Beschaffung von Software des Herstellers Tungsten Automation, Pflege, Betriebsunterstützung und Consulting für die DMS-Services (Scannen und Konvertierung) im Land Hessen
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-19.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-05.
Auftragsbekanntmachung (2025-12-05) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: DMS-Scanservices für das Land Hessen
Reference number: VG-3000-2025-0112
Kurze Beschreibung:
“Beschaffung von Software des Herstellers Tungsten Automation, Pflege, Betriebsunterstützung und Consulting für die DMS-Services (Scannen und Konvertierung)...”
Kurze Beschreibung
Beschaffung von Software des Herstellers Tungsten Automation, Pflege, Betriebsunterstützung und Consulting für die DMS-Services (Scannen und Konvertierung) im Land Hessen
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Art des Vertrags: supplies
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 5 309 212 EUR 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Software Tungsten Capture und VirtualRescan (Hersteller: Tungsten Automation) wird in der hessischen Landesverwaltung auf Enterprise-Niveau seit 2005 im...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Software Tungsten Capture und VirtualRescan (Hersteller: Tungsten Automation) wird in der hessischen Landesverwaltung auf Enterprise-Niveau seit 2005 im laufenden zentralen Produktionsbetrieb im Rahmen einer Client-Server-Lösung (innerhalb des Landesintranets) eingesetzt, um die eingescannten Dokumente der hessischen Dienststellen hauptsächlich an das Zielsystem DMS (HeDok bzw. DMS 4.0) sowie an SAP und an Microsoft Shares zu übergeben. Die gescannten Dokumente werden für das DMS des Landes Hessen nach PDF/A konvertiert. Eine Konvertierung von elektronischen Dokumenten wie z.B. Word-Dateien, E-Mails mit Anhängen/Signatur oder ZIP-Dateien wird zur Langzeitarchivierung ebenfalls nach PDF/A vorgenommen.
Die Clients befinden sich dezentral bei den Landeskunden und werden für die Scanerstellung und -weiterleitung an die HZD benötigt, der produktive Serverbetrieb mit weiterer Verarbeitung der Stapel wird zentral in der HZD gewährleistet. Die Konvertierung zur Langzeitarchivierung kann zentral für die einzelnen Verfahren konfiguriert werden (z.B. verschiedene Zielformate).
Parallel wird bereits mit dem erworbenen Produkt Tungsten TotalAgility eine zentrale Umgebung in der HZD betrieben, auf welcher ein Scanservice für DMS und weitere Fachverfahren sowie ein webbasierter Konvertierungsservice entwickelt und betrieben werden. Für die stattfindende Systemtransition des Scan-Service von DMS, wird die bestehende Tungsten Total Agility Umgebung mit erhöhten (Sicherheits-)Anforderungen entsprechend neu aufgebaut und in einen dauerhaften zentralen Betrieb überführt. Sämtliche bisherigen produktiven Services des Systems Tungsten Capture sollen anschließend abgelöst werden.
Ausschreibungsgegenständlich sind folgende Leistungen:
1. Softwarepflege: Der Umfang der bereits vorhandenen, unbefristet überlassenen Lizenzen von Tungsten Capture, VRS sowie dem Lizenzpool zu Tungsten TotalAgility, RPA und PowerPDF ist dem Kapitel 4 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
2. Lizenz-Neubeschaffungen (zeitlich befristete Überlassung): Im Zuge des Übergangs von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility wird mit einer Beschaffung von ca. 250 TotalAgility-Benutzerlizenzen, ca. 6 Mio. Seitenvolumen p.a. sowie weiteren funktionalen Lizenzen für unterstützende Nebenprodukte wie z. B. Textextraktion, Outputoptimierung oder Prozessautomation gerechnet. Ggf. werden für Tungsten Capture bis zum Zeitpunkt des System-Shifts noch Lizenzen für weitere ca. 5 Concurrent Stationen und 5 VRS geschätzt.
3. Projektleitung und -management, Konzepterstellung, Analyse, Beratung, Schulung, Dienstleistung, Einführung zur Inbetriebnahme, erweiterter Support: Für die Transition von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility benötigt die HZD auf höchste Produktkenntnis, langjährige einschlägige Erfahrungen und einem Höchstmaß an Expertenkompetenz und -verfügbarkeit sowie Innovationsfreudigkeit beruhende IT-Dienstleistungen und Projektleistungen. Hinzu kommen ein dauerhaft angelegter erweiterter Supportbedarf sowie - abhängig von der Beauftragung spezieller, kundenspezifischer Lösungen - weitere Bedarfe für Analyse, Beratung, Schulung und Inbetriebnahme. Für die Gesamtlaufzeit von vier Jahren wird von voraussichtlich 5.400 Stunden ausgegangen (unverbindliche Schätzmenge). Bei der Dienstleistungserbringung entspricht ein Personenjahr 220 Personentagen und ein Personentag acht Stunden. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar.
Weitere Einzelheiten sind der Datei "B 03 Leistungsbeschreibung" zu entnehmen.
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:other-sme#Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 6.371.054,00 Euro (netto) bei einer...”
Zusätzliche Informationen
#Besonders auch geeignet für:other-sme#Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 6.371.054,00 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf
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Ort der Leistung: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt🏙️
Dauer: 24 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Die Rahmenvereinbarung hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die Rahmenvereinbarung um jeweils ein...”
Beschreibung der Optionen
Die Rahmenvereinbarung hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die Rahmenvereinbarung um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung. Danach gilt er auch ohne gesonderte
Kündigung als beendet.
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Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-19 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-19 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Mindestanforderung: Abgegeben werden muss mindestens eine geeignete Referenz für die unten beschriebene Anforderung (B):
(B) Erfolgreich durchgeführtes...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Mindestanforderung: Abgegeben werden muss mindestens eine geeignete Referenz für die unten beschriebene Anforderung (B):
(B) Erfolgreich durchgeführtes Transitionsprojekt von einer Scan-Software (z.B. Tungsten Capture) zu Tungsten TotalAgility. Das Transitionsprojekt muss innerhalb der letzten drei Jahre (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") begonnen und bereits abgeschlossen sein.
(Siehe Datei "A 08 Referenzen")
Die Anforderungen (A) und (B) können auch in einer einzigen Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") abgedeckt werden (dann ist die Vorlage nur einer Referenz erforderlich).
Die aufgestellte Mindestanforderung an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit ist zwingend zu erfüllen. Unternehmen, die diese Mindestanforderung nicht erfüllen, sind zur Auftragsausführung nicht geeignet und werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Mindestanforderung: Abgegeben werden muss mindestens eine geeignete Referenz für die unten beschriebene Anforderung (A):
(A) Zeitlich befristet oder...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Mindestanforderung: Abgegeben werden muss mindestens eine geeignete Referenz für die unten beschriebene Anforderung (A):
(A) Zeitlich befristet oder zeitlich unbefristete Überlassung von mindestens 100 Benutzerlizenzen von Tungsten TotalAgility sowie Erbringung von Pflegeleistungen und Support für die überlassene Software (insbesondere Updateservice, Störungsbeseitigung). Die Überlassung sowie die Erbringung von Pflegeleistungen und Support muss innerhalb der letzten drei Jahre (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") stattgefunden haben.
(Siehe Datei "A 08 Referenzen")
Die Anforderungen (A) und (B) können auch in einer einzigen Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") abgedeckt werden (dann ist die Vorlage nur einer Referenz erforderlich).
Die aufgestellte Mindestanforderung an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit ist zwingend zu erfüllen. Unternehmen, die diese Mindestanforderung nicht erfüllen, sind zur Auftragsausführung nicht geeignet und werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Angabe des Gesamtumsatzes des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren entsprechend dem Gründungsdatum oder dem Datum der...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Angabe des Gesamtumsatzes des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren entsprechend dem Gründungsdatum oder dem Datum der Tätigkeitsaufnahme des Unternehmens (Datei "A 07 Umsatzzahlen").
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "A 02 Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021 (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmen und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
“Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort...”
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zum Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:
(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "A 05 Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "A 06 Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.
(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014: Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "A 09 Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "A 04 Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.
(4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "A 02 Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").
(5) Zutreffend und vollständig ausgefülltes Preisblatt (Datei "A 03 Preisblatt") sowie Hersteller-Preisliste für die Eurozone des Herstellers Tungsten Automation (Es gilt die zum Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Ausschreibung im EU-Amtsblatt [siehe Datum der Veröffentlichung in der Bekanntmachung] aktuelle Hersteller-Preisliste für die Eurozone des Herstellers Tungsten Automation).
(6) Hinweis der Vergabestelle zu den Kompetenzprofilen: Mit dem Angebot sind noch keine konkreten Personen zu benennen und für diese die Kompetenzprofile ausgefüllt einzureichen. Die Kompetenzprofile dienen der Überprüfung der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestqualifikationen an das einzusetzende Personal. Sie werden nach Abschluss der Rahmenvereinbarung und vor Abschluss eines Einzelabrufs von dem Auftragnehmer zum Nachweis angefordert, dass das angebotenen Personal die Mindestqualifikationen erfüllt.
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Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: 06-25153000-14
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de📧
Telefon: +49 6151 126603📞
Fax: +49 611 327648534 📠
URL: https://www.rp-darmstadt.hessen.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ҥ160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
§160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
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Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 236-814119 (2025-12-05)
Auftragsbekanntmachung (2025-12-11) Objekt Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 5 309 212 EUR 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Software Tungsten Capture und VirtualRescan (Hersteller: Tungsten Automation) wird in der hessischen Landesverwaltung auf Enterprise-Niveau seit 2005 im...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Software Tungsten Capture und VirtualRescan (Hersteller: Tungsten Automation) wird in der hessischen Landesverwaltung auf Enterprise-Niveau seit 2005 im laufenden zentralen Produktionsbetrieb im Rahmen einer Client-Server-Lösung (innerhalb des Landesintranets) eingesetzt, um die eingescannten Dokumente der hessischen Dienststellen hauptsächlich an das Zielsystem DMS (HeDok bzw. DMS 4.0) sowie an SAP und an Microsoft Shares zu übergeben. Die gescannten Dokumente werden für das DMS des Landes Hessen nach PDF/A konvertiert. Eine Konvertierung von elektronischen Dokumenten wie z.B. Word-Dateien, E-Mails mit Anhängen/Signatur oder ZIP-Dateien wird zur Langzeitarchivierung ebenfalls nach PDF/A vorgenommen.
Die Clients befinden sich dezentral bei den Landeskunden und werden für die Scanerstellung und -weiterleitung an die HZD benötigt, der produktive Serverbetrieb mit weiterer Verarbeitung der Stapel wird zentral in der HZD gewährleistet. Die Konvertierung zur Langzeitarchivierung kann zentral für die einzelnen Verfahren konfiguriert werden (z.B. verschiedene Zielformate).
Parallel wird bereits mit dem erworbenen Produkt Tungsten TotalAgility eine zentrale Umgebung in der HZD betrieben, auf welcher ein Scanservice für DMS und weitere Fachverfahren sowie ein webbasierter Konvertierungsservice entwickelt und betrieben werden. Für die stattfindende Systemtransition des Scan-Service von DMS, wird die bestehende Tungsten Total Agility Umgebung mit erhöhten (Sicherheits-)Anforderungen entsprechend neu aufgebaut und in einen dauerhaften zentralen Betrieb überführt. Sämtliche bisherigen produktiven Services des Systems Tungsten Capture sollen anschließend abgelöst werden.
Ausschreibungsgegenständlich sind folgende Leistungen:
1. Softwarepflege: Der Umfang der bereits vorhandenen, unbefristet überlassenen Lizenzen von Tungsten Capture, VRS sowie dem Lizenzpool zu Tungsten TotalAgility und PowerPDF ist dem Kapitel 4 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
2. Lizenz-Neubeschaffungen (zeitlich befristete Überlassung): Im Zuge des Übergangs von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility wird mit einer Beschaffung von ca. 250 TotalAgility-Benutzerlizenzen, ca. 6 Mio. Seitenvolumen p.a. sowie weiteren funktionalen Lizenzen für unterstützende Nebenprodukte wie z. B. Textextraktion, Outputoptimierung oder Prozessautomation gerechnet. Ggf. werden für Tungsten Capture bis zum Zeitpunkt des System-Shifts noch Lizenzen für weitere ca. 5 Concurrent Stationen und 5 VRS geschätzt.
3. Projektleitung und -management, Konzepterstellung, Analyse, Beratung, Schulung, Dienstleistung, Einführung zur Inbetriebnahme, erweiterter Support: Für die Transition von Tungsten Capture nach Tungsten TotalAgility benötigt die HZD auf höchste Produktkenntnis, langjährige einschlägige Erfahrungen und einem Höchstmaß an Expertenkompetenz und -verfügbarkeit sowie Innovationsfreudigkeit beruhende IT-Dienstleistungen und Projektleistungen. Hinzu kommen ein dauerhaft angelegter erweiterter Supportbedarf sowie - abhängig von der Beauftragung spezieller, kundenspezifischer Lösungen - weitere Bedarfe für Analyse, Beratung, Schulung und Inbetriebnahme. Für die Gesamtlaufzeit von vier Jahren wird von voraussichtlich 5.400 Stunden ausgegangen (unverbindliche Schätzmenge). Bei der Dienstleistungserbringung entspricht ein Personenjahr 220 Personentagen und ein Personentag acht Stunden. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar.
Weitere Einzelheiten sind der Datei "B 03 Leistungsbeschreibung" zu entnehmen.