Forstbetrieb der Stadt Essen - Waldrandkontrollen 2025 - 2028

Kurze Beschreibung

Waldbaumkontrolle im urban geprägten und intensiv genutzten Erholungswald der Stadt Essen.

Es handelt sich bei den ausgeschriebenen Leistungen um einen 4 - jährigen Vertrag, d.h. bei zufriedenstellender Durchführung der Waldrandkontrollen im 1. Beauftragungsjahr erfolgt eine Folgebeauftragung für das darauf folgende Jahr ohne erneutes Ausschreibungsverfahren.
Jedes Kalenderjahr wird separat beauftragt.

Es besteht ein beidseitiges Kündigungsrecht bis zum 30. September des jeweiligen Kalenderjahres für die darauf folgende Kontrollperiode. Kündigungen müssen schriftlich erfolgen und spätestens zum o.g. Datum bei dem zuständigen Sachbearbeiter eingehen. Eine Kopie ist per E-Mail an die Vergabestelle zu übermitteln
(z.Hd. Frau Losch, vergabestelle@gge.essen.de)

Losaufteilung:
Das Leistungsverzeichnis ist in 2 Lose aufgeteilt. Es muss mindestens ein Los komplett angeboten werden. Ebenso können auch beide Lose angeboten werden.
Sollte ein Bieter in beiden Losen das günstigste Gebot vorlegen, so ist vor der Zuschlagserteilung der schriftliche Nachweis zu erbringen, dass im Interesse einer zügigen Auftragserledigung jedes Los mit eigenem Personal gleichzeitig bearbeitet werden kann.
Der Auftraggeber behält sich eine losweise Vergabe nach den für ihn günstigsten/wirtschaftlichsten Gesichtspunkten vor.

Die Waldungen der Stadt Essen umfassen eine Gesamtfläche von rund 1.750 ha mit einem sehr hohen Waldrandeffekt. In den Erholungsschwerpunkten werden für die Bürgerschaft zahlreiche Einrichtungen (Bänke, Schutzhütten, Fitnessgeräte, Spielpunkte, Infotafeln, Wegweiser, ...) vorgehalten.
Der Stadtwald Essen ist nach den Kriterien des gültigen deutschen FSC®-Waldstandards (Forest Stewardship Council®) zertifiziert. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei sämtlichen Arbeiten die gültigen Bestimmungen des FSC-Waldstandards einzuhalten. Verstöße gegen diese Bestimmungen mit negativen Wirkungen auf den Wald sind zu dokumentieren und in Abstimmung mit dem Auftraggeber zu Lasten des Auftragnehmers in geeigneter Weise vollständig zu rehabilitieren.

Dem Forstbetrieb der Stadt Essen obliegt gemäß Dienstanweisung die Verkehrssicherungspflicht gegenüber waldtypischen Gefahren des Waldbaumbestandes entlang der Waldränder und im direkten Umfeld der vorgehaltenen Erholungseinrichtungen. Die Waldbaumkontrolle erfolgt als visuelle Einzelbaumkontrolle gemäß FLL-Baumkontrollrichtlinie. Die Verkehrssicherungspflichten für die konkrete Baumkontrolle ergeben sich aus den im Fachverfahren "proforst" kartierten Kontrolleinheiten, in denen die einzelnen Kontrolllinien entlang der typisierten Waldaußengrenzen mit Verkehrssicherungspflichten, den Kontrolllinien im Bereich der Erholungseinrichtungen und der bereits kartierten Einzelbäume in den Kontrollbereichen der Kontrolleinheiten.
Die Kontrollbereiche des Waldbaumbestandes bemessen sich in Abhängigkeit der aktuellen Bestockung in einer Tiefe der einfachen baumfallenden Länge (in der Regel 30 Meter) zur jeweiligen Kontrolllinie. In Erholungsschwerpunkten kommt es durch die Dichte der Kontrolllinien häufig zur Überlappung der Kontrollbereiche. Da die Größe der Kontrollbereiche von der dynamischen Baumhöhe abhängig sind, können Überlappungsflächen nicht exakt ermittelt werden. Nach grober Schätzung beträgt die Überlappungsfläche ca. 15-20% der Kontrollbereiche.

Allgemeine Erschwernisse im Stadtwald Essen:
Sämtliche Waldflächen erschließen sich grundsätzlich selber. Ggf. gewünschte Vereinfachungen des Betretungsrechts über Flächen fremder Eigentümer sind vom Auftragnehmer zu eigenen Lasten auszuhandeln.
Aufgrund der Belichtungssituation oder auch direkten Sturm- oder Trocknisschäden in den Waldrandlagen ist im gesamten Stadtgebiet stets mit Erschwernissen bei der Baumkontrolle durch liegendes Totholz, baumfremden Bewuchs und dicht wachsende Begleitvegetation wie Brombeere, Hundsrose, Staudenknöterich, Riesenbärenklau, Ilex, Naturverjüngung, etc., insbesondere in der Vegetationszeit zu rechnen, durch die sich in geeigneter Weise, bei Bedarf auch unter zu Hilfenahme von geeignetem Schnittwerkzeug der bestandesschonende Zutritt und Einsichtmöglichkeit zu den nach FLL-Standard zu kontrollierenden Bäumen und kontrollpflichtigen Baumteilen zu verschaffen ist.
Eine weitere waldtypische Erschwernis im urban geprägten Essener Stadtwald ergibt sich durch das vielfältige Geländerelief mit
- natürlichen Steillagen, vorwiegend im Essener Süden,
- künstlichen Aufschüttungen mit Steilböschungen, vorwiegend im Essener Norden,
- vereinzelten baulicher Relikte historischer
Flächenvornutzungen
- oder punktueller anthropogener Abgrabungen oder Ablagerungen im gesamten Stadtgebiet.
Aufgrund der beschriebenen Erschwernisse ergeben sich zu berücksichtigende Anforderungen an die körperliche Fitness, Geländegängigkeit, Fähigkeit zur Eigensicherung und Trittsicherheit des eingesetzten mit den naturtypischen Gefahren des Waldes, insbesondere durch Astabbrüche vertrauten Personals.

Beschreibung der Beschaffung

Identifizierte Standsicherheitsmängel und/oder Bruchgefährdungen an Einzelbäumen führen in den beschriebenen Waldgebieten zu einer Fortschreibung bestehender Einzelbaumdaten bzw. einer Ersterfassung mit lagegenauer Kartierung, Erfassung der Identifikationsmerkmale des Baumes, Dokumentation der verkehrssicherungsrelevanten Kontrollmerkmale und Handlungsbedarfen zur Wiederherstellung der Verkehrssicherheit in der bereitgestellten verfahrensintegrierten APP proMDE-Auftrag.
Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die Zugangsdaten zur Verfahrens- und gerichtsfesten Dokumentationssoftware proMDE-Auftrag zur Verfügung. Bei Bedarf stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer je Los ein mobiles Erfassungsgerät (aktuelles Modell "Samsung Galaxy Tab Active4 Pro 5G") nebst erforderlichem Zubehör für die exklusive Nutzung im Verfahrenskontext zur Verfügung. Bereitgestellte bzw. Eigengeräte (Systemanforderungen analog Referenzgerät oder nach Abstimmung mit Fa. GISCON Systems GmbH) sind mindestens arbeitstäglich via WLAN oder Mobilfunknetz mit der Zentraldatenbank abzugleichen. In terminlicher und örtlicher Abstimmung mit der Bauleitung steht dem AN bei Bedarf ein sicheres WLAN-Netz für den Datenabgleich zur Verfügung.

Eine Datenschutz- und Haftungsunterweisung zur Nutzung der städtischen IT-Infrastruktur erfolgt durch den Auftraggeber. Die Geräte- und Softwareunterweisung ist für die eingesetzten Baumkontrolleure vor Beginn der Arbeiten in einer zweitätigen Schulung mit der Fa. GISCON Systems GmbH und dem zuständigen Bauleiter durchzuführen. Neben der Geräte- und Softwarebedienung werden hier auch die betriebsspezifischen Standards für die Erfassungsinhalte neuer Objekte und Datenpflege im Verfahrenskontext unterwiesen. Im Falle von personeller Veränderungen hat der AN eigenständig für eine Nachschulung der neu eingesetzten Baumkontrolleure Sorge zu tragen.

Der Auftragnehmer stimmt die Ausführungsplanung vor (!) Arbeitsbeginn unter Berücksichtigung der zeitlichen Fälligkeitsfristen der Regelbaumkontrollen mit der städt. Bauleitung vor Beginn der Arbeiten tagesscharf mit dem jeweiligen Objektbezug (Kontrolleinheiten) ab. Während der Auftragsausführung legt der AN der städtischen Bauleitung unter Beachtung der tatsächlichen Arbeitsfortschritte und der Fristen mindestens einmal wöchentlich eine schriftliche Aktualisierung der verbindlichen und auskömmlichen Ausführungsplanung mit konkreten Objektbezügen vor. Der Auftraggeber behält sich vor, bei erkennbarer Erhöhung der Verkehrsgefährdung einzelner oder mehrerer Kontrollobjekte die Arbeitsplanung in Abstimmung mit dem Auftragnehmer ganz oder teilweise anzupassen.

Die eingesetzten Baumkontrolleure arbeiten vielfach außerhalb des Wegenetzes und an Grenzen zu privat genutzten Grundstücken. Dies führt bei Waldbesuchern und Nachbarn zu berechtigten Fragen nach dem Grund für die Durchführung der Forstbetriebsarbeiten. Zur Vermeidung von Missverständnissen erhalten die eingesetzten Baumkontrolleure einen Beauftragungsnachweis der Stadt Essen, der auf Verlangen Bürgern oder Vertretern von Behörden vorzuzeigen ist. Für die Erkennbarkeit der Baumkontrolleure tragen diese im Einsatz stets eine selbstreflektierende Warnweste oder eine Oberbekleidung mit mindestens gleichgroßer selbstreflektierender Oberfläche. Für die Kommunikation mit der Bauleitung und bei einzuleitenden Sofortmaßnahmen sind alle eingesetzten Baumkontrolleure verhandlungssicher (mindestens C1- Niveau) deutschsprachig qualifiziert. Für die untertägige Kommunikation mit der Bauleitung und für die Einleitung von Sofortmaßnahmen bedarf es der telefonischen Erreichbarkeit jedes eingesetzten Baumkontrolleurs.

Der Auftragnehmer hat für die Forstbetriebsarbeiten gemäß FSC-Standard die erforderliche betriebliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit für die Durchführung der Arbeiten bei Angebotsabgabe durch Vorlage eines Zertifikates nachzuweisen. Folgende Zertifikate werden anerkannt:
-ISO-Normen 9001 ff./14001 ff, ggf. ergänzend OHSAS 18001
-die entsprechende europäische EMAS-Norm (EMAS)
-RAL-Gütezeichen (RAL-GZ-244)
-Deutsches Forst Service Zertifikat (DFSZ)
-Tqforst Standard (tqforst)
-ein vergleichbares, von FSC-Deutschland für Dienstleistungs- und Lohnunternehmer und gewerbliche Selbstwerber anerkanntes Zertifikat.

Die Durchführung der urban geprägten Waldbaumkontrollarbeiten inkl. der Herstellung der Erreichbarkeit der Forstfacharbeiten ist durch FLL-zertifizierte Baumkontrolleure zu leisten, welche mit den waldtypischen Gefahren und der zugehörigen Unfallverhütung vertraut sind. Ergänzend zum Betriebszertifikat ist der Nachweis dem Auftraggeber vor Beginn der Arbeiten vorzulegen.

Arbeitsschutzsstandards:
Sämtliche Arbeiten sind nach der gültigen VSG (Vorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz) durchzuführen.
Die Unfallverhütungsvorschriften, Gesetze und Verordnungen, insbesondere über persönliche Schutzausrüstung müssen eingehalten werden.
Die Rettungskette wird durch den Auftragnehmer sichergestellt.
Eine Gefährdungsbeurteilung der Arbeiten unter besonderer Berücksichtigung der beschriebenen Erschwernisse und waldtypischen Gefahren im Klimawandel wird durch den Auftragnehmer durchgeführt.

Der Leistungsumfang kann sich durch besondere Ereignisse, wie z.B. Stürme kurzzeitig erhöhen. Die Einheitspreise der Ausschreibung werden bei Auftragserweiterungen herangezogen.

Allgemeine Hinweise:
Der Auftragnehmer hat die Leistung im eigenen Betrieb auszuführen. Mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers darf er sie an Nachunternehmer übertragen.

Einzelheiten zum Umfang der Leistung sind dem Leistungstext zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

VVB 124 - Eigenerklärung zur Eignung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Das Formular ist nur auszufüllen, wenn der Bieter nicht präqualifiziert ist. Präqualifizierte Bieter geben die PQ-Nummer an.

Geforderte Kautionen und Garantien

Als Sicherheit für die vertragsgemäße Ausführung der Leistung werden 5 % der Auftragssumme bis zur Schlusszahlung einbehalten.
Wird ein Sicherheitseinbehalt vereinbart, ist der Auftraggeber berechtigt, jeweils die Abschlagszahlungen um 10 % zu kürzen, bis der Sicherheitsbetrag erreicht ist, es sei denn, der Auftragnehmer hat eine Vertragserfüllungsbürgschaft gestellt.
Ein Sicherheitseinbehalt ist insbesondere bei Dauerdienstleistungsverhältnissen und bei Lieferungen vorgesehen, die sich aus mehreren Einzellieferungen über einen längeren Zeitraum erstrecken.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YYZYTMLLPXDY


Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel und Grundsätze der Kommunikation im Vergabeverfahren gemäß Art.22 der EU-Richtlinie 2014/24/EU und § 11a EU VOB/A
1.1.) Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform "Vergabe.NRW/ Vergabemarktplatz" durchgeführt und ist unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ und dem angeschlossenen Vergabemarktplatz http://www.vergabe.metropoleruhr.de" im Internet erreichbar. Die Teilnahme und der Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen sind für Bieter vollständig kostenfrei. Die freiwillige Registrierung wird bereits vor der Submission/ Angebotsöffnung erbeten.

1.2.) Mit Angebotsöffnung wird der Bieter für das weitere Vergabeverfahren gemäß § 11a EU Abs.6 VOB/A verpflichtend aufgefordert seine Unternehmensbezeichnungen sowie eine elektronische Adresse im Vergabeportal NRW anzugeben/ zu registrieren. Kommt der Bieter dieser Aufforderung, auch nach Fristsetzung von 6 Kalendertagen nicht nach, wird er aus diesem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

1.3.) Die Kommunikation, z.B. bei Bewerberfragen und deren Beantwortung, das Nachreichen von Nachweisen und Erklärungen, die Einstellung ergänzender Informationen wird ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW / Metropole Ruhr geführt (über die bei der Registrierung vom Bieter angegebene E-Mailadresse) um die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten zu gewährleisten.

1.4.) Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden direkt über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads kostenlos bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten). Die verwendeten Dateitypen und Dateiformate werden durch das Vergabeverfahren bzw. die Vergabestelle vorgegeben und können je nach Ausschreibungsgegenstand abweichen (z.B. GAEB-Dateien im Bereich von Bauleistungen).

1.5.) Wichtiger Hinweis:
Es werden nur Angebote im GAEB-/oder Excel-Format zugelassen.
Andere Dateiformate führen zum Ausschluss des Angebots.
Das veraltete GAEB-Format GAEB 90 (Endung D84) wird nicht korrekt importiert und ist daher zur Angebotsabgabe nicht zugelassen.
Bitte senden Sie zur Angebotsabgabe ausschließlich GAEB P84- oder X84-Dateien zurück.
Angebote müssen in den genannten GAEB oder im Excel-Format abgegeben werden.
Wir machen darauf aufmerksam, dass bei Rückgabe im GAEB und im Excel-Format beide Angebote ausgeschlossen werden müssen,wenn sich diese inhaltlich/preislich widersprechen.


2.) Hinweise zu den Vergabeunterlagen/ Nachweisen

2.1.) Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat es unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf
hinzuweisen.

2.2.) Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

2.3) Angebote
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben. Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die "ohne Bedingungen" als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden. Nicht zu wertende Preisnachlässe (Skonto etc.) bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

3.) Bei elektronischer Angebotsabgabe ist das Angebot entweder elektronisch in Textform gemäß § 126b BGB abzugeben
- oder mit einer fortgeschrittenen/qualifizierten elektronischen Signatur als Containersignatur im Bietertool des Vergabemarktplatzes zu signieren.
- Bei Abgabe elektronisch in Textform muss eine lesbare Erklärung vorliegen, in der die Person des vertretungsberechtigten Erklärenden genannt ist, was z.B. durch Nennung des Namens, ein Faksimile oder eine eingescannte Unterschrift möglich ist. Diese Zeichnung kann in den eingescannten Angebotsvordrucken oder in dem Signaturfeld gemäß § 126b BGB im Bietertool des Vergabemarktplatzes
vorgenommen werden (Containersignatur).

Elektronische Angebote und Teilnahmeanträge müssen verschlüsselt und ausschließlich über das Bietertool des VMP eingereicht werden.
Über die Kommunikation - unverschlüsselt - eingegangene Angebote werden ausgeschlossen.

4.) TVgG NRW
Die Vergabe des Auftrages richtet sich nach den Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen)

5.) Nebenangebote
Soweit an Nebenangebote Mindestanforderungen gestellt sind, müssen diese erfüllt werden; im Übrigen müssen sie im Vergleich zur Leistungsbeschreibung qualitativ und quantitativ gleichwertig sein. Die Erfüllung der Mindestanforderungen bzw. die Gleichwertigkeit ist mit Angebotsabgabe nachzuweisen.

6.) Bietergemeinschaften
- Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Siehe auch Bewerbungsbedingungen der Stadt Essen (liegt den Vergabeunterlagen dieser Ausschreibung unter "Vergabeunterlagen - Anschreiben" bei).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter und Bewerber sowie auf die Präklusionsregelungen gem. § 160 Abs.3 S.1 Nr.1 bis Nr.4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen das Vergabeverfahren hin.

§ 160 Abs.3 GWB lautet:

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt

Die Vergabestelle weist insbesondere darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung nach § 160 Abs.3 S.1 Nr.4 GWB unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.