Dienstleistungen zur Stabilisierung, Ausbau und Weiterentwicklung des bei GSI implementierten SAP S/4HANA Systems

Kurze Beschreibung

Die GSI als Auftraggeberin plant die Weiterentwicklung und Optimierung verschiedener SAP-Module,
um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.

Der Vertrag beginnt mit Vertragsabschluss (Zuschlagserteilung) und läuft bis zum 31.12.2028.
Pro Jahr wird mit jeweils 300 Beratertagen gerechnet. Der Vertrag endet in jedem Fall spätestens nach der
Gesamtlaufzeit automatisch zum 31.12.2028 oder bei Erreichen des maximalen Rahmenvertragsvolumens von 1.200 Beratertagen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistungserbringung und -kommunikation erfolgt remote.

Die für die Betreuung und Weiterentwicklung des Systems erforderlichen Leistungen umfassen:
Beratung
- Strategische und operative Unterstützung
- Erarbeitung von Optimierungs- und Weiterentwicklungskonzepten

Customizing
- Anpassung und Konfiguration des Systems an individuelle Anforderungen
- Implementierung spezifischer Erweiterungen und Funktionalitäten
- Dokumentation und Erarbeitung von Schulungs- und Workshopsunterlagen

Entwicklung:
- Erstellung kundenspezifischer Erweiterungen inkl. notwendigen technischen
Anforderungskataloge für das spätere Customizing
- Integration neuer Funktionen in das bestehende System
- Dokumentation und Erarbeitung von Schulungs- und Workshopsunterlagen

Pro Modul ist ein Berater*in, der/die sowohl die Beratung als auch den Bereich Costumizing erbringen kann, namentlich als auftragsausführende Schlüsselperson zu benennen, der die o. g. Leistungen vollumfänglich abdeckt. Ebenfalls ist in der Preiskalkulation pro Modul eine Vertretung vorzuhalten und zu benennen mit gleichen Anforderungen an das Qualifikationsprofil.
1. Finanz-Module: FI-GL, FI-AR, FI-AP, FI-AA
2. Finanz-Modul: FI-TV
3. Vertrieb: Modul SD
4. Controlling: SAP-Moduls CO-OM sowie des Projektsystems (PS) und Embedded Analytics
5. Einkauf/Beschaffung: SAP-Modul MM
6. Logistik: Modul LE (Logistics Execution)
7. Instandhaltung: Moduls PM
8. Personalwesen: HCM-PA und HCM-OM

Neben den o. g. Beratern werden zusätzlich 3 auftragsausführenden Schlüsselpersonen im Bereich "Entwicklung" benötigt, die in Summe alle o. g. 8 Module in ihrer Leistungserbringung abdecken
können.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, das im Vergabeverfahren namentlich benannte "Schlüsselpersonal" (Hauptverantwortlicher pro SAP-Modul, Stellvertreter; 3 Entwickler) während der gesamten Projektdauer im zur Leistungserbringung erforderlichen Umfang zur Verfügung zu stellen, es sei denn, nicht von ihm zu vertretende zwingende Umstände schließen die zur Verfügungstellung aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen aus. Derartige Umstände können z. B. Tod, Krankheit oder Arbeitgeberwechsel (ausgenommen der Wechsel innerhalb des Konzerns des Auftragnehmers) des Schlüsselpersonals sein.

Weitere Erläuterungen zum Leistungsumfang entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung.

Beschreibung

Die Leistungserbringung und -kommunikation erfolgt ausschließlich remote zur Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung durch anfallende Reisetätigkeiten.

Sollte nach schriftlicher Aufforderung des AG eine Leistungserbringung in Präsenz gefordert sein, so
sind die Reisekosten ausschließlich nach Maßgabe des Bundesreisekostengesetzes anzusetzen.

Zusätzliche Informationen

GSI behält sich eine einmalige Nachforderung von Unterlagen innerhalb einer im Nachforderungsschreiben festzusetzenden Frist gemäß § 56 VgV vor.
Die Bewerber können sich auf eine Nachforderung aber nicht verlassen. Letztendlich unvollständige Teilnahmeanträge/Angebote werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 VgV)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:

- Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angabe des Versicherungsunternehmens und der Deckungssumme als Formblatt der Datei "06 GSI_Eignungsnachweise.docx"

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Hinweis: Wird eines der geforderten Formblätter nicht form- bzw. fristgerecht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Angebotes führen.

Fehlende oder unvollständige Dokumente können durch die Vergabestelle nachgefordert werden; die Bewerber können sich aber nicht darauf verlassen, dass eine Nachforderung erfolgt.
Am Ende fehlende Nachweise führen zum Ausschluss.

Die einzureichenden Unterlagen werden automatisch an den dafür vorgesehenen Stellen bekanntgegeben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Einzureichende Unterlagen:

- Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass die Kenntnis nach §§ 123, 124 GWB unrichtig ist und die dort genannten Fälle nicht vorliegen - als Formblatt der Datei "06 GSI_Eignungsnachweise.docx"

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Sind im Rahmen eines abzuschließenden Vertrages Vorleistungen erforderlich (Anzahlungen), werden diese nur gegen Vorlage einer unbefristeten, selbstschuldnerischen Bankbürgschaft gezahlt.

GSI nimmt grundsätzlich nur Bürgschaften an, die die folgenden Mindestbedingungen einhalten:
- Selbstschuldnerische Bürgschaften unter Verzicht auf die Einrede der §§ 770, 771 BGB
- ausschließlich Bürgschaften nach deutschem Recht
- unwiderrufliche Bürgschaften
- kostenlos für GSI
- ausgestellt von einer namhaften internationalen, bevorzugt europäischen Bank
- in der Regel unbefristet bzw. eine Frist, die an das Datum des Eigentumsübergangs gebunden ist

Bedingungen für die Vertragserfüllung

* Dokument "02 GSI_Angebotsformblatt.docx"

* Dokument "03 GSI_AVV.doxc" - Vereinbarung Auftragsverarbeitung

* Dokument "06 GSI_Eignungsnachweise.docx" mit folgenden Formblättern:
- Formblatt Referenzen als Ergänzung zu den auszufüllenden Dokumenten mit
analogen Anforderungen,
o 01-1 Nachweis Fachkunde_pro Modul für Beratung & Costumizing.xlsx und
o 01-2 Nachweis Fachkunde_3 Entwickler und ihre jeweiligen SAP-Module.xlsx - Formblatt Erklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB
- Formblatt zu Verstößen gegen das SchwarzArbG, das AEntG, das AufenthG
sowie gegen das MiLoG
- Formblatt Berufshaftpflichtversicherung
- Formblatt über weitere Angaben zum Bieter
- Formblatt Erklärung zur Verordnung (EU) 833/2014

nur einzureichen, wenn zutreffend
- Formblatt Bietergemeinschaft
- Formblatt Unterauftragnehmer, im Falle der Eignungsleihe zwingend
zusammen mit der ausgefüllten und vom Unterauftragnehmer unterzeichneten
Verfügbarkeitserklärung

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YYEYT52XD2GX


Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf www.dtvp.de bereitgestellt und können dort nach einer kostenlosen Registrierung heruntergeladen werden.

Die Vergabestelle akzeptiert folgende Arten der Angebotsabgabe:
- Elektronisch in Textform

Die Übermittlung der Angebote in elektronischer Form erfolgt fristgerecht über den Vergabemarktplatz DTVP (Deutsches Vergabeportal).

URL: http://www.dtvp.de/Center/

Zur Wahrung der Textform gemäß § 126 b BGB bei Angebotsabgabe müssen die Bieter nachfolgende Angaben machen:

- Bei natürlichen Personen ist der vollständige Name zu nennen (§12 BGB).
- Bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften (§ 17 BGB) ist der Firmenname zu nennen und die Rechtsform. Darüber hinaus ist der vollständige Name des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu nennen, der/die für die Firma das Angebot abgibt. Das Einfügen eines Firmenlogos reicht nicht aus.
- Bei Bietergemeinschaften sind für jeden einzelnen Bieter die vorstehenden
Angaben zu machen.

Zu beachten ist, dass die Textform des § 126 b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Teilnahmeanträge/ Angebote verschlüsselt übermittelt werden. Eine E-Mail genügt nicht.

Bei fehlerhaften / unvollständigen Angaben, welche die Textform gem. § 126 b BGB verletzen, werden die Angebote ausgeschlossen.

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Wir weisen darauf hin, dass bei etwaigen parallelen Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten von verbundenen Unternehmen auf die Einhaltung der Grundsätze des Geheimwettbewerbs zu achten ist; spätestens auf Nachfrage durch die Vergabestelle ist nachzuweisen, dass eine strikte Trennung in personeller, organisatorischer und struktureller Hinsicht bei der Erstellung der Teilnahmeantrags- und Angebotsunterlagen gewährleistet gewesen ist (vgl. z.B. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.04.2011 VII-Verg 4/11; VK Münster, Beschluss vom 22.04.2015 - VK 1-12/15).
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Hinweis: Wird eines der geforderten Formblätter nicht form- bzw. fristgerecht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Angebotes führen.

Fehlende oder unvollständige Dokumente können durch die Vergabestelle nachgefordert werden; die Bewerber können sich aber nicht darauf verlassen, dass eine Nachforderung erfolgt.
Am Ende fehlende Nachweise führen zum Ausschluss.

Die einzureichenden Unterlagen werden automatisch an den dafür vorgesehenen Stellen bekanntgegeben.

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Unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz hat der Auftraggeber folgende Eignungs- und Zuschlagskriterien festgelegt:

Mindest und Ausschlusskriterien an die Eignung:
Qualifikationsprofile für "Beratung & Costumizing" sowie für "Entwickler" sind gemäß den Anforderungen in der Anlage
o 01-1 Nachweis Fachkunde_pro Modul für Beratung & Costumizing.xlsx
und
o 01-2 Nachweis Fachkunde_3 Entwickler und ihre jeweiligen SAP-Module.xlsx

entsprechend nachzuweisen.
Ebenfalls stehen dem Bieter für die Nachweise der Qualifikationsprofile dercfür die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter das "Formblatt Referenzen" im Dokument "06 GSI_Eignungsnachweise.docx" zur Verfügung.

Pro Modul ist ein Berater als hauptverantwortliche Schlüsselperson namentlich als auftragsausführende Person zu benennen. Ebenfalls ist pro Modul eine Vertretung vorzuhalten und zu benennen mit gleichen Anforderungen an das Qualifikationsprofil, um eine nahtlose Vertreterregelung sicherzustellen.

Neben den o. g. Beratern werden zusätzlich 3 auftragsausführenden Schlüsselpersonen
im Bereich "Entwicklung" benötigt, die in Summe alle 8 SAP-Module gemäß Leistungsbeschreibung abdecken können.

Folgende Anforderungen an die Qualifikationsprofile werden gestellt:
Berater & Costumizing
- Mindestens 3 Referenzen, davon mindestens eine bei einem öffentlichen Auftraggeber und weitere vorzugsweise aus Forschungsinstituten oder
Hochschulbereichen
- Mindestens drei Jahre einschlägige, operative Projekterfahrung in dem vorgenannten Modul. Der Berater verfügt über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Beratung, Analyse und im Customizing innerhalb des vorgenannten Einsatzgebietes, um zielführende technische Anforderungskataloge
für nachfolgende Customizingleistungen erstellen zu können.
- Darüber hinaus ist eine detaillierte Darstellung relevanter Projekterfahrungen, vorzugsweise im öffentlichen Sektor, unter Angabe konkreter Ergebnisse erforderlich. Die Spezialisierung auf die spezifische SAP-Module sowie zusätzliche fachliche Kompetenzen in im Modul sind präzise und
nachvollziehbar dazustellen (zum Beispiel durch Zertifikate und Referenzen)
- Die erbrachten und nachzuweisenden Erfahrungen sollen sich auf Basis von SAP4HANA beziehen. Referenznachweise, die nicht im SAP4HANA Umfeld erbracht wurden, werden nicht gewertet.
- Erfahrung mit SAP Business Technology Platform (BTP) von Vorteil
- Erfahrung mit Solutionmanager
- Ein sicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Sprachniveau C1) wird vorausgesetzt. Dies ist per Zertifikat oder Eigenerklärung nachzuweisen.


Entwickler
Mindestens 3 Referenzen für den Nachweis der Fachkunde pro auftragsausführenden Entwickler, in der folgende Anforderungen an die Fachkunde
nachgewiesen werden sollen:
- Der Bieter muss über fundierte Kenntnisse in SAP ABAP (Advanced Business Application Programming) sowie ABAP Objects verfügen. Erfahrung mit SAP Fiori/UI5 zur Entwicklung moderner Oberflächen
- Kenntnisse in SAP Workflow-Entwicklung und der aktuellen Formulartechnologien (SmartForms, Adobe Forms,)
- Erfahrung in der Anbindung externer Systeme über RFC, IDoc, BAPI oder Webservices
- Kenntnisse in der Entwicklung von Schnittstellen und Erweiterungen mittels User-Exits, BAdIs und Enhancements
- Spezifische Erfahrung in der Implementierung und Anpassung von SAP Fiori Apps in S/4HANA
- Kenntnisse in der Entwicklung und Erweiterung von CDS-Views und OData-Services in S/4HANA
- Ein sicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Sprachniveau C1) wird vorausgesetzt. Dies ist per Zertifikat oder Eigenerklärung nachzuweisen.


Sollten diese Nachweise nicht bei mindestens 3 Referenzen pro geforderter Schlüsselperson (Hauptverantwortlicher im SAP-Modul, Vertreter, für jeden der 3 Entwickler) nicht erbracht/erfüllt sein, so führt dies noch vor der Angebotswertung zum Ausschluss.

Bei Erfüllung der Eignungsanforderungen erfolgt die Preiswertung wie folgt. Dabei wird der Wertungspreis wie folgt gebildet:

Summe der Tagessätze zur Beratung & Costumizing von den SAP-Modulen
Nr. 1 bis 5 sowie 8 * 70%
+ Summe der Tagessätze zur Beratung & Costumizing von den SAP-Modulen
6 und 7 * 10%
+ Summe der Tagessätze für 3 Entwickler * 20%

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die zuständige Nachprüfungsbehörde ist die
Vergabekammer des Bundes
Villemombler Straße 76
53123 Bonn
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrags (und später ggf. seines Angebots), die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhal-ten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Einsicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI ist als Verga-bestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bewerber / Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Best-immungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bewerber / Bieter durch Nichtbeach-tung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).

Teilt die GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.

Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalender-tagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentli-chung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
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Die Bewerber werden auf den rechtlichen Bedeutungsgehalt des § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen, Abs. 3 GWB, insbesondere dessen Nr. 4:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabe-vorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung er-kennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benann-ten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Ange-botsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.