Digitale Epidemiologie – Participant Involvement

Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH

Das System „Prospektive Monitoring und Management-App“ (PIA) zur digitalen Datenerfassung in der NAKO Gesundheitsstudie soll als Befragungsapplikation und als Teilnehmendenportal weiterentwickelt werden. Der Nutzungshorizont der App ist bei der NAKO in Abhängigkeit von der Verlängerung der NAKO im Rahmen einer 4. Förderphase auf über 5 weitere Jahre angelegt. Im Rahmen des Projekts werden Anforderungen und Umsetzung eng mit dem AG und verschiedenen Stakeholdern der NAKO abgestimmt. Die Zusammenarbeit für die hier ausgeschriebenen Weiterentwicklungen und Wartungsaspekte ist vorerst bis Ende April 2028 angedacht.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-06-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-05-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Xapling GmbH

Wer?

• Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Softwareprogrammierung und -beratung

Wo?

• Braunschweig › Braunschweig, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-05-19	Auftragsbekanntmachung
2025-08-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-05-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitale Epidemiologie – Participant Involvement
Kurze Beschreibung:
“Das System „Prospektive Monitoring und Management-App“ (PIA) zur digitalen Datenerfassung in der NAKO Gesundheitsstudie soll als Befragungsapplikation und...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 0.01 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 079/024/2025
Menge: 2600 Stunde
Geschätzter Wert ohne MwSt: 0.01 EUR 💰
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“Das System „Prospektive Monitoring und Management-App“ (PIA) zur digitalen Datenerfassung in der NAKO Gesundheitsstudie soll als Befragungsapplikation und...”
Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:startup# #Besonders auch geeignet für:freelance# #Besonders auch geeignet für:other-sme#”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Braunschweig, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-08-01 📅
Datum des Endes: 2028-04-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Der Vertrag wird für eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten beginnend mit Zuschlagserteilung geschlossen. Die Zuschlagserteilung wird voraussichtlich Ende...”
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Das Kriterium „Konzept“ wird wie folgt bewertet: Die Punkte des Konzeptes errechnen sich aus der Zusammensetzung aller zu bewerten-den Kriterien. Die jeweils zu vergebenden Punkte sind den einzelnen Kriterien zu entnehmen. Der Anlage „Zuschlagskriterien.pdf“ ist die dafür vorgesehen Wertung zu entnehmen.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-06-19 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-06-19 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 73
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 2
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-06-19 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-06-10 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Die Auftraggeberin behält sich die Nachforderung von fehlenden Unterlagen vor.”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Berufs- und Handelsregistereintragung: Nachweis des Eintrags ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschrift des Landes, in dem der...”
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Haftpflichtversicherung: Nachweis einer Firmenhaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen: 1. Personen- und Sachschäden: Mindestens 1.000.000,00...”
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Anzahl der Mitarbeiter: Der Bieter hat die Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren für die abgefragte Leistung...”
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzen des Unternehmens: Bitte geben Sie insgesamt fünf vergleichbare Referenzprojekte an. Vergleichbar sind die Referenzaufträge, wenn Sie folgende...”

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen des Unternehmens: Bitte geben Sie insgesamt fünf vergleichbare Referenzprojekte an. Vergleichbar sind die Referenzaufträge, wenn Sie folgende Kriterien erfüllen: - Leistungszeitraum: Referenzprojekts ist nicht älter als 3 Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung dieses Vergabeverfahrens -Leistungsinhalte: 1. Nachweis über erfolgreich durchgeführte Projekte in der App-Programmierung auf iOS und Android unter Verwendung des IONIC-Frameworks, innerhalb der letzten drei Jahre in vergleichbarem Umfang und Größe inkl. Benennung von Ansprechpartnern (Telefonnummer und Emailadresse) 2. Nachweis über die Beteiligung an mind. einem erfolgreich durchgeführten digitalen Projekt (z.B. Entwicklung von mobiler Apps und Webanwendung) mit hohen Datenschutzanforderungen, z.B. aus dem Gesundheits- oder Bankenbereich oder der medizinischen Forschung, inkl. Benennung von Ansprechpartnern (Telefonnummer und Emailadresse) 3. Nachweis von Erfahrungen mit Programmierung von Datenbanken und Datenbankentwicklung bzw. -wartung, inkl. Benennung von
Ansprechpartnern (Telefonnummer und Emailadresse) 4. Nachweis von Erfahrungen mit Programmierung in Kubernetes-Umgebung 5. Nachweis
über die erfolgreiche Teilnahme von am Auftrag beteiligten Mitarbeitenden des AN an Schulungen zu beachtenden Aspekten der Informationssicherheit und des Datenschutzes Dabei sollten die Nachweise jeweils folgende Inhalte enthalten (max. 1 DIN A4 - Seite pro Projekt): - Projektbeschreibung - Beschreibung der Tools/ Techniken/ Technologien, die eingesetzt wurden - Nur Referenz 2: Beschreibung des Prozesses, um sicherzustellen, dass Anforderungen aus der IT-Sicherheit ausreichend berücksichtigt wurden - Nur Referenz 2: Beschreibung des Prozesses, um sicherzustellen, dass Anforderungen aus dem Datenschutz ausreichend berücksichtigt wurden Falls es sich bei allen 5 Nachweisen um dasselbe Projekt handelt, ist die Nennung grundsätzlich möglich. Die jeweiligen angeforderten Aspekte müssen jedoch dargestellt werden. Hinweis: Den Angebotsunterlagen ist jeweils mindestens ein Nachweis zu nachstehenden Kriterien beizulegen. Bitte verwenden Sie zur Angabe Ihrer Referenzen die Dokumente „Eigenerklärung Eignung.docx“ Bitte beachten Sie, dass zur Überprüfbarkeit der persönlichen Referenzen die Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, E-Mail, Telefonnummer) des Referenzgebers angegeben werden müssen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzen zu verifizieren.

Ausschlussgrund: Korruption
Betrug
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Zahlungsunfähigkeit
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Bitte bestätigen Sie mittels der Anlage "Eigenerklärung Eignung.docx", dass Sie keinem Ausschlussgrund unterliegen.”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE 114815244
Postanschrift: Inhoffenstr. 7
Postleitzahl: 38124
Postort: Braunschweig
Region: Braunschweig, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: louise.springer@helmholtz-hzi.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://www.helmholtz-hzi.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E74778283 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E74778283 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Die Auftraggeberin strebt eine Rahmenvereinbarung mit maximal zwei Wirtschaftsteilnehmern zur flexiblen Inanspruchnahme an. Die Vergabe von Einzelaufträgen...”

Zusätzliche Informationen

Die Auftraggeberin strebt eine Rahmenvereinbarung mit maximal zwei Wirtschaftsteilnehmern zur flexiblen Inanspruchnahme an. Die Vergabe von Einzelaufträgen erfolgt nach dem "Kaskadenprinzip". Dabei werden die Vertragspartner mit den wirtschaftlichsten Angeboten, sowie die Verfügbarkeit der Entwickler/innen berücksichtigt. Die Abrufe erfolgen somit nach der Rangfolge der ursprünglichen Angebotsplatzierung. Ist das erstplatzierte Unternehmen nicht in der Lage den Abruf zu bedienen, wird der Zweitplatzierte angefragt.
****
Die Auftraggeberin schätzt einen Aufwand von 2600 Stunden über die gesamte Vertragslaufzeit. Der Höchstwert der zu vergebenden Leistung beträgt 390.400,00 €. Der geschätzte Aufwand von 2600 Stunden stellt keine verbindliche Mengen- oder Abnahmezusage dar. Die Auftraggeberin ist zu keiner Abnahme verpflichtet. Der tatsächliche Leistungsabruf erfolgt bedarfsabhängig und kann während der Vertragslaufzeit abweichen.
****
Ausschlussgründe: Hierbei handelt es sich um Mindestanforderungen. Die Erfüllung dieser, sind zwingend erforderlich.
1. Am Projekt beteiligte Mitarbeiter müssen über Englisch- und Deutschkenntnisse verfügen. Deutsch muss dabei die Muttersprache sein oder C2-Niveau entsprechen. Englisch muss dabei dem C1-Niveau entsprechen. Ein Wechsel zwischen beiden Sprachen muss jederzeit flexibel möglich sein. - Nachweis: Mittels Eigenerklärung bzw. Sprachzertifikat
2. Angaben zu den geforderten Schlüsselpositionen: Softwarearchitekt*in mit Fullstack-Entwicklungskompetenzen und Fullstack-Entwickler*in/Engineer (Hierbei muss es sich um mind. zwei unterschiedliche Personen handeln) - Nachweis: Mittels Angabe im EVB-IT Vertrag (Ziffer 10.2) und/oder mittels Eigenerklärung
3. Ein allgemeines Qualitätsmanagement muss nachgewiesen werden. - Nachweis: Mittels Eigenerklärung oder Zertifikat

****
Weitere Anforderungen an das Angebot
1. Bereitstellung von Technischen und organisatorischen Maßnahmen durch den Bieter (TOM) -
Der Bieter hat mit Einreichung seines Angebots die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) in deutscher Version bereitzustellen werden (vgl. Anlage „Zuschlagskriterien.pdf“ Kapitel 1c).

2. Darstellung des Teams und der Teamzusammensetzung -
Im Angebot soll das Team und die Teamzusammensetzung vorgestellt werden (vgl. Anlage „Zuschlagskriterien.pdf“ Kapitel 5a). Dazu sind Angaben zu Art und Anzahl der Softwareentwickler:innen (Intermediate, Senior) und zur Besetzung der weiteren Rollen zu machen. Diese können auch in Teilzeit besetzt werden. Die Skillprofile der im Angebot dargelegten Mitarbeitenden müssen den später für das Projekt zuständigen Personen entsprechen

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: DE 114815244
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: 022894990 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“1) Ein Nachprüfungsverfahren zur Vergabekammer ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-21+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 097-327066 (2025-05-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-08-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 0.01 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 390 400 EUR 💰
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 390 400 EUR 💰
Beschreibung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 0.01 EUR 💰

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 079/024/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-08-13 📅
Titel: Da es aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird hier ergänzend die Bietergemeinschaft aufgeführt. Der Auftrag wurde an die Bietergemeinschaft zwischen Xapling GmbH (Ebbergstraße 1a, 58762 Altena) und Inqode Software Solutions GmbH (Breslauer Straße 9, 57518 Betzdorf) erteilt.
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 390 400 EUR 💰
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 390 400 EUR 💰
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Kennung des Angebots: Xapling GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Xapling GmbH
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Xapling GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE338086048
Postleitzahl: 58762
Postort: Altena
Region: Märkischer Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: kontakt@xapling.de 📧
URL: https://xapling.de/ 🌏
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-29+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 165-565325 (2025-08-27)

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