Dienstleistungen für Messemarktforschung

Hamburg Messe und Congress GmbH

Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Dienstleistungen für Messemarktforschung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-12-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-11-18.

Wer?

• Hamburg Messe und Congress GmbH

Wie?

Wo?

• Hamburg › Hamburg
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-11-18	Auftragsbekanntmachung
2026-01-19	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-11-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen für Messemarktforschung
Referenznummer: 2025-03
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Dienstleistungen für Messemarktforschung.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Umfragen 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-03
Beschreibung der Beschaffung:

Die Leistungen sind in 6 Leistungsbereiche gegliedert und umfassen: 1. Fragebogenentwicklung und -anpassung Veranstaltungsspezifische Überprüfung, Anpassung und finale Freigabe der Fragebögen auf Basis bestehender Standardfragen (inkl. Programmierung und Layout). 2. Datenerhebung (Feldarbeit und Mikroumfragen) Durchführung der Befragungen vor Ort und online, einschließlich Mikroumfragen zur Messung der Customer Journey über mehrere Events hinweg. Einschließlich Interviewerschulung, Qualitätssicherung und Datencheck. 3. Datenaufbereitung und Auswertung Prüfung, Bereinigung und Analyse der erhobenen Daten, inkl. Auswertungen u.a. nach Zielgruppen, Zeitvergleichen und Kundenzufriedenheitsindex. 4. Ergebnisdarstellung und Reporting (inkl. API-Integration) Erstellung und Bereitstellung der Ergebnisse über ein interaktives Dashboard mit verpflichtender API-Anbindung zur Anbindung an HMC-interne Systeme (z. B. CRM, Data Lake, Customer-Journey-Plattform). Ergänzend optionale Bereitstellung in PowerPoint- oder Tabellenformaten. 5. Analyse und Präsentation Erstellung eines Management Summarys mit zentralen Erkenntnissen und Empfehlungen sowie optionale Ergebnispräsentationen (max. drei pro Jahr). 6. Optionale Zusatzleistungen Durchführung vertiefender Analysen (z. B. Treiberanalysen/Regressionen), Sonderauswertungen oder Übersetzungsleistungen nach Bedarf.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Durchführung von Umfragen 📦

Umfragenanalyse 📦

Umfragengestaltung 📦

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Siehe "Anforderungen an die Nachhaltigkeitskonzept inkl. Bewertungsmatrix"
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
Stadt: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-26 📅
Datum des Endes: 2027-12-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Voraussichtlich im Jahr 2029.
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Parteien können den Vertrag einvernehmlich um bis zu zwei Verlängerungszeiträume von jeweils 12 Monaten verlängern. Die Ausübung einer Verlängerungsoption setzt die Zustimmung beider Parteien voraus; eine automatische Verlängerung findet nicht statt. Der Vertrag endet spätestens am 31.12.2029.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-19 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-19 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 38 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eine Sicherheitsleistung ist erforderlich ✅
Eröffnungstermin: 2025-12-19 12:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-12-11 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Soweit zulässig, behält sich der Auftraggeber dabei vor, nicht vorgelegte Erklärungen und Nachweise von den Bietern nachzufordern. Hierauf haben die Bieter aber keinen Anspruch; sie können nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber von seiner Befugnis zur Nachforderung Gebrauch macht.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Vorlage eines den Stand der letzten Änderung berücksichtigenden Handelsregisterauszuges, im Falle einer Kommanditgesellschaft auch der entsprechende Nachweis der Komplementärgesellschaft (soweit im Handelsregister eingetragen).

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Gewerbeanmeldung (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Vorlage einer Gewerbeanmeldung oder vergleichbaren Nachweises (nicht erforderlich bei Vorlage eines Handelsregisterauszuges)

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Im Falle einer Beauftragung hat der Bieter eine Betriebshaftpflichtversicherung im Sinne des § 102 in Verbindung mit § 100 des Versicherungsvertragsgesetzes, die ihm Versicherungsschutz für sämtliche Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die der HMC oder einem Dritten aus oder im Zusammenhang mit der Erfüllung seiner Pflichten nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages entstehen und für die er nach den gesetzlichen Vorschriften haftet, gewährt, zu unterhalten. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens einen marktüblichen Deckungsumfang und mindestens folgende Versicherungssummen vorsehen: (a) 5.000.000,00 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Bezug auf das Betriebs- / Produkthaftpflicht und Umwelthaftpflichtrisiko (b) 1.000.000,00 Euro für reine Vermögensschäden aus der Verletzung von Datenschutzgesetzen Alle Versicherungssummen müssen je Schadensfall und 2-fach maximiert für alle Schäden eines Versicherungsjahres zur Verfügung stehen.

Erklärung Abschluss Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen zum Zeitpunkt der Einreichung des Angebotes noch nicht bestehen, ist mit dem Angebot, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den vorstehenden Anforderungen entsprechenden Versicherung verpflichtet.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

FKM-Zertifizierung oder ein gleichwertiger Nachweis (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Zum Nachweis der Qualität und Objektivität der erhobenen Besucherzahlen ist eine FKM-Zertifizierung oder ein gleichwertiger Nachweis einzureichen. Als gleichwertig gelten Unterlagen, die: o durch eine unabhängige Prüfinstanz erstellt wurden, o die Erhebungsmethodik transparent darlegen, o objektiv geprüfte Besucherzahlen enthalten, o und in der Messebranche international anerkannt sind (z.?B. UFI-Zertifizierung, ISO-Audit, nationale Messeverbandszertifikate). Der Auftraggeber behält sich vor, die Gleichwertigkeit im Einzelfall zu prüfen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Mindestbedingung: Vorlage von mindestens 2 Referenzen aus den letzten drei Jahren, aus denen hervorgeht, dass der Bieter: - eigenständig Besucher- und Ausstellerbefragungen für Messen, Kongresse oder vergleichbare Großveranstaltungen durchgeführt hat, - sowohl Online- als auch Vor-Ort-Erhebungen erfolgreich umgesetzt hat, - über die technische Infrastruktur zur automatisierten Datenerfassung, -auswertung und -visualisierung verfügt, - Erfahrung im Umgang mit Dashboards und der Bereitstellung von Ergebnissen in digitaler Form (inkl. Schnittstellenlösungen) nachweisen kann. Jede Referenz enthält Angaben zu Auftraggeber, Leistungszeitraum und -inhalt sowie Auftragswert (siehe Formblatt Referenzenleistungen).

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formblatt Personelle Ausstattung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Darstellung der Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen. Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.

Aktuelle Bankauskunft (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Vorlage einer aktuellen Bankauskunft zur Bonität des Bieters, nicht älter als 6 Monate

Referenzen - Mindestbedingung: Vorlage von mindestens 2 Referenzen aus den letzten drei Jahren, aus denen hervorgeht, dass der Bieter: - eigenständig Besucher- und Ausstellerbefragungen für Messen, Kongresse oder vergleichbare Großveranstaltungen durchgeführt hat, - sowohl Online- als auch Vor-Ort-Erhebungen erfolgreich umgesetzt hat, - über die technische Infrastruktur zur automatisierten Datenerfassung, -auswertung und -visualisierung verfügt, - Erfahrung im Umgang mit Dashboards und der Bereitstellung von Ergebnissen in digitaler Form (inkl. Schnittstellenlösungen) nachweisen kann. Jede Referenz enthält Angaben zu Auftraggeber, Leistungszeitraum und -inhalt sowie Auftragswert (siehe Formblatt Referenzenleistungen).

Geforderte Kautionen und Garantien:

Im Falle einer Beauftragung hat der Bieter eine Betriebshaftpflichtversicherung im Sinne des § 102 in Verbindung mit § 100 des Versicherungsvertragsgesetzes, die ihm Versicherungsschutz für sämtliche Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die der HMC oder einem Dritten aus oder im Zusammenhang mit der Erfüllung seiner Pflichten nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages entstehen und für die er nach den gesetzlichen Vorschriften haftet, gewährt, zu unterhalten. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens einen marktüblichen Deckungsumfang und mindestens folgende Versicherungssummen vorsehen: (a) 5.000.000,00 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Bezug auf das Betriebs- / Produkthaftpflicht und Umwelthaftpflichtrisiko (b) 1.000.000,00 Euro für reine Vermögensschäden aus der Verletzung von Datenschutzgesetzen Alle Versicherungssummen müssen je Schadensfall und 2-fach maximiert für alle Schäden eines Versicherungsjahres zur Verfügung stehen. Der Versicherungsschutz muss weltweit bestehen und Ansprüche nach dem jeweils geltenden Recht abdecken. Ferner muss das Risiko aus der Beauftragung von Subunternehmern mitversichert sein. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Deckungssummen zum Zeitpunkt der Einreichung des Angebotes noch nicht bestehen, ist mit dem Angebot, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den vorstehenden Anforderungen entsprechenden Versicherung verpflichtet.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Angebotsdeckblatt - Eigenerklärung Tariftreue - Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen - Eignungsvordruck - Formblatt Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung (bei Bedarf) - Nachhaltigkeitskonzept - Preis- und Mengenmatrix - Umsetzungskonzept - Unbedenklichkeitsbescheinigungen - Vereinbarung Auftragsverarbeitung - Verpflichtung auf die Vertraulichkeit Servicepartner - Vertrag

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: siehe Anlage "Eignungsvordruck" , hier: Punkt 3 "Ausschlussgründe"

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Hamburg Messe und Congress GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE811214125
Postanschrift: Messeplatz 1
Postleitzahl: 20357
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Abteilung Einkauf
E-Mail: ausschreibungen@hamburg-messe.de 📧
Telefon: +49 4035692351 📞
URL: https://www.hamburg-messe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YBVYTZKYG6XP/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YBVYTZKYG6XP 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YBVYTZKYG6XP 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXS0YBVYTZKYG6XP#
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg
Nationale Registrierungsnummer: t: 04042823-1690
Postanschrift: Adolphsplatz 3-5
Postleitzahl: 20457
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Telefon: 04042823-1690 📞
Fax: 0404279-23080 📠
URL: https://www.hamburg.de/service/info/11725152/ 🌏
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Nachprüfung zur Vergabekammer gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig ist, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden; - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden; - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-18+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 223-765447 (2025-11-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-01-19)
Objekt
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60.00000000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.00000000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Nachhaltigkeitskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.00000000

Verfahren
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Auftragsvergabe
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder alle wurden abgelehnt
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Alle Angebote, Teilnahmeanträge oder Projekte wurden zurückgezogen oder als unzulässig abgelehnt.
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 765447-2025
The procurement is terminated ✅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXS0YBVYTUY9SLQC#
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-19+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 013-038996 (2026-01-19)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken (13)

Marktforschung (2)

Umfragen (1)