Fortschreibung 2027 des Personalbedarfsberechnungssystems "PEBB§Y"

Land Baden-Württemberg vertreten durch das Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg

Fortschreibung des Personalbedarfsberechnungssystems "PEBB§Y" für die ordentliche Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften der Länder der Bundesrepublik Deutschland.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-17.

Wer?

• Land Baden-Württemberg vertreten durch das Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-09-17	Auftragsbekanntmachung
2025-11-05	Auftragsbekanntmachung
2025-11-25	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-09-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fortschreibung 2027 des Personalbedarfsberechnungssystems "PEBB§Y"
Referenznummer: LZBW-2025-06-049
Kurze Beschreibung:

Fortschreibung des Personalbedarfsberechnungssystems "PEBB§Y" für die ordentliche Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften der Länder der Bundesrepublik Deutschland.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LZBW-2025-06-049
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Fortschreibung des Personalbedarfsberechnungssystems "PEBB§Y" für die ordentliche Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften der Länder der Bundesrepublik Deutschland. Die Personalbedarfsberechnung in der ordentlichen Gerichtsbarkeit und bei den Staatsanwaltschaften sowie in den Fachgerichtsbarkeiten (die Fachgerichtsbarkeiten bilden keinen Teil dieser Ausschreibung) erfolgt für alle Berufsgruppen im Entscheiderbereich (Richter, Staatsanwälte, Amtsanwälte, Rechtspfleger und Mitarbeiter in vergleichbaren Laufbahnen) sowie im Bereich der Serviceeinheiten und des weiteren Unterstützungsbereichs (im Folgenden: Serviceeinheiten) mittels des Personalbedarfsberechnungssystems "PEBB§Y" auf einer einheitlichen, empirisch-analytischen Grundlage. Die Konferenz der Justizministerinnen und Justizminister hat beschlossen, die aktuelle Validität der PEBB§Y-Personalbedarfsberechnung in der ordentlichen Gerichtsbarkeit und bei den Staatsanwaltschaften durch eine empirische Vollerhebung innerhalb einer Auswahl von Gerichten und Staatsanwaltschaften im Jahr 2027 zu sichern. Die Landesjustizverwaltung Baden-Württemberg wurde in diesem Zuge beauftragt, das Vergabeverfahren zur Auswahl des externen Unternehmens (im Folgenden: Auftragnehmer) durchzuführen. Der AN muss die PEBB§Y-Erhebung 2027 gemäß der von der Kommission der Landesjustizverwaltungen für Fragen der Personalbedarfsberechnung beschlossenen und hier vorliegenden Leistungsbeschreibung durchführen.

Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:other-sme# Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode, d. h. zunächst wird bei allen Angeboten ein Quotient (Z) aus den entsprechend der Tabelle (siehe Ziffer 4.5 der VuV) gewichteten und summierten Leistungspunkten (L) für die Qualitätskriterien und dem Wertungs-Preis (P) gebildet: Z = L/P Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Quotient Z) ist auf der ersten Stufe das bestplatzierte Angebot. Anschließend soll bei Angeboten mit ähnlicher Punktzahl innerhalb des sog. "Schwankungsbereichs" nicht der Zufall entscheiden. Der Schwankungsbereich beginnt beim bestplatzierten Angebot und endet 10 % unterhalb des bestplatzierten Angebots. Alle Angebote, die unterhalb des vorher definierten Schwankungsbereichs liegen, haben keine Chance mehr auf den Zuschlag. Alle Angebote innerhalb des Schwankungsbereichs haben dagegen nunmehr die gleichen Chancen auf den Zuschlag. Es gewinnt das wertbare Angebot, das innerhalb des Schwankungsbereichs liegt und allein das Entscheidungskriterium Qualität bestmöglich erfüllt. Sollte es einen Gleichstand von zwei oder mehr wertbaren Angeboten innerhalb des Schwankungsbereichs beim Entscheidungskriterium Qualität geben, entscheidet die bessere Bewertung für das Grobkonzept "Durchführung der Erhebung sowie Erstellung des Gutachtens". Bei zusätzlich gleicher Bewertung des Grobkonzepts "Durchführung der Erhebung sowie Erstellung des Gutachtens" von zwei oder mehr bestplatzierten Angeboten entscheidet das Los. Nähere Informationen zu den Bewertungskriterien, deren Gewichtung und den entsprechend zu erreichenden Leistungspunkten können der Anlage_26_Bewertungsmatrix entnommen werden.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Datenerhebung und -zusammentragung 📦

Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦

+ 4 weitere

Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken 📦

Statistische Dienstleistungen 📦

Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦

Unternehmens- und Managementberatung 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Die Erhebungen finden bundesweit statt, Erfüllungsort für das Gutachten ist Stuttgart.

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-24 📅
Datum des Endes: 2027-12-31 📅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Datenerhebung und -zusammentragung 📦

Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦

+ 4 weitere

Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken 📦

Statistische Dienstleistungen 📦

Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦

Unternehmens- und Managementberatung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-12 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-12 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 72 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-11-12 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-03 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Keine Angaben
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaft-pflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit besteht. Die Deckungssumme beträgt mindestens das 1,5-fache des angebotenen Wertungspreises (=Auftragswert).

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Gesamtumsatz des Unternehmens (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens für die vergangenen 3 Kalenderjahre. Mindestanforderung: durchschnittlich 16 Mio. EUR netto/Jahr

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Nachweis von mind. einem vergleichbaren Referenzprojekt aus dem Zeitraum seit 2019 für eine Software, mit welcher eine Zeiterhebung mit einer Anzahl von mindestens 3.000 Teilnehmern durchgeführt wurde. 2) Nachweis von mind. einem vergleichbaren Referenzprojekt aus dem Zeitraum seit 2019 für eine Software, mit welcher eine Zeiterfassungserhebung für einen Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland durchgeführt wurde. 3) Nachweis von mind. drei vergleichbaren Referenzprojekten aus dem Zeitraum seit 2019 für die Durchführung von Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor in Deutschland, in denen für Organisationen mit je mindestens 500 Mitarbeitern Personalbedarfsermittlungen konzipiert, durchgeführt und ausgewertet wurden. 4) Nachweis von mind. einem vergleichbaren Referenzprojekt aus dem Zeitraum seit 2019, in welchem die Konzeption und Durchführung von online-Anwender-Schulungen für eine Software für mindestens 3.000 Teilnehmende durchgeführt wurde. 5) Nachweis von mind. einem vergleichbaren Referenzprojekt aus dem Zeitraum seit 2019, in welchem die Konzeption und Durchführung eines technischen Anwender-Supports für mindestens 3.000 Teilnehmer für den Einsatz einer Software durchgeführt wurde. Der Nachweis der vorstehenden Referenzen 1) - 5) erfolgt jeweils durch eine Eigenerklärung als Anlage zum Angebot gem. Anlage_1_Eigenerklärungen_Offenes Verfahren. Über die geforderte Mindestanzahl hinausgehende Referenzen können über die Anlage 28_Eigenerkärung weitere Referenzen nachgewiesen werden. Referenzprojekte müssen im Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht zwingend abgeschlossen sein. Der Nachweis der Anforderungen kann ggf. auch mit weniger als sieben verschiedenen Referenzen erfolgen, sofern eine oder mehrere Referenzen gleich mehrere der vorgestellten Anforderungen insgesamt voll-ständig erfüllen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Beschäftigtenzahl des Unternehmens (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich wird. Mindestanforderung: durchschnittlich 100 Mitarbeiter.

Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Unterauftragnehmer (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung, ob für Teile des Auftrags der Einsatz von Unterauftragneh-mern beabsichtigt ist

Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder gleichwertig (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis einer Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder gleichwertig, in dessen Anwendungsbereich der IT-Teil der Leistung erbracht wird, durch Vorlage einer Kopie / eines Scans des Zertifikats.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Keine
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: siehe Ziffer 4.3.3 Vergabe- und Vertragsunterlagen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land Baden-Württemberg vertreten durch das Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9789-77
Postanschrift: Schillerplatz 4
Postleitzahl: 70173
Postort: Stuttgart
Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Logistikzentrum Baden-Württemberg - Zentrales Beschaffungswesen
E-Mail: e-vergabe@lzbw.bwl.de 📧
Telefon: +49 7156-9380-0 📞
URL: https://www.justiz-bw.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Öffentliche Ordnung und Sicherheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYYDYTA1JMHYB/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYYDYTA1JMHYB 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYYDYTA1JMHYB 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXUEYYDYTA1JMHYB# Alle relevanten Informationen sind in den Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie den Anlagen aufgeführt.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219260 📞
Fax: +49 7219263985 📠
URL: https://rp.baden-wuerttemberg.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

genaue Angaben sind Ziff. 2.23 (Rechtsbehelfe und zuständige Vergabekammer) der Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie §160 GWB zu entnehmen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-17+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 179-612362 (2025-09-17)

Auftragsbekanntmachung (2025-11-05)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-26 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-26 12:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 58 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-11-26 12:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-17 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-05+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Angebotsfrist wird bis zum 26.11.2025, 12:00 Uhr verlängert. Die Verlängerung der Frist erfolgt, um allen Bietern eine angemessene Bearbeitung der Vergabeunterlagen zu ermöglichen, insbesondere im Hinblick auf mögliche umfangreiche Abstimmungen mit Softwareanbietern für den Fall eines Einsatzes einer Standardsoftware. Dadurch ergeben sich folgende neuen Meilensteine: Letzter Termin zum Stellen von Bieterfragen: 17.11.2025 Späteste Absendung der Antworten durch die Kontaktstelle: 19.11.2025 Termin zur Abgabe der Angebote: 26.11.2025, 12:00 Uhr späteste Mitteilung nach § 134 GWB (verkürzte Frist 10 Tage): 12.01.2026 Ende Zuschlags- und Bindefrist: 23.01.2026, 24:00 Uhr Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlag und dauert bis zur Übergabe des final abgestimmten Gutachtens und der Erhebungsergebnisse voraussichtlich im Jahr 2027.

Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebotsfrist
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 9988ed73-2642-4c3e-9134-aea6ef99b8ed-01
Quelle: OJS 2025/S 214-737763 (2025-11-05)

Auftragsbekanntmachung (2025-11-25)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-31 📅

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-03 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-03 12:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-12-03 12:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-25+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Zeilen 27 und 28 wurden in der Formel für die Summenbildung (Zeile 29) ergänzt. Eine neue Version "13_Anlage_13_Preisblatt_251125" wurde auf dem Vergabemarktplatz Baden-Württemberg zur Verfügung gestellt. Die Angebotsfrist wird bis zum 03.12.2025, 12:00 Uhr verlängert. Dadurch ergeben sich folgende neuen Meilensteine: Termin zur Abgabe der Angebote: 03.12.2025, 12:00 Uhr späteste Mitteilung nach § 134 GWB (verkürzte Frist 10 Tage): 19.01.2026 Ende Zuschlags- und Bindefrist: 30.01.2026, 24:00 Uhr Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlag und dauert bis zur Übergabe des final abgestimmten Gutachtens und der Erhebungsergebnisse voraussichtlich im Jahr 2027. Hinweis: Es sind ausschließlich die aktualisierten Unterlagen zur Angebotsabgabe zu verwenden.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-11-25 📅
Andere zusätzliche Informationen

Die Zeilen 27 und 28 wurden in der Formel für die Summenbildung (Zeile 29) ergänzt. Die Angebotsfrist wird bis zum 03.12.2025, 12:00 Uhr verlängert. Dadurch ergeben sich folgende neuen Meilensteine: Termin zur Abgabe der Angebote: 03.12.2025, 12:00 Uhr späteste Mitteilung nach § 134 GWB (verkürzte Frist 10 Tage): 19.01.2026 Ende Zuschlags- und Bindefrist: 30.01.2026, 24:00 Uhr Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlag und dauert bis zur Übergabe des final abgestimmten Gutachtens und der Erhebungsergebnisse voraussichtlich im Jahr 2027.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 9283272d-d28a-42b1-ba2a-02b965feb1e4-01
Quelle: OJS 2025/S 229-787844 (2025-11-25)

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