Einkauf von Büromaterial

Vertragseinrichtungen der Prospitalia GmbH, Ulm

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-08.

Wer?

• Vertragseinrichtungen der Prospitalia GmbH, Ulm

Wie?

• Diverse Maschinen, Einrichtungen und Zubehör › Bürobedarf

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-09-08	Auftragsbekanntmachung
2025-09-12	Auftragsbekanntmachung
2025-09-29	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-09-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einkauf von Büromaterial
Referenznummer: EU-AUS-019/2025
Kurze Beschreibung: Einkauf von Büromaterial
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Bürobedarf 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 6
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 6

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Schreiben & Korrigieren
Beschreibung der Beschaffung:

Die Prospitalia GmbH schreibt im Namen und auf Rechnung ihrer Vertragseinrichtungen eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern über den Einkauf von Büromaterial europaweit im offenen Verfahren aus. Der Rahmenvereinbarung liegen die folgenden Referenz- und Höchstmengen der zu liefernden Waren zu Grunde: LOS | Bezeichnung | geschätztes Auftragsvolumen p.a. | maximales Auftragsvolumen p.a. | Gesamtmenge für die komplette Laufzeit der AUS (24 Monate mit Option einer 2-maligen Verlängerung) 1 | Schreiben & Korrigieren | 210.608 EUR | 315.912 EUR | 1.263.649 EUR 2 | Ordner & Archivieren | 118.344 EUR | 177.516 EUR | 710.064 EUR 3 | Versand & Verpackung | 70.081 EUR | 105.121 EUR | 420.485 EUR 4 | Etiketten | 74.166 EUR | 111.249 EUR | 444.996 EUR 5 | Heften & Lochen | 8.457 EUR | 12.685 EUR | 50.741 EUR 6 | Kopierpapier | 316.695 EUR | 475.042 EUR | 1.900.167 EUR Gesamt | 798.350 EUR | 1.197.526 EUR | 4.790.102 EUR

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Diese Ausschreibung beschreibt die erste Stufe einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen. Der jeweilige Erfüllungsort ergibt sich erst in einer zweiten Stufe durch Vergabe von Einzelaufträgen durch die einzelnen abrufberechtigten Vertragseinrichtungen gemäß beigefügter Klinikliste. Der eingetragene NUTS-Code dient lediglich als Platzhalter.

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 24 Monate
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Option einer zweimaligen Verlängerung der Rahmenvereinbarung um jeweils max. 12 Monate nur zugunsten der Auftraggeber, wobei die maximale Verlängerungszeit von jeweils 12 Monaten in mehreren Abschnitten ausgeübt werden kann.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Ordner & Archivieren
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Interne Kennung: 3
Titel: Versand & Verpackung
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

4️⃣
Interne Kennung: 4
Titel: Etiketten
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0004

5️⃣
Interne Kennung: 5
Titel: Heften & Lochen
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0005

6️⃣
Interne Kennung: 6
Titel: Kopierpapier
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0006

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-08 14:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 5
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Zusätzliche Informationen:

Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung auf Basis der Vergaberechtsprechung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer angemessenen Frist nach Aufforderung eingegangen sein.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1) Auszug aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (nicht älter als 6 Monate) 2) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen 3) Eigenerklärung, ob eine Selbstreinigung nach § 125 GWB stattgefunden hat

Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung über die Erreichbarkeit zur Abwicklung von Reklamationen, Lieferproblemen, Rechnungsstellung etc. Der Bieter stellt eine telefonische Erreichbarkeit (Werktags von Montags-Donnerstag 9:00Uhr-16:00Uhr, Freitags 9:00Uhr-15:00Uhr) sicher.

Eignungskriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bestätigung, dass die Lieferung aller Belege an die Rahmenvertragsauftraggeber (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) in digitaler Form erfolgen kann.

Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den Jahren 2024, 2023, 2022
Eignungskriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung über den jeweiligen Umsatz mit den ausgeschriebenen Produkten in den Jahren 2024, 2023, 2022

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigennachweis über erfolgreiche Umstellungen von anderen Lieferanten im ausgeschriebenen Produktbereich, wobei jeweils pro Akutklinik ein umgestelltes Umsatzvolumen von mindestens 30.000 EUR im Umstellungsjahr nachzuweisen ist, anhand von drei Beispielen aus Akutkliniken in den letzten drei Jahren.

Eigennachweis über mind. 3 Referenzkrankenhäuser (Akutkliniken) mit einem Umsatzvolumen im ausgeschriebenen Produktbereich von jeweils min. 60.000 EUR

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Auszug aus der Berufshaftpflichtversicherung bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit jeweils folgenden Deckungssummen: - Personenschäden mindestens 1 500 000 EUR, - sonstige Schäden mindestens 500 000 EUR.

Eignungskriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigennachweis - Konzept Nachhaltigkeit Der Bewerber muss nachweislich ein umfassendes Konzept zur Verbesserung und Stärkung der Nachhaltigkeit vorlegen. Dieses Konzept sollte folgende Kriterien beinhalten: - Ökologischer Fußabdruck: Der Bewerber soll Maßnahmen vorweisen, die die Reduzierung seines ökologischen Fußabdrucks belegen. - Einsatz erneuerbarer Energien: Prozentuale Angabe zum Anteil der Energien, die für die Produktion verwendet wird und aus erneuerbaren Quellen stammt. - Reduktion von CO2-Emissionen: Der Bewerber soll Verteil- und Vertriebszentren einsetzen, die die CO2-Emissionen senken. - Ressourcenschonendes Arbeiten: Der Bewerber verpflichtet sich, durch den Einsatz weniger Rohstoffe sowie optimierter Prozesse ressourcenschonend zu arbeiten. - Minimierung von Produktionsausschuss: Der Bewerber muss Strategien nachweisen, die eine Minimierung von Ausschuss während der gesamten Produktion sicherstellen. Das Konzept sollte die geforderten Angaben enthalten und max. 10 DIN A4 umfassen. Das Konzept ist mit dem Angebot elektronisch hochzuladen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die weiteren Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 18 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Vertragseinrichtungen der Prospitalia GmbH, Ulm
Nationale Registrierungsnummer: USt-ID: DE 158 840 613
Postanschrift: Magirus-Deutz-Straße 13
Postleitzahl: 89077
Postort: Ulm
Region: Alb-Donau-Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: ausschreibung@prospitalia.de 📧
Telefon: +49 731966840 📞
URL: https://www.prospitalia.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC15PUC/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC15PUC 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC15PUC 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXP4YC15PUC Vertragspartner der Rahmenvereinbarung werden nur die Vertragseinrichtungen der Prospitalia, nicht Prospitalia selbst. Eine abschließende Liste der Vertragseinrichtungen ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden von Bietern/Bewerbern zur Verfügung gestellte, auch personenbezogene Informationen und Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Die in der europaweiten Bekanntmachung genannten Auftraggeber, Verfahrensbetreuer sowie Kontaktstellen verwenden diese Daten ausschließlich für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens und geben diese nicht an Dritte weiter. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht. Die Datenerhebung und -verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs.1 lit. c, b, d, und e DSGVO i.V.m. § 3 BDSG. Bieterfragen zu den Vergabeunterlagen stellen Sie bitte ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der verwendeten e-Vergabe-Plattform "Deutsches Vergabeportal" (DTVP) (www.dtvp.de bzw. auch Ziffer I.3) der EU-weiten Bekanntmachung). Die Beantwortung der Fragen und sonstige Kommunikation im Rahmen des Verfahrens (z.B. über Änderungen) erfolgt ausschließlich über DTVP. Angebote sind in elektronischer Form über DTVP bis zum Ende der Angebotsfrist abzugeben. Eine Angebotsabgabe per Fax und/oder auf dem Postweg ist unzulässig. Für die Angebotsabgabe über das DTVP müssen Bieter einen sogenannten Bieterassistenten des DTVP (und ggf. Java) installieren. Die Installation, Orientierung mit dem Tool und die Datenübermittlung kann u.U. einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir bitten dies bei der Angebotsabgabe zu berücksichtigen und empfehlen die Angebotsübermittlung einen Tag vor Ablauf der Angebotsfrist vorzunehmen. Bei Problemen mit der Angebotsabgabe kontaktieren Sie bitte den Support hinter dem DTVP, die Firma Cosinex unter folgenden Kontaktdaten: Service & Support-Center: http://support.cosinex.de, E-Mail: support@cosinex.de , Telefon: 0234-298 796-11 Fax: 0234-298 796-55 und setzen Sie uns hierüber umgehend in Kenntnis.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: c/o Bezirksregierung Köln
Postleitzahl: 50606
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473045 📞
Fax: +49 2211472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/themen/wirtschaft-und-kultur/vergabekammer-rheinland 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren: §§ 160 Abs. 3, 134, 135 GWB
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-08+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 173-589772 (2025-09-08)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-12)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-12+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Statt: 5.1.9. Eignungskriterien Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen Beschreibung: Eigennachweis über mind. 3 Referenzkrankenhäuser (Akutkliniken) mit einem Umsatzvolumen im ausgeschriebenen Produktbereich von jeweils min. 60.000 EUR 5.1.9. Eignungskriterien Eigennachweis über mindestens drei Referenzprojekte mit einem Umsatzvolumen im ausgeschriebenen Produktbereich von jeweils min. 30.000 EUR netto aus den letzten vier Jahren; vergleichbar sind Referenzen von Gesundheitseinrichtungen mit mindestens zwei Standorten oder Kommunen mit einer Einwohneranzahl von mindestens 1 Mio.. Aus der Referenzdarstellung müssen die Bezeichnung des Auftraggebers (Name, Anschrift, Ansprechpartner mit Kommunikationsdaten, die Benennung des Leistungszeitraums, die Beschreibung der erbrachten Leistungen und die Angabe des Rechnungswertes netto in EUR hervorgehen.

Andere zusätzliche Informationen

Änderung der Referenz Eigennachweis über mindestens drei Referenzprojekte mit einem Umsatzvolumen im ausgeschriebenen Produktbereich von jeweils min. 30.000 EUR netto aus den letzten vier Jahren; vergleichbar sind Referenzen von Gesundheitseinrichtungen mit mindestens zwei Standorten oder Kommunen mit einer Einwohneranzahl von mindestens 1 Mio.. Aus der Referenzdarstellung müssen die Bezeichnung des Auftraggebers (Name, Anschrift, Ansprechpartner mit Kommunikationsdaten, die Benennung des Leistungszeitraums, die Beschreibung der erbrachten Leistungen und die Angabe des Rechnungswertes netto in EUR hervorgehen.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 111c604a-38cb-44b8-9471-5f7811329ae4-01
Quelle: OJS 2025/S 176-600284 (2025-09-12)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-29)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-15 14:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YC15PUC# Vertragspartner der Rahmenvereinbarung werden nur die Vertragseinrichtungen der Prospitalia, nicht Prospitalia selbst. Eine abschließende Liste der Vertragseinrichtungen ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden von Bietern/Bewerbern zur Verfügung gestellte, auch personenbezogene Informationen und Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Die in der europaweiten Bekanntmachung genannten Auftraggeber, Verfahrensbetreuer sowie Kontaktstellen verwenden diese Daten ausschließlich für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens und geben diese nicht an Dritte weiter. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht. Die Datenerhebung und -verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs.1 lit. c, b, d, und e DSGVO i.V.m. § 3 BDSG. Bieterfragen zu den Vergabeunterlagen stellen Sie bitte ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der verwendeten e-Vergabe-Plattform "Deutsches Vergabeportal" (DTVP) (www.dtvp.de bzw. auch Ziffer I.3) der EU-weiten Bekanntmachung). Die Beantwortung der Fragen und sonstige Kommunikation im Rahmen des Verfahrens (z.B. über Änderungen) erfolgt ausschließlich über DTVP. Angebote sind in elektronischer Form über DTVP bis zum Ende der Angebotsfrist abzugeben. Eine Angebotsabgabe per Fax und/oder auf dem Postweg ist unzulässig. Für die Angebotsabgabe über das DTVP müssen Bieter einen sogenannten Bieterassistenten des DTVP (und ggf. Java) installieren. Die Installation, Orientierung mit dem Tool und die Datenübermittlung kann u.U. einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir bitten dies bei der Angebotsabgabe zu berücksichtigen und empfehlen die Angebotsübermittlung einen Tag vor Ablauf der Angebotsfrist vorzunehmen. Bei Problemen mit der Angebotsabgabe kontaktieren Sie bitte den Support hinter dem DTVP, die Firma Cosinex unter folgenden Kontaktdaten: Service & Support-Center: http://support.cosinex.de, E-Mail: support@cosinex.de , Telefon: 0234-298 796-11 Fax: 0234-298 796-55 und setzen Sie uns hierüber umgehend in Kenntnis.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-29+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Frist für die Abgabe von Angeboten (Angebotsfrist) wird bis zum 15.10.2025, 14:00 Uhr verlängert. Entsprechend verlängert sich die Bindefrist.

Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung Angebotsfrist
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 8dca1431-7322-449e-9896-381d6ff6c45a-01
Quelle: OJS 2025/S 188-642854 (2025-09-29)

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