Datenerhebung

Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung

Die Auftraggeberin beschafft Leistungen für das von ihr betriebene KulMon (KulturMonitoring). KulMon ist ein einrichtungsübergreifendes und dauerhaftes System für Besucher-Monitoring an Freizeit- und Kultureinrichtungen inklusive touristischen Leistungsträgern (im Folgenden "Einrichtungen" genannt) mit dem Ziel, differenzierte Informationen über deren Besucher/innenstruktur zu gewinnen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-08-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-07-21.

Wer?

• Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-07-21	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-07-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenerhebung
Referenznummer: 1-EU/2025
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Marktforschung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: 1-EU/2025
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Erhebung von Daten (Besuchermonitoring), das Bereitstellen eines Dashboards zur Visualisierung der Auswertung der Daten sowie die Durchführung von Bevölkerungsbefragungen. Die Leistungen werden auf der Grundlage eines Rahmenvertrags über Einzelabrufe vergeben. Die Dauer des Rahmenvertrags beträgt 51 Monate.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Datendienste 📦

Datenerhebung und -zusammentragung 📦

Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken 📦

Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer: 52 Monate
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Der Auftrag wird für den Zeitraum bis zum 31.12.2026 geschlossen ("Vertragsdauer"). Nach Ablauf dieser Vertragsdauer verlängert sich dieser Vertrag in seiner Gesamtheit automatisch, ohne dass es einer gesonderten Vereinbarung bedarf, um jeweils weitere 12 Monate, mithin zunächst bis zum 31.12.2027, dann um weitere 12 Monate bis zum 31.12.2028 und sodann ein letztes Mal um weitere 12 Monate, mithin längstens bis zum 31.12.2029, wobei im Übrigen sämtliche Regelungen dieses Vertrages unverändert fortgelten. Der Vertrag endet jedoch mit Ende der jeweils laufenden Laufzeit, mithin zum 31.12.2026 bzw. zum 31.12.2027 bzw. zum 31.12.2028, wenn SKWK spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Ablauf der automatischen Verlängerung schriftlich widerspricht.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzeptbewertungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-08-21 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-08-21 10:30:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 4 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:

Der Dienstleister wird zunächst 4 Monate benötigen, um die Auftragsdurchführung vorzubereiten. Daran schließt sich der Regelbetrieb an. Dieser kann sinnvoll nur in Jahreszyklen erbracht werden; d.h. vom 01. Januar bis zum 31. Dezember. Würde man den Betrieb vor Ablauf eines Jahres (also im letzten Jahr nach 8 Monaten) enden lassen, würde das zum einen die Preiskalkulation für die Bieter erschweren. Zudem würde der gesamte Ablauf im letzten Jahr durcheinander gebracht werden, weil weniger Zeit für die Datenerhebungen verfügbar wären. Da die Regelvertragslaufzeit auch um lediglich 4 Monate verschoben wird, ist keine erhebliche Beeinträchtigung des Marktes zu besorgen. Insofern überwiegen die Vorteile an einer reibungslosen und vollständigen Abwicklung des Auftrags in Jahreszyklen die Nachteile einer Umstellung der Leistungen im letzten Jahr.

Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-08-21 10:30:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-08-08 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Gem. § 56 Abs. 2 VgV kann der öffentliche Auftraggeber den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Vergabekriterien
Art der festen Zahl: Fester Wert (insgesamt)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Das Unternehmen verfügt über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung. Das ist durch einen nicht älter als 3 Monate alten Handelsregisterauszug nachzuweisen.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der Bieter muss den Netto-Jahresumsatz, den er in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) erwirtschaftet hat, nachweisen. Gefordert ist ein Netto-Jahresumsatz von mind. EUR 4.500.000,00 EUR Umsatz ohne USt je Geschäftsjahr. Im Fall einer Bietergemeinschaft ist der Gesamtumsatz aller Unternehmen anzugeben, die Umsätze werden für die Erfüllung der Mindestanforderungen kumuliert berücksichtigt. Die Angaben sind in Formblatt 4 einzutragen.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung darüber, dass der Auftragnehmer im Fall des Zuschlags über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt: Für Sach- und Personenschäden bis zu EUR 2 Million je Schadensereignis (zumindest zweifach maximiert p.a.). Für Vermögensschäden bis zu 500.000 EUR je Schadensereignis. Die Angaben sind in Formblatt 4 einzutragen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorstellung des Unternehmens insgesamt (inkl. Gründungsjahr, Standorte in Deutschland, Beschreibung Expertise, Kundenstamm) und der für das Projekt relevanten Tätigkeitsbereiche, es soll insbesondere auf das Vorhandensein von Know-how in folgenden Bereichen eingegangen werden: - Erhebung von Besucher*innendaten durch mündliche Befragungen (Anzahl der Interviews pro Jahr in Deutschland allgemein und gesondert im Kulturbereich) - Erhebung von Besucher-/oder Nutzer*innendaten mit anderen Erhebungsmethoden, insbesondere durch Self-Service, Online-Befragungen und unterstützes Selbstausfüllen (vgl. Leistungsbeschreibung 2.3, Anzahl der befragten Personen pro Jahr in Deutschland allgemein und gesondert im Kulturbereich) - Durchführung von postalischen Bevölkerungsbefragungen (Anzahl der Datensätze pro Jahr in Deutschland allgemein und im Kulturbereich) - Entwicklung und Bereitstellung von interaktiven onlinebasierten Auswertungsplattformen (Dashboard) zur Darstellung und Analyse von Befragungsdaten für End-User (Anzahl und Art der Plattformen) Bei Bietergemeinschaften und Nachunternehmen muss die vorgesehene Aufgabenteilung der beteiligten Unternehmen beschrieben werden. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Anzahl der Mitarbeiter*innen im relevanten leistungsgegenständlichen Einsatzbereich "Steuerung und Durchführung von Datenerhebungen mit mündlichen Interviews und anderen Datenerhebungsmethoden (siehe Leistungsbeschreibung 2.3), Durchführung von postalischen Bevölkerungsbefragungen und Entwicklung und Bereitstellung von interaktiven onlinebasierten Auswertungsplattformen (Dashboard) zur Darstellung und Analyse von Befragungsdaten für End-User in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Unternehmen. Es sind jeweils mindestens 5 Mitarbeiter*innen in den relevanten leistungsgegenständlichen Einsatzbereichen nachzuweisen. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen.

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorstellung der Projektleitung in den Bereichen Projektplanung/-steuerung und -organisation. Mindestanforderung an Sprachkenntnis und Berufserfahrung Sprachkenntnisse: Arbeitssprachen deutsch (mindestens Kompetenzstufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen), englisch (mindestens Kompetenzstufe B2 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen) Berufserfahrung. Folgende Mindestanforderungen gelten: - mindestens 5 Jahre Berufserfahrung der Projektleitung - Die Berufserfahrung der Projektleitung setzt voraus, dass die Person in diesem Bereich tatsächlich eingesetzt war. - Die Erfahrung mit der Steuerung von internen Projekten des Arbeitgebers ohne Bezug zu externen Stellen, gilt nicht als relevante Berufserfahrung. Es zählt lediglich die auftragsbezogene Projektsteuerung. - Erfahrung mit Datenvisualisierungs- und Dashboard-Lösungen. - Kenntnisse in den in der Leistungsbeschreibung genannten Technologien und Plattformen. Die Angaben sind in Formblatt 3 einzutragen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Unternehmensbezogene Referenz #1 Face-to-Face Befragungen (unter Angabe eines Ansprechpartners beim Referenzgeber einschließlich Kontaktdaten; der AG behält sich vor, beim Referenzgeber telefonisch nachzufragen). Die Referenz muss folgende Mindestanforderung einhalten: - eine Referenz mit dem Inhalt quantitative Face-to-Face-Befragungen in Freizeit-, Kultur- oder Tourismuseinrichtungen (z.B. Museen, Theater, Konzerthäuser, touristische Attraktionen) - die Befragungen der Referenz müssen in den letzten fünf (5) Jahren durchgeführt worden sein - eine Referenz darf sich auch aus mehreren Beauftragungen zusammensetzen, solange der Referenzgeber und der Projektgegenstand der gleiche ist - die Referenz muss Face-to-Face-Befragungen vor Ort umfasst haben - Es müssen mindestens 50.000 Face-to-Face-Befragungen durchgeführt worden sein. Die Angaben sind in Formblatt 5 einzutragen.

Unternehmensbezogene Referenz #2 postalische Bevölkerungsbefragung (unter Angabe eines Ansprechpartners beim Referenzgeber einschließlich Kontaktdaten; der AG behält sich vor, beim Referenzgeber telefonisch nachzufragen). Die Referenz muss folgende Mindestanforderung einhalten: - eine Referenz mit dem Inhalt quantitative postalische Bevölkerungsbefragungen in Freizeit-, Kultur- oder Tourismuseinrichtungen (z.B. Museen, Theater, Konzerthäuser, touristische Attraktionen) - die Befragungen der Referenz müssen in den letzten fünf (5) Jahren durchgeführt worden sein - eine Referenz darf sich auch aus mehreren Beauftragungen zusammensetzen, solange der Referenzgeber und der Projektgegenstand der gleiche ist - die Referenz muss postalisch versendete Fragebögen umfassen - Es müssen mindestens 5.000 postalische Befragungen versendet worden sein. Die Angaben sind in Formblatt 5 einzutragen.

Unternehmensbezogene Referenz #3 digitale Auswertungsplattform (unter Angabe eines Ansprechpartners beim Referenzgeber einschließlich Kontaktdaten; der AG behält sich vor, beim Referenzgeber telefonisch nachzufragen). Die Referenz muss folgende Mindestanforderung einhalten: - eine Referenz mit dem Inhalt Bereitstellung einer interaktiven onlinebasierten Auswertungsplattform (Dashboard) zur Darstellung und Analyse von Befragungsdaten für End-User - die Referenz muss in den letzten drei (3) Jahren durchgeführt worden sein Die Angaben sind in Formblatt 5 einzutragen.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Das Unternehmen ist zertifiziert nach ISO 20252. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen. Zudem ist eine Kopie des gültigen Zertifikats einzureichen.

Das Unternehmen ist zertifiziert nach ISO 9001. Die Angaben sind in Formblatt 2 einzutragen. Zudem ist eine Kopie des gültigen Zertifikats einzureichen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Rahmenvertrag erstreckt sich über mehrere Jahre. Zudem werden alle Abrufe mit öffentlichen Mitteln finanziert. Diese stammen nicht alle von demselben Auftraggeber. Dementsprechend hängt der Abruf von Leistungen davon ab, dass jeweils entsprechende Haushaltsmittel bereitgestellt werden, um die Abrufe zu finanzieren. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass entsprechende Mittel bereitgestellt werden. Gleichwohl bleiben die Abrufe unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit dieser Mittel, auf die die Auftraggeberin keinen Einfluss hat.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
Nationale Registrierungsnummer: DE 154218985
Postanschrift: Spandauer Damm 19
Postleitzahl: 14059
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: vergabeverfahren@iktf.berlin 📧
Telefon: 030303044410 📞
Fax: 030303044458 📠
URL: https://stiftung-kulturelle-weiterbildung-kulturberatung.berlin/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DDD53U2/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DDD53U2 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DDD53U2 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4DDD53U2
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +493090138316 📞
URL: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Auf die Rügepflicht des § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer zulässig, a) soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, d) nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-21+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 139-480247 (2025-07-21)

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