“).

"K.O.-Kriterien" sind Mindestbedingungen, "Mussangaben" müssen zwingend angegeben werden.

Das Angebot ist entsprechend der Nummerierung in Ziffer 5.1.9 zu gliedern und hat die nachgefragten Informationen in den jeweiligen Rubriken zu enthalten. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht in den sachlich dafür vorgesehenen Rubriken enthaltene Informationen nicht zu berücksichtigen. Hinweise auf frühere Bewerbungen reichen zur Nachweisführung nicht aus.

3. Unter „aktuell“ in Ziffer 5.1.9 wird verstanden, dass das Ausstelldatum der jeweiligen Drittbescheinigung nicht älter als 6 Monate gerechnet vom Tag der Veröffentlichung im Amtsblatt der EU sein darf.

4. Die Verpflichtung zur Vorlage von Drittbescheinigungen entfällt, wenn und sofern ein vergleichbares Register nicht geführt wird bzw. eine Registrierung nicht erforderlich ist. Der Bieter hat dies nachzuweisen und zu erläutern. Der Bieter hat in diesem Fall die zur Prüfung des fraglichen Registers erforderlichen Informationen durch Vorlage anderweitiger Unterlagen bzw. Eigenerklärungen zur Verfügung zu stellen. Der Vergabestelle steht es frei – ohne hierzu verpflichtet zu sein – zur Aufklärung ergänzende Unterlagen und Informationen zu fordern. Dies gilt auch bei Mindestbedingungen.

5. Im Sinne der vorherigen Ziffer 4 sind ausländische Bieter angehalten, vergleichbare Drittbescheinigungen vorzulegen. Deren Gleichwertigkeit ist nachzuweisen. Es wird dahingehend eine erschöpfende Darstellung erwartet. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass das gesamte Angebot in deutscher Sprache zu fassen ist, also auch die jeweiligen Nachweise und Anlagen. Sollte ein amtliches Dokument oder Referenzangaben etc. nicht in deutscher Sprache gefasst sein, so muss eine wörtliche Übersetzung eines vereidigten Dolmetschers vorgelegt werden.

6. Ein Bieter kann sich – auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft – beim Nachweis seiner Eignung auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen beziehen:
a) Bieter, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit gemäß Ziffer 5.1.9), müssen die Nachunternehmer, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und haben die betreffenden Nachweise der Ziffern 5.1.9 der Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen, wobei sich die Vorlagepflicht auf den Leistungsteil beschränkt, für den der Nachunternehmer einstehen soll. Der Bieter hat in diesem Fall nachzuweisen, dass ihm der Nachunternehmer die erforderlichen Mittel zur Verfügung stellt (z.B. durch Verpflichtungserklärung).
b) Etwaige weitere Nachunternehmer (solche, die nicht zur Eignungsleihe genutzt werden) müssen im Angebot zunächst nicht namentlich benannt und die Nachweise gemäß Ziffern 5.1.9 für diese Nachunternehmer zunächst nicht eingereicht werden. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden.
Die Vergabestelle behält sich allerdings vor, diejenigen Bieter, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verfahren kommen und den Einsatz von Nachunternehmern vorsehen, während des gesamten weiteren Verfahrens aufzufordern, diese Nachunternehmer namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise vorzulegen.

7. Die Vergabestelle behält sich vor – ohne hierzu verpflichtet zu sein -, Erklärungen und Nachweise (auch im Bereich der Mindestbedingungen) nachzufordern. Außerdem wird sich vorbehalten, eine persönliche Vorstellung eines Bieters oder eine Besichtigung des Unternehmens des Bieters oder eines Referenzprojekts zu fordern, z.B. um die Eigenerklärungen auf deren Stichhaltigkeit zu überprüfen. Ein Anspruch des Bieters auf eine Nachforderung oder eine persönliche Vorstellung besteht nicht.

8. Der Auftraggeber behält sich vor, Angebote, die die Mindestbedingungen und/oder Ausschlussfristen nicht einhalten, ohne weitere Prüfung vom weiteren Verfahren auszuschließen.

9. Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter zugleich das Einverständnis mit einem Wechsel des Auftraggebers. Es ist nicht auszuschließen, dass im Laufe des Vergabeverfahrens ein anderes Unternehmen Auftraggeber wird.

10. Fragen sind ausschließlich über das Fragen-und-Antworten-Tool der eVergabe zu stellen. Die Vergabestelle wird sich bemühen, zeitnah zu antworten.

11. Wenn und soweit gesetzlich zugelassen, können Eignungskriterien auch durch Verwendung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nachgewiesen werden.

12. Die Bieter – bei Bietergemeinschaften jedes Mitglied einzeln – ist verpflichtet, eine Vertraulichkeitserklärung zu unterzeichnen; dazu hat der Bewerber das bei der Kontaktstelle (vgl. Ziffer 1.1 der Bekanntmachung) bereitgestellte Formular zu nutzen.

B. Angebotsverfahren / Vorgaben an die Auftragsvergabe

Die konkreten Verfahrensbestimmungen des Angebotsverfahrens ergeben sich aus der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Aus Gründen größtmöglicher Transparenz gibt die Vergabestelle gleichwohl vorab einige generelle Regelungen bekannt, auf deren Einhaltung allerdings kein Anspruch besteht und deshalb im Rahmen der Angebotsaufforderung durchaus Konkretisierungen und Änderungen erfolgen können:

1. Die Vergabestelle behält sich im gesamten weiteren Verfahrenslauf vor, Angebote, die sich - unter Zugrundelegung der Zuschlagskriterien – wirtschaftlich schlechter als der Wettbewerb darstellen, und/oder aufgrund fehlender Übereinstimmung mit den Vorgaben, bereits nach Angebotsabgabe und im weiteren Verlauf der Verhandlungen nicht mehr zu berücksichtigen (sog. Abschichtung).

2. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Gremien auf Seiten des Auftraggebers.

3. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt vorhandener öffentlich-rechtlicher Genehmigungen.

4. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt einer von der Vergabestelle festzustellenden, wirtschaftlich vertretbaren Ausführung der Leistungen.


2. Eignung zur Berufsausübung (5.1.9)
Siehe nähere Erläuterungen unter 5.1.6.

Mit dem Angebot ist durch den Bewerber in beschriebener Form in deutscher Sprache der Nachweis der Einhaltung folgender Bedingungen beizubringen (jeder Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat die Unterlagen nach Register A, B, C, D und E der Bekanntmachung vorzulegen.)

Register A)
Anschreiben mit Darstellung des Unternehmens und dessen vollständiger Konzernstruktur (inklusive Besitzverhältnisse)

Register B) [MINDESTBEDINGUNG]
Nach dem Gesetz zur Einrichtung und zum Betrieb eines Registers zum Schutz des Wettbewerbs um öffentliche Aufträge und Konzessionen (WRegG) besteht für die Vergabestelle die Abfragepflicht aus dem Wettbewerbsregister. Die Vergabestelle fragt bei der Registerbehörde spätestens vor Erteilung des Zuschlags ab, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen gespeichert sind. Das Vorliegen von Eintragungen im Wettbewerbsregister kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Zu diesem Zweck ist die ausgefüllte Erklärung für die Angaben zur Abfrage beim Wettbewerbsregister (siehe Anlage Register B) mit den Angebotsunterlagen einzureichen.

Register C) – E) [MINDESTBEDINGUNG]
Alle Register C), D) und E) müssen erfüllt sein. Zu diesem Zweck hat der Bieter die von der Vergabestelle (siehe Anlage Register C,D und E) bereitgestellten Formulare zu verwenden.

Register C) Erklärung zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen im Sinne der §§ 123 und 124 des GWB sowie § 21 AentG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG und § 22 LkSG
Register D) Erklärung des Bewerbers, zur Befolgung des BEW Berliner Energie und Wärme GmbH Verhaltenskodex für Lieferanten und Partner
Register E) Erklärung zu VO-2022-833 (Russland-Sanktionen).

3. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (5.1.9)
Siehe auch nähere Erläuterungen unter 5.1.6.

Jeder Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat die Unterlagen nach 5.1.9 der Bekanntmachung vorzulegen.
Den Nachweis unter Ziffer 5.1.9, Register G) der Bekanntmachung hat jeder Bieter bzw. jede Bietergemeinschaft nur einmal vorzulegen.

Register G) [MINDESTBEDINGUNG]

Angabe des mit der nachgefragten Leistung vergleichbaren Umsatzes des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen.
Auf der Grundlage der angeforderten Informationen führt die Vergabestelle eine Bonitätsprüfung durch, um die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers zu bestimmen. Der Bewerber gilt als finanziell geeignet, wenn die Bonitätsprüfung ergibt, dass das Bewerberunternehmen im Verhältnis zum Wert und der Laufzeit des Vertrages finanziell gesund und groß genug ist, um sämtliche Vertragsverpflichtungen zu erfüllen. Hierzu muss der Bewerber u.a. über angemessene Gewinnmargen und ausreichend starke operative Cashflows sowie eine angemessene Kapitalausstattung mit einem allgemein akzeptablem (geringem) Verschuldungsgrad verfügen. Darüber hinaus müssen die Größe und das finanzielle Profil des Bewerbers in einem angemessenen Verhältnis zum Vertragswert stehen und es muss der positive Ausblick bestehen, dass der Bewerber seine finanzielle Eignung während der Laufzeit des Vertrags aufrechterhalten kann.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/6674fc43-26d5-4564-9ed5-d211dd85d967/suitabilitycriteria

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Sofern von den Bewerbern erklärt wird, dass mit der Bildung der Bietergemeinschaft kein Tatbestand i.S.v. § 1 GWB erfüllt wird (Eigenerklärung), sind Bietergemeinschaften zugelassen. Das Angebot ist von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft zu unterschreiben. Es ist ein federführendes Mitglied zu benennen. Dessen Vollmacht ist vorzulegen. Die Bietergemeinschaftserklärung muss enthalten, dass sich die Bewerbergemeinschaft gesamtschuldnerisch haftend konstituiert.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Dieser Auftrag unterliegt den Vorgaben des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG), Abschnitte 3 und 4. Dies umfasst für die Auftragsausführung z.B. die Verpflichtung zur Einhaltung der jeweils geltenden Mindest- bzw. Tarifentgelte, Vorgaben gemäß Frauenförderverordnung, Vorgaben zur Verhinderung von Benachteiligungen sowie entsprechende Kontroll- und Sanktionsrechte. Die verpflichtenden Inhalte des BerlAVG werden in Form von Besonderen Vertragsbedingungen (BVBs) verbindliche Vertragsbestandteile.
Siehe Vergabeunterlagen.

Zusätzliche Informationen

4. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (5.1.9)
Siehe auch nähere Erläuterungen unter 5.1.6.

Jeder Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat die Unterlagen nach 5.1.9) der Bekanntmachung vorzulegen.
Den Nachweis unter 5.1.9), Register I der Bekanntmachung hat jeder Bieter bzw. jede Bietergemeinschaft nur einmal vorzulegen.)

Register I) [MINDESTBEDINGUNG]
Referenzangaben über vergleichbare Leistungen mit der ausgeschriebenen Leistung.

Pro Referenz sind folgende Angaben zu tätigen:
Auftraggeber: ....
Datum Auftragsvergabe....
Auftrags- und Schlussrechnungswert
Darstellung der Projektgröße und -volumen: ....
Hauptleistungsinhalte: ....
Beginn und Ende der Leistungen: ....
Anzahl der am Projekt beschäftigten Mitarbeiter des Bewerbers: ....
Nennung der Verantwortlichen auf Seiten des Bewerbers und auf Seiten des Referenzauftraggebers:
Nennung der Kontaktdaten des Referenzauftraggebers ....

Dabei ist vom Bieter pro Referenz jeweils das bei der Kontaktstelle (vgl. Ziffer I.1) der Bekanntmachung) bereitgestellte Formblatt (Formblatt Referenzen) zu nutzen.

Register J)
Nachweis eines eingeführten und durch betriebliche Anweisungen umgesetzten Qualitätsmanagementsystems entsprechend der DIN EN ISO 9001-er Reihe durch aktuell gültige Zertifikate. Alternativ ist der Nachweis eines vergleichbaren eingesetzten Qualitätsmanagementsystems zu erbringen.

Register K)
Nachweis eines beim Bieter bestehenden Umweltmanagementsystems (z. B.DIN EN ISO14001:2005-06) oder gleichwertig.

Register L)
Nachweis zur Einhaltung des Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig,
a) wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB);
b) soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB);
c) soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung / Aufforderung zur Angebotsabgabe benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB);
d) soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).