Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um eine Bilddatenbank, welche der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) für sich und im Auftrag folgender Rundfunkanstalten und Einrichtungen der Rundfunkanstalten ausschreibt: Deutschlandradio Deutsche Welle Als neue Bilddatenbank soll ein Digital-Asset-Management-System (DAM) in einer cloudbasierten Umgebung (Software as a Service - SaaS) und Cloudservices mit Administrationsmöglichkeiten eingeführt werden. Das neue Bilddatenbanksystem muss eine Mandantenfähigkeit oder eine andere Systemarchitektur aufweisen, die das Ziel der strengen Trennung von Geschäftsbereichen, Datenbeständen und Nutzerverwaltung erreicht. Die Einführung der Bilddatenbank und Umsetzung der Leistungen erfolgt zunächst für den WDR. Ein Umsetzungskonzept für die anderen Rundfunkanstalten wird vom Bieter erwartet. Ein gestaffelter Zeitplan zur Berücksichtigung und Umsetzung der anderen Rundfunkanstalten ergibt sich im Übrigen im Dialog mit dem ausgewählten Bieter, wobei dem WDR an einer zeitnahen und reibungslosen Umsetzung gelegen ist. Der Bedarf der Rundfunkanstalten im Einzelnen: WDR: Migration und Verwaltung von 14 Mio. Fotos, Nutzerkreis von mind. 1,950 Nutzern im Portal plus 50 Experten, 250 Concurrent User. Ca. 3.000 Recherchen pro Tag. Einer aktuellen Gesamtspeicherkapazität von 2 x 125 TB plus 100 TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 100.000 Fotos. Für den WDR bedeutet dies die Ablöse der OnPrem WDR-Bilddatenbank. DeutschlandRadio: Migration von 110.000-115.000 Fotos, 500 Nutzer im Portal plus 19 Experten. Aktuelle Speicherkapazität 1732 GB. Der jährl. Zuwachs liegt bei unter 10.000 Bildern. Deutsche Welle: Migration und Verwaltung von 2,5 Mio. Fotos (nach initialer Migration), Nutzerkreis von 2.000 Nutzern im Portal plus 60 Experten, 150 Concurrent User. ca. 5.000 Recherchen pro Tag. Der Gesamtspeicherbedarf inkl. Zuwachs beträgt inkl. Redundanz ca. 2 x 20TB + 20TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 200.000 Fotos. Für die DW bedeutet dies die Ablösung der OnPrem DW-Bilddatenbank (Canto Cumulus). Der Auftragnehmer liefert die benötigten Nutzungslizenzen, implementiert die neue Bilddatenbank mit den notwendigen Softwareanpassungen, Schnittstellen und migriert die Essenzen mit den dazugehörigen undokumentierten Metadaten und übergibt die neue Bilddatenbank betriebsbereit an die teilnehmenden Rundfunkanstalten, jeweils nach Fertigstellung ihrer Spezifikationen und Migrationen. Der Leistungszeitraum ab Abnahme des Gesamtsystems für die jeweilige Rundfunkanstalt soll 5 Jahre betragen. Der WDR wird hierzu einen Rahmenvertrag auf Basis der EVB-IT Cloud AGB abschließen. Die Bedingungen des Rahmenvertrages gelten für die teilnehmenden Rundfunkanstalten gleichermaßen. Die teilnehmenden Rundfunkanstalten werden jeweils einen Einzelvertrag unter dem Rahmenvertrag abschließen, der den genauen Zeitplan zur Umsetzung sowie die sonstigen anstaltsspezifischen Details zur Einführung der Bilddatenbank enthält. Jede Rundfunkanstalt handelt auf eigenen Namen und eigene Rechnung. Eine gesamtschuldnerische Haftung ist ausgeschlossen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-12-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-11-14.
Auftragsbekanntmachung (2025-11-14) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Cloudservices zur Ablösung der WDR-Bilddatenbank
Reference number: ZE 2025-160-03
Kurze Beschreibung:
“Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um eine Bilddatenbank, welche der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) für...”
Kurze Beschreibung
Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um eine Bilddatenbank, welche der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) für sich und im Auftrag folgender Rundfunkanstalten und Einrichtungen der Rundfunkanstalten ausschreibt: Deutschlandradio Deutsche Welle Als neue Bilddatenbank soll ein Digital-Asset-Management-System (DAM) in einer cloudbasierten Umgebung (Software as a Service - SaaS) und Cloudservices mit Administrationsmöglichkeiten eingeführt werden. Das neue Bilddatenbanksystem muss eine Mandantenfähigkeit oder eine andere Systemarchitektur aufweisen, die das Ziel der strengen Trennung von Geschäftsbereichen, Datenbeständen und Nutzerverwaltung erreicht. Die Einführung der Bilddatenbank und Umsetzung der Leistungen erfolgt zunächst für den WDR. Ein Umsetzungskonzept für die anderen Rundfunkanstalten wird vom Bieter erwartet. Ein gestaffelter Zeitplan zur Berücksichtigung und Umsetzung der anderen Rundfunkanstalten ergibt sich im Übrigen im Dialog mit dem ausgewählten Bieter, wobei dem WDR an einer zeitnahen und reibungslosen Umsetzung gelegen ist. Der Bedarf der Rundfunkanstalten im Einzelnen: WDR: Migration und Verwaltung von 14 Mio. Fotos, Nutzerkreis von mind. 1,950 Nutzern im Portal plus 50 Experten, 250 Concurrent User. Ca. 3.000 Recherchen pro Tag. Einer aktuellen Gesamtspeicherkapazität von 2 x 125 TB plus 100 TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 100.000 Fotos. Für den WDR bedeutet dies die Ablöse der OnPrem WDR-Bilddatenbank. DeutschlandRadio: Migration von 110.000-115.000 Fotos, 500 Nutzer im Portal plus 19 Experten. Aktuelle Speicherkapazität 1732 GB. Der jährl. Zuwachs liegt bei unter 10.000 Bildern. Deutsche Welle: Migration und Verwaltung von 2,5 Mio. Fotos (nach initialer Migration), Nutzerkreis von 2.000 Nutzern im Portal plus 60 Experten, 150 Concurrent User. ca. 5.000 Recherchen pro Tag. Der Gesamtspeicherbedarf inkl. Zuwachs beträgt inkl. Redundanz ca. 2 x 20TB + 20TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 200.000 Fotos. Für die DW bedeutet dies die Ablösung der OnPrem DW-Bilddatenbank (Canto Cumulus). Der Auftragnehmer liefert die benötigten Nutzungslizenzen, implementiert die neue Bilddatenbank mit den notwendigen Softwareanpassungen, Schnittstellen und migriert die Essenzen mit den dazugehörigen undokumentierten Metadaten und übergibt die neue Bilddatenbank betriebsbereit an die teilnehmenden Rundfunkanstalten, jeweils nach Fertigstellung ihrer Spezifikationen und Migrationen. Der Leistungszeitraum ab Abnahme des Gesamtsystems für die jeweilige Rundfunkanstalt soll 5 Jahre betragen. Der WDR wird hierzu einen Rahmenvertrag auf Basis der EVB-IT Cloud AGB abschließen. Die Bedingungen des Rahmenvertrages gelten für die teilnehmenden Rundfunkanstalten gleichermaßen. Die teilnehmenden Rundfunkanstalten werden jeweils einen Einzelvertrag unter dem Rahmenvertrag abschließen, der den genauen Zeitplan zur Umsetzung sowie die sonstigen anstaltsspezifischen Details zur Einführung der Bilddatenbank enthält. Jede Rundfunkanstalt handelt auf eigenen Namen und eigene Rechnung. Eine gesamtschuldnerische Haftung ist ausgeschlossen.
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Art des Vertrags: services
Produkte/Dienstleistungen: Datenspeicherung📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um eine Bilddatenbank, welche der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) für...”
Beschreibung der Beschaffung
Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um eine Bilddatenbank, welche der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) für sich und im Auftrag folgender Rundfunkanstalten und Einrichtungen der Rundfunkanstalten ausschreibt: Deutschlandradio Deutsche Welle Als neue Bilddatenbank soll ein Digital-Asset-Management-System (DAM) in einer cloudbasierten Umgebung (Software as a Service - SaaS) und Cloudservices mit Administrationsmöglichkeiten eingeführt werden. Das neue Bilddatenbanksystem muss eine Mandantenfähigkeit oder eine andere Systemarchitektur aufweisen, die das Ziel der strengen Trennung von Geschäftsbereichen, Datenbeständen und Nutzerverwaltung erreicht. Die Einführung der Bilddatenbank und Umsetzung der Leistungen erfolgt zunächst für den WDR. Ein Umsetzungskonzept für die anderen Rundfunkanstalten wird vom Bieter erwartet. Ein gestaffelter Zeitplan zur Berücksichtigung und Umsetzung der anderen Rundfunkanstalten ergibt sich im Übrigen im Dialog mit dem ausgewählten Bieter, wobei dem WDR an einer zeitnahen und reibungslosen Umsetzung gelegen ist. Der Bedarf der Rundfunkanstalten im Einzelnen: WDR: Migration und Verwaltung von 14 Mio. Fotos, Nutzerkreis von mind. 1,950 Nutzern im Portal plus 50 Experten, 250 Concurrent User. Ca. 3.000 Recherchen pro Tag. Einer aktuellen Gesamtspeicherkapazität von 2 x 125 TB plus 100 TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 100.000 Fotos. Für den WDR bedeutet dies die Ablöse der OnPrem WDR-Bilddatenbank. DeutschlandRadio: Migration von 110.000-115.000 Fotos, 500 Nutzer im Portal plus 19 Experten. Aktuelle Speicherkapazität 1732 GB. Der jährl. Zuwachs liegt bei unter 10.000 Bildern. Deutsche Welle: Migration und Verwaltung von 2,5 Mio. Fotos (nach initialer Migration), Nutzerkreis von 2.000 Nutzern im Portal plus 60 Experten, 150 Concurrent User. ca. 5.000 Recherchen pro Tag. Der Gesamtspeicherbedarf inkl. Zuwachs beträgt inkl. Redundanz ca. 2 x 20TB + 20TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 200.000 Fotos. Für die DW bedeutet dies die Ablösung der OnPrem DW-Bilddatenbank (Canto Cumulus). Der Auftragnehmer liefert die benötigten Nutzungslizenzen, implementiert die neue Bilddatenbank mit den notwendigen Softwareanpassungen, Schnittstellen und migriert die Essenzen mit den dazugehörigen undokumentierten Metadaten und übergibt die neue Bilddatenbank betriebsbereit an die teilnehmenden Rundfunkanstalten, jeweils nach Fertigstellung ihrer Spezifikationen und Migrationen. Der Leistungszeitraum ab Abnahme des Gesamtsystems für die jeweilige Rundfunkanstalt soll 5 Jahre betragen. Der WDR wird hierzu einen Rahmenvertrag auf Basis der EVB-IT Cloud AGB abschließen. Die Bedingungen des Rahmenvertrages gelten für die teilnehmenden Rundfunkanstalten gleichermaßen. Die teilnehmenden Rundfunkanstalten werden jeweils einen Einzelvertrag unter dem Rahmenvertrag abschließen, der den genauen Zeitplan zur Umsetzung sowie die sonstigen anstaltsspezifischen Details zur Einführung der Bilddatenbank enthält. Jede Rundfunkanstalt handelt auf eigenen Namen und eigene Rechnung. Eine gesamtschuldnerische Haftung ist ausgeschlossen.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Informationstechnologiedienste📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“DEA23 (WDR & Deutschlandradio) DEA22 (Deutsche Welle)”
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️
Dauer: 5 (YEAR)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Jahren ausgedrückt.
Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-15 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-16 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 106
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅ Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:
“Die Einführung einer neuen Bilddatenbank mit nativen Cloudservices erfordert eine erhebliche Aufwendung bei der Entwicklung, Anpassung und Konfiguration des...”
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen
Die Einführung einer neuen Bilddatenbank mit nativen Cloudservices erfordert eine erhebliche Aufwendung bei der Entwicklung, Anpassung und Konfiguration des gesamten Bilddatenbanksystems. Zudem ist auch die Migration von über 10 Millionen Bilder inklusive der Metadaten mit hohem Aufwand verbunden. Nach vier Jahren ist ein nahtloser 1zu1 Wechsel zu einem anderen Bilddatenbank-Systemhersteller nicht möglich.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Dem Angebot ist mindestens eine geeignete Referenz über einen früher ausgeführten, vergleichbaren Dienstleistungsauftrag (Migration von großen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Dem Angebot ist mindestens eine geeignete Referenz über einen früher ausgeführten, vergleichbaren Dienstleistungsauftrag (Migration von großen Bilddatenbanken) aus den letzten höchstens fünf Jahren beizufügen. Soweit erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen, die mehr als fünf Jahre zurückliegen. An die Vergleichbarkeit werden folgende Kriterien gestellt: - Migration speziell mit undokumentierten Datenbankbereichen. Benötigt wird eine Migrationserfahrung, die nicht nur Mapping, sondern auch Analyse bestehender Datenbanken beinhaltet. - Verwaltung einer Bilddatenbank mit mind. 10 Mill. Assets - Importverwaltung mit Kapazitäten von mind. 30.000 Bildern pro Tag - Erfolgreiche Ingestperformance von 2.000 Bildern pro Stunde - Realisierung eines Projektes mit erfolgreicher Darstellungsperformance von Recherchen im Datenbestand von mind. 10 Mill. Bildern. Erwartete Ergebnisse nach einer Sekunde, bei komplexen Anfragen (verschiedene Operatoren mit Wörtern in großer Indexhäufigkeit) mit großen Treffermengen (> 1 Millionen) ein Aufbau der Trefferliste in max. 3 Sec. - Gleichzeitiger Zugriff von mind. 250 Nutzern - Die Referenz muss Bildagenturlieferungen und die Verwaltung von Fremdrechten zum Gegenstand gehabt haben. Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten: - Name und Anschrift des Auftraggebers - Auftragswert/Umsatz in TEUR - Kurzbeschreibung des Referenzprojektes/-auftrages (inkl. der Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz); - Angabe eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin des Referenzkunden mit Telefonnummer Angaben zu Referenzen sind für jede Referenz in der "Anlage - Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen. Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten. Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll.
“#Bekanntmachungs-ID: CXP4YZGMYV9#” Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de📧
Telefon: +49 221147-0📞
Fax: +49 2211472889 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Hinweis zur Geltendmachung von Vergaberechtsverstößen vor der Vergabekammer: Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1....”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Hinweis zur Geltendmachung von Vergaberechtsverstößen vor der Vergabekammer: Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem WDR nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2025/S 221-758412 (2025-11-14)
Auftragsbekanntmachung (2025-12-04) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-15 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-01-16 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 105
Änderungen Neuer Wert
Text:
“Es wurden folgende Fristen verlängert: Die Angebotsfrist für das Verfahren wird verlängert bis zum 15.01.2026, 23:59 Uhr. Die Frist zur Einreichung der...”
Text
Es wurden folgende Fristen verlängert: Die Angebotsfrist für das Verfahren wird verlängert bis zum 15.01.2026, 23:59 Uhr. Die Frist zur Einreichung der Bieterfragen wird bis zum 06.01.2026 verlängert. Der Eröffnungstermin wird auf den 16.01.2026, 09:00 Uhr geändert. Der Ablauf der Bindefrist wird auf den 30.04.2026 verlängert.
“Es wurden folgende Fristen verlängert: Die Angebotsfrist für das Verfahren wird verlängert bis zum 15.01.2026, 23:59 Uhr. Die Frist zur Einreichung der...”
Es wurden folgende Fristen verlängert: Die Angebotsfrist für das Verfahren wird verlängert bis zum 15.01.2026, 23:59 Uhr. Die Frist zur Einreichung der Bieterfragen wird bis zum 06.01.2026 verlängert. Der Eröffnungstermin wird auf den 16.01.2026, 09:00 Uhr geändert. Der Ablauf der Bindefrist wird auf den 30.04.2026 verlängert.
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Quelle: OJS 2025/S 236-813278 (2025-12-04)