Enterprise Service Management Cloud-Plattform (ESM-Tool)

Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;

Es ist beabsichtigt, eine Enterprise Service Management Cloud-Plattform für die Digitalisierung der in der Generalverwaltung vorhandenen Fachprozesse, sowie die damit zusammenhängende Dienstleistung für Implementierung und Betrieb zu beschaffen. Da dies eine Transformation der Arbeitsweise nach sich zieht, sollen zur Verbesserung der Akzeptanz auch Organisations-Beratungsleistungen beschafft werden. Perspektivisch soll die hier beschaffte ESM-Plattform auch durch weitere (ggf. sogar alle) Organisationseinheiten der MPG genutzt und um weitere ESM-Funktionalitäten erweitert werden. Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insb. der Leistungsbeschreibung (Anlagenrubrik A) sowie dem Vertrag (Anlagenrubrik B) zu entnehmen. Der Vergabegegenstand wird in 2 Lose aufgeteilt: Los 1: Cloud-Plattform und Implementierungsdienstleistung Los 2: Organisationsberatungs-Dienstleistung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-08-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• SOLVVision AG

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;

Wie?

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-08-14	Auftragsbekanntmachung
2025-10-27	Auftragsbekanntmachung
2025-11-21	Auftragsbekanntmachung
2026-01-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-08-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Enterprise Service Management Cloud-Plattform (ESM-Tool)
Referenznummer: 2204.0102.00-01.0303_09/25
Kurze Beschreibung:
“Es ist beabsichtigt, eine Enterprise Service Management Cloud-Plattform für die Digitalisierung der in der Generalverwaltung vorhandenen Fachprozesse, sowie...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Architektur-, Konstruktions- und Ingenieurbüros und Prüfstellen 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: LOT-0001
Titel: Los 1: Cloud-Plattform und Implementierungsdienstleistung
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang für das Los 1 Lieferung, Implementierung, Einführung und Betrieb eines ESM-Tools setzt sich grob aus folgenden Leistungskomponenten...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Architektur-, Konstruktions- und Ingenieurbüros und Prüfstellen 📦
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Postleitzahl: 80539
Stadt: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-11-17 📅
Datum des Endes: 2030-11-16 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“s. Anlage Vergabeunterlage, Kap. 1.5: Leistungsbeginn ist der 17.11.2025. Mit Leistungsbeginn beginnt die Mindest-Vertragslaufzeit dieses Vertrages von 36...”
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): einfache Richtwertmethode nach UfAB
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: LOT-0002
Titel: Los 2: Organisationsberatungs-Dienstleistung
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang für das Los 2 Organisationsberatung setzt sich grob aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: 1. Akzeptanz der Veränderung im...”
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:
“s. Anlage Vergabeunterlage, Kap. 1.5: Leistungsbeginn ist der 17.11.2025. Mit Leistungsbeginn beginnt die Mindest-Vertragslaufzeit dieses Vertrages von 36...”

Beschreibung der Optionen

s. Anlage Vergabeunterlage, Kap. 1.5:

Leistungsbeginn ist der 17.11.2025.

Mit Leistungsbeginn beginnt die Mindest-Vertragslaufzeit dieses Vertrages von 36 Monaten (3 Jahre).
Nach Ablauf der Mindest-Vertragslaufzeit zum 16.11.2028, verlängert sich dieser Vertrag maximal 2 mal automatisch jeweils um ein weiteres Vertragsjahr bzw. 12 Monate, erstmals zum Ablauf der Mindest-Vertragslaufzeit, sofern nicht ein Vertragspartner mit einer Frist von sechs (6) Monaten zum jeweiligen Vertragsende, ordentlich kündigt, (beiderseitiges, jährliches Kündigungsrecht).
Der Vertrag endet jedoch spätestens nach 60 Monaten, d.h. maximal zum 16.11.2030 (maximale Vertragslaufzeit), ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen bleibt unberührt.

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.

Hinweis nur bzgl. Los 2, da Los 2 ein Rahmenvertrag ist:
Die nach § 21 Abs. 6 VgV zulässige Regellaufzeit der Rahmenvereinbarung wird hier um 1 Jahr überschritten. Die maximale Vertragslaufzeit von 5 Jahren ist jedoch dadurch bedingt, dass dieses komplexe Projekt mit inhaltlich verzahnten Modulen und Implementierungsleistungen sowie den Beratungsdienstleistungen aus Los 2 für fünf Jahre geplant ist und aufgrund der Einführung in einem Pilotprojekt und des anschließenden Rollouts auf die vielen Institute ein zwischenzeitlicher Dienstleisterwechsel extrem hohe Transition-Aufwände und das Risiko von Informationsverlusten mit sich bringen würde.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): einfache Richtwertmethode gem. UfAB
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-06 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-06 12:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-10-06 12:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:
“Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer...”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“siehe Anlage D.1 (Eigenerklärungen) der Vergabeunterlagen”
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Haftpflichtversicherung s. Anlage D.1 (Eigenerklärungen)”
Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“s. Anlage D.1 (Eigenerklärungen)”
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Eintragung in das Handelsregister
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“- Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung, s. Anlage A.1 Leistungsbeschreibung in Kap. 1.5 - Russland-Sanktionen, s. Anlage D.1...”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Korruption
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Betrug
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Zahlungsunfähigkeit
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Es gelten alle Ausschlussgründe gem. Vergabeunterlage”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Nationale Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: EK2 Team IT-Vergabe
E-Mail: it-vergabe@gv.mpg.de 📧
Telefon: +498921080 📞
Fax: +49 8921081367 📠
URL: https://www.mpg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-197e8646126-53b06408e8a60de8 🌏
Teilnahme-URL: https://www.tender24.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Nationale Registrierungsnummer: t:08921760
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“-->Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-14+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 156-537473 (2025-08-14)

Auftragsbekanntmachung (2025-10-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: ESM-Tool (neu) Enterprise Service Management Cloud-Plattform
Referenznummer: 2204.0102.00-01.0303_09/25a
Kurze Beschreibung:
“Das zuvor durchgeführte Offene Verfahren "ESM-Tool" (Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 537473-2025 vom 18.08.2025) umfasste die Lose 1 bis 2,...”
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:
“Cloud-Plattform und Implementierungsdienstleistungen: Der Leistungsumfang setzt sich grob aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: 1. Lieferung des...”
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-15 📅
Datum des Endes: 2031-01-14 📅
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:
“s. Anlage Vergabeunterlage, Kap. 1.5! Mit Leistungsbeginn beginnt die Mindest-Vertragslaufzeit dieses Vertrages von 36 Monaten (3 Jahre). Nach Ablauf der...”
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-27 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-27 12:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-11-27 12:01:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer...”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“- Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung, s. Anlage A.1 Leistungsbeschreibung in Kap. 1.4 - Russland-Sanktionen, s. Anlage D.1...”
Bedingungen für die Teilnahme
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Es gelten alle Ausschlussgründe gem. Vergabeunterlagen”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Telefon: +49 8921080 📞
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-199e7a00ec2-3beee73a2d38091f 🌏
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 537473-2025

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Das zuvor durchgeführte Offene Verfahren "ESM" (Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 537473-2025 vom 18.08.2025) umfasste die Lose 1 und 2, jedoch...”
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird...”
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-27+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 207-711023 (2025-10-27)

Auftragsbekanntmachung (2025-11-21)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-28 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-28 12:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-11-28 12:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-21+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen

“Die Angebotsfrist wurde um einen Tag verlängert von ursprünglich 27.11.2025 auf NEU 28.11.2025 um 12 Uhr!”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 422186a4-fc7b-48c7-b1eb-cad1566ed8a6-01
Quelle: OJS 2025/S 226-776079 (2025-11-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-01-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): -1 EUR 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Cloud-Plattform und Implementierungsdienstleistungen: Der Leistungsumfang setzt sich grob aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: 1. Lieferung des...”

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Vertragsnummer: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-12-30 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: -1 EUR 💰
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: SOLVVision AG
Nationale Registrierungsnummer: DE293120316
Postanschrift: Rheinstr.29
Postleitzahl: 60325
Postort: Frankfurt am Main
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@solvvision.de 📧
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Nationale Registrierungsnummer: t:08921760
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ein wirksam erteilter Zuschlag kann in einem Nachprüfungsverfahren nicht mehr aufgehoben werden. Eine etwaige Unwirksamkeit des Vertrages, dessen Abschluss...”
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 003-004215 (2026-01-05)

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