Erweiterung des bestehenden Patientenportals

Klinikum Lippe GmbH

Es soll eine Erweiterung des bestehenden Patientenportals beauftragt werden und Patiententerminals beschafft werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-11-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• POLAVIS GmbH

Wer?

• Klinikum Lippe GmbH

Wie?

Wo?

• Detmold › Lippe
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-11-05	Auftragsbekanntmachung
2025-12-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Erweiterung des bestehenden Patientenportals
Referenznummer: 2025-KLIP-01-A02
Kurze Beschreibung:

Es soll eine Erweiterung des bestehenden Patientenportals beauftragt werden und Patiententerminals beschafft werden.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Medizinsoftwarepaket 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025-KLIP-01-A02
Beschreibung der Beschaffung:

Bei der ausschreibungsgegenständlichen Lieferleistung handelt es sich um die Ergänzung bzw. Erweiterung des bereits zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber bestehenden und EU-weit ausgeschriebenen Vertragsverhältnisses über ein Patientenportal. Der Liefer- und Leistungsumfang soll gemäß dem dieser Ausschreibung bzw. Vergabe zu Grunde liegenden Leistungsverzeichnisses um die Funktionalitäten der Implementierung bzw. Anbindung: + einer Anlage von virtuellen Warteräumen nach räumlichen und organisatorischen Anforderungen, Möglichkeit zur Vergabe von Aufnahmearten und Prioritäten sowie deren Aufruf / Zuweisung zu Arbeitsplätzen mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + einer flexiblen Anlage von Tabellen und Filterung zum Management der Wartelisten mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + einer konfigurierbare Aufrufmöglichkeit (z.B. mit / ohne akustisches Signal, virtuelle Endgeräteverwaltung, Anpassung der Texte und CI/CD auf Monitor)mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + von 10 Patiententerminals zur Bedienung der Patienten vor Ort, welche mit dem angebotenen System kompatibel sein müssen im Zuge eines durch das KHSFV-geförderten Projekts erweitert werden.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitungsgeräte (Hardware) 📦
Postanschrift: Röntgenstraße 18
Postleitzahl: 32756
Stadt: Detmold
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Lippe 🏙️
Dauer: 3 Jahre
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Optional können 5 Jahre Vollwartung anstelle der 3 Jahre Vollwartung der Software beauftragt werden.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anwenderbewertung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technische Qualität
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Beschleunigtes Verfahren:

Aufgrund eines Hackerangriffs auf die IT-Systeme der Vergabestelle mussten diese vollständig neu aufgesetzt werden. Erst nach dem Go Live der neuen Sicherheitsarchitektur im Laufe des Jahres konnte der konkrete weitere Leistungsbedarf ermittelt und mit der Verfahrensvorbereitung begonnen werden. Da die Maßnahme aus Fördermitteln finanziert wird und die Förderdauer in Kürze ausläuft, ist eine fristgerechte Beauftragung zwingend erforderlich, um den Förderzweck zu erfüllen und den Verlust der Fördermittel zu vermeiden. Auf Grund der verbleibenden Zeitspanne ist die Durchführung eines offenen Verfahrens unter Einhaltung der regulären Angebotsfrist von 30 Kalendertagen nicht mehr möglich. Eine Fristverkürzung vor diesem Hintergrund ist nicht Ausdruck rechtsmissbräuchlichen Zuwartens, sondern beruht auf einem durch den Projektverlauf bedingten, objektiv nachvollziehbaren Grund. Die Wahl der verkürzten Frist wahrt den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und ermöglicht trotz Eilbedarfs eine faire und wettbewerbliche Vergabe. Zur Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung wird die Angebotsfrist gemäß § 15 Abs. 3 VgV auf 15 Kalendertage verkürzt.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-21 14:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-21 14:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 32756 Detmold
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt. Bieter sind nicht zugelassen.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-11-21 14:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: 32756 Detmold
Zusätzliche Informationen:

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-15 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

1. es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der für den Eingang der Angebote benannten Klinikum Lippe GmbH eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Angebotsausschluss, 2. die Vergabeunterlagen sind unter www.dtvp.de abrufbar, 3. Der Auftrag wird vergeben im Namen und für Rechnung der Klinikum Lippe GmbH, Röntgenstraße 18, 32756 Detmold.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Lfd.-Nr.1: Auszug aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (nicht älter als 6 Monate)

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Lfd.-Nr. 2: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den Jahren 2024, 2023, 2022
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Lfd.-Nr. 3: Eigenerklärung über den jeweiligen Umsatz mit den ausgeschriebenen Produkten in den Jahren 2024, 2023, 2022

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Lfd.-Nr. 4: Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen -- Personenschäden mindestens 1.500.000,00 EUR, -- sonstige Schäden mindestens 500.000,00 EUR. Hier ist neben der Auskunft ein Nachweis des Versicherers zu erbringen, dass die geforderten Summen im Auftragsfall zur Verfügung stehen, sofern der Versicherungsnachweis nicht den geforderten Mindestdeckungssummen entspricht.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Lfd.-Nr. 5: Mindestens drei Referenzkrankenhäuser, welche das angebotene System mindestens bei einer angegebenen Referenz mit Schnittstelle zum Patientenportal der Firma POLAVIS bereits nutzen und innerhalb der letzten drei Jahre bezogen haben. Die Liste der Referenzkrankenhäuser muss dabei mindestens die Bezeichnung des Systems, den Bruttoauftragswert, den Namen und die Anschrift des Referenzkunden nebst Kontaktdaten sowie die Anforderungen aus der Wertungsmatrix "Teststellungen" enthalten.

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Lfd.-Nr. 6: Nachweis über das Bestehen eines eigenen oder sonstigen zur Verfügung stehenden vom Hersteller der angebotenen Produkte zertifizierten deutschsprachigen Kundendienstes inkl. der generellen Erreichbarkeit; im Falle eines nicht eigenen Kundendienstes ist/sind eine/die entsprechenden Verfügbarkeitserklärung(en) dem Angebot beizufügen.

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Lfd.-Nr. 7: Nachweise über die Qualifikation der Kundendienstmitarbeiter/Innen
Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Lfd.-Nr. 8: Nachweis über ein Qualitätsmanagementsystem
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Lfd.-Nr. 9: Eigenerklärung darüber, ob es sich bei dem Unternehmen des Bieters um ein Kleinstunternehmen, kleines Unternehmen oder mittleres Unternehmen gemäß der zum Zeitpunkt der Ausschreibung anwendbaren Definition handelt.

Lfd.-Nr. 10: Eigenerklärung zur Einhaltung der Fördervoraussetzungen

Lfd.-Nr. 11: Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen

Lfd.-Nr. 12: Eigenerklärung, ob eine Selbstreinigung nach § 125 GWB stattgefunden hat

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Lfd.-Nr. 13: Nachweis für die Berechtigung nach §21 Absatz 5 Satz 1 Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV)

Lfd.-Nr. 14: Alle Angaben gemäß dem Dokument "Formblatt Zuschlagskriterien" zu den dort aufgeführten Kriterien

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe: GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Klinikum Lippe GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE198554977
Postanschrift: Röntgenstraße 18
Postleitzahl: 32756
Postort: Detmold
Region: Lippe 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraleinkauf
E-Mail: einkauf@klinikum-lippe.de 📧
Telefon: +49 5231-72-5069 📞
URL: https://www.klinikum-lippe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YL9MY9E/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YL9MY9E 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YL9MY9E 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YL9MY9E# 1. es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der für den Eingang der Angebote benannten Klinikum Lippe GmbH eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Angebotsausschluss, 2. die Vergabeunterlagen sind unter www.dtvp.de abrufbar, 3. Der Auftrag wird vergeben im Namen und für Rechnung der Klinikum Lippe GmbH, Röntgenstraße 18, 32756 Detmold.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +49 251-411-2735 📞
Fax: +49 251-411-2165 📠
URL: https://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

1. Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist nach § 160 Abs.3 S.1 Nr.4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 2. Insbesondere § 160 Abs.3 S.1 Nr.1, Nr.2 und Nr. 3 GWB sowie § 134 Abs.2 GWB sind zu beachten. 3. Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit des Vertragsschlusses nach § 135 GWB endet spätestens 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union, vgl. § 135 Abs.2 S.2 GWB.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 214-735160 (2025-11-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-12-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Erweiterung des bestehenden Patientenportals - Vergabebekanntmachung
Kurze Beschreibung:

Es sollte eine Erweiterung des bestehenden Patientenportals beauftragt werden und Patiententerminals beschafft werden.

Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 367 000 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 367 000 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 367 000 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:

Bei der ausschreibungsgegenständlichen Lieferleistung handelte es sich um die Ergänzung bzw. Erweiterung des bereits zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber bestehenden und EU-weit ausgeschriebenen Vertragsverhältnisses über ein Patientenportal. Der Liefer- und Leistungsumfang sollte gemäß dem dieser Ausschreibung bzw. Vergabe zu Grunde liegenden Leistungsverzeichnisses um die Funktionalitäten der Implementierung bzw. Anbindung: + einer Anlage von virtuellen Warteräumen nach räumlichen und organisatorischen Anforderungen, Möglichkeit zur Vergabe von Aufnahmearten und Prioritäten sowie deren Aufruf / Zuweisung zu Arbeitsplätzen mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + einer flexiblen Anlage von Tabellen und Filterung zum Management der Wartelisten mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + einer konfigurierbare Aufrufmöglichkeit (z.B. mit / ohne akustisches Signal, virtuelle Endgeräteverwaltung, Anpassung der Texte und CI/CD auf Monitor)mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + von 10 Patiententerminals zur Bedienung der Patienten vor Ort, welche mit dem angebotenen System kompatibel sein mussten im Zuge eines durch das KHSFV-geförderten Projekts erweitert werden.

Dauer: 5 Jahre
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:

Es gab die Option 5 Jahre Vollwartung statt 3 Jahre Vollwartung der Software zu beauftragen. Es wurden 5 Jahre Vollwartung der Software beauftragt.

Verfahren
Art des Verfahrens
Beschleunigtes Verfahren:

Aufgrund eines Hackerangriffs auf die IT-Systeme der Vergabestelle mussten diese vollständig neu aufgesetzt werden. Erst nach dem Go Live der neuen Sicherheitsarchitektur im Laufe des Jahres konnte der konkrete weitere Leistungsbedarf ermittelt und mit der Verfahrensvorbereitung begonnen werden. Da die Maßnahme aus Fördermitteln finanziert wurde und die Förderdauer in Kürze auslief, war eine fristgerechte Beauftragung zwingend erforderlich, um den Förderzweck zu erfüllen und den Verlust der Fördermittel zu vermeiden. Auf Grund der verbleibenden Zeitspanne war die Durchführung eines offenen Verfahrens unter Einhaltung der regulären Angebotsfrist von 30 Kalendertagen nicht mehr möglich. Eine Fristverkürzung vor diesem Hintergrund war nicht Ausdruck rechtsmissbräuchlichen Zuwartens, sondern beruhte auf einem durch den Projektverlauf bedingten, objektiv nachvollziehbaren Grund. Die Wahl der verkürzten Frist wahrte den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und ermöglichte trotz Eilbedarfs eine faire und wettbewerbliche Vergabe. Zur Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung wurde die Angebotsfrist gemäß § 15 Abs. 3 VgV auf 15 Kalendertage verkürzt.

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 2025-KLIP-01-A02
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-12-19 📅
Titel: EVB-IT-Vertrag Erweiterung des Patientenportals
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: 367 000 💰
Niedrigstes Angebot: 367 000 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 367 000 EUR 💰
Kennung des Angebots: KLI0001_002_03
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: POLAVIS GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE303530042
Postanschrift: Französische Str. 8
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@polavis.de 📧
Telefon: +49 30 403684540 📞
URL: https://www.polavis.de/ 🌏
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 735160-2025

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YL9M6RN# 1. es erfolgte eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung mussten diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der für den Eingang der Angebote benannten Klinikum Lippe GmbH eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauf erfolgte zwingend ein Angebotsausschluss, 2. die Vergabeunterlagen waren unter www.dtvp.de abrufbar, 3. Der Auftrag wurde vergeben im Namen und für Rechnung der Klinikum Lippe GmbH, Röntgenstraße 18, 32756 Detmold.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-23+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 249-864935 (2025-12-23)

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