Gebäudereinigung (Unterhalts- und Glasreinigung) | gematik GmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-01-13	Auftragsbekanntmachung
2025-01-24	Auftragsbekanntmachung
2025-01-29	Auftragsbekanntmachung
2025-02-01	Auftragsbekanntmachung
2025-02-04	Auftragsbekanntmachung

Beschreibung der Beschaffung

Die Unterhaltsreinigung soll sicherstellen, dass die Büroflächen kontinuierlich sauber und nutzbar bleiben. Zusätzlich sind in regelmäßigen Intervallen eine intensive Grundreinigung durchzuführen, um die Werterhaltung des Gebäudes und ein repräsentatives Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Die tägliche Unterhaltsreinigung ist so zu organisieren, dass der Bürobetrieb nicht gestört wird.

Grundsätzlich erfolgt die Reinigung in der Zeit zwischen 05:00 bis 09:00 Uhr (Mo-Fr). In Ausnahmefällen kann das Zeitfenster auf die Zeit von 04:00 bis 10:00 Uhr (Mo-Fr) erweitert werden.

Der Auftragnehmer hat folgende zeitlichen Vorgaben einzuhalten: Bis 6:00 Uhr müssen die Duschen und Toiletten gereinigt sein. Bis 7:00 Uhr sollen die Konferenzräume für externe Besprechungen gereinigt und eingedeckt werden. Die Reinigung der Küchen und Aufenthaltsräume ist bis spätestens 8:30 Uhr abzuschließen. Im Anschluss erfolgt die Reinigung der Büros.

Zum Abschluss sind Pappe und sonstige Abfälle zu entsorgen sowie Reinigungsutensilien und -materialien zu verräumen.

Des Weiteren gehört zu diesem Los auch die Lieferung von Verbrauchsmitteln und die Bereitstellung, Reinigung und der Austausch von Sauberlaufmatten auf Mietbasis.

Beschreibung der Optionen

Dieser Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Der Vertragsbeginn ist am 01.05.2025 und endet am 30.04.2029 (Erstlaufzeit).

Im Übergangszeitraum zwischen Vertragsbeginn und dem Start der regelmäßigen Unterhaltsreinigung werden folgende Leistungen erbracht:

Reinigung der Sanitärräume: Die Sanitärräume werden ab dem 01.05.2025 in einem vereinbarten Turnus gereinigt, um eine hygienische Nutzung während des Übergangszeitraums sicherzustellen.

Reinigung von Möbeln nach Anlieferung und Aufstellung: Nach Anlieferung und Aufstellung der Möbel in den Büroflächen erfolgt eine einmalige oder nach Bedarf vereinbarte Reinigung, um die Möbel in einen einsatzbereiten Zustand zu versetzen. Der genaue Zeitpunkt wird zwischen den Parteien abgestimmt.

Vergütung der Leistungen im Übergangszeitraum: Die im Übergangszeitraum erbrachten Leistungen werden gesondert gemäß der in Anlage Regiearbeiten, enthalten in 03.01_Kalkulationsdatei Los 1 und Los 2 - UHR+Glasreinigung (Anlage 03.01), festgelegten Preise abgerechnet. Ab dem 01.07.2025 gelten die vertraglich vereinbarten Konditionen für die regelmäßige Unterhaltsreinigung.

Dem Auftraggeber wird die einseitige Option eingeräumt, diese Vereinbarung zweimal, um jeweils 12 Monate zu verlängern. Die Erklärung des Auftraggebers zur Ausübung dieser Option muss dem Auftragnehmer jeweils bis 3 Monate vor Ablauf der Erstlaufzeit bzw. des ersten Verlängerungszeitraums in Textform zugehen.

Der Vertrag endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, spätestens am 30.04.2031.

Beschreibung der Beschaffung

Es sollen in regelmäßigen Intervallen eine fachgerechte Glas- und Rahmenreinigung durchgeführt werden, um die Werterhaltung des Gebäudes und ein repräsentatives Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Im Rahmen der Durchführung der Glas- und Rahmenreinigung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Beistellung der Reinigungsmittel, Werkzeuge und Hilfsmittel.
Die gematik stellt die für die Reinigungsarbeiten erforderlichen Ressourcen in Form von Strom und Wasser kostenfrei zur Verfügung. Diese Bereitstellung erfolgt mit dem Ziel, den reibungslosen Ablauf der Reinigungsarbeiten zu unterstützen und sicherzustellen, dass der Auftragnehmer die Aufgaben unter optimalen Bedingungen durchführen kann.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 1. Erklärung zum Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (2022 bis 2024) aufgeteilt nach Gesamtumsatz und Umsatz des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
Mindestanforderung:
Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, muss mindestens 320.000 EUR (netto) pro Jahr (Los 1) bzw. 4.000 EUR (netto) pro Jahr (Los 2) betragen.

2. Erklärung zum Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Die Deckungssumme muss in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe sein. Sofern der Nachweis mit Angebotsabgabe nicht geführt werden kann, reicht die Erklärung eines Versicherers aus, dass er zum Abschluss einer solchen Versicherung mit dem Bewerber im Falle der Auftragserteilung bereit ist.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Einzureichende Unterlagen:
- Handelsregisterauszug (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Abgabefrist des Verfahrens, einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG.
Angaben zum Nichtvorliegen von unionsrechtlichen Ausschlussgründen gem. Art. 5k der VO (EU) 2022/576 (RU-Sanktionen).
Angaben zur Eintragung im Handelsregister.
Angaben zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Gewerbezentral-/Wettbewerbsregister bzw. vergleichbarer Register aus dem Sitzland des Unternehmens (sofern Sitz nicht in Deutschland).
Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen Bietergemeinschaftserklärung (Anlage-05)).
Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will. Er kann die Unterauftragnehmer bereits mit der Abgabe des Angebotes benennen.
Sofern der Bewerber von der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Gebrauch macht, hat er die Unternehmen, deren Eignung er sich bedient, bereits mit der Abgabe des Angebotes zu benennen. In diesem Fall hat er zudem eine entsprechende Verpflichtungserklärung einzureichen, aus der hervorgeht, dass ihm die Kapazitäten der Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung Unteraufträge (Anlage-06)).
Für den Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft und für den Fall des Einsatzes von Eignungsleihgebern muss durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. durch jeden Eignungsleihgeber ein entsprechend ausgefülltes Eignungsformblatt (Anlage-04) eingereicht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 1. Erklärung über den Bestand an in den Geschäftsjahren 2022 bis 2024 durchschnittlich jährlich beschäftigten Mitarbeitern. Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
2. Referenzprojekte:
Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die in den Tabellen aufgeführten Mindestanforderungen erfüllt. Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 3 Jahren erbracht, wenn die Vertragslaufzeit zumindest teilweise (mindestens 6 Monate) in den letzten drei Jahren (seit 2022) erbracht wurden oder werden. Entscheidend für die Berechnung des Jahreszeitraumes ist der Ablauf der Angebotsfrist.

Mindestanforderungen:
Es müssen mindestens zwei Referenzprojekte pro Los 1 und 2 aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind und deren Vertrag seit mindestens 6 Monaten besteht.

Auftragsvolumen: Mindestauftragswert pro Referenzprojekt:
Los 1: 180.000 EUR (netto) p.a.
Los 2: 2.000 EUR (netto) p.a.

Mindestanforderung Flächen pro Referenzprojekt:
Los 1: Bodenfläche mind. 5.800 qm p.a. sowie 1.200.000 qm Reinigungsfläche insgesamt p.a.
Los 2: Glas- und Rahmenfläche mind. 2.000 qm p.a.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Vorliegend werden keine besonderen Bedingungen an die Ausführungen des Auftrags (Ausführungsbedingungen) im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB festgelegt. Alle allgemeingültigen Bedingungen an die Leistungserbringung ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (insb. Leistungsbeschreibung und Vertrag).

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53Y1TWCLRC7

1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch;
2) Mit dem Angebot sind sämtliche der unter III.1.1 bis III.1.3 aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes sind die von der Vergabestelle auf der in I.3 angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen;
3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die unter I.3 genannte Vergabeplattform einzureichen;
4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt;
5) Angaben zur Loslimitierung gem. § 30 VgV: Führt die Anwendung der Zuschlagskriterien dazu, dass ein Bieter den Zuschlag für mehr als ein Los erhalten müsste, wird der Auftraggeber bei der Vergabe der Lose nach folgenden objektiven und nichtdiskriminierenden Kriterien vorgehen:
- Der Bestbieter erhält in dem Los den Zuschlag, in dem - unter Berücksichtigung der aufgestellten Zuschlagskriterien - der Abstand zum zweitplatzierten Bieter im Vergleich zu dem Abstand zum zweitplatzierten Bieter in den anderen Losen am größten ist. Auf diese Weise stellt der Auftraggeber sicher, dass in jedem Los die größtmögliche Qualität berücksichtigt wird.
- In den anderen Losen, in denen der Bestbieter aufgrund dieser Regelung den Zuschlag nicht mehr erhalten darf, rücken die jeweiligen zweitplatzierten Bieter an dessen Stelle.
- Müsste aufgrund des beschriebenen Verfahrens auch ein zweitplatzierter Bieter den Zuschlag auf mehrere Lose erhalten, wird das beschriebene Verfahren in den betroffenen Losen wiederholt.
- Die Zuschlagserteilung auf mehr als ein Los ist nur dann möglich, wenn der Bestbieter mehrerer Lose in einem der Lose keine Konkurrenz hat, d.h. in den betroffenen Losen keine anderen Angebote eingegangen sind.
6) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch;
7) Es wird darauf hingewiesen, dass die benannten Fristen für die Angebotsphase noch nicht verbindlich feststehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt.
Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Dieser Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.

Text

Das Eignungsformblatt ließ sich bei der Angabe "Anzahl der Beschäftigten" nicht ausfüllen. Es wurde demnach von der Vergabestelle überarbeitet und neu hochgeladen.