HA25004 Rahmenvereinbarungen für Büromaterial und Kopierpapier in vier Losen

Stadt Karlsruhe Hauptamt

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss von Rahmenvereinbarungen über die Lieferung der im Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Anlage C) aufgeführten Artikel für die Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen inkl. Europäischer Schule sowie Kindertagesstätten, weiterer Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe mit Büromaterial und Kopierpapier. Die Leistung wird in vier Losen vergeben: Los 1: Büromaterial Los 2: Verpacken und Versenden Los 3: Kalender Los 4: Kopierpapier Die Lieferungen erfolgen nach Einzelaufträgen auf Abruf und in Teilmengen an ca. 500 Lieferadressen im Stadtgebiet Karlsruhe. Im Rahmen von organisatorischen oder strukturellen Maßnahmen kann es zu einer Erhöhung oder Verminderung der Bedarfsstellen/Lieferadressen kommen. Alle weiteren Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-08-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-07-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Stadt Karlsruhe Hauptamt

Wie?

Wo?

• Karlsruhe › Karlsruhe, Stadtkreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-07-02	Auftragsbekanntmachung
2025-11-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-07-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: HA25004 Rahmenvereinbarungen für Büromaterial und Kopierpapier in vier Losen
Referenznummer: HA25004
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Bürobedarf 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 4
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 4

1️⃣
Interne Kennung: LOT-0001 HA25004
Titel: Los 1: Büromaterial
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Rahmenvereinbarung für Los 1: Büromaterial über die Lieferung der im Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Anlage C) aufgeführten Artikel für die Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen inkl. Europäischer Schule sowie Kindertagesstätten, weiterer Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe Alle Artikel entsprechend Los 1_LV_Preisblatt_Büromaterial (Pos. 1.1 bis Pos. 6.76) sind vollständig anzubieten. Es gelten die Bedingungen der Vergabeunterlagen.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
Grüne Auftragsvergabe — Kriterien: Kriterien der EU für ein umweltorientiertes öffentliches Beschaffungswesen
Hauptstandort oder Erfüllungsort: im gesamten Stadtgebiet Karlsruhe
Stadt: Karlsruhe
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2027-11-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Option auf Verlängerung um weitere 12 Monate, wenn bis zum 31.12.2026 keine schriftliche Kündigung durch den Auftraggeber erfolgt.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 80
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Co2-Emissionen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: LOT-0002 HA25004
Titel: Los 2: Verpacken und Versenden
Beschreibung der Beschaffung:

Rahmenvereinbarung für Los 2: Verpacken und Versenden über die Lieferung der im Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Anlage C) aufgeführten Artikel für die Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen inkl. Europäischer Schule sowie Kindertagesstätten, weiterer Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe Alle Artikel entsprechend Los 2_LV_Preisblatt_Verpacken (Pos. 7.1 bis Pos. 7.36) sind vollständig anzubieten. Es gelten die Bedingungen der Vergabeunterlagen.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Interne Kennung: LOT-0003 HA25004
Titel: Los 3: Kalender
Beschreibung der Beschaffung:

Rahmenvereinbarung für Los 3: Kalender über die Lieferung der im Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Anlage C) aufgeführten Artikel für die Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen inkl. Europäischer Schule sowie Kindertagesstätten, weiterer Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe Alle Artikel entsprechend Los 3_LV_Preisblatt_Kalender (Pos. 8.1 bis Pos. 8.20) sind vollständig anzubieten. Es gelten die Bedingungen der Vergabeunterlagen.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

4️⃣
Interne Kennung: LOT-0004 HA25004
Titel: Los 4: Kopierpapier
Beschreibung der Beschaffung:

Rahmenvereinbarung für Los 1: Büromaterial über die Lieferung der im Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Anlage C) aufgeführten Artikel für die Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen inkl. Europäischer Schule sowie Kindertagesstätten, weiterer Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe Alle Artikel entsprechend Los 4_LV_Preisblatt_Papier (Pos. 9.1 bis Pos. 9.3) sind vollständig anzubieten. Es gelten die Bedingungen der Vergabeunterlagen.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0004
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadtgebiet Karlsruhe

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-08-04 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-08-04 10:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 98 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-08-04 10:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: gemäß § 56 VgV
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass, - nachweislich keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen, d.h. keine Person, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat (auch Überwachung der Geschäftsführung oder sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung) aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig verurteilt wurde und gegen das Unternehmen auch keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig festgesetzt wurde, - der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt, - nachweislich keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen. - eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit hierzu eine Eintragungspflicht besteht) vorliegt, - der Bieter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet ist; Begründung soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht - der Bieter nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen gehört, die eine Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen - der Bieter im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung abgegeben hat. 2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass, - eine Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen vorliegt: Soweit keine Versicherung mit den Deckungssummen vorliegt ist eine Erklärung, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen wird, abzugeben. Dem Angebot ist eine Bestätigung eines Versicherers beizufügen, dass im Auftragsfall das Risiko abgesichert wird. 3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Die Eignung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft insgesamt schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), über - Referenzprojekte (Mindestanzahl 3): Erklärung, dass innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen ausgeführt wurde. Unter Nennung der Art der ausgeführten Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, Email-Adresse) und Angaben zur Vergleichbarkeit. - ggfls. Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (Formular 235) - Umweltmanagement: Es ist ein Nachweis, wie der Auftragnehmer die ökologischen und sozialen Auswirkungen seiner Leistung auf Basis eines Umweltmanagementsystems optimiert, zu erbringen. Als Nachweis anerkannt wird die Zertifizierung durch ein unabhängiges Prüfinstitut. Akzeptierte Zertifikate: EMAS, ISO 14001 oder gleichwertig. Akzeptiert wird ferner eine Eigenerklärung über die detaillierte Darstellung von mindestens drei betrieblichen Umweltmaßnahmen mit ökologischen oder sozialen Wirkungsweisen auf maximal drei DIN A4 Seiten (Schriftart: Arial 11 pt). - Für jedes einzelne im Los angebotene Produkt Datenblätter oder wahlweise Produktinformationen in genannter Form (Los.Position_XXXX ; Beispiel: 1.4.1_Bleistift) einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.

Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass,
- nachweislich keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen, d.h. keine Person, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat (auch Überwachung der Geschäftsführung oder sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung) aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig verurteilt wurde und gegen das Unternehmen auch keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig festgesetzt wurde,
- der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt,
- nachweislich keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen.
- eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit hierzu eine Eintragungspflicht besteht) vorliegt,
- der Bieter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet ist; Begründung soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht
- der Bieter nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen gehört, die eine Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen
- der Bieter im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung abgegeben hat.

2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.

Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass,

- eine Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen vorliegt:

Soweit keine Versicherung mit den Deckungssummen vorliegt ist eine Erklärung, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen wird, abzugeben. Dem Angebot ist eine Bestätigung eines Versicherers beizufügen, dass im Auftragsfall das Risiko abgesichert wird.

3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:

Die Eignung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft insgesamt schriftlich nachzuweisen.

Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), über
- Referenzprojekte (Mindestanzahl 3):
Erklärung, dass innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen ausgeführt wurde.
Unter Nennung der Art der ausgeführten Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, Email-Adresse) und Angaben zur Vergleichbarkeit.

- ggfls. Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (Formular 235)

- Umweltmanagement:
Es ist ein Nachweis, wie der Auftragnehmer die ökologischen und sozialen Auswirkungen seiner Leistung auf Basis eines Umweltmanagementsystems optimiert, zu erbringen. Als Nachweis anerkannt wird die Zertifizierung durch ein unabhängiges Prüfinstitut. Akzeptierte Zertifikate: EMAS, ISO 14001 oder gleichwertig. Akzeptiert wird ferner eine Eigenerklärung über die detaillierte Darstellung von mindestens drei betrieblichen Umweltmaßnahmen mit ökologischen oder sozialen Wirkungsweisen auf maximal drei DIN A4 Seiten (Schriftart: Arial 11 pt).

- Für jedes einzelne im Los angebotene Produkt Datenblätter oder wahlweise Produktinformationen in genannter Form (Los.Position_XXXX ; Beispiel: 1.4.1_Bleistift) einzureichen.

Ausschlussgrund: Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus § 123 und 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) (siehe auch Eigenerklärung)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Karlsruhe Hauptamt
Nationale Registrierungsnummer: Leitweg-ID DE143589000
Postanschrift: Karl-Friedrich-Str. 14-18
Postleitzahl: 76133
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@ha.karlsruhe.de 📧
Telefon: +49721133-0 📞
URL: https://www.karlsruhe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E22953485 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E22953485 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk-bwl.de 📧
Telefon: +49721926-8730 📞
URL: https://rp.baden-wuerttemberg.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit, 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt (§ 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB), 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 2 GWB), 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 3 GWB), 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Absatz 3 Nummer 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-04+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 126-433633 (2025-07-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 0.01 EUR 💰
Beschreibung
Produkte/Dienstleistungen: Büromaterial 📦

Auftragsvergabe

1️⃣
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: Los 1
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-10-27 📅
Titel: Büromaterial
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 0.01 EUR 💰
Kennung des Angebots: Los 1 Angebot 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Erhardt & Fischer GmbH + Co.KG
Nationale Registrierungsnummer: DE 267310163
Postleitzahl: 76135
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

2️⃣
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Kennung des Angebots: Los 2 Angebot 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002

3️⃣
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Kennung des Angebots: Los 3 Angebot 3
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0003
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Streit Service & Solution GmbH & Co. KG
Nationale Registrierungsnummer: DE 143029959
Postleitzahl: 77723
Postort: Gengenbach
Region: Ortenaukreis 🏙️

4️⃣
Los-Identifikationsnummer: LOT-0004
Kennung des Angebots: Los 4 Angebot 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0004

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 228-784509 (2025-11-24)

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