Dokumentenscanner 2025

ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Beschaffung von Dokumentenscannern in verschiedenen Produktklassen und Produktausprägungen sowie weiteren ergänzenden Vertragsleistungen für die ekom21 - KGRZ Hessen und Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH (KIV Thüringen GmbH).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-08-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-07-08.

Wer?

• ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Gießen › Gießen, Landkreis
• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Thüringen › Gotha

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-07-08	Auftragsbekanntmachung
2025-07-15	Auftragsbekanntmachung
2025-07-29	Auftragsbekanntmachung
2025-08-05	Auftragsbekanntmachung
2025-08-08	Auftragsbekanntmachung
2025-08-13	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-07-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenscanner 2025
Referenznummer: ekom21-2025-0014
Kurze Beschreibung:
“Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die Beschaffung von Dokumentenscannern in verschiedenen Produktklassen und Produktausprägungen sowie weiteren...”
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanner 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:
“Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit drei (3) Wirtschaftsteilnehmern. Die Rahmenvereinbarung soll - ohne Begründung...”
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanner 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Postleitzahl: 99867
Stadt: Gotha
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Gotha 🏙️
Dauer: 48 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Es besteht die einmalige Option einer Verlängerung um bis zu zwölf (12) Monate.”
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Ort der Leistung: Gießen, Landkreis 🏙️
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Postanschrift: Knorrstraße 30
Postleitzahl: 35398
Stadt: Gießen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-08-11 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-08-11 10:15:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 4
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-08-11 10:15:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Zusätzliche Informationen:
“§ 56 VgV Prüfung der Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote; Nachforderung von Unterlagen (1) Die Interessensbestätigungen,...”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Supply-Chain-Management
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung, aus der ersichtlich ist, welche Umweltmanagementmaßnahmen im Unternehmen für den ausschreibungsrelevanten Bereich angewendet werden....”
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Erklärung zu geeigneten Referenzleistungen über früher ausgeführte Lieferund Dienstleistungen die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss...”

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Erklärung zu geeigneten Referenzleistungen über früher ausgeführte Lieferund Dienstleistungen die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit geben [Eigenerklärung zu geeigneten
Referenzen]. Zu jeder Referenz müssen mindestens folgende Angaben gemacht werden: — Kurzbezeichnung der Referenz, — vollständiger Name einschließlich Postadresse und Kontaktdaten des Auftraggebers (=Referenzauftraggeber), — Auftragswert, — öffentlicher
oder privater Auftraggeber, — Leistungszeitraum (Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt), — termingerechter Projektabschluss, — Beschreibung des Leistungsanteils des Ausführenden
am Referenzprojekt in Prozent, — Stellung des Ausführenden im Referenzprojekt (Alleinunternehmer, Generalunternehmer, Ressourcengeber, Mitglied einer Bietergemeinschaft, — Anzahl der für den Bewerber im Rahmen des Projektes tätigen Personen. Aus der Beschreibung der Referenz muss klar erkennbar sein, welche Leistungen
der Bewerber, was Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder ein Dritter, auf dessen technische und berufliche Leistungsfähigkeit abgestellt wird, selbst durchgeführt hat. Die bloße untergeordnete Mitwirkung bzw. die Überwachung eines Referenzprojekts sind hierbei nicht
ausreichend. Die vorzulegenden Referenzen müssen eindeutig demjenigen Unternehmen als Auftragnehmer/ Durchführungsverantwortlichen zugeordnet werden können, der sie zum
Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mit dem Angebot vorlegt. Die Einreichung einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist nicht erforderlich. Der
Auftraggeber behält sich aber die Überprüfung der gemachten Angaben bei Referenzauftraggebern sowie eigene Ermittlungen vor, deren Ergebnisse Berücksichtigung im Rahmen der Eignungsprüfung erfahren. Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der
Ausfüllhinweise zu verwenden sind. Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt
den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen. Mindestanforderungen: Gefordert sind drei (3)
Referenzen aus den letzten 3 Jahren im öffentlichen Sektor in Deutschland mit einem Einzelauftragswert von mindestens 50.000,00 Euro (netto).

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung aus der die durchschnittliche jährliche Anzahl der fest angestellten Beschäftigten des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich...”
Eignungskriterium: Informationssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung, aus der ersichtlich ist, welche Maßnahmen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit im Unternehmen für den ausschreibungsrelevanten Bereich...”
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eigenerklärung zum Unternehmen mit aussagekräftiger Darstellung des Unternehmens insbesondere im Hinblick auf den ausgeschriebenen Auftrag (Kenndaten und...”
Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz im Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags, jeweils bezogen auf die letzten drei...”
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Erklärung des Unternehmens, zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach § 44 VgV [Eigenerklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung]....”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Bieter müssen die Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und Mindestentgelt gemäß HVTG vom 12.07.2021 einreichen. Dies gilt nicht für Beschäftigte im...”
Verfahren
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
“Es gilt das Recht des Landes Hessen und Thüringen.”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Korruption
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Betrug
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Zahlungsunfähigkeit
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Darüber hinaus gelten sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Ausschlussgründe, insbesondere die gesetzlichen Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Nationale Registrierungsnummer: 06-EKOM21KGRZ0001-43
Postanschrift: Carlo-Mierendorff-Str. 11
Postleitzahl: 35398
Postort: Gießen
Region: Kassel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@ekom21.de 📧
Telefon: +49 641 9830 0 📞
URL: https://www.ekom21.de 🌏
Federführendes Mitglied ✅
Adresse des Käuferprofils: https://www.ekom21.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag umfasst die gemeinsame Beschaffung ✅
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-197ea35c573-3ff32b0491b837f 🌏
Teilnahme-URL: https://www.had.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“1. Bieterfragen können längstens bis zum 01.08.2025, 10.00 Uhr, gestellt werden. 2. Alle in der Bekanntmachung oder in der Vergabeunterlage geforderten...”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: t:06151126603
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3
Postleitzahl: 64295
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen 📧
Telefon: +49 6151125816 📞
Fax: +49 6151126834 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verwiesen. § 160...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-08+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 130-450019 (2025-07-08)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-15)

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-15+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Vergabeunterlagen in einer neuen Version”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 3f2a1a64-3178-4726-bbdf-6d9da2623eba-01
Quelle: OJS 2025/S 135-469227 (2025-07-15)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-29)
Objekt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit drei (3) Wirtschaftsteilnehmern. Die Rahmenvereinbarung soll - ohne Begründung...”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Bieter müssen die Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und Mindestentgelt gemäß HVTG vom 12.07.2021 einreichen. Dies gilt nicht für Beschäftigte im...”

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-29+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Beschreibung der Beschaffung wurde angepasst”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a2a81033-17e2-4add-9016-5f939ed2f933-01
Quelle: OJS 2025/S 145-503186 (2025-07-29)

Auftragsbekanntmachung (2025-08-05)
Objekt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit drei (3) Wirtschaftsteilnehmern. Die Rahmenvereinbarung soll - ohne Begründung...”

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-05+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Beschreibung der Beschaffung wurde angepasst”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e2642354-6a51-4b17-80a4-fc44b8f045e2-01
Quelle: OJS 2025/S 149-515003 (2025-08-05)

Auftragsbekanntmachung (2025-08-08)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-08-14 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-08-14 10:15:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-08-14 10:15:00 📅

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-08+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Angebotsfrist verlängert”
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 66cc36a7-4c04-41c9-9fe0-8176ff8e8ad7-01
Quelle: OJS 2025/S 153-527737 (2025-08-08)

Auftragsbekanntmachung (2025-08-13)

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-13+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Vergabeunterlagen in einer neuen Version”
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 1f93774e-c486-4c59-b8aa-5a237c6db9a9-01
Quelle: OJS 2025/S 155-534439 (2025-08-13)

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